Определение и функциональное назначение документооборота

Документы — это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Изучение организации работы со служебными документами предприятия целесообразно начать с рассмотрения сущности документооборота. Под документооборотом предприятия следует понимать упорядоченное движение документов (документированной информации) с момента их получения (создания) и до завершения исполнения (их отправки, сдачи на хранение).

Функциональное назначение документооборота государственного архива Карагандинской области заключается в обеспечении надлежащей эффективности работы с документами, что, в частности, достигается созданием оптимальных условий для перемещения документов наиболее коротким путем в соответствии с основными этапами их подготовки (исполнения).

В качестве составляющих документооборота госархива принято выделять три самостоятельных и одновременно тесно связанных между собой документационных потока. Формируются они в процессе целенаправленного, рационального и организованного перемещения (оборота) между структурными подразделениями (должностными лицами) предприятия, а также другими предприятиями (организациями, учреждениями) (только в отношении исходящих документов) входящих, внутренних и исходящих документов.

Входящий документопоток любой организации складывается из:

• — документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;
• — документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;
• — документов от не соподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);
• — обращений граждан — предложений, заявлений, жалоб.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных (коммуникативных) — письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в архив и созданных им в течение определенного периода времени, как правило, года (а также количество изготовленных копий документов). Годовой объем документооборота является исходной величиной для расчета оптимальной численности сотрудников документационной службы, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных сотрудников, определения потребности в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее рациональной и эффективной системы движения документов.

Для оптимизации маршрутов движения различных категорий документов, разрабатываются маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.

С учетом назначения и среды обращения документов можно условно разделить документооборот на внутренний и внешний. Первый образуют внутренние документы, а также входящие документы, поступившие на предприятие и не подлежащие возврату в адрес отправителя. Второй состоит из исходящих документов, в их число входят также те немногие входящие и внутренние документы, которые по каким-либо причинам подлежат возврату (отправке за пределы предприятия) (к примеру, документы, переданные предприятию во временное пользование).

От организации работы с каждой из перечисленных групп документов в конечном итоге зависит эффективность документооборота госархива в целом.