Форматы бумаги, разрешенные к применению в делопроизводстве

Документы состоят из отдельных составляющих, которые принято называть реквизитами — другими словами требуемое, нужное (пер. с латин.). Совокупность реквизитов документа отображает его форму. А значит, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен по форме, принятой для этой группы документов. От полноты и качества оформления документа зависят доказательная (юридическая) сила, т.к. он служил свидетельством, подтверждающим факт, операцию, позицию. С 1.01.1991 г. и по нынешнее время введен стандарт на организационно-распорядительную документацию ГОСТ 6.38−90, который используется в органах Государственной власти и управления, а также в подведомственных им предприятиях и организациях. В данном стандарте определен 31 реквизит и предписано их размещение.

Все документы оформляются на бумаге определенных размеров — форматов, подходящего качества (плотности и белизны). ГОСТ 9327–60 устанавливает 3 потребительских формата: А, В, С.

Бумага потребительская. Форматы. Ряд. А считается основным. Он разделяется на классы, обозначаемые цифрами от 0 до 13, и классифицируется буквой ряда и цифрой класса.

Ряды В и С считаются дополнительными.

Исходным форматом считается А0, площадь которого равна 1 м², с габаритами 842×1189 мм. Следующие форматы получаются методом деления предыдущего формата на 2 равные части параллельно наименьшей стороне. Для оформления деловых документов применяются следующие форматы [7].

Таблица 1.

Использование типовых форматов в делопроизводстве обеспечивает экономию бумаги, позволяет применять средства механизации и автоматизации при составлении и обработке документов.

Размеры полей в документах. Сообразно ГОСТ 6.38−90тдля деловых писем, приказов и прочих организационно-распорядительных документов предусматриваются поля следующих размеров:

левое — 20 мм, верхнее — 10 мм, правое и нижнее — 8 мм.

Левое поле создано для подшивки документов, правое и нижнее оставляют для износаокраев бумаги, верхнее — для указания страниц в многостраничных документах. При использовании обратной стороны листа левое поле должно составлять минимум 8 мм, а правое — 20 мм, т. е. наоборот по сравнению с лицевой стороной.

Научные доклады, рефераты, курсовые и дипломные работы, диссертации также надлежит оформлять, соблюдая следующие размеры полей сообразно ГОСТ 7.32−91 «Отчет о научно-исследовательской работе. Общие требования и правила оформления»:

• — правое поле — не менее десяти мм;
• — левое поле — не менее тридцати мм;
• — нижнее поле — не менее двадцати мм;
• — верхнее поле — не менее пятнадцати мм.

Аналогичные размеры полей должна иметь текстовая часть документов, подготавливаемых для типографских изданий.