Культура оформления делового документа: психологические, документоведческие и педагогические аспекты

Актуальность проблемы. Разработка проблемы оформления делового документа, формирования культуры фиксации документной информации в масштабах диссертации обусловлены объективными причинами.

В современной социокультурной коммуникации практически каждый акт любой сферы деятельности подвержен документированию. Для оформления документов в помощь служащим ежегодно издаётся множество разнообразных пособий, трактующих ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Однако научного обоснования для таких рекомендаций не предлагается ни пользователю, ни профессионально заинтересованному лицу. В настоящее время любой документ оформляется по заданной структуре, выбор средств оформления традиционен, опирается исключительно на обыденно-практическое знание. Научное объяснение выбора цвета шрифта, его формы, размера, цвета бланка документа, на наш взгляд, предоставит возможность изменить традициям в пользу эффективности донесения документом информации человеку.

В системе отношений «документ — человек» определяющую роль играет фактор живой системы «человек». Индивидуальные психические особенности людей не поддаются математическому просчету, поэтому в процессе считывания документной информации могут проявиться абсолютно полярные свойства нервной деятельности с получением полярного эффекта. Задача оформить документ таким образом, чтобы при перекодировании в привычные образы воспринимающей стороной его форма не создавала барьеров при восприятии и понимании, чтение происходило с минимальными потерями времени и информации, на наш взгляд, является основанием для проведения исследования.

Проведённое теоретическое исследование зависимости восприятия текста делового документа от его оформления, а также его практическая проверка позволят предложить способы оформления документов с поэлементным объяснением воздействия на психику человека.

Любая деятельность человека, в том числе профессиональная, в организованном сообществе представляет явление культуры. Факторы, влияющие на восприятие делового документа, позволяют инициировать формирование такого подраздела профессиональной культуры, как культура оформления делового документа, сформировать понятие и разработать варианты его определения, лежащие в разных плоскостях знания: потребительское и философское.

Результаты исследования позволят пополнить информационную культуру личности знаниями в части работы с документами. Однако существует проблема выбора способа донесения полученных выводов до аудитории. На наш взгляд, теоретическое осознание вопроса возможно в учебной деятельности. Поэтому нами предложена модель новой учебной дисциплины в системе профессиональной подготовки документоведов.

Любая новая учебная дисциплина является производной, поэтому встаёт вопрос о потребности в ней, её месте, аналогах и опыте внедрения в систему профессионального образования. В настоящее время 129 высших учебных заведений Российской Федерации и их филиалов выпускают специали-стов-документоведов. Попытки инициировать пробел в практической стороне работы по оформлению документов, вызванный стремительным развитием компьютерных технологий, некоторыми вузами предприняты следующим образом: введены курсы по выбору студентов, предлагающие объединить документоведение и информатику, обучить студентов оформлению документа компьютерными средствами и т. д. Отличие предлагаемого нами подхода в том, что проблема оформления делового документа рассматривается под углом зрения психологии, что позволит смоделировать и научно обосновать форму официального документа с качественно изменёнными характеристиками. Исследования свойств осуществляются не только в рамках психологии, но и наук об искусстве, культуре, семиотике, герменевтике и др.

В рамках документоведения такой подход не использовался, что даёт нам основание считать данное исследование актуальным.

Степень научной разработанности проблемы. Анализ специальной литературы показал, что целостного, многоаспектного исследования проблемы оформления делового документа как явления культуры, а также подготовки специалистов по этому вопросу в настоящее время не проводилось. Тем не менее, отдельные аспекты данной проблематики разработаны в трудах по разным наукам и отраслям деятельности.

Осмысление проблемы оформления делового документа как явления культуры, имеющего знаковую природу и зависимость от индивидуальных особенностей психического процесса восприятия каждого отдельного человека, предопределило необходимость разделения изученной литературы и источников по основным группам.

В документоведческой нормативной, научной, учебно-профессиональной литературе освещены общие свойства делового документа (Н.Б. Зиновьева, О. М. Зусьман, В. А. Кудряев, Т. В. Кузнецова, И.Н. Кушна-ренко, С. П. Кушнерук, Н. С. Ларьков, JI.B. Павлюк, Е. А. Плешкевич, И. А. Сидорова, А. Н. Сокова, Ю. Н. Столяров, Г. Н. Швецова-Водка), в государственных стандартах представлены требования к оформлению делового документа, перечень терминов и определений, используемых в документоведении и архивоведении (ГОСТ Р 6.30−2003; ГОСТ Р 51 141−98).

В трудах по психологии и искусствоведению широко представлены и проработаны вопросы психологии восприятия (В. Аллахвердов, АЛ. Алю-шин, В. А. Барабанщиков, Н. Н. Данилова, Т. А. Доброхотова, А. А. Яковлев, А. А. Митькин, Р. С. Немов, Е. Н. Рогов, Н. В. Брызгов, А. В. Петровский, СЛ. Рубинштейн, Г. Г. Граник, В. В. Кандинский, М. Бретенски). Существуют разработки в части психологии чтения (ЭЛ. Шапиро, JI.A. Гордон), однако эти исследования отражают преимущественно опыт чтения текстов художественной литературы. Некоторыми авторами была предпринята попытка адаптировать описанный опыт применительно к чтению документа (Н.Б. Зиновьева).

Идея документа как семиотического объекта нашла своё подкрепление в трудах по семиотике (А. Манегетти, В. П. Гриценко, В. А. Григорьев, Н. Б. Мечковская, Ч. У. Моррис, И. А. Саяпина, Ю.С. Степанов), информатике и информационной культуре (Г.Г. Воробьёв, Р. С. Гиляревский, Г. А. Голицын, А.Н. Дулатова), а так как главной ценностью делового документа является его текст, источником анализа в нашем исследовании стала литература по герменевтике, раскрывающей проблему понимания и интерпретации текстов, (А.А. Яковлев, Х. Г. Гадамер, М. М. Бахтин, В. Аллахвердов, Э. Нойман).

Поскольку особую роль в оформлении делового документа играет выбор речевых средств, нами для отражения данной составляющей делового документа использовались труды в области филологии, языкознания, риторики и культуры речи (Т.Г. Васильева, Л. А. Введенская, А. И. Дунев, М. В. Колтунова, Д. Э. Розенталь, М.И. Тимофеев).

Как выявлено в процессе изучения публикаций по теме диссертации, полноценные исследования по проблемам подготовки специалистов-документоведов в части оформления деловых документов, опирающиеся на психологию и научно обоснованные, отсутствуют. Известны лишь материалы научно-практических конференций и методические указания, в которых весьма незначительно представлен опыт подготовки студентов к деятельности по оформлению деловых документов, смежной с документоведением и компьютерной подготовкой (И.А. Тюкавина, В. Е. Леончиков, Н. Н. Надеева, Ю. Г. Кирюхин, Л.Р. Фионова).

Недостаточная теоретическая разработанность вопросов культуры оформления делового документа, подготовки специалистов-документоведов в этой области определила выбор темы настоящего исследования, его объект, предмет, цель и задачи.

Объект исследования — деловой (официальный) документ.

Предмет исследования — формирование культуры оформления делового документа путём совершенствования формы его элементов под влиянием особенностей восприятия текста (психологические, документоведческие и педагогические аспекты).

Цель исследования — выявление факторов, определяющих оптимальный способ оформления делового документа и формирующих понятие «культура оформления делового документа», трансформация полученных результатов в учебный курс.

Задачи исследования:

— рассмотреть деловой документ с позиции других наук (семиотики, герменевтики) для определения морфологической (материальной) структуры и смысловой (идеальной) наполняемости;

— описать сущность текста делового документа — синтаксис, свойства, стиль, средства;

— рассмотреть восприятие как психический процесс, его природу, свойства, связь с другими психическими процессами в контексте восприятия текста делового документа;

— охарактеризовать процесс чтения, понимания, интерпретации субъектом текста делового документа;

— определить факторы (графические, речевые), влияющие на комфортность восприятия текста делового документа;

— создать на основе выявленных факторов теоретическую модель оптимальной формы делового документа;

— исследовать зависимость восприятия текста делового документа от средств его оформления с помощью эксперимента, проверить теоретическую модель практически;

— сформировать понятие культуры оформления делового документа, его структуру, специфические особенности, основываясь на результатах исследования;

— преобразовать основные результаты исследования в учебный курс, описать основную содержательную наполняемость;

— описать место нового учебного курса в системе профессиональной подготовки документоведов, обосновать актуальность курса, его задачи и методы.

Методологическая база исследования. Поскольку документ может предстать объектом изучения одновременно нескольких наук и сфер деятельности, при разработке проблематики настоящего исследования мы опирались на фундаментальные науки и существующие исследования в области документоведения (В.А. Кудряев, Т. В. Кузнецова, С. П. Кушнерук, Н. Б. Зиновьева, Е. А. Плешкевич, Ю. Н. Столяров, А. Н. Сокова, Н. С. Ларьков, М. В. Ларин, В. И. Андреева, М. П. Илюшенко, В. И. Кокорев, В. М. Магидов, К. И. Рудельсон, Е. А. Степанов, Л. Р. Фионова, В.Ф. Янкова), информатики и теории информации (Г.Г. Воробьёв, Р. С. Гиляревский, Б. С. Илизаров, В.Д. Бана-сюкевич, Г. А. Голицын, А.Н. Дулатова), семиотики (Ч.У. Моррис, Ю. С. Степанов, В. А. Григорьев, Н. Б. Мечковская, В. П. Гриценко, И.А. Саяпина), герменевтики (М.М. Бахтин, Х. Г. Гадамер, Э. Л. Шапиро, В. Аллахвердов, В.П. Кохановский), гносеологии (И. Кант, Г. Гегель, Р. Декарт, Н. А. Бердяев, М. Хайдеггер, Г. А. Гадамер, Л. А. Микешина, А. И. Солодин, М. Н. Руткевич, В. М. Спирин, В. А. Тишков, С.В. Соколовский), психологии (В. Аллахвердов, А. Л. Алюшин, В. А. Барабанщиков, Н. Н. Данилова, Т. А. Доброхотова, А. А. Яковлев, А. А. Митькин, Р. С. Немов, Е. Н. Рогов, Н. В. Брызгов, А. В. Петровский, С. Л. Рубинштейн, Г. Г. Граник, В. В. Кандинский, М. Бретенски), теории культуры (Ю.М. Лотман, А. С. Кармин, В. В. Кандинский, И. И. Горлова, А. А. Радугин, А. И. Арнольдов, В. А. Бачинин, В.П. Гриценко), лингвистики (Д.Э. Розенталь, Л. А. Введенская, М. В. Колтунова, Т.Г. Васильева), педагогики (П.И. Пидкасистый, И. П. Подласый, В. А. Сластенин, С. Д. Смирнов, З.В. Ни-конова, Р. С. Пионова, М.В. Буланова-Топоркова).

Характер исследования обусловил применение различных методов. Так, анализ специальной литературы позволил определить структуру и свойства делового документа, рассматриваемого в разных плоскостях: физической, семиотической, герменевтическойпровести аналогию и определить характер восприятия физических показателей делового документа, а также смоделировать его оптимальные показателиглубже рассмотреть коммуникативные качества речи, выделить эффективные приёмы речи при воздействии на оппонента.

Синтез выводов, сделанных в результате системного анализа трудов по теме исследования, позволил сформировать новое понятие в терминологии документоведения.

Практическое исследование зависимости восприятия текста делового документа от способа его оформления предопределило выбор социологических методов — анкетирование, эксперимент.

В процессе исследования был применён метод моделирования для описания обобщённой модели новой учебной дисциплины в профессиональной подготовке документоведов.

Научная новизна:

— впервые вопросы психологии и делопроизводства рассматриваются в прямой зависимости, в результате чего процесс оформления делового документа предстаёт как субкультура в макросистеме социокультурной коммуникации, имеющая систему знаний, норм, регулятивов;

— свойства восприятия соотнесены с физическими характеристиками делового документа, в результате чего смоделирована теоретическая модель оптимальной формы делового документа;

— проведено практическое исследование зависимости восприятия текста делового документа от его оформления, призванное доказать теоретическую модель оптимальной формы делового документа;

— впервые использование цвета при оформлении делового документа рассмотрено как равноценный фактор восприятия текста делового документа;

— акцентуализированы особенности процесса зрительного восприятия, изложен характер их проявления при чтении делового документа;

— описаны процессы чтения, понимания, интерпретации субъектом текста делового документа;

— разработано понятие «культура оформления делового документа», основанное на свойствах делового документа, имеющее два значения: нормативно-эстетическое и материально-идеальное;

— проведённые теоретические и практические исследования позволили разработать новую учебную дисциплину в профессиональной подготовке до-кументоведов «Культура оформления делового документа».

Теоретическая значимость исследования заключается в аналитическом изучении делового документа сквозь призму наук семиотики, герменевтики, психологии, лингвистики, которое даёт основание для осмысления комплексной системы факторов, влияющих на восприятие текста делового документа.

Определены факторы (графические, речевые), влияющие на комфортность восприятия текста делового документа. На основе выявленных факторов создана теоретическая модель оптимальной формы делового документа, которая была проверена практически.

Теоретически разработано понятие «культура оформления делового документа», пополняющее терминологический глоссарий документоведения.

Обоснована актуальность новой учебной дисциплины «Культура оформления делового документа» в системе профессиональной подготовки документоведов, показаны интеграционные связи данной дисциплины с другими науками и сферами практической деятельности, предложена содержательная наполняемость предмета, средства и методы.

Практическая значимость исследования заключается в том, что результаты практического исследования зависимости восприятия текста делового документа от его оформления являются основанием для проецирования оптимальной формы делового документа, которая может успешно использоваться в практической работе с документами специалистами любой сферы деятельности.

Описанные способы оформления элементов с поэлементным объяснением воздействия на психику человека позволяют их использовать в деловой коммуникации в качестве дополнительных приёмов воздействия на оппонента.

Содержательная характеристика и основные подходы к профессионально-личностному развитию студентов, разработанные в диссертации, формируют учебную дисциплину «Культура оформления делового документа», которая может быть включена в учебный план по специальности «Доку-ментоведение и архивоведение».

Апробация результатов исследования. Основные положения и выводы диссертации были опубликованы в статьях и представлены на научно-практических, научно-теоретических, научно-технических конференциях и семинарах различного уровня:

— «Терминология документоведения и смежных отраслей знаний» (Киев, 2008);

— «Коммуникация в социально-гуманитарном знании, экономике и образовании» (Минск, 2008);

— «Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении» (Пенза, 2008);

— «Информационная культура и креативный потенциал общества и личности» (Краснодар, 2008);

— «Наука, культура, образование глазами молодых учёных» (Краснодар,.

2008);

— «Современные проблемы исследования социокультурной сферы» (Орёл, 2007);

— «Информационные и коммуникационные науки в изменяющейся России» (Краснодар, 2007);

— «Информационная культура общества и личности в XXI веке» (Краснодар, 2006″.

Положения, выносимые на защиту:

1. Положения семиотики и герменевтики, применяемые к документо-ведению, расширяют границы познания его основного объекта — документа.

Документ предстаёт дискретной субстанцией с многоуровневой знаковой и смысловой структурой, с новым осознанием положения в системе коммуникаций.

2. Комфортность восприятия текста делового документа находится в прямой зависимости от проявлений свойств зрительного восприятия субъекта. Существует возможность теоретическим путём и практическим подтверждением приблизиться к созданию эстетической формы делового документа, оптимальной для восприятия большинства людей. Характер зрительного восприятия является условием понимания и интерпретации текста документа.

3. Теоретически оптимальная модель делового документа представляет собой фиксацию информации на белом бланке формата А4 знаками чёрного цвета нормальной насыщенности, кегль 14 пунктов, выбор шрифта — пропорциональный с засечками типа Times New Roman, начертание литер в ключевых словах — полужирный чёрного цвета, особый акцент придаётся с помощью красного цвета.

Практически сформированная оптимальная модель делового документа имеет отличие от теоретической в одной позиции: призванный активировать работу нервных рецепторов красный сигнальный цвет ключевых слов текста остался за чертой факторов, названных участниками эксперимента как факторы, повышающие комфортность восприятия, а, значит, скорость чтения.

4. В терминологию документоведения может быть введён термин «культура оформления делового документа», имеющий следующие определения:

• нормативно-эстетическое: культура оформления делового документа — это совокупность эстетических, нормативных, речевых свойств официального документа, придающих ему гармоничность, целостность, делающих его адекватным участником коммуникативного процесса;

• материально-идеальное: культура оформления делового документа — это достижение единства материальной формы и идеального содержания делового документа.

5. В профессиональную подготовку документоведов в рамках курсов по выбору студентов может быть введена новая учебная дисциплина «Культура оформления делового документа», синтезирующая знания психологии, документоведения, информатики, обучающая максимально эффективно использовать знания о проявлении свойств зрительного восприятия в делопроизводстве.

Структура диссертации. Диссертация состоит из четырёх глав, введения, заключения, списка использованной литературы и источников.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

.

Диссертационная работа преследовала цель — выявить факторы, определяющие способ оформления делового документа, комфортный для восприятия, факторы, формирующие понятие «культура оформления делового документа», а также преобразовать основные результаты исследования в учебный курс. Эта цель достигнута путём решения поставленных задач.

В первом разделе деловой документ рассмотрен с позиции семиотики и герменевтики: в деловом документе определены семантические, синтаксические, прагматические, герменевтические признаки, отражающие как морфологическую (материальную) структуру объекта, так и смысловую (идеальную) наполняемость. Составляющие делового документа, рассмотренные в прогрессии: знак, язык, речь, текст, — формируют морфологию документа, контекстом обеспечивается идеальная наполняемость.

Благодаря трудам по философии, герменевтике, психологии чтения показаны этапы формирования понятия о деловом документе в сознании субъекта: чтение, понимание, интерпретация. Процесс чтения является своеобразным мостом от автора текста к читающему. Во время чтения через зрительное восприятие происходит воздействие на психо-эмоциональное состояние человека, сигнал по рецепторным каналам достигает его понимания, осознания, критической оценки, интерпретации. Описание данных процессов обеспечивает решение задачи осознания важности при оформлении делового документа выбрать такие формы графических знаков, трансформирующиеся в зрительные образы, и речевые средства, которые с максимальной точностью несут посыл, предполагаемый автором и адекватный его замыслу. Причём выбор речевых средств документа, стеснённый рамками официального стиля письма и обусловленный контекстом посыла, основывается на коммуникативных качествах речи, вариативных и специфичных. Обращение к речи как к многогранной коммуникации должно найти широкое применение в деловом документе как в звене деловых отношений.

Во втором разделе диссертации был рассмотрен психический процесс восприятие как фундаментальная основа информационного поведения индивида. Опираясь на выводы ученых, исследователей психических процессов и искусствоведов, проанализированы основные свойства зрительного восприятия. Основные проявления восприятия абстрактных объектов были переложены на восприятие объекта нашего исследования — деловой документ, что позволило объяснить традиционный выбор его формы в делопроизводстве, основанный на обыденно-практическом опыте. Анализ позволил смоделировать форму элементов делового документа с позиции комфортности чтения: восприятия цвета, размера, формы шрифта, оптимальных для человека.

В третьем разделе работы синтезированы выводы предыдущих разделов, в результате чего был предложен термин «культура оформления делового документа» в глоссарий документоведения. На наш взгляд, термин имеет два значения, лежащие в разных плоскостях знания: морфологическое значение (нормативно-эстетическое) и вещественное значение (идеально-материальное). Описанные требования к компьютерному вводу текста позволяют при современных возможностях технически исполнить документ грамотным, эстетичным, стандартизированным и, что отвечает проблеме исследования, комфортным для восприятия.

Проверить состоятельность теоретической оптимальной формы делового документа, созданной на основе свойств зрительного восприятия, а также выявить реальную картину представлений служащих, занятых в докумен-топроизводстве, о документе и культуре его оформления, позволило практическое исследование и письменный опрос. Практически выявленная оптимальная модель делового документа имеет расхождения с теоретической, что говорит о невозможности спрогнозировать поведение живой системы (психики человека) с математически точным результатом.

Проведение теоретического обобщения, моделирование, анализ и практическое исследование позволили выделить особой линией направление в документоведении, смежное с психологией, изложить полученные результаты в учебную дисциплину «Культура оформления делового документа» при профессиональной подготовке документоведов. Обоснована актуальность изучения новой дисциплины, предложена ее содержательная наполняемость, показаны межпредметные связи, а также основные педагогические подходы при передаче знаний обучаемым.

Проведённый системный анализ трудов и публикаций по теме диссертации, а также выводы нашего исследования свидетельствуют о том, что проблемы как теоретической разработки вопроса культуры оформления делового документа, так и практического применения знаний разработаны недостаточно. Наше исследование — один из первых опытов приблизиться к решению этой актуальной междисциплинарной проблемы.