Речевой этикет в деловом письме

культура письменная деловая речь Письменная деловая речь в наиболее полной форме реализует себя в деловом письме. Современное деловое письмо — это прежде всего служебное послание в виде официального документа, а также в форме всевозможных подтверждений, предложений, просьб, запросов, напоминаний, поручений, претензий, поздравлений, соболезнований и ответов на них, т. е. всего того, что, будучи изложенным в письменном виде, обусловливает деловые отношения. Казалось бы, нет ничего проще, чем написать деловое письмо. Но существуют определенные каноны написания таких писем, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже вашей организации, но и помешать реализации крупных коммерческих и политических проектов.

Написание делового письма — это своего рода искусство. Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Юридически правильно оформленное, написанное хорошим языком на фирменном бланке, однозначное по смыслу деловое письмо — один из залогов успеха вашего дела.

Для написания такого письма обычно используется фирменный бланк с логотипом коммерческой (политической) организации, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, факсом и банковскими реквизитами.

Деловые письма печатаются на машинке на лицевой стороне листа без помарок. Страницы нумеруются, кроме первой, арабскими цифрами. Ширина поля с левой стороны должна быть не менее 2 см. Печатается текст через полтора — два интервала. Абзац начинается с красной строки, с отступлением пяти интервалов от поля. Рекомендуется избегать переноса слов.

В правом верхнем углу под адресом организации, направляющей письмо, ставится дата его отправления. Принятое у нас сокращение дат типа 20.V.1992 или 20.05.1992 в международной переписке не употребляется. Необходимо писать полностью число, месяц и год (например: 20 мая 1992 года).

Для того чтобы письмо дошло до адресата, нужно выяснить полный адрес получателя. В отличие от российской практики, во всем мире сначала пишут «кому», а затем «куда».

Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма.

Затем пишется вежливое обращение. Необходимо написать фамилию адресата с инициалами: вначале пишутся инициалы, а затем — фамилия. Вежливость требует поставить перед инициалами одно из следующих сокращений: «Г-ну» («Гражданину»). После вступительного обращения ставится запятая, а не восклицательный знак, как принято в нашей практике.

Самый общий принцип применения знаков этикета — это вежливость, доброжелательность.

В цивилизованном обществе хорошо разработанный этикет предлагает большой выбор речевых формул, которые в любой ситуации помогают адресанту (отправителю) оставаться вежливым, заботящимся о сохранении чувства собственного достоинства получателя в любой ситуации. Целый ряд ситуаций, таких, например, как ситуации отказа, задержки положительного решения, несогласия, предполагает использование в начале ключевой фразы слов, выражающих сожаление.

К сожалению, мы не можем согласиться на Ваши условия…

К сожалению, проблемы с … не позволяют нам воспользоваться Вашим предложением в ближайшее время…

До сих пор мы скупимся на слова благодарности, которые должны использоваться в ответах на предложение, запрос, приглашение, поздравление, соболезнование и т. п.

Благодарим Вас за своевременный ответ.

Благодарим Вас за предложение…

Позвольте выразить признательность за участие в…

Выражение лучших чувств: радости, надежды, уверенности, одобрения, признательности — не просто украшает текст, лишая его привычной сухости, но и создает определенную тональность восприятия, которая влияет на отношение адресата к сообщаемому.

…С удовольствием приглашаю Вас принять участие в…

Имею честь пригласить Вас…

Мы были бы рады видеть Вас на…

Приглашение, сделанное при помощи этих и подобных им выражений, будет принято скорее, чем сухое «Приглашаем Вас на…» .

Заключительные фразы письма особенно важны для закрепления положительных эмоций, которые должны поддерживать нормальное деловое общение.

Заранее благодарим.

Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

С удовольствием рассмотрим другие варианты.

С интересом ждем от Вас новых предложений.

Заключительные фразы письма так же значимы, как и начальные. В деловом письме, как и вообще в бизнесе, не бывает мелочей или незначащих деталей.

Завершение письма всегда связано с обозначением перспектив (сотрудничества, деловых отношений, проекта, решения вопроса и пр.). Именно поэтому последние фразы выражают надежду, уверенность, радость, одобрение, признательность, о чем говорилось выше.

С наилучшими пожеланиями…

С наилучшими пожеланиями и надеждой на сотрудничество…

Всегда рады оказать Вам услугу…

Пожелание может быть высказано прямо, а может быть и в подтексте.

Мы надеемся, что Вы оцените преимущества нашего проекта и примете участие в…

С помощью этикетных средств можно снять чрезмерную официальность, сухость послания, разнообразить интонационный рисунок текста, придать деловой речи при необходимости экспрессивные оттенки.

Решить Ваш вопрос, к счастью, оказалось возможным…

Учитывая Ваш вклад в развитие нашего комплекса…

Примите сердечные, искренние поздравления…

Помимо этикетных фраз арсенал этикетных средств включает этикетные тексты. Это чаще всего тексты-аналоги. В деловой переписке они представлены письмами-поздравлениями, письмами-соболезнованиями. Такие тексты чаще всего имеют общую текстовую схему с незначительными вариантами. Например:

Уважаемый (много уважаемый, дорогой), позвольте (разрешите) мне (нам) от имени… поздравить вас с юбилеем и пожелать Вам (Вашей фирме) здоровья и успехов в работе (преуспевания на долгие годы, процветания и благополучия).

Поздравляем Вас в связи с …

Искренне поздравляем Вас с …

Примите наши искренние поздравления в связи с …

Сердечно поздравляем Вас с …

Письмо-соболезнование.

Выражаем Вам наши искренние соболезнования по поводу …

Выражаем Вам нашу глубокую скорбь по поводу …

Начальные и заключительные фразы этикетного характера в деловом письме называются этикетной рамкой. Они обрамляют текст (сообщение), устанавливая непосредственный контакт с адресатом и регулируют отношения.

Корректность и оптимизм определяют тональность деловых писем. В деловой переписке совершенно исключаются насмешки, колкости, проявления грубости и даже ирония.