Отраслевая система документации в сфере высшего профессионального образования

Актуальность темы

исследования определяется значением, которое придается высшему профессиональному образованию на современном этапе, находящемуся на пути модернизации. Модернизация высшего профессионального образования в России осуществляется по нескольким направлениям, связанным с присоединением нашей страны к Болонской декларации 19 сентября 2003 г., с введением в действие Федерального Государственного образовательного стандарта третьего поколения, внедрением в процесс управления высшим учебным заведением компьютерных технологий, ориентацией системы образования на требования Системы менеджмента качества, изменением законодательной базы в сфере образования. Предполагаемые изменения должны содействовать интеграции российской высшей школы в создающееся общеевропейское образовательное пространство, должны способствовать решению ключевой задачи — достижению нового качества отечественного высшего профессионального образования.

В современных условиях возрастает значимость процесса документационного обеспечения образовательной деятельности, качества системы документации в сфере высшего профессионального образования, которую также ожидают кардинальные изменения. Данная система эволюционно складывалась на протяжении всего исторического периода существования высшей школы и сегодня представляет определенную взаимосвязанную совокупность видов документов, выполняющих важные функции в системе высшего профессионального образования.

Особую сложность в сегодняшних условиях обретает проблема преодоления противоречий между:

— возросшими требованиями к высшим учебным заведениям страны, и отсутствием четко разработанного научно обоснованного методического обеспечения процессов документирования образовательной деятельности высших учебных заведений;

— бурно развивающейся практикой документирования образовательной деятельности и отставанием теоретического осмысления в этой области;

— традиционно сложившейся организацией документационного обеспечения образовательной деятельности и объективной потребностью изменения её содержания, форм, методов, приёмов, средств и технологий.

Разрешение вышеуказанных противоречий отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования позволит предложить поэтапную замену устаревших и несоответствующих новым требованиям элементов на научной основе, систематично и последовательно.

Документоведение как теоретическая ' дисциплина окончательно не оформлена и многие проблемы не получили широкого освещения в специальной литературе. Это относится и к вопросам видовой классификации документов, группировки документов в системы документации, структуры и структурных связей систем документации, их наполнения и содержательной характеристики, дифференциации на универсальные и отраслевые.

Учения о системах документации как систематизированного научного знания, входящего определённым разделом в документоведение, не сложилось. Знания о них рассеяны по разным источникам на уровне взглядов отдельных авторов, что и предопределяет необходимость соответствующего теоретического осмысления и актуальность данного диссертационного исследования.

Степень научной разработанности проблемы. Впервые термин «система документации» в 1959 году стал применять К. Г. Митяев [125], именно он разделил системы документации на «универсальные» и «отраслевые».

История складывания систем документации, их определение, попытки выстроить классификацию нашли отражение в работах 70-х — 80-х годов XX века (Я.З. Лившиц [106], A.B. Елпатьевский [55], В. Н. Автократов [1], А. Н. Сокова [180]).

A.B. Елпатьевский предложил понимать систему документации как «обеспечивающий достижение определённой цели комплекс взаимосвязанных документов, характеризующихся наличием установленных критериев возникновения каждого из них».

Позже определение системы документации было сформировано и нормативно закреплено в ГОСТ Р 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [43]. А. Н. Сокова была одним из первых авторов, которые начали писать о системах документации. Так, согласно её теории, главным в оценке системы документации является то, что система документации призвана обслуживать процесс управления и должна выполнять те функции, для которых она задумана. В обзорной статье В. Д. Банасюкевича и А. Н. Соковой «Вопросы формирования теории документоведения» [17] дан краткий анализ эволюции взглядов учёных на проблему определения понятия, принципов выделения систем документации. Проведённый ими содержательный анализ специальной литературы показал, что единства взглядов на проблему дифференциации систем документации нет.

Авторы учебника «Организация работы с документами» В. А. Кудряев, И. К. Корнеев, Г. Н. Ксандопуло, М. В. Ларин [138] и другие рассмотрели историю развития системы государственного делопроизводства, нормативно-методическую базу, основные понятия и терминологию, общие правила работы с документами. Также они охарактеризовали универсальные системы документации и определили их назначение.

Отраслевая специфика документов, и, соответственно, формирование отраслевых систем документации как совокупности документов, обслуживающих конкретные направления отраслевой деятельности, специалистами не рассматривалась.

Но обращение к совокупности документов в сфере высшего профессионального образования показало, что на уровне нормативно-методической разработки и практического использования эта система документации сложилась, функционирует и активно исследуется в контексте проблем педагогики высшей школы, законотворческих процессов, управления образовательными учреждениями. Этим вопросам посвящены работы Б.Г.

Ананьева [7], А. А. Андреева [9], И. Б. Федорова [201], В. Г. Кинелева [75], В. И. Жукова [62], В. А. Сластенина [174] и др.

Достаточно продуктивно ведутся исследования истории складывания отраслевой системы документации в русле исследований истории высшего профессионального образования. Это работы JI.A. Майбороды [108], Т. В. Кузнецовой [81], Х. Э. Мариносян [111], О. В. Горелик [42], Е. А. Давыдовой [45].

Процесс перехода высшей школы на условия Болонского соглашения потребовал пересмотра не только организации образовательной деятельности, но и внесения изменений в документы. Этот аспект отражён в работах С. А. Дружилова [51], Т. А. Дубровской [52], Т. И. Киселёвой [72], B.C. Магун [107], А. И. Субетто [198], М. В. Артамонова [11] и др.

В высшие учебные заведения активно внедряются электронный документооборот и системы менеджмента качества, существенно видоизменяющие как сами документы отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования, так и формы, методы работы с ними. Об этом писали Ю. М. Кукарина [87], М. В. Ларин [92], H.A. Селезнёва, В. А. Сальников [170] и др.

Объект исследования — отраслевая система документации в сфере высшего, профессионального образования.

Предметом является теория, история, современное состояние и перспективы развития отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования.

Цель исследования — осуществить комплексный анализ отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования и определить перспективы её развития.

Задачи исследования:

— изучить понятия «документ» и «система документации» с точки зрения системного подхода;

— раскрыть понятие «отраслевая система документации»;

— охарактеризовать структурные связи и системные качества отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования;

— определить место отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования среди других систем документации;

— рассмотреть историю и осуществить периодизацию отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования и описать произошедшие в связи с этим изменения в делопроизводстве образовательных учрежденийразработать классификацию документов отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования в соответствии с выполняемыми функциями;

— проанализировать грядущие изменения в документах отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образованияразработать наиболее оптимальный вариант её развития в условиях информатизации и глобализации.

Методологическая база исследования. Исследование отраслевых систем документации предполагало применение общей теории систем (Л.фон Берталанфи [19], A.A. Богданов (Малиновский) [110], Д. М. Гвишиани [39], Э. Г. Юдин [211], Э. М. Мирский [115], В. П. Кузьмин [85], В. Н. Садовский [169], Г. П. Щедровицкий [210], В. Н. Спицнадель [187] и др.), позволившей рассмотреть структуру и структурные связи, факторы влияния на них внешней среды, прогнозировать грядущие изменения, выработать принципы управления.

Изучение систем документации — прерогатива документоведения, рассматривающего документ с позиции разных научных школ: управленческой (Н.С. Ларьков [105], Т. В. Кузнецова [81], М. В. Ларин [101], А. Н. Сокова [180], Е. А. Плешкевич [145], В. Д Банасюкевич [17]), библиотечно-библиографической (Ю.Н. Столяров [193], Г. Н. Швецова-Водка [205], H.H. Кушнаренко [90]), школы документалистики (Г.Г. Воробьёв [29]). В рамках документоведения документы характеризуются с помощью выявления сходства и различия между ними, поиска способов их идентификации, устойчивых сочетаний свойств и их группировки в виде обобщенной идеализированной модели.

Методологической базой исследования выступает также система управления в сфере образования, педагогика высшей школы Р.С.Пионова[144], М.В.Буланова-Топоркова [26], В. А. Сластенин [175]), законодательство в сфере образования (Г.Т.Ермошин, Л. Н. Глебова, Е.А.Болотова), нормативные, инструктивно-методические документы, регламентирующие образовательный процесс.

Методы исследования. Анализ трудов по документоведению позволил рассмотреть понятие «документ» и «система документации» с точки зрения системного похода.

Был проведён источниковедческий анализ документов в процессе развития высшего образования в России, структурно-функциональный анализ документов, которые участвуют в организации учебного процесса. Разработана классификация документов отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования.

В процессе исследования был применён метод моделирования для разработки оптимального сценария развития отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования.

Научная новизна. Впервые документ охарактеризован с системных позиций, что позволило представить его как детерминированную, гетерогенную систему с подсистемами, выполняющими информационную, защитную, правовую, идентификационную, смысловую, контролирующую, разъяснительную, регистрационную, поисковую функции.

Обосновано понятие «отраслевая система документации» как совокупности взаимосвязанных документов, обслуживающих конкретные направления отраслевой деятельности. Определено место отраслевой системы документации, которая функционирует в отрасли на правах инфраструктуры и обеспечивает посредством документов связь с обслуживаемой сферой деятельности.

Определены структурные связи отраслевой системы документации: генетической преемственности, иерархические, по родству содержания заключённой в документах информации, связи упорядочения и включённости. Охарактеризована структура отраслевой системы документации, включающая группы документов, определяющих параметры нормального состояния предметной области, документирующих основной и вспомогательные процессы в отрасли, осуществляющих контроль за технологическим процессом, содержащих требования к средствам труда и оборудования, требования к персоналу, отраслевой правовой документации и документации, подтверждающей качество конечного продукта отрасли установленным требованиям и нормам.

Охарактеризована система документации в сфере высшего профессионального образования как двухуровневая, многослойная, иерархически организованная, преломляющая общую структуру отраслевых систем документации к специфике своей отрасли.

Показано, что документы отраслевой системы документации, в сфере высшего профессионального образования выполняют ряд взаимосвязанных функций: правовую, методическую, координирующую, распределительную, управленческую, организационную, учётную, отчётную, стратегического планирования. Разработана классификация документов отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования в соответствии с выполняемыми функциями.

Изучена история становления отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования в РФ, выделены 4 этапа её становления, определены факторы, оказывающие влияние на её дальнейшее развитие.

Показаны перспективы отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования в условиях информатизации и глобализации.

Теоретическая значимость. В документоведение введено новое знание относительно отраслевых систем документации, их места, структуры, функций, наполнения, особенностей организации и функционирования. Это позволит в будущем разработать общую теорию документа. Выявлены и обоснованы закономерности складывания отраслевых систем документации, они прослежены на примере подобной системы документации в сфере высшего профессионального образования, которая может служить образцом для других отраслевых систем документации.

Практическая значимость заключается в возможности на основе представленной классификации документов отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования разработать типовой перечень форм документов, используемых в образовательной деятельности высших учебных заведений.

Результаты диссертационного исследования могут быть использованы в процессе профессиональной подготовки документоведов, в курсах повышения квалификации.

Положения, выносимые на защиту:

1. Отраслевые системы документации как совокупность взаимосвязанных документов, обслуживающих отраслевые виды деятельности, осуществляют документирование основного процесса отрасли, его законодательное и нормативное регулирование, учёт и контроль, определяют требования к персоналу, оборудованию и средствам труда, к качеству конечного продукта отрасли и его соответствию установленным нормам.

2. Отраслевая система документации в сфере высшего профессионального образования имеет яркую специфику в видовом составе документов, обусловленную особенностями документирования основного процесса этого направления отраслевой деятельности. Все документы, входящие в систему, могут быть рассмотрены в виде пирамиды, в основании которой: группы документов на федеральном уровне: документы, определяющие стратегию развития высшего профессионального образования, правовые акты, инструктивно-нормативные и инструктивно-методические документы, регламентирующие деятельность образовательных учреждений всей страны- - группы документов на локальном уровне', документы, регламентирующие и регулирующие деятельность образовательного учреждения, документы оперативного управления образовательным учреждением, методические документы по организации учебного процесса, документы, обеспечивающие учебный процесс и документы, координирующие учебный процесс.

3. Развитие отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования условно можно разделить на четыре исторических этапа:

— первый этап складывания отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования тесно связан с формированием самой системы образования, которая берёт начало в глубокой древности;

— начало второго этапа развития отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования можно отнести к началу XIX века, когда количество учебных заведений в России значительно возросло, стала складываться отечественная система высшего профессионального образования;

— начало третьего этапа развития отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования пришлось на период 20-х годов XX века, когда после Октябрьской революции произошли кардинальные изменения в системе высшего профессионального образования, существенным образом затронувшие и совокупность образовательных учреждений, методику обучения, и документацию, регламентирующую и обеспечивающую учебный процесс;

— четвёртый этап развития отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования начался в 1991 году и продолжается в настоящее время.

4. В отраслевой системе документации в сфере высшего профессионального образования прогнозируются кардинальные изменения в видовом составе документов, их форме и содержании, которые вызваны модернизацией всех сфер жизнедеятельности, в частности:

— внедрением электронных документов и электронного документооборота в деятельность высших учебных заведений;

— вхождением Российского высшего профессионального образования в Болонский процесс;

— внедрением в сферу высшего профессионального образования требований Системы менеджмента качества, в связи с чем вводится сертификация образовательных услуг требованиям международного стандарта ISO 9001:2000;

— изменением законодательной базы в сфере образования.

5. Проведённый анализ предстоящих значительных изменений в системе документации в сфере высшего профессионального образования позволяет прогнозировать дальнейшее её развитие по 3-м сценариям:

— тормозящему, который может быть актуален в случае медленных изменений, вялых и эпизодических импульсов, посылаемых отраслью системе документации;

— радикальному, в случае реализации которого замена устаревших элементов происходит на научной основе и последовательно;

— обвальному, когда развитие системы документации будет осуществляться быстро, без инструктивного руководства центра, хаотично, непоследовательно. Позитивное развитие по второму сценарию предполагает разработку комплекса мер по внедрению единых требований и правил, подготовке методических рекомендаций и проведению обучающих мероприятий.

Апробация результатов исследования. Основные положения и выводы диссертации опубликованы в 7 публикациях автора, и представлены на научно-практических, научно-теоретических конференциях и семинарах различного уровня: «Документационные процессы в информационном обществе» (Саратов, 2009), «Современные проблемы педагогических и психологических исследований в сфере профессионального образования» (Краснодар, 2009), «Молодёжь в культурно-образовательном и правовом пространстве региона» (Славянск-на-Кубани, 2010), XXXVII научной конференции студентов и молодых учёных вузов Южного Федерального округа (Краснодар, 2010), «Кайгородовские чтения» (Краснодар, 2010), в региональном научном журнале «Культурная жизнь Юга России», (Краснодар, 2009).

Структура диссертации. Диссертация состоит из введения, двух глав, шести параграфов, выводов, заключения, списка использованной литературы и источников.

Выводы ко 2 главе:

Развитие отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования условно можно разделить на четыре исторических этапа.

Первый этап, т. е. складывание отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования, тесно связан с формированием самой системы образования, которая берёт начало в глубокой древности.

Второй этап развития отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования можно отнести к началу XIX века, когда происходит формирование системы, развитие структурных связей между документами, унифицирование документов.

Третий этап — 20−90 годы XX века, этап зрелости системы, обретения стабильности.

Четвёртый этап пришёлся на конец XX — начало XXI веков, что связано с трансформацией общества.

Выделение высшей ступени образования произошло в странах Древнего Востока более тысячи лет до н. э. Большой вклад в развитие высшей степени образования внесли Платон, Аристотель. Однако, определение высшего образования в современном его понимании сложилось лишь в средние века.

В России сфера образования особенно активно развивалась в XVIII веке, когда в школах появляются первые документы, пока ещё в зачаточной формесписки учащихся и классные журналы. Огромную роль в становлении Российского высшего образования сыграл Михаил Ломоносов, стараниями которого был учреждён Московский университет. Обучение в нём осуществлялось по оригинальному учебному плану, в котором процесс был разбит на три уровня: общий, специальный и профессиональный.

С ростом учебных заведений складывалась и система документации в сфере образования. Это было связано с развитием самого образования, его качественно — количественных характеристик и параметров, которые как в зеркале отразили документы, обслуживающие и оформляющие учебный процесс на всех его стадиях. Таким образом, к концу первого этапа развития отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования, было положено начало формирования системы образования как в России, так и в мире.

В первой половине XIX века начинает складываться система документов, оформляющих поступление в учебное заведение, обучение (пребывание) в нём и выпуск. Окончательно утвердился состав документов, необходимых для поступления. Заметно расширился список учётных документов об успеваемости и особенно поведении учащихся. В это время документация об учащихся, составляемая в процессе их учёбы и по её окончанию, начинает унифицироваться по видам и оформлению. Особое внимание в процессе i документирования образовательной деятельности отводилось документам, оформляющим полученное образование — свидетельствам, удостоверениям и аттестатам. К концу второго периода развития отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования начинают унифицироваться образцы составления и оформления документов образовательных учреждений.

В начале XX века в России разрабатывалась реформа образования, основными идеями которой были: автономия и большие права органов местного самоуправления в сфере образованияотделение школы от церквиt отмена всех сословных, национальных и других ограниченийвсеобщее обязательное начальное образованиесовместное обучение мальчиков и девочексвобода преподавания и отмена цензуры учебниковобновление содержания образования. Это время можно отнести к началу третьего периода развития отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования. Образование этого времени рассматривалось как орудие коммунистического перерождения общества. Этот период характеризуется сокращением основного общего образования и распространением ФЗУ — фабрично-заводских училищ. Вся деятельность и содержание образования были подвергнуты унификации и жесткой регламентации. Вводились единые обязательные программы и учебные планы, единые стабильные учебники, огромное место в них занимали предметы идеологического цикла.

С развитием в России демократического общества, изменялось отношение и к высшему образованию. Так, в декабре 1988 года на Всесоюзном съезде работников образования были разработаны следующие основные принципы: демократизацияплюрализм образования, его многоукладность, вариативность и альтернативностьнародность и национальный характер образованияоткрытость образованиярегионализация образованиягуманизация образованиягуманитаризация образованиядифференциация образованияразвивающий, деятельностный характер образованиянепрерывность — образования.

Таким образом, в XX веке произошли кардинальные изменения в делопроизводстве образовательных учреждений. Были разработаны и введены в действие целый ряд документов, сопровождающих процесс получения высшего образования. Существующие формы и разновидности документов просуществовали в сфере высшего профессионального образования вплоть до конца советского периода, а некоторые из них видоизменились, но используются до сих пор.

Большой толчок к развитию, сближению и гармонизации высшего образования в Европе был дан т. н. Болонским процессом. Его начало можно отнести ещё к середине 1970;х годов, когда Советом министров ЕС была принята Резолюция о первой программе сотрудничества в сфере образования.

Россия присоединилась к Болонскому процессу в сентябре 2003 года на берлинской встрече министров образования европейских стран.

В современной России деятельность органов управления образованием и образовательных учреждений субъектов Российской Федерации строится в соответствии с законодательством Российской Федерации об образовании, региональными программами развития и направлена на обеспечение государственных гарантий, на получение гражданами высшего профессионального образования, повышение его качества. Сегодня подготовка специалистов с высшим профессиональным образованием ведется по 92 направлениям и 443 специальностям.

Минобрнауки России является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере образования. С учетом важности укрепления законности в сфере образования, обеспечения конституционного права граждан на образование, Министерством образования и науки уделяется большое внимание планированию образовательной деятельности, формированию нормативно-правовой и документационно-методической базы данного процесса.

Документы, которые регламентируют деятельность всех вузов страны, выполняют функцию создания единого правового поля. Эти и другие документы, которые участвуют в учебном процессе, выполняют ряд взаимосвязанных функций: правовую, методическую, координирующую, распределительную, управленческую, организационную.

В соответствии с функциями, выделяются группы документов.

Первая группа включает законодательные и нормативно-правовые документы, регламентирующие деятельность всех высших учебных заведений страны. Эта группа документов в большей степени выполняет правовые функции в отношении всех вузов страны.

Вторую группу составляют документы, регламентирующие и регулирующие деятельность образовательного учреждения. Эта группа документов выполняет правовые функции в отношении конкретного учебного заведения.

Третью группу составляют документы, оперативного управления образовательным учреждением, эти документы реализуют управленческие функции.

Методические документы по организации учебного процесса, это — основные образовательные программы. Они выполняют методические функции.

Существуют документы, обеспечивающие учебный процесс, которые в свою очередь можно поделить на подгруппы: а) организационные документы — в большей степени выполняют организационные функцииб) контролирующие и отчетные документы, которые нацелены на выполнение контролирующих и отчётных функцийв) учётные документы — эта группа документов, в большей степени, выполняет организационные функции.

Следующую группу составляют документы, координирующие учебный процесс, они нацелены на выполнение координирующих функций.

Отраслевая система документации в сфере высшего профессионального образования в настоящее время находится на пороге своей трансформации. И это связано с кардинальными изменениями в самой системе высшего профессионального образования — внешней среде. Эти изменения вызваны в целом модернизацией всех сфер жизнедеятельности, обусловлены временем и поэтому неизбежны. Отраслевая система документации в сфере высшего профессионального образования должна внутренне измениться и её трансформацию можно рассматривать по нескольким направлениям. Первое направление связано с внедрением в процесс управления высшими учебными заведениями компьютерных технологий, позволяющих оптимизировать, в первую очередь, документооборот, а вслед за ним все внутренние процессы образовательной деятельности. Второе направление связано с вхождением Российского высшего профессионального образования в Болонский процесс, в связи с чем предстоят кардинальные изменения во всех документах, входящих в эту отраслевую систему документации. Третье направление обусловлено широким внедрением в образование требований Системы менеджмента качества. Четвёртое направление связано с изменением законодательной базы в сфере образования.

Анализ предстоящих изменений в системе документации в сфере высшего профессионального образования, суммированных по четырём направлениям, позволяет утверждать, что масштаб этих изменений весьма обширный. Изменениям будут так или иначе подвергнуты практически все документы, входящие в эту систему. С точки зрения системного анализа для системы это большое напряжение и есть вероятность её дезорганизации и дезаптации. Прогноз отраслевой системы документации в сфере высшего профессионального образования заключается в возможном её функционировании по трём сценариям, которые мы назвали:

— тормозящий;

— радикальный;

— обвальный.

Эти сценарии показывают, как может развиваться система документации, но их нельзя рассматривать обособленно, без привязки к объекту документационного обеспечения — к самой системе высшего профессионального образования.