Послевыставочная работа. 
Анализ результатов участия в выставке

Работа после завершения выставки

Окончание работы выставки не означает прекращения работы с ее посетителями. Во время работы выставки были достигнуты определенные договоренности, установлены новые контакты и связи, которые следует поддерживать и укреплять. Самая большая ошибка, которую делают участники выставок, — это неиспользование сотен установленных контактов вследствие отсутствия плана послевыставочной работы.

После завершения выставки и демонтажа экспозиции в обязательном порядке необходимо подвести итоги, так как упущенные контакты сведут на нет все предыдущие усилия и денежные траты. Не откладывая в долгий ящик, лучше всего не позже чем в течение двух недель после закрытия выставки провести обсуждение работы на выставке, причем к этому следует привлечь всех заинтересованных сотрудников предприятия.

Итоги выставки условно можно подразделить на две группы:

• — организационные;
• — коммерческие.

При подведении организационных итогов большую помощь может оказать журнал, который велся во время работы выставки. Немаловажную роль способны сыграть ответы всех участников мероприятия на следующие вопросы:

• — Удачно ли было выбрано место для стенда?
• — Была ли оптимальной планировка стенда?
• — Какой резонанс вызвал сам стенд у посетителей?
• — Соответствовала ли площадь стенда количеству экспонатов и поставленным задачам?
• — Какова была реакция посетителей на продукцию в целом и на отдельные экспонаты?
• — Какие неудобства были во время работы на стенде?
• — Какие дополнительные услуги и оборудование необходимо было заказать у организаторов выставки, а без каких можно было обойтись?
• — Достаточное ли количество рекламных и информационных материалов было взято на выставку?
• — Перечень вопросов можно продолжить в зависимости от специфики выставки, целей участия в ней, особенностей предлагаемых продуктов и т. д.

Послевыставочная работа строится по-разному для разных целевых групп: клиентов, потенциальных партнеров, журналистов. Для поддержания и укрепления контактов и связей, установленных во время работы выставки, следует предпринять следующие шаги:

• — отправить благодарственные письма за посещение стенда фирмы с пожеланиями сотрудничества своим партнерам и другим заинтересованным лицам;
• — разослать сводную информацию фирмам и отдельным лицам, которые были приглашены на стенд, но не смогли его посетить;
• — разослать посетителям обещанные документы и рекламноинформационные материалы;
• — проинформировать об итогах выставки деловых партнеров;
• — посетить компании, с которыми была договоренность на выставке;
• — установить для сотрудников предельный срок для осуществления контакта с соответствующей компанией;
• — поощрить особо отличившихся сотрудников, участвовавших в работе;
• — отправить благодарственное письмо и отчет о выставке с фотографиями журналистам, которые посетили стенд. Тем журналистам, которые были приглашены, но не побывали на стенде фирмы, целесообразно предоставить подборку всей информаций, так называемую папку для прессы, о выставке.

Чем быстрее после завершения выставки будут разосланы письма и другая информация, тем успешнее для компании будет результат. Так, С. Миллер для «эффективной работы по завершению сделок до победного конца» предлагает воспользоваться «правилом 48 часов». Он рекомендует проект послевыставочного письма заготовить заранее до открытия выставки и разослать его настолько быстро после окончания выставки,.

чтобы на стол клиента письмо легло в течение 48 часов после закрытия выставки и его возвращения с выставки. Автор приводит четыре аргумента:

• — броскость — письмо не затеряется в почте, накопившейся за время отсутствия клиента;
• — память — впечатления от выставки еще свежи, и клиент не забыл посещение стенда фирмы и ее продукцию;
• — доверие — выполнено обещание направить необходимую клиенту информацию,
• — и последнее — у вас есть возможность позвонить ему лично, чтобы поинтересоваться, получил ли он письмо, —личный доступ.

Кроме описанных выше мероприятий в плане послевыставочной работы:

• — подготовка итогового отчета о результатах работы на выставке и предоставление его руководству-компании, а также отделам маркетинга и рекламы;
• — анализ выявленных недостатков в процессе подготовки и проведения выставки;
• — подготовка и распространение информационных материалов об успешном участии в выставке (статьи, сюжеты на радио и телевидении с положительными отзывами потребителей ит.п.);
• — развитие рекламных и информационных контактов, полученных на выставке.