Формализация информационных потоков с целью повышения эффективности управленческих решений на предприятиях

В течение более 100 лет со времени промышленной революции управление производством рассматривалось как искусство, которое развивалось путем накопления человеческого опыта. При обсуждении сложившейся в процессе управления новой обстановки и изучении прошлого опыта, зафиксированного в литературе, управляющие должны были интуитивно учитывать обстоятельства, лежащие в основе тех проблем, которые им предстояло решать. Однако современному управляющему требуется значительно большая помощь, чем та, которую он может получить при изучении опыта других. Лютер Гьюлик (теоретик в области управления) писал: «Управление становится наукой, так как стремится на системной основе понять почему и как люди систематически работают вместе для достижения определенных целей и для того, чтобы сделать эти системы сотрудничества более полезными для человечества».

Теория принятия решений как самостоятельный раздел науки об управлении начала создаваться не так давно. Д. М. Гвишиани в книге «Организация и управление» так описывал ее зарождение: «. в начале 50-х годов начались активные поиски более точного определения специфики таких задач управления, решение которых предполагает применение математических методов, хотя сами по себе эти задачи должны быть отнесены к предмету теории организации и управления. Результатом явилось выделение в качестве самостоятельной научной дисциплины (в рамках науки об управлении) теории управленческих решений». Первые модели функционирования организации — «механистические» — создавались в начале XX века. В этих моделях организация рассматривается как специально спроектированная система, первичным элементом которой является понятие «работа». В модели первостепенное значение уделяется рациональной организации работ и технологии их выполнения, отбору наиболее способных исполнителей и так далее. Человек в «механистической» модели рассматривается как элемент, винтик организационной системы, выполняющий предписываемые ему функции и не имеющий социально-психологических качеств. Несмотря на свою ограниченность, «механистическая» модель способствовала совершенствованию управления организационными системами.

Многие принципы и положения, сформулированные в этой модели, такие, как специализация, единство распорядительства, линейные, функциональные, смешанные и другие структуры организационных систем, не потеряли своего значения и в настоящее время.

Естественная" модель функционирования создавалась начиная с 30-х годов XX века. В этой модели первичным элементом является понятие «социальная роль индивидуума». Поэтому основное внимание уделяется мотивации индивидуумов, их поведению в малых группах, социальным изменениям и развитию личности, лидерству и партнерству и так далее. Считается, что формальная организационная структура и функции должностных лиц создают лишь нормативные предпосылки поведения, но не само поведение людей. Гораздо большее значение имеют неформальная структура отношений в коллективе (поэтому основой функционирования организации считается сохранение неформальных отношений), приоритет личных и групповых интересов над формально установленными целями организации. Таким образом в этой модели рассматриваются социально-психологические аспекты поведения человека в рамках организации. Конкретные исследования и эксперименты в этой модели представляют большой интерес с точки зрения психологии управления и получения информации о групповом и индивидуальном поведении людей в организации. Однако эта модель не может адекватно описать функционирования организационных систем, поскольку в ней практически не учитывается важная роль целей организации и технологии работ по их достижению.

Система принятия решений является третьей моделью организационных систем, в которой как первичный элемент рассматривается «решение». Основное развитие эта модель получила на рубеже 60-х годов.

В данной модели рассматриваются рациональные принципы «механистической» модели с учетом социальной и психологической специфики «естественной» модели. В понятии «решение» объединяются объективные и субъективные факторы. Поэтому система принятия решений позволяет осуществить системный подход к исследованию сложных организационных систем, включающий социально-психологическую форму реализации процесса управления.

До начала 50-х годов прошлый опыт представлял ценное руководство для будущего. Распознавая знакомые ситуации, экстраполируя привычные тенденции, фирма могла ясно видеть будущее. Острой потребности в предвидении нового тогда не было, так как перемены происходили достаточно медленно, чтобы подготовить продуманные решения. Но начиная с 50-х годов перемены уже нельзя было связывать с прежними тенденциями. Они случались все быстрее и являлись все менее предсказуемыми. В 80−90-х годах некоторые тенденции еще можно предсказывать, опираясь на анализ глубинных процессов, но многое из того, что останется скрытым от глаз сложностью видимых условий, может обнаружить себя внезапным ударом по интересам фирмы как стратегическая неожиданность"[5]. Если в 70-х годах способом справиться с ситуацией И. Ансофф считает исследование, то в 90-х годах — творчество, «так как в сегодняшних условиях многие задачи возникают настолько стремительно, что их невозможно предусмотреть"[5].

Возникновение качественно новых условий, необычайное усложнение социально-экономических, коммуникационных, межличностных связей, широкое внедрение новых форм организации и методов управления, усиление значимости социально-психологических факторов, ужесточение экологических требований делают традиционные рыночные отношения, основанные на классических нормах и принципах, менее стабильными и устойчивыми. В настоящее время традиционный рыночный тип хозяйствования, основу которого составляет индустриальный способ производства, отмирает и постепенно трансформируется в новый тип, адекватный современному состоянию общества эпохи научно-технической и информационно-коммуникационной революции" [35] .

В данной работе процесс принятия решений рассматривается как процесс, который начинается с возникновения проблемной ситуации и после анализа необходимой информации заканчивается выбором управленческого решения.

Начиная с этапа подготовки управленческого решения, рассмотрения альтернатив, выбора решения, включая подготовку задачи для нижеследующего уровня, мы имеем дело со сбором и обработкой информации [10], [39], [79]. Организация реализации управленческих решений представляет собой «увязку» всех информационных потоков (а посредством их — материальных, финансовых и других потоков) с целью выполнения решений. На уровне принятия операционных решений по сути также происходит обработка поступившей информации, выполнение решения и рождение новой информации, поступающей в блок анализа и контроля, где фактические результаты сравниваются с ожидаемыми. Если в процессе контроля выявляются отклонения, то их причины подвергаются анализу. Полученная «новая» информация на уровне принятия стратегических решений является основой совершенствования процесса принятия решений.

Таким образом, «информационный аспект в системе управления — важнейший. Ибо управление — это непрерывный поток информации с обратной связью» [9].

Процесс принятия решений рассматривается. прежде всего как процесс преобразования информации. Характером информации, которой располагает принимающая решение система, определяются также классификация и модели принятия решений.. Любой процесс и этап принятия решений можно трактовать в терминах движения и переработки информации" [30].

Для принятия управленческих решений требуется обработка больших массивов информации, причем сроки такой обработки сильно лимитированы по времени или другими объективными условиями, поэтому эффективность управления — это прежде всего рациональная организация информационных потоков.

В настоящее время происходит. «превращение информации в экономический ресурс первостепенного значения» [25]. Необходимость исследований в области информационного обеспечения управленческих процессов обусловлена рядом причин: возрастающим количеством объемов информации, которую необходимо обрабатывать в кратчайшие срокиразнородностью поступающей информации и методов ее анализа, не позволяющей формализовать этот процесспотребностью в тщательной предварительной информационной подготовке и обработке информации для принятия решений. В этой связи рассмотрение информационной системы организации является в настоящее время актуальным. Особенно, по нашему мнению, это становится важным для нашей страны в связи со становлением механизмов рыночной экономики, возможностью выбора решения из большого числа альтернатив, увеличением потока анализируемой информации. Совершенствование информационных систем должно быть ориентировано прежде всего на операции сбора и анализа информации. Это становится необходимым условием выработки оптимальных управленческих решений. С точки зрения автора, абсолютно верной является мысль о том, что «выделение и относительное обособление новой сферы деятельности — производства информации следует рассматривать как четвертый по счету крупный этап общественного разделения труда (после выделения скотоводства, ремесла, торговли)» [59]. «Паровая машина, расщепление атома, изобретение компьютера — все эти величайшие достижения прогресса привели к тому, что важнейшей частью производства стала информация. Это означает рождение новой цивилизации» [12]. «Человеческая цивилизация вступает в такую стадию своего существования, которую можно назвать информационной стадией развития. В основу новой научной парадигмы, адекватно выражающей современные особенности общественного развития, должен быть положен информационный принцип. Фундаментальнейшей общенаучной категорией, выполняющей функцию базисного понятия в ведущих отраслях современного научного знания, становится информация «[35] .

Вступление в постиндустриальную, информационную цивилизацию прежде всего, с нашей точки зрения, подтверждается макроэкономическими показателями 4 промышленно-развитых стран: увеличилась доля информационного сектора в валовом национальном продукте, повысилась доля работников, занятых обработкой и передачей информации в общей численности занятых. Так, в 1958 году, когда впервые был поставлен вопрос о количественной оценке вклада информационного производства в национальное богатство США, объем информационного сектора в экономике был оценен в 28,6% [61]. «В США сегодня по разным оценкам доля информационного сектора составляет от 60 до 7 5% ВНП страны [37]. В начале 80-х годов в США доля занятых обработкой информации составляла 45% от числа всех наемных рабочих. По прогнозу к 2000 году эта цифра возрастет до 60−70% [64].

Сегодня нельзя назвать ни одного способа приложения производительного труда, который не был бы и приложением информации. Поэтому следует признать справедливым мнение о том, что мирохозяйственное значение страны определяется в наше время не только количеством производимых вещественных, каковы бы они ни были, но и объемом создаваемой и потребляемой информации, причем последняя имеет даже приоритетное значение" [59].

Актуальность данного исследования обусловлена, прежде всего, качественными и количественными изменениями, происходящими в российской экономике. Эти качественные и количественные изменения вызывают необходимость адекватного реагирования системы менеджмента, то есть прежде всего качественных и количественных изменений в системе менеджмента. Собственные наблюдения автора, изучение опыта коллег привели к заключению, что в российской, в частности в Омской экономике, крайне низкий уровень основных социально-экономических показателей вызван не только и не столько ресурсными, политическими и прочими сложностями и ограничениями, а крайне низким качеством локальных управленческих решений, неумением лиц, их принимающих, в полной мере осознать себя элементом синхронно действующего рыночного механизма.

Главное методологическое положение, из которого исходит автор, заключается в признании информационного единства мира, единства многообразной социально-экономической реальности. «Анализ таких понятий как организация, стихийность, управление, самоорганизация наиболее плодотворен в рамках исследования сложных систем с точки зрения выявления специфики их взаимосвязей и взаимоотношений именно как информационных взаимосвязей и взаимодействий, контролируемых определенными субъектами» [21] .

Целью настоящей работы является разработка метода формализации поступающей информации для повышения эффективности принимаемых управленческих решений. Эта цель своим практическим обоснованием имеет растущее значение информации как одного из основных видов ресурсов и важнейшего резерва повышения эффективности управления.

Для достижения этой цели в работе были поставлены следующие задачи:

— провести анализ роли информационных потоков в процессе принятия управленческих решений;

— рассмотреть составляющие понятия «эффективность управленческих решений»;

— проанализировать роль информации, поступающей из внешней среды;

— разработать основы метода формализации поступающей информации.

В соответствии с целью объектом исследования диссертационной работы являются внешние информационные потоки, используемые при принятии управленческих решений. Предметом исследования является комплекс теоретических, методических и практических вопросов, связанных с ролью внешних информационных потоков и их использовании при принятии управленческих решений.

В процессе работы над диссертацией были использованы материалы Омского областного управления статистики, фирмы «Инсофт», фирмы «Комплексные компьютерные системы» (Internet provider), ТОО.

Инсиб", а также результаты собственных исследований автора.

В теоретическом плане научная новизна исследования заключается прежде всего в разработке основ метода формализации поступающей из внешней среды информации с целью повышения эффективности принимаемых решений.

Таким образом, практическая значимость диссертационной работы определяется возможностью применения этого метода при принятии управленческих решений прежде всего на тактическом и стратегическом уровнях: улавливании слабых информационных сигналов, идущих из внешней среды, оптимизации характеристик процессов приема и сбора внешней информации, разработка оптимальных значений этих параметров в связи с внешними или внутренними изменениями в отношении фирмы.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

.

• Обобщая результаты • проведенного в данной диссертационной работе комплекса теоретических, методических и практических вопросов эффективности управленческих решений, влияния информационного аспекта процесса принятия решений на конечный результат, способа формализации поступающей из внешней среды информации можно сделать следующие выводы :

• Необходимость разработки вопросов эффективности управленческих решений является прямым следствием результатов анализа качественных и количественных изменений в системе менеджмента. Особенностью современного положения является, по нашему мнению, низкое качество принимаемых управленческих решений.

• Причиной принятия такого рода управленческих решений является, с нашей точки зрения, неумение осуществить системный подход, учесть все стороны проблемы, то есть не только и не столько чисто экономическую, но и социально-политическую, психологическую, экологическую. Особую важность в настоящий момент принимает экологический аспект каждого управленческого решения, особенно если оно принимается на тактическом или стратегическом уровне. Здесь необходим учет и анализ последствий не только прямых, но и косвенных.

• Основным фактором, влияющим на качество принимаемых управленческих решений, является осознание ведущей роли информационного аспекта процесса принятия решений, проецировании именно на информационную грань всех остальных аспектов принятия решений и, как следствие, необходимость эффективного использования этого, становящегося одним из важнейших, типа ресурсов.

• В ряду наиболее значимых для фирмы информационных потоков мы выделяем информационный поток, поступающий из внешней среды. Исходя из принципа информационного единства мира можно говорить о том, что каждая из существующих систем является его составной информационной частью. Для того, чтобы стать и оставаться составной частью локального и мирового экономических пространств необходимо постоянно отслеживать и анализировать состояние внешней среды. Именно поток изменений является, с точки зрения автора, причинным фактором управления. Также необходимо отметить, что в настоящее время все экономические системы являются открытыми, тесно связанными со внешней средой.

• Предлагается вариант подхода к рассмотрению процесса распространения информации по аналогии с процессом распространения тепла на основе информационного единства мира и концепции существования общих законов протекания процессов во времени. Сравнительный анализ показал, что у процесса распространения информации (в исследуемом случае — внешней) и процесса распространения тепла (в нашем примере — из внешней среды) существуют общие стороны. За основу принимается непрерывность теплового и информационного полей.

• В качестве метода формализации информационного потока, поступающего из внешней среды предлагается использовать метод сеток, основывающийся на возможности аппроксимации непрерывного поля дискретным, то есть на возможности дискретизации времени и пространства.

• Апробация данного метода была произведена в 1995 — 1997 годах в процессе разработки тактических планов фирмы «Инсофт» и ТОО «Инсиб» и привела нас к выводам о том, что данный метод может быть использован как для улавливания слабых информационных сигналов в локальном экономическом и общем информационном пространстве, анализа их влияния на дальнейшее развитие фирмы, так и для анализа эффективности информационной системы фирмы. Поле применения данного метода расширяется от сферы оперативного планирования до сферы планирования стратегического. Рекомендуется использование предложенного метода как отправного пункта, базы для конкретно разрабатываемых методик для решения широкого круга задач управления.

Основные положения диссертационной работы были обсуждены на вузовской конференции «Экономические сезоны-97» (ОмГТУ) и Вторых апрельских экономических чтениях (ОмГПУ), а также опубликованы в работах:

1. Характер взаимодействия аспектов эффективности на различных уровнях управления. / / Вторые апрельские экономические чтения. Тезисы докладов и сообщений. — Омск: Изд-во ОмГПУ, 1997. с. 88 — 90.

2. О некоторых причинах роста стоимости информации. // Там же. — с. 49−52.

3. Значение информационного аспекта процесса принятия решений // Вестник Омского Университета, Омск, Издательско-полиграфический отдел НОФ ОмГТУ, № 2, 1996. — с. 88 — 90.

4.Управленческое решение: информационный аспект.// Проблемы экономического развития России. Сборник научных трудов. — Омск: Изд-во ОмГТУ, 1996. — с. 180.

— 184.

5. Программные средства обработки информации. // Материалы международной научно-практической конференции «Город и транспорт». В 2-х частях. Часть 1. Управление экономикой в условиях рынка.

— Омск: Изд-во СибАДИ, 1996. — с. 59 — 61.