Информационное обеспечение оперативного управления производственным предприятием

В процессе управления деятельностью предприятия постоянно приходится решать широкий спектр текущих и стратегических задач с использованием практически всех видов ресурсов: материальных, трудовых, финансовых, информационных и др. Особую роль в обеспечении нормального функционирования системы управления предприятием играют информационные ресурсы. Достоверная и оперативная информация является необходимым условием сознательного экономического регулирования производства и повышения его эффективности, в то время как искажение или отсутствие информации практически лишает предприятие конкретных реальных ориентиров и приводит к негативным последствиям. Информация является одним из важнейших видов производственных ресурсов, и в условиях рыночных отношений одной из нас) Ш1ных становится задача рационального использования каждой единицы информации с целью увеличения полезного эффекта от ее потребления. При этом предполагается наличие полного, достоверного и своевременно используемого комплекса информационных ресурсов непосредственно для управления предприятием, а также для внешних пользователей экономической информации и контролирующих органов. Подобное информационное обеспечение, являясь неотъемлемой составляющей системы оперативного управления предприятием, позволит: ускорить получение тек>тцей информации руководством предприятияоперативно обеспечивать экономические службы требуемой информацией в заданные моменты времениминимизировать риск потери информацииустранить дублирование функций отдельных работников и подразделенийупростить задачу подстройки процесса формирования и обработки информационных потоков в соответствие с изменениями и рекомендациями законодательного характера. Важнейшим источником информации, являющейся основой управленческих решений, являются такие экономические службы предприятия, как плановая, финансовая, бзосгалтерия, что и делает актуальным изучение вопросов, связанных с их ролью в информационном обеспечении деятельности предприятия. Целью диссертационного исследования является разработка и обоснование теоретических положений и методических основ организации информационного обеспечения как инструмента оперативного управления предприятием и выработка практических рекомендаций по их использованию. Целью исследования предопределены постановка и решение следующих основных задач: определение ресурсной базы предприятия и выделение информационных ресурсов как наиболее значимых для обеспечения устойчивой работы предприятия в нестабильной экономической средеЕ1на11из воздействия факторов внешней и внутренней среды на устойчивость и конкурентоспособность предприятияанализ требований к информационному обеспеченрпо с позиций управленческой деятельностиопределение показателей информационного обеспечения деятельности экономических служб предприятияисследование проблемы формрфования системы информационного обменаанализ информационных экономических показателей для целей управленияисследование особенностей формирования экономической информационной системыразработка методических основ построения экономической информационной системы на примере учетной службы- 4- обоснование и разработка должностных инструкций и схемы взаимодействий работников учетной службы между собой и с представителями других подразделений и структурразработка принципов оценки эффективности использования информационного обеспечения деятельности учетной службы. Предметом исследования являются вопросы информационного обеспечения оперативного управления предприятием. Объектом исследования являются предприятия промышленности и строительной индустрии. Методологической основой диссертации являются законодательные акты, нормативные и методические материалы, а также труды отечественных и зарубежных ученых по проблемам информационного обеспечения управления предприятием, финансового, бухгалтерского и налогового учета. Существенный вклад в разработку проблем внесли работы Х. Андерсона, М. И. Баканова, Н. П. Бондаря, В. В. Дика, Л. А. Ерофеевой, В. Земляченко, А. Е. Карлика, В. В. Ковалева, А. А. Кожарова, Е. П. Козловой, А. В. Кострова, Б. Нидлза, В. И. Подольского, М. Л. Пятова, Р. С. Сайфулина, И. В. Чепаченко, А. Д. Шеремета, * А. И. Уринцова и др. В процессе диссертационного исследования были использованы в качестве инструментов методы экономического и логического анализаэкономико-организационное, структурное моделирование. В качестве исходной информации были использованы материалы Госкомстата РФ, а также материалы, полученные автором непосредственно на %, объектах исследования. Методические положения, выводы и рекомендации, содержащиеся в диссертации, являются результатом самостоятельного исследования автора. Участие автора в получении результатов диссертационного исследования состоит в следующем: постановка целей и задач диссертационного исследованияопределение роли и места ресурсного обеспечения в повышении эффективности оперативного управления предприятиемисследование проблем воздействия информационной среды на устойчивость и конкурентоспособность предприятияразработка направлений повышения эффективности оперативного управления предприятием на базе использования информационного обеспечения деятельности экономических службразработка методических основ формирования информационного обеспечения на примере учетной службы производственного предприятия, которые могут быть использованы для организации информационного обеспечения на предприятиях различных организационно-правовых форм, всех размерных групп и видов деятельностиразработка принципов оценки эффективности организации информационного обеспечения экономической службы на стадии принятия решения об ее использовании по критерию корреляцииразработка основ системы мониторинга учетной службы производственного предприятия. В совокупности результатов диссертационного исследования научной новизной обладают следующие: 1. Разработана классификация факторов информационной среды функционирования предприятия, что позволяет оценить степень их влияния на его устойчивость и конкурентоспособность.2. Предложен подход к формированию системы информационного обмена, позволяющий регламентировать передачу информации между экономическими службами и внутри них, для повышения качества управленческих решений.3. Обоснован перечень экономических информационных показателей для целей оперативного руководства предприятием, в частности: объем и структура продажвеличина запасов готовой продукцииобъем незавершенного производстваобъем товарной продукциивеличина запасов материалов и комплектующихобъем и структура закупоквеличина и структура дебиторской задолженностивеличина и структура кредиторской задолженностиденежные потоки.4. Разработаны методические основы формирования информационного обеспечения экономического подразделения на примере службы учета как инструмента оперативного управления предприятием адекватно меняющимся внешним условиям.5. Разработаны методические основы анализа деятельности учетных служб на коммерческих предприятиях всех размерных групп, позволяющие реально оценить степень соответствия их деятельности сложившимся условиям и выработать пути повышения эффективности их работы, и принципы рационализации документооборота.6. Разработаны методические основы организации и принципиальная схема информационного обеспечения учетной службы как инструмента оперативного управления, а также подход к формированию должностных инструкций, основанный на выделенных автором принципах рационализации документооборота. Практическая значимость результатов исследования состоит в том, что предложенные методические основы, модели и алгоритмы формирования информационного обеспечения учетной службы производственного предприятия доведены до стадии разработки, позволяющей применять их на практике. Результаты исследования апробированы предприятием строительной индустрии СП «ДАКСпол». Основные положения работы опубликованы в статьях, материалах конференций, докладывались и получили одобрение на Второй Международной школе-семинаре БИКАМП'99, 1-й и 2-й научной сессии аспирантов СанктПетербургского государственного университета аэрокосмического приборостроения. Основное содержание диссертации отражено в одиннадцати опубликованных работах.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

.

1. Производство общественного продукта в рамках всего общества, равно как и производство продукции и услуг в рамках отдельных предприятий и их объединений, практически невозможно осуществить без взаимодействия трех основных видов ресурсов — материальных, трудовых и финансовых, причем материальные ресурсы в простейшем случае включают в себя сырье, материалы, топливо, энергию и оборудование, здания, сооружения, транспортные средства и др. Это обусловлено тем, что всякий процесс производства продукции включает в себя три простых элемента: предметы труда, орудия труда и непосредственно живой труд.

2. Особую роль в обеспечении системы управления экономическими процессами играют информационные ресурсы. В современных условиях информация является не только продуктом труда, но и сама становится средством производства, непосредственно влияющим на его результаты. Информация дает возможность выбора наиболее эффективного варианта развития производства на основе результатов предварительного экономического анализа. Информационное обеспечение позволяет еще на предпроизводственных стадиях выявить и устранить возможные потери, связанные с несовершенством действующих технологий, техники, системы управления, т. е. выбрать оптимальный вариант и внедрить его в хозяйственную практику. Таким образом, достоверная и оперативная информация является необходимым условием сознательного экономического регулирования производства и повышения его эффективности. В то же время отсутствие или искаженная информация о потребностях общества, соотношении спроса и предложения, действующих производственных мощностях, уровне использования их, ценах на сырье и материалы практически лишает предприятие конкретных реальных ориентиров и приводит к негативным финансовым результатам.

3. Производственное предприятие как субъект хозяйствования постоянно находится под воздействием внешней и внутренней среды.

Внешняя среда включает макрои микросреду. Макросреда для предприятия — это благоприятные возможности или опасности. В свою очередь, микросреда — это сильные и слабые стороны предприятия. Подобная характеристика внешней среды отражает воздействие внешних факторов на устойчивость и конкурентоспособность предприятия Главными элементами макросреды являются демографическая, экономическая, технологическая, политическая, юридическая, социальная, культурная, экологическая среда. Предприятие не в состоянии контролировать изменения в макросреде, так как ею нельзя управлять, но может частично оказывать на нее влияние.

В отличие от макросреды микросреда — это среда, с которой непосредственно взаимодействует предприятие: предприятия-конкурентыпоставщики материалов, комплектующих, оборудованиязаказчикифинансово-кредитные институтыгосударство в лице налоговых, антимонопольных и иных структур.

На уровне микросреды для предприятия характерна реализация сильных и слабых сторон, так как предприятие имеет возможность в определенной степени контролировать изменения в микросреде и управлять ею.

Основные факторы внутренней среды, воздействующие на уровень устойчивости и конкурентоспособности предприятия, включают совокупные ресурсы предприятия с учетом их качества и эффективности использования, параметры организации производства и труда, конкурентную позицию предприятия, принципы его деятельности, маркетинговые стратегии, качество и уровень финансового менеджмента.

4. Для правильного определения целей и эффективных методов деятельности руководство предприятия в каждый момент времени должно иметь сведения о среде функционирования. Для изучения, идентификации и анализа внешней и внутренней обстановки служит входная информация, а исходящая информация является средством воздействия на эту обстановку или приспособления к ней предприятия как объекта управления.

Деятельность объекта управления, его реакция на изменения внешних и внутренних обстоятельств основывается на анализе и обработке информации об изменении внешних и внутренних условий. Для этого автором разработана классификация информации с точки зрения обеспечения управленческой деятельности, определены способы ее поиска и методы анализа, место различных видов информации в системе разработки оперативных и стратегических управленческих решений.

Особое внимание уделено внутренней информации, предназначенной для ликвидации рассогласований между реальной ситуацией и планируемыми показателями, а также для выявления внутренних и внешних ограничений, приобретающих особо важное значение при принятии решений в условиях изменения окружающей среды.

5. Структуру управления предприятием можно упрощенно представить как совокупность аналитического, оперативного, планово-производственного и учетного блоков, в которые входят соответствующие экономические подразделения предприятия, обеспечивающие руководство необходимой информацией для стратегического и оперативного управления. В работе автор приводит схему информационного обмена между этими подразделениями, структуру взаимосвязей экономических подразделений предприятия.

Качество управленческого решения, то есть его способность изменить состояние объекта в необходимом направлении, является принципиальным условием эффективного управления предприятием. С точки зрения информационного обеспечения качество управленческого решения определяется наличием своевременной, достоверной и достаточной информации, поэтому следующая задача, решаемая в процессе исследования, состоит в формировании принципов построения системы информационного обмена, то есть определенного регламента передачи информации, который может быть применен для структуризации обмена информацией между подразделениями и внутри подразделений.

6. К числу основных показателей для целей оперативного управления относится, по мнению автора, следующая информация: объем и структура продажвеличина запасов готовой продукцииобъем незавершенного производстваобъем товарной продукциивеличина запасов материалов и комплектующихобъем и структура закупоквеличина и структура дебиторской задолженностивеличина и структура кредиторской задолженностиденежные потоки.

Автором определены источники информации для формирования вышеупомянутых показателей, предложены возможные варианты предоставления и периодичность формирования сведений.

Источниками информации могут быть различные экономические подразделения предприятия, перечень которых варьируется в зависимости от размера предприятия и отраслевых особенностей, однако, каждое предприятие имеет службу бухгалтерии, которая при необходимости может формировать всю совокупность необходимых экономических показателей. Поэтому дальнейшее рассмотрение проблемы организации информационного экономического обеспечения оперативного управления предприятием на примере службы бухгалтерии будет вполне обоснованным.

7. В диссертации большое внимание уделено непосредственно проблемам формирования информационного обеспечения деятельности экономической службы производственного предприятия.

Для решения поставленных задач экономическое подразделение рассматривается автором как объект регулирования с присущей ему системой обмена информациейанализируются особенности информационного обеспечения экономических службвыделяются основные требования, которым должна удовлетворять экономическая информация для обеспечения управленческой деятельностипредлагается схема, иллюстрирующая основные правила передачи, хранения и преобразования экономической информацииопределяются особенности ее обработки.

Поставленная автором задача упорядочения процессов передачи и обработки информации рассматривается на примере учетной службы и решается путем использования различных методов моделирования.

Прежде всего, рассматривается универсальная схема обработки финансово-хозяйственной информации по методу структурного моделирования, составляющая основу построения информационного обеспечения деятельности службы учета в виде взаимосвязанных и взаимодействующих рабочих мест (РМ).

Обозначаются исходные параметры для формирования информационного обеспечения: номенклатура рабочих мест в рамках рассматриваемой службысхема их взаимосвязей и взаимодействийинформационная поддержка и инструментарий, для обеспечения профессиональной деятельности.

8. Формирование информационного обеспечения на действующем предприятии является весьма непростой задачей, требующей от руководства и исполнителей четкого понимания целей, задач и открывающихся перспектив его использования в общей системе управления.

Построение этого обеспечения является актуальной проблемой как в случае автоматизации процессов информационного обмена, так и при ее отсутствии, поскольку автоматизация беспорядочной организации рабочих процессов может привести лишь к получению автоматизированного хаоса.

Автором отмечается необходимость комплексного решения взаимосвязанных организационных, кадровых и финансовых аспектов, а также разработки технологии и методологии организации информационного обмена.

На основе приведенной схемы обработки финансово-экономической информации построена иерархическая модель информационного обеспечения для крупного предприятия в виде комплексов рабочих мест специалистов по отдельным участкам работам. Модель иллюстрирует процедуру упорядочения процесса обработки информации на уровнях сбора и регистрации первичной информации (VI), формирования учетных регистров (V), учета затрат, расчетов и капитальных вложений (IV), сводного учета и отчетности (III), внутреннего аудита (II), главного бухгалтера (I). Ее использование способствует объективности отражения процессов хозяйственной деятельностиобеспечивает руководство необходимой информацией, исключая ее избыточностьустраняет дублирование информации (первичной, промежуточной, результатной) — повышает оперативность обработки и передачи данныхобеспечивает единство информации, поступающей из различных источников, а также нормативных и плановых данныхулучшает качество работы и сокращает ее трудоемкость. Для совершенствования организации информационного обмена внутри экономических служб как инструмента оперативного управления предприятием автором разработаны методические основы формирования информационного обеспечения, которые проиллюстрированы на примере учетной службы.

В их основу положены обозначенные ранее принципы получения, передачи и обработки информации в системе взаимосвязанных и взаимодействующих рабочих мест.

9. В рамках разработанных методических основ автором предлагается в качестве первого шага, проведение предварительной оценки целесообразности реорганизации системы информационного обмена учетной службы.

При принятии руководством решения о реорганизации существующей системы информационного обмена, дальнейшая процедура предусматривает постановку задачи. Руководство предприятия совместно с руководством рассматриваемой экономической службы определяет приоритетные положения, которым будет отвечать формируемое информационное обеспечение с позиций внутреннего использования и исходящей информации, требуемой для общего руководства.

Для определения содержания информационных потоков в рамках проектируемого информационного обеспечения изучается и анализируется текущая нормативная система отражения фактов финансово-хозяйственной деятельности предприятия для определения необходимого и достаточного перечня документации и процедур обработки информации.

В зависимости от поставленной задачи производится оценка факторов формирования информационного обеспечения определенного уровня, планируются затраты на его построение.

10. Поскольку формирование информационного обеспечения проводится путем реорганизации регламентированных и традиционно сложившихся связей внутри подразделения, то в соответствие с предлагаемыми методическими основами предполагается проведение комплексного анализа работы соответствующей службы предприятия.

Алгоритм анализа предусматривает изучение структуры, количественного и качественного состава сотрудников, системы передачи информации, принятого документооборота.

Анализируется выбранная учетная политика, отраженная в приказе об учетной политике предприятия на финансовый год. Далее формируется «фотография рабочего процесса» — отражаются принятые процедуры учета и передачи информации на основании использованных корреспонденций для отражения фактов финансово-хозяйственной деятельности предприятияпринципов взаимодействия сотрудников и зон их ответственности.

По накопленным данным производится оценка корректности выполняемых учетных процедур, своевременности и правильности начисления налогов. Предлагается метод расчета объемов работ, выполняемых каждым сотрудником службы.

Для расчета объемов вычислительных работ и сопутствующей экономической информации могут быть предложены различные методы: по трудоемкости и в натуральных единицах измерения. Поскольку методы расчета объема вычислительных работ по трудоемкости имеют существенный недостаток, заключающийся в том, что величина трудоемкости является функцией, зависящей от ряда факторов (форм документов к обработке, форм и методов учета и прочего), автором предлагается определение объема вычислительных работ в натуральных единицах измерения.

Таким образом, на этом этапе определяется загруженность отдельных работников и степень их ответственности, анализируются количественный состав службы и квалификационное соответствие работников рабочим местам.

Для реализации этого алгоритма на предприятии может быть создана комиссия или привлечены независимые эксперты.

Разработанные методические принципы анализа работы бухгалтерской службы действующего предприятия апробированы автором на реальных данных производственных коммерческих предприятий города.

11. Технология построения информационного обеспечения характеризуется законченным циклом движения информации от момента ее возникновения (первичный учет) до формирования аналитической информации для руководства. Автором разработаны основные принципы создания рационального потока информации в рассматриваемой экономической службе.

Как уже было обозначено, принятие решения о целесообразности организации информационного обеспечения экономической службы влечет за собой, в первую очередь, решение организационных вопросов. Организационный аспект характеризуется разработкой штатного расписания и должностных инструкций. Разделение учетных работ и распределение зон ответственности нашли отражение в предлагаемой логике разработки должностных инструкций.

Каждому участку работы (рабочему месту) присвоен номер (в данном случае в соответствие с номерами счетов бухгалтерского учета, наиболее часто используемых для отражения финансово-хозяйственной деятельности предприятий, занятых производством). Это сделано, чтобы подчеркнуть универсальность подхода, поскольку при дальнейшем использовании возможно любое объединение учетных работ на одном рабочем месте.

Необходимо отметить, что взаимные связи между сотрудниками бухгалтерии и правила получения и передачи информации, описанные в рамках разработанного информационного обеспечения, не отражают корреспонденции счетов бухгалтерского учета как таковые, а иллюстрируют путь документов от источника до получателя. При этом подход, использованный автором, позволяет замкнуть информацию в систему, где строго определены правила получения, обработки и передачи информации.

В контексте должностных инструкций автором описывается перечень непосредственных обязанностей работника в соответствии с нормативной базой, определяющей процедуры отражения фактов финансово-хозяйственной деятельности в учете, и установленными взаимосвязями между сотрудниками бухгалтерии, работниками других подразделений предприятия и внешними структурами.

12. Автором разработана схема взаимосвязей различных рабочих мест, представлены детализация формируемого информационного обеспечения, иллюстрирующая информационный обмен в процессе закупочной деятельности, реализации продукции (работ, услуг), производства и учета наличных и безналичных денежных средств.

Поскольку в реальности номенклатура рабочих мест и совокупность включаемых в них информационных технологий определяются сложившейся структурой подразделения, особенностями и технологией ведения учета, схемой распределения обязанностей и целей между сотрудниками, то в связи с этим меняется и распределение должностных обязанностей между работниками.

Алгоритмы обработки информации на различных участках работы с привязкой к счетам бухгалтерского учета разработаны с такой степенью детализации, которая позволяет различно использовать их в зависимости от имеющегося количественного и качественного состава сотрудников.

Конкретизируется и описывается объем работ, соответствующий каждому рабочему месту.

13. Автором выбран и обоснован методический подход к оценке уровня организации информационного обеспечения учетной службы. Задача формализуется в виде определения зависимости прибыли предприятия от величины пени, штрафов, неустоек, возникших из-за несовершенства существующего информационного обеспечения в учетной структуре предприятия. Для определения тесноты связей между показателями, не находящимися в функциональной зависимости, использован метод корреляционного и регрессионного анализа.

Использование методического подхода проиллюстрировано автором на данных, полученных на конкретных предприятиях. Предложен вариант оценки эффекта от организации информационного обеспечения службы учета. Определены источники повышения эффективности процесса формирования управленческих решений.

14. В результате организации информационного обеспечения при использовании разработанных методических основ автором прогнозируется получение положительного эффекта за счет: сокращения количества работников, занятых на учетных операциях, или высвобождения их для выполнения других работсовершенствования организации труда учетных работниковсокращения сроков обработки данныхускорения документооборотаисключения дублирования, недостаточности и избыточности информацииповышения качества данных и их достоверностиприменения действенного контроля на всех операциях обработкиобеспечения директивных сроков предоставления установленных результатов деятельности (учета и анализа) — упрощения процедур внедрения передовых форм и методов учетаускорения процесса реагирования на изменения и рекомендации законодательного характераснижения трудоемкости и стоимости процесса учета, анализа и принятия решений.

Результатом организации информационного обеспечения будет ускорение процесса обработки информациипоявление возможности оперативно оценивать текущие показатели, грамотно использовать их для обоснования управленческих решений, удовлетворять различные информационные потребности управляющей системы.

Активизируется весь информационный фонд предприятия, формируются данные для администрации о факторах, повышающих эффективность финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Кроме того, повышается оперативность и действенность анализа, который непосредственно следует за учетом и выполняется в ходе учета финансово-хозяйственной деятельности. При этом сохраняется целостность анализа при условии децентрализации обработки информации, благодаря чему достигается объективность анализа и его достоверность.