Порядок создания системы управления документами

Разработка автоматизированных систем документационного обеспечения управления должна осуществляться в соответствии с методологией создания систем управления документами.

Процесс проектирования и внедрения системы управления документами (в том числе и автоматизированной) состоит из следующих этапов:

• — предварительное обследование;
• — анализ деятельности и процессов организации;
• — определение состава требований к управленческим документам организации;
• — оценка существующих систем управления документами и других информационных систем;
• — определение стратегии соблюдения требований к документам;
• — проектирование системы;
• — внедрение системы;
• — обследование системы после внедрения.

Предварительное обследование

На этом этапе создания или модернизации системы проводится обследование, в ходе которого определяются и документально фиксируются цели и сфера деятельности организации, ее организационная структура, внешняя среда ее функционирования в различных аспектах (административная, нормативно-правовая, деловая, социальная), принятые в организации принципы построения документационного обеспечения. При этом выявляются основные факторы, вызывающие необходимость создания и сохранения документов данной организацией.

Кроме того, на этапе предварительного обследования в общих чертах оцениваются позитивные и негативные стороны организации в области управления документами. Это является основой для определения глубины проработки проекта и обоснования необходимости его поддержки руководством.

Анализ деятельности и процессов организации

Документы служат доказательством и источником информации о каждой функции управления и произведенных при ее реализации видах деятельности. В связи с этим в рамках второго этапа создания или модернизации системы проводится анализ управленческой деятельности организации и определяются управленческие процессы, протекание которых сопровождается документами.

В результате такого анализа может быть составлено детальное описание управленческой деятельности организации в виде иерархической классификационной схемы, демонстрирующей управленческие функции, виды деятельности и отдельные операции, сопровождающиеся документами. Кроме того, возможно создание пооперационных технологических схем управленческих процессов, отражающих моменты создания или получения документов в ходе управленческой деятельности организации.

Определение состава требований к управленческим документам организации

На третьем этапе определяется состав требований к созданию, получению и сохранению данных о каждой управленческой функции и виде деятельности (вплоть до отдельных операций и процедур), реализуемых при помощи документов.

Прежде всего, анализируются нормативные правовые акты, регулирующие работу с документами в организации. Кроме того, требования к документам определяются путем анализа управленческих потребностей и ответственности перед обществом. Этому способствует оценка риска, которому может подвергнуться организация, если документы не создаются или нс сохраняются.

Далее определяется, как каждое требование может быть выполнено в рамках процессов управления документами. Требования к документам четко формулируются и документально оформляются в структурированном и удобном виде.

По завершении этого этапа могут быть созданы:

• — список всех источников, содержащих соответствующие для данной организации требования к документам;
• — список требований к сохранению документов.

В результате подготавливается отчет об оценке риска, отражающий правовые и иные последствия, которые могут возникнуть в случае, если документы не были бы созданы и сохранены.

На данном этапе также происходит отбор видов документов, наилучшим образом соответствующих каждому компоненту управленческой деятельности (функции, виду деятельности или операции).