Информационное обеспечение кадрового делопроизводства в таможенных органах

Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом (кадровое делопроизводство) — это совокупность документов организационно-распорядительного, информационно-справочного и учетного характера по персоналу организации и их создание (или получение извне), обработка и организация движения по всем уровням управления вплоть до передачи в другие подразделения и сдачи в архив.

Требования к оформлению документов базируются на нормативно-правовой базе делопроизводства, которая представляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

Структура законодательной и нормативной базы кадрового делопроизводства.

• 1. Законы Российской Федерации.
• 2. Указы Президента РФ, постановления Правительства РФ: нормативная документация, в соответствии с которой оформляются документы; нормативная документация по организации делопроизводства; нормативная документация по организации архивного хранения документов; Методические документы организаций, местных органов исполнительной власти по кадровому делопроизводству.
• 3. Нормативные акты Госстандарта РФ, министерств, ведомств, федеральных органов исполнительной власти.

Трудовые отношение подразумевают не только включение работника в производственный процесс (осуществление организации и индивидуального предпринимателя) и в трудовой коллектив, но и их формальное установление. Принято считать, что оформление всех необходимых документов для работника в связи с его трудовой деятельностью осуществляется не только отделом кадров, кадровой службой, однако, права и обязанности работника носят комплексный характер. Поэтому работа кадровой службы тесно связана с осуществлением частично деятельности бухгалтерии, службы охраны труда и других структурных подразделений.

В Трудовом кодексе РФ указано лишь на незначительное количество локальных нормативных актов, которые бы, в полном объеме быть достаточными для правильного ведения кадровой документации. К числу таких основных документов, на которые имеются ссылки в кодексе, можно отнести:

• — Штатное расписание;
• — Правила внутреннего распорядка;
• — График отпусков;
• — Должностные инструкции;
• — Инструкции по охране труда.
• — Штатное расписание — утвержденный, принятый перечень численного состава работников предприятия, учреждения с указанием их количества, должностей, должностных окладов, особенностей оплаты.

Правила внутреннего распорядка — локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя. Исходя из численности работников организации, регулирования трудовых отношений с помощью трудового договора, правила внутреннего трудового распорядка можно отнести к обязательным актам организации. В настоящий момент он имеет большое значение при установлении нестандартных правил поведения в организации, в том числе правил использования служебного автотранспорта, мобильной связи, принадлежащих работодателю.

График отпусков чаще всего воспринимается как документ, отражающий желания работников относительно реализации права на отдых, с другой стороны, он имеет непосредственное отношение к организации труда на предприятии. Законодательство устанавливает несколько условий легитимности графика: во-первых, составление не позднее чем за две недели до окончания предыдущего календарного года, а также, во-вторых, необходимо учитывать мнение представительного органа работников.

Должностные инструкции, инструкции по охране труда являются документами, определяющими основные обязанности и права работника, которые и будут его трудовыми обязанностям. Документы, указанные выше, являются лишь малой долей необходимой документации для деятельности любой организации. В качестве примера, можно привести неисчерпывающий перечень документов необходимых для регистрации документов по личному составу, использование которых установлено законодательством:

• — Журнал регистрации трудовых договоров;
• — Журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;
• — Журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска
• — Журнал выдачи справок по личному составу и др.

делопроизводство управление персонал таможня.