Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

экономический учет аудит подотчетный В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг и по безналичному расчету, и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто. Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают и сами руководители организаций.

Объектом исследования является ОАО «МСК «Дальмедстрах». Предмет — учет и аудит расчетов с подотчетными лицами.

Основной целью бакалаврской работы является исследование учета и проведение аудита расчетов с подотчетными лицами на примере ОАО «МСК «Дальмедстрах» для дальнейшей разработки практических рекомендаций по совершенствованию учета и контроля по расчетам с подотчетными лицами.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

— раскрыть теоретические основы учета и аудита расчетов с подотчетными лицами;

— рассмотреть правовое регулирование учета расчетов с подотчетными лицами;

— дать экономическую характеристику предприятию, выбранному в качестве объекта практического исследования;

— рассмотреть организацию бухгалтерского учета и учета расчетов с подотчетными лицами в медицинской страховой компании;

— исследовать систему контроля за учетом расчетов с подотчетными лицами;

— провести аудиторскую проверку расчетов с подотчетными лицами ОАО «МСК «Дальмедстрах» за 2013 год;

— предложить пути совершенствования учета и контроля по данному участку учета.

Актуальность выбранной темы обоснована тем, что учет операций по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, является несложным, но, с другой — именно на этом участке допускается большое количество ошибок. Порой эти ошибки ведут к довольно неблагоприятным налоговым последствиям.

При выполнении работы использовались следующие экономические методы: анализа, синтеза, выборочного, сплошного, факторного анализа, экономического анализа.

В качестве информационной базы для написания бакалаврской работы были использованы: нормативные акты по бухгалтерскому учету, книги и статьи ведущих российских ученых-экономистов, специалистов по бухгалтерскому учету; законодательная база «КонсультантПлюс», и другие информационные материалы. Внимание при написании работы также было уделено публикациям в специализированной периодической печати. Аналитической базой для работы является внутренняя статистическая информация, устав ОАО «МСК «Дальмедстрах», учетная политика Компании, первичная учетная документация, бухгалтерская финансовая отчетность за 2011-2013 гг., регистры аналитического и синтетического учета; периодические издания и бухгалтерские данные по расчетам с подотчетными лицами ОАО «МСК «Дальмедстрах».

Практическая значимость бакалаврской работы состоит в разработке и предложении формы учета расчетов с подотчетными лицами, которая будет способствовать контролю за соблюдением учета данных расходов в ОАО «МСК «Дальмедстрах». Исследование учета по расчётам с подотчетными лицами и проведение аудиторской проверки дает возможность оценить способы избежания ошибок, допускаемых при учете расчетов с подотчетными лицами.

1. Теоретические аспекты организации бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчетными лицами

1.1 Экономическая сущность и организация учета расчетов с подотчетными лицами

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей и различных услуг за наличные деньги. Для выполнения этих операций работнику предприятия выдаются денежные средства. Работник, получивший денежную сумму на предстоящие административно-хозяйственные или командировочные расходы, считается подотчетным лицом.

Денежные авансы выдаются в подотчёт на служебные командировки и на мелкие хозяйственные расходы.

Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Расчеты с подотчетными лицами являются разновидностью кассовых операций, которые, в свою очередь, характерны абсолютно для любой организации любой организационно-правовой формы собственности.

Кассовые операции — расчеты наличными деньгами — необходимы не только при выплатах работникам сумм оплаты труда, материального поощрения и иных выплатах. Абсолютная ликвидность денежных средств делает наличные денежные средства весьма привлекательным инструментом для проведения расчетов за приобретенные товары, выполненные работы и оказанные услуги, для приобретения материальных запасов, а при определенных условиях — и некоторых видов внеоборотных активов (производственного и хозяйственного инвентаря, вычислительной и оргтехники, отдельных групп объектов нематериальных активов).

Порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства утвержден Указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Согласно п. 6.3 данного документа на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица или индивидуального предпринимателя, наличные деньги выдаются работнику под отчет на основании его письменного заявления. Такое заявление составляется в произвольной форме, но должно содержать запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются деньги, а также подпись руководителя и дату. Выдача денежных средств оформляется расходным кассовым ордером (РКО), форма которого утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Не обязаны составлять РКО индивидуальные предприниматели.

По общему правилу с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм, не являются обязательными к применению, а могут быть разработаны и утверждены самостоятельно хозяйствующим субъектом. Однако данное правило не распространяется на формы документов, используемых в качестве первичных, которые установлены уполномоченными органами в соответствии и на основании федеральных законов, помимо Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». К таковым, в частности, относятся кассовые документы, в том числе расходный кассовый ордер.

Подотчетное лицо обязано не позднее трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет. Унифицированная форма такого отчета №АО-1 утверждена Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55, но на сегодняшний день не относится к обязательным для применения. К авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие осуществленные сотрудником расходы.

В качестве оправдательных документов по затраченным суммам принимаются первичные документы, соответствующие «Положению о бухгалтерском учете и отчетности в РФ».

Деньги под отчет можно выдать не только работнику, но и физическому лицу, с которым у организации заключен гражданско-правовой договор. Порядок оформления такой операции тот же, что и при выдаче денег под отчет сотруднику компании.

Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем. Если работник потратил денег меньше, чем ему было выдано (по авансовому отчету есть остаток), неизрасходованный остаток сдается им в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Не обязаны оформлять данный документ индивидуальные предприниматели. Перерасход по авансовому отчету (если работник потратил денег больше, чем ему было выдано) выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет.

Заметим, что выдача подотчетных денежных средств путем их перечисления на банковскую карту не противоречит действующему законодательству. Преимуществом такой формы платежа, как безналичные расчеты с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт, является повышение эффективности платежных процессов и автоматизация сверки расчетов и контроля за поступлением (зачислением) средств и их использованием.

С 1 июня 2014 года вступили в силу сразу два Указания ЦБР, касающихся денежных расчетов наличными средствами. Новый порядок ведения кассовых операций, который применяется взамен прежнего Положения, утвержденного Банком России от 12.10.2011 № 373-П, распространяет свое действие на юридических лиц (за исключением банков), а также позволяет предпринимателям и субъектам малого бизнеса вести учет кассовых операций в упрощенном виде. Выдача наличных денег под отчет работникам до этого регулировалось Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденным Банком России 12.10.2011 № 373-П.

При выдаче подотчетных сумм следует соблюдать основные требования, определенные трудовым законодательством:

— выдавать наличные деньги можно только работникам своей компании. Лицам, не заключившим с данной компанией трудовой договор, подотчетные суммы не выдаются;

— только при отсутствии задолженности данного подотчетного лица по ранее полученному авансу, срок отчета которого уже прошел;

— в размерах и на срок, которые определяются руководителем компании;

— на цели, связанные с деятельностью компании, утвержденные руководителем;

— выданные одному работнику под отчет деньги не могут быть переданы им другому работнику.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, предназначен активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

По кредиту счета 71 отражаются израсходованные подотчетными лицами суммы в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. По дебету отражаются суммы, выданные работнику под отчет.

Кредитовое сальдо будет показывать сумму имеющихся долгов перед подотчетными лицами. Дебетовое сальдо будет отражать факт наличия задолженности за подотчетными лицами.

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

В некоторых случаях для целей финансового или экономического анализа, а также при существенных оборотах подотчетных сумм может оказаться весьма полезной организация аналитического учета по принципам, используемым в бюджетном учете, — в зависимости от целей, на которые выдан аванс:

— на оплату труда;

— на оплату услуг связи;

— на оплату транспортных услуг;

— на оплату коммунальных услуг;

— на арендную плату за пользование имуществом;

— на приобретение основных средств;

— на приобретение материалов;

— на командировочные расходы (с возможной дифференциацией по видам расходов);

— на расчеты с поставщиками товаров и т. п.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Как правило, в этом случае размер подотчетной суммы определяется из расчета продолжительности командировки (суточные и расходы на оплату найма жилого помещения в месте командировки) и стоимости проезда.

Общие правила организации бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами установлены Инструкцией по применению Плана счетов финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (если они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Особенности отражения в учете отчета о расходовании подотчетных сумм обусловлены спецификой производимых расходов:

— расходы, связанные с формированием стоимости внеоборотных активов, а также материальных запасов (если их фактическая стоимость формируется обособленно) списываются в дебет калькуляционных счетов 08 «Вложения во внеоборотные активы» и 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»;

— расходы, связанные с приобретением материальных запасов (если их фактическая стоимость формируется без использования счета 15), — в дебет соответствующего субсчета, открытого к счету 10 «Материалы»;

— расходы, ранее оформленные как задолженность перед работниками организации или другими получателями, оформляются как уменьшение задолженности;

— все прочие расходы списываются на счета учета расходов (по соответствующим синтетическим и аналитическим счетам).

Таким образом, наиболее распространенными являются следующие бухгалтерские записи по учету расчетов с подотчетными лицами:

— Дебет 71 Кредит 50 — на сумму наличных денежных средств, переданных под отчет материально ответственному лицу.

— Дебет 71 Кредит 51 — на сумму денежных средств, полученных материально ответственным лицом непосредственно с расчетного счета или перечисленных для получения подотчетным лицом в месте осуществления расчетов;

— Дебет 10 Кредит 71 — на сумму расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенных материалов;

Чаще всего подобным образом приобретаются канцелярские товары, товары хозяйственного и бытового назначения, а также оплачиваются некоторые услуги (например, транспортные), стоимость которых подлежит включению в фактическую себестоимость приобретенных материалов.

— Дебет 20 (23) Кредит 71 — на сумму стоимости работ и услуг сторонних организаций, оплаченных подотчетным лицом, а также на сумму расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость продукции (работ, услуг) основного производства;

— Дебет 25 Кредит 71 — на сумму оплаченных наличными деньгами расходов, подлежащих отнесению на увеличение общепроизводственных расходов. Это могут быть расходы в виде оплаты работ и услуг сторонних организаций по содержанию объектов основных средств цехового назначения, а также командировочные расходы цехового персонала (например, начальника цеха);

— Дебет 26 Кредит 71 — на сумму оплаты работ и услуг сторонних организаций, включаемых в общехозяйственные расходы (например, коммунальные платежи, оплата юридических, консультационных услуг и т. п.);

— Дебет 44 Кредит 71 — наряду с бухгалтерской записью в корреспонденции со счетом 26 использование счета учета расходов на продажу в корреспонденции со счетом 71, имеет наибольшее распространение. В таком порядке могут быть списаны расходы по транспортировке и хранению готовой продукции — при условии, что они оплачены наличными деньгами. Кроме того, таким же образом списываются расходы, связанные с заключением и исполнением хозяйственных договоров, представительские и рекламные расходы, а также расходы, осуществляемые в рамках претензионной работы (с поставщиками, подрядчиками, транспортными организациями и т. п.) и мероприятий по разрешению разногласий с контрагентами. Организации торговли и общественного питания в дебет счета 44 могут списывать суммы оплаченных наличными расходов любого из работников организации (с распределением по статьям издержек обращения);

— Дебет 68 Кредит 71 — на сумму наличных денежных средств, использованных на оплату задолженности перед бюджетом по налогам и сборам (чаще всего подобным образом осуществляется оплата государственной пошлины);

— Дебет 70 Кредит 71 — на сумму выплаты заработной платы структурным подразделениям организации через подотчетных лиц (раздатчиков). Бухгалтерская запись оформляется после завершения выплат и сдачи ведомости (платежной или расчетно-платежной) в кассу организации;

— Дебет 50 Кредит 71 — на сумму неиспользованного остатка подотчетной суммы, сданной подотчетным лицом в кассу организации;

— Дебет 51 Кредит 71 — на сумму неиспользованного остатка, сданного подотчетным лицом непосредственно на расчетный счет в банке;

— Дебет 70 Кредит 71 — на сумму неиспользованного остатка подотчетной суммы, удержанного с заработной платы подотчетного лица, — при условии его согласия на удержание. Если работник не согласен с удержанием (например, в случае, когда часть фактически произведенных расходов не принимается к оплате), используется другая схема бухгалтерских записей:

— Дебет 94 Кредит 71 — на сумму остатка денежных средств или расходов, не подтвержденных оправдательными документами;

— Дебет 73, субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», Кредит 94 — на сумму, подлежащую удержанию на основании проведенного расследования и изданного приказа или распоряжения руководителя организации;

— Дебет 91 Кредит 94 — на сумму ущерба, во взыскании которой отказано судом или арбитражем, а также при отсутствии оснований для взыскания;

— Дебет 70 Кредит 73 — на сумму, удержанную с оплаты труда подотчетного лица.

Если с подотчетным лицом производятся расчеты по оплате труда с использованием банковской карты, то возврат подотчетной суммы может быть оформлен как удержание. В этом случае при начислении заработной платы сумма задолженности организации перед работником уменьшается на размер остатка подотчетной суммы и на банковскую карту перечисляется уже уменьшенная сумма обязательства. Никаких дополнительных бухгалтерских записей в этом случае оформлять не следует.

При расчетах с подотчетными лицами по суммам, выданным для осуществления хозяйственных расходов, проведения расчетов и приобретения активов обстоятельства для ведения налогового учета, как правило, не возникают — материальная выгода или дополнительный доход подотчетным лицом получены быть не могут, так как неизрасходованные суммы подлежат возврату в кассу или удержанию. Необходимость организации и ведения обособленного налогового учета при списании подотчетных сумм возникает, как правило, только при принятии к учету командировочных расходов.

Работнику при направлении в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение 3 рабочих дней следующие документы:

— авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются оформленное надлежащим образом командировочное удостоверение, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и об иных расходах, связанных с командировкой;

— отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

Заметим, что с 8 января 2015 г. оформление командировочного удостоверения и служебного задания не является обязательным.

Согласно Трудовому кодексу РФ предприятие, направляя работника в командировку, обязано оплатить проезд до места командировки и обратно, наем жилья, суточные и другие расходы.

В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

При командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

В случае пересылки работнику, находящемуся в командировке, по его просьбе заработной платы расходы по ее пересылке несет работодатель.

1.2 Законодательное и нормативное регулирование учета и аудита расчетов с подотчетными лицами

Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.

В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета, перечень законодательных актов достаточно велик.

Основные положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете регламентированы в Федеральном Законе «О бухгалтерском учете».

Порядок выдачи средств на хозяйственные нужды и правила оформления выдачи до 1 июня 2014 г. оговорены в «Порядке о ведении кассовых операций». Банк России Указанием от 11.03.2014 № 3210-У утвердил новый порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ юридическими лицами (за исключением банков), а также упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями (ИП) и субъектами малого предпринимательства (Указание № 3210-У).

Указание № 3210-У вступило в силу с 1 июня 2014 г., за исключением требований к программно-техническим средствам для приема банкнот Банка России, которые начали действовать с 1 января 2015 года.

Со дня вступления в силу Указания № 3210-У утрачивает силу Положение Банка России от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации».

В связи с тем, что расчеты с подотчетными лицами осуществляются и в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ, в соответствие с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать 100 000 руб. Без учета предельного размера наличных расчетов осуществляется расходование поступивших в кассы участников наличных расчетов наличных денег в валюте Российской Федерации на выдачу работникам под отчет.

Расчеты с подотчетными лицами оказывают влияние на налогообложение предприятия в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и единого социального налога, т. е. они находят свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса РФ. Глава 21 «Налог на добавленную стоимость», регламентирует правила списания НДС при осуществлении расходов за счет подотчетных средств. Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» регламентирует порядок обложения НДФЛ сумм, полученных работником под отчет. Глава 25 «Налог на прибыль организаций» оговаривает порядок учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при расчете налогооблагаемой прибыли.

Кроме того, расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в Положении по бухгалтерскому учету № 10/99 «Расходы организации».

При оформлении командировочных расходов учитывают нормы Трудового Кодекса РФ, который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку.

Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 г. № 93, устанавливающее размер суточных, утратило силу с 1 января 2009 года. В соответствии с Федеральным законом от 24 июля 2007 г. № 216-ФЗ с 1 января 2008 года при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке. Такие изменения внесены в статью 217 НК РФ.

Основными документами четвертого уровня по расчетам с подотчетными лицами являются:

— Учетная политика, формируемая главным бухгалтером организации и утверждаемая руководителем организации;

— утвержденные руководителем формы первичных учетных документов по учету расчетов с подотчетными лицами:

— приходный кассовый ордер (форма КО-1);

— расходный кассовый ордер (форма КО-2);

— командировочное удостоверение (форма №Т-10);

— авансовый отчет с приложением подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов, накладных и т. д.);

— утвержденный руководителем План счетов бухгалтерского учета.

1.3 Методика проведения аудиторской проверки расчётов с подотчетными лицами

Аудит заключается в проверке соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами. При этом осуществляются следующие процедуры:

— оценивается система внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;

— подтверждается достоверность выдачи и возврата подотчетных сумм;

— устанавливается законность и полнота возврата подотчетных сумм;

— проверяется организация аналитического учета расчетов с подотчетными лицами и взаимосвязь аналитического и синтетического учета;

— проверяется соблюдение организацией налогового законодательства по операциям, связанным с расчетами с подотчетными лицами.

Цель аудита расчетов с подотчетными лицами — составить обоснованное мнение относительно достоверности и полноты информации о состоянии расчетов с подотчетными лицами, отраженной в бухгалтерской (финансовой) отчетности проверяемой организации и пояснениях к ней.

Основными задачами аудита расчетов с подотчетными лицами являются: установление правильного и целевого использования подотчетных сумм; выявление незаконных и нецелесообразных с хозяйственной точки зрения расходов, соблюдение установленного порядка возмещения командировочных расходов.

Аудит расчетов с подотчетными лицами включает следующие направления.

Проверка наличия распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами в организации. Аудитору следует запросить приказ об учетной политике организации, приказы (распоряжения) руководителя организации о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности, о командировочных расходах.

Проверка документального оформления авансовых отчетов. Документальная проверка авансовых отчетов предусматривает проверку по форме и по существу отраженных операций. Методика документальной проверки авансовых отчетов по существу заключается в проверке законности отраженных в учете операций с подотчетными лицами.

В ходе работы аудитор проверяет:

— оформление авансовых отчетов;

— оформление командировочных расходов (в том числе за рубеж);

— порядок передачи подотчетных сумм другому лицу;

— своевременность возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию;

— существо отраженных в учете операций с подотчетными лицами.

Документальная проверка авансовых отчетов предусматривает проверку по форме и по существу отраженных операций.

Параллельно проверяется наличие значительной дебиторской задолженности подотчетных лиц и сроки ее отражения в бухгалтерском учете, а также причины непогашения дебиторской задолженности. Вместе с тем осуществляется сверка документов, прилагаемых к авансовому отчету, с данными, отраженными в авансовом отчете.

В процессе документальной проверки авансовых отчетов детальному аудиту подлежат командировочные расходы. При проверке командировочных расходов необходимо проконтролировать наличие документов, подтверждающих командировочные расходы: приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку по форме №Т-9 и командировочного удостоверения по форме №Т-10.

Проверяется наличие оправдательных документов, подтверждающих командировочные расходы (кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру об оплате услуг гостиницы; авиабилеты, талоны об оплате постельных принадлежностей и др.).

Проводится проверка организации синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами; арифметических расчетов клиента (пересчет). Пересчет заключается в проверке арифметической точности источников документов и бухгалтерских записей и в выполнении независимых подсчетов.

Итоговым этапом аудита являются обобщение результатов, анализ ошибок, выявленных в ходе аудита. Необходимо проанализировать обнаруженные ошибки и нарушения в соответствии с требованиями федерального стандарта аудиторской деятельности «Существенность в аудите». Для количественной оценки аудитор сравнивает обнаруженные ошибки с уровнем существенности, установленным на стадии планирования. При качественной оценке аудитор руководствуется собственным практическим опытом и знаниями. При анализе ошибок, выявленных в ходе аудита, необходимо определить степень их влияния на достоверность бухгалтерской (финансовой) отчетности. Перечень проверенных документов, выявленные ошибки и нарушения, а также мнение аудитора по результатам проверки, фиксируются в рабочих документах.

Таким образом, в деятельности предприятий особое место занимают расчеты с подотчетными лицами, получившими авансом суммы денежных средств на предстоящие хозяйственные и командировочные расходы. Основные цели, на которые выдаются денежные средства в подотчет — командировочные расходы, хозяйственные нужды, представительские расходы. Организация аналитического и синтетического учета по расчетам с подотчетными лицами заключается в том, что в бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм служит журнал-ордер 7, который сочетает в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами.

Огромную роль для учета и аудита расчетов с подотчетными лицами играет нормативное регулирование. Перечень законодательных актов, регулирующих расчеты с подотчетными лицами достаточно велик, так как расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета.

Методика аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами ставит главной целью выявление допускаемых в организациях нарушений бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами, в результате чего аудитор может дать руководству организации соответствующие советы и разъяснения по исправлению и предупреждению в будущем допущенных нарушений.

2. Характеристика ОАО «МСК «Дальмедстрах»

2.1 Краткая организационно-экономическая характеристика ОАО «МСК «Дальмедстрах»

Двадцатый год на территории Амурской области введено обязательное медицинское страхование (ОМС), столько же работает на рынке страхования «МСК «Дальмедстрах», являясь одной из самых крупных медицинских страховых компаний и основным страховщиком населения в Амурской области. На протяжении нескольких лет ОАО «МСК «Дальмедстрах» добивается в масштабах всей России наиболее эффективных результатов в вопросах защиты прав граждан ОМС.

Полное наименование Общества — открытое акционерное общество «Медицинская страховая компания «Дальмедстрах». Сокращенное наименование — ОАО «МСК «Дальмедстрах». Учредителем Общества является Амурская область в лице министерства имущественных отношений Амурской области. Общество является правопреемником государственного унитарного предприятия Амурской области «Медицинская страховая компания «Дальмедстрах» в соответствии с передаточным актом, со всеми изменениями в составе и стоимости имущественного комплекса унитарного предприятия, произошедшими после принятия решения об условиях приватизации государственного унитарного предприятия Амурской области «Медицинская страховая компания «Дальмедстрах».

Учредительным документом Общества является Устав, требования которого обязательны для исполнения всеми органами Общества и его акционерами.

Целями деятельности Общества являются:

— решение социальных задач и программ;

— удовлетворение потребностей населения в медицинском страховании на всей территории Российской Федерации;

— получение прибыли.

Для достижения целей, указанных в настоящем Уставе, Общество осуществляет в установленном законодательством Российской Федерации порядке следующие виды деятельности: обязательное медицинское страхование населения субъектов Российской Федерации в объеме и на условиях их Территориальных программ обязательного медицинского страхования в соответствии с Правилами обязательного медицинского страхования граждан.

Основным видом деятельности является обязательное медицинское страхование, которое осуществляется обществом с 1994 года на всей территории Амурской области. В муниципальных образованиях области общество представлено двадцать одним филиалом, которые осуществляют часть его функций в городах и районах области.

Общество в установленном порядке может создавать филиалы и открывать представительства, как на территории Российской Федерации, так и за ее пределами.

В 2013 году на рынке обязательного медицинского страхования Амурской области фактически работало две страховые медицинские организации: ОАО «МСК «Дальмедстрах» и филиал «Амурский» ЗАО «Страховая группа «Спасские ворота-М».

По состоянию на 31.12.2013 г. среднесписочная численность персонала составляет 113,5 человек (2012 год — 105,3 человека).

Структура управления ОАО «МСК „Дальмедстрах“» является 3-х ступенчатой, имеет линейно-функциональный тип управления (рисунок 1).

Если рассматривать филиалы ОАО «МСК «Дальмедстрах», где специалисты подчиняются как директору филиала, так и начальнику соответствующей службы в Генеральной дирекции, то структуру можно назвать линейно-функциональной. Число ступеней управления — три.

Рисунок 1 — Организационная структура управления Во главе ОАО «МСК «Дальмедстрах» стоит генеральный директор, который имеет заместителя.

У заместителя генерального директора в непосредственном подчинении руководитель финансово-экономической службы. В подчинении у руководителя службы обязательного медицинского страхования находится отдел медицинской экспертизы, отдел защиты прав застрахованных, отдел организации медицинского страхования, отдел информационных технологий и эксперты филиалов. Генеральный директор, и его состав входят в административно-управленческий персонал (АУП).

В итоге, структура ОАО «МСК «Дальмедстрах» выстроена в соответствии со спецификой его деятельности, четко определена иерархия управления. Выделение структурных подразделений осуществлено по функциональным признакам. Каждое подразделение включает в себя ряд отделов, которые разделены по признаку специализации. Каждый отдел ориентирован на конкретный вид деятельности. Квалификация сотрудников управленческого персонала очень высока, поскольку имеют высшее образование. Основной состав работников в возрасте до 40 лет.

Для обеспечения своих застрахованных качественной медицинской помощью компания заключила договоры с медицинскими организациями различных ведомств и уровней оказания медицинской помощи, всего их число составляет 59 (амбулатории, районные, городские, областные больницы).

Число граждан, застрахованных в ОАО «МСК «Дальмедстрах» на 1 октября 2014 года, составило 808 тыс. человек в Амурской области (на 1 января 2014 года — 799 396 человек), в Магаданской области — 146 тыс. человек.

Одним из показателей работы страховой компании является охват обязательным медицинским страхованием населения области. На рисунке 2 представлена численность застрахованных в Амурской области медицинской страховой компанией с 2011 по 2013 гг.

Рисунок 2 — Численность застрахованных в Амурской области ОАО «МСК «Дальмедстрах» в 2011;2013 гг.

Большая работа проведена компанией по защите прав застрахованных. Специалистами ОАО «МСК «Дальмедстрах» было рассмотрено 115 тысяч обращений, большую часть которых (97%) составили заявления о выборе или замене страховой медицинской организации и выдаче дубликата полиса. Служба медицинской экспертизы и защиты прав застрахованных рассмотрела в 2013 году 204 жалобы, провела более 3-х тысяч консультаций. 950 раз застрахованные граждане обращались за консультацией по телефону «горячей линии» или через сайт общества в сети «Интернет». Структура обращений приведена в таблице 1.

Таблица 1 — Структура обращений в ОАО «МСК «Дальмедстрах» в 2011;2013 гг.

Так, из общего числа поступивших жалоб в 2013 г. 61,3% признаны обоснованными. Из них более половины — на взимание денежных средств за медицинскую помощь по программам ОМС, а 36% - на качество оказания медицинской помощи. 120 из 125 обоснованных жалоб были разрешены в досудебном порядке, из них половина (61) — с материальным возмещением на общую сумму 124,4 тыс. рублей (рисунок 3). В 2013 г. заявления на получение полиса составили 121,5% по сравнению с 2012 г., жалобы — 107,4% (по сравнению с 2011 г. жалобы в 2013 г. составили 24%).

Рисунок 3 — Структура жалоб в 2013 г. в ОАО «МСК «Дальмедстрах»

По данным рейтинга страховых медицинских организаций за 9 месяцев 2013 года, составляемого Федеральным фондом ОМС, ОАО «МСК «Дальмедстрах» находится на 11-ом месте (из 29-ти) по обеспеченности специалистами-экспертами медицинской помощи. В 2013 году семь экспертов прошли подготовку по вопросам экспертной деятельности в сфере ОМС.

Во исполнение Федерального закона «Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации» и приказа ФФОМС от 01.12.2010 № 230 «Об утверждении порядка организации и проведения контроля объемов, сроков, качества и условий предоставления медицинской помощи по обязательному медицинскому страхованию» обществом в 2013 году были подвергнуты медико-экономическому контролю 7194,6 тыс. (100%) предъявленных к оплате счетов медицинских организаций (рисунок 4). При проведении 3236 медико-экономических экспертиз и 1676 экспертиз качества были рассмотрены 165 тысяч страховых случаев, в которых выявлено 57,5 тыс. нарушений на сумму 47 997,3 тыс. рублей. Количество проведенных экспертиз возросло по отношению к 2012 году на 7,3%, а к 2011 — на 16%. При этом число выявленных нарушений также увеличилось на 12,8% и 58,1% соответственно.

Рисунок 4 — Результаты медико-экономических экспертиз в 2013 г.

Экспертиза проводилась 49 специалистами-экспертами и экспертами качества, из которых 27 человек привлекались на договорной основе. Из числа привлеченных экспертов 12 имеют степень кандидата, а 5 — доктора медицинских наук.

На начало 2013 г. в производстве находилось 6 исков по жалобам застрахованных. В рамках судебной защиты прав застрахованных при участии специалистов страховой компании в 2013 году организовано 16 судебных производств. 13 дел было рассмотрено в течение года, 11 из них удовлетворено на сумму 3,4 млн. рублей. Общество усилило работу в этом направлении, поэтому количество поданных исков увеличилось более чем в два раза в сравнении с 2012 годом и в четыре раза в сравнении с 2011 годом. В рейтинге страховых медицинских организаций за 9 месяцев 2013 года ОАО «МСК «Дальмедстрах» занимало 7-е место по результативности судебной и досудебной деятельности.

Для возмещения расходов на оплату медицинской помощи, оказанной застрахованному лицу вследствие причинения вреда его здоровью, страховой компанией было инициировано 139 регрессных исков (на 26% и 39% больше, чем в предыдущие 2012 и 2011 гг.), по которым было получено 809,9 тыс. рублей (на 46,4% и 74,7% больше, чем в предыдущие годы).

9 января 2014 г. ОАО «МСК «Дальмедстрах» было реорганизовано путём присоединения к нему ОАО «МСК «АВЕ» (Магаданская область). Таким образом, в настоящее время ОАО «МСК «Дальмедстрах» занимается обязательным медицинским страхованием на территории Амурской и Магаданской областей.

Оплаченный уставный капитал общества составляет 94,5 млн. рублей, что полностью соответствует законодательно установленному размеру. Общество является членом Межрегионального союза медицинских страховщиков.

2.2 Анализ финансового состояния организации

Одним из важнейших условий успешного управления финансами предприятия является анализ его финансового состояния. В рыночной экономике финансовое состояние предприятия по сути дела отражает конечные результаты его деятельности. Результативность деятельности и деловую активность организации характеризуют показателями прибыли или убытка. Они отражают эффективность хозяйственной деятельности предприятия с разных позиций, то есть относительную доходность различных направлений деятельности организации. Объектом анализа могут выступать различные показатели финансовых результатов. Для анализа составим таблицу 2 за период с 2011 по 2013 год. Данные приведены в сопоставимых величинах.

Таблица 2 — Анализ показателей финансовых результатов за период с 2011 по 2013 гг., в тыс. руб.

Таким образом, в ОАО «МСК «Дальмедстрах» прибыль до налогообложения в 2013 г. по сравнению с 2011 составляет 620% (увеличилась на 28 247 тыс. руб.). Увеличение произошло за счет увеличения прочих доходов, связанных с операциями по обязательному медицинскому страхованию на 81 653 тыс. руб. или на 352,7%. Расходы на ведение дела по обязательному медицинскому страхованию в 2013 г. по сравнению с 2011 г. составили приблизительно 94%, управленческие расходы уменьшились на 36,5%. Из Отчета о финансовых результатах страховщика следует, что в течение анализируемого периода организация получила чистую прибыль в размере 29 446 тыс. руб. На основании анализа данных таблицы 1, можно сделать вывод о росте показателей чистой прибыли.

Доходы ОАО «МСК «Дальмедстрах» в 2013 г. складывались из следующих источников: по нормативу 1,05% от средств, перечисляемых Территориальным фондом ОМС Амурской области на финансирование Территориальной программы ОМС, проценты банка по свободному остатку средств на счете, доходы от недоплат и финансовых санкций по результатам контроля медицинских организаций по установленному нормативу, прочие поступления (аренда помещения, возмещение коммунальных услуг, прочие).

Анализ имущественного положения ОАО «МСК «Дальмедстрах представлен в таблице 3.

Таблица 3 — Оценка имущественного положения, в тыс. руб.

Таким образом, сумма хозяйственных средств, находящихся в распоряжении страховой компании, в 2013 году увеличилась на 404 326 тыс. руб., по сравнению с 2011 годом. Рост этого показателя свидетельствует о наращивании имущественного потенциала организации. На 31.12.2013 г. в активах организации доля внеоборотных средств составляет ¼, что характеризует степень капитализации активов в основные средства, а текущих активов, соответственно, ¾. Активы организации за год увеличились на 178 583 тыс. руб. (на 48,2%). Учитывая увеличение активов, необходимо отметить, что собственный капитал увеличился еще в большей степени — на 51,5%. Опережающее увеличение собственного капитала относительно общего изменения активов — фактор положительный. На 2013 г. собственный капитал организации равнялся 184 449,0 тыс. руб. В течение анализируемого периода имело место значительное повышение собственного капитала (на 62 733,0 тыс. руб., или на 51,5%). Рост показателя активной части основных средств (на 17,97%) расценивается как благоприятная тенденция. Коэффициент износа основных средств (в 2013 г. уменьшился на 0,001 по сравнению с 2012 г.) характеризует долю стоимости основных средств, списанную на затраты в предыдущих периодах.

Для характеристики финансовой устойчивости страховой компании используется также ряд финансовых коэффициентов. Формулы для расчета коэффициентов финансовой устойчивости приведены в таблице 4.

Таблица 4 — Коэффициенты финансовой устойчивости

Коэффициент автономии (К_а) отображает финансовую структуру средств страховой организации и показывает, насколько обеспечены активы страховщика собственным капиталом. Нормальным значением этого коэффициента, обеспечивающим достаточно стабильное положение страховой организации, считается уровень 0,2 и более, соответственно страховая медицинская компания с 2011 по 2013 гг. находится в стабильном положении. В 2013 г. коэффициент автономии или достаточности собственного капитала составляет 0,336 или 33,6%, что показывает достаточный уровень финансовой устойчивости страховой организации.

Доля собственного капитала в пассивах определяет общий уровень финансовой устойчивости страховой организации. Чем выше значение показателя, тем выше уровень финансовой устойчивости. Соответственно, согласно таблицы 3, с 2011 по 2013 гг. доля собственного капитала в пассивах только увеличивается, что говорит о финансовой устойчивости организации. В 2013 году доля собственного капитала компании возросла за счет увеличения прибыли предприятия, что соответствующим образом и повлияло на данные коэффициенты.

Уровень долговой нагрузки оценивает, насколько существенна доля займов и кредитов в капитале. Коэффициент заемного капитала составляет в 2013 году 0,664, соответственно, это в определенной мере говорит о финансовой зависимости ОАО «МСК «Дальмедстрах» от заемных средств и обязательств. Коэффициент финансовой зависимости (К_ФЗ) показывает, какая часть деятельности страховой компании финансируется за счет средств заёмных источников.

Коэффициент отношения собственного капитала и обязательств показывает, насколько величина собственного капитала страховой организации превышает величину заемного капитала. Принципиально важно иметь численное значение этого коэффициента более 1. Чем выше значение коэффициента, тем выше степень платежеспособности страховщика в части погашения своих обязательств, не относящихся к страховой защите клиентов. Соответственно, в 2013 г. в обязательствах компании доля собственного капитала составляет ½. В 2011 году доля собственного капитала Компании возросла за счет увеличения прибыли предприятия, что соответствующим образом и повлияло на данные коэффициенты.

Оценка стоимости чистых активов организации представлена в таблице 5.

экономический учет аудит подотчетный Таблица 5 — Оценка стоимости чистых активов организации, в тыс. руб.

Чистые активы организации на 31.12.2013 существенно (на 95,3%) превышают уставный капитал. Такое соотношение положительно характеризует финансовое положение, полностью удовлетворяя требованиям нормативных актов к величине чистых активов организации. К тому же, определив текущее состояние показателя, необходимо отметить увеличение чистых активов на 51,5% в течение анализируемого периода. Превышение чистых активов над уставным капиталом и в то же время их увеличение за период говорит о хорошем финансовом положении организации по данному признаку. Ниже на рисунке 5 представлено изменение чистых активов и уставного капитала.

Рисунок 5 — Динамика чистых активов и уставного капитала Рентабельность страховой и финансово-хозяйственной деятельности (кроме страхования жизни) определяет рентабельность страховой и финансово-хозяйственной деятельности (отношение прибыли от обычной деятельности по видам страхования иным, чем страхование жизни к общему объему доходов по страховой, инвестиционной и прочей деятельности).

Таблица 6 — Коэффициенты рентабельности

Таким образом, рентабельность финансово-хозяйственной деятельности с 2011 по 2013 гг. увеличилась на 13,95%, и что немаловажно, превышает нормативное значение в 1% практически в 13 раз. Анализ рентабельности показал, что за изучаемый период деятельность организации была прибыльной, так как все показатели рентабельности повысились. Чистая прибыль возросла с 2011 по 2013 гг. на 25 225 тыс. руб. По причине увеличения прибыли по сравнению с 2011 г. в компании в 2012 г. наметилась тенденция повышения рентабельности собственного капитала. Увеличение показателей рентабельности страховой деятельности свидетельствует об эффективности деятельности страховой компании на рынке страховых услуг, о финансовой устойчивости и, в конечном счете, об ее надежности.

Показатели рентабельности страховой медицинской компании представлены на рисунке 6.

Рисунок 6 — Показатели рентабельности медицинской страховой компании за 2011;2013 гг.

По другой методике расчета рентабельности финансово-хозяйственной деятельности страховой медицинской компании, когда в расчет принимаются доходы страховой медицинской организации, включая ведение дела и прочие доходы, а также результат финансово-хозяйственной деятельности (формула (1)):

(1)

где — результат финансово-хозяйственной деятельности без учета дополнительных доходов на ведение дела от Территориального Фонда ОМС за 2013 год;

Доходы СМО — доходы страховой медицинской компании за 2013 г.

Для анализа ликвидности баланса произведем группировку активов по степени ликвидности и группировку пассивов по степени срочности их оплаты. Группировку произведем в таблице 7 на основе данных баланса.

Таблица 7 — Анализ ликвидности баланса за 2013 год, в тыс. руб.

Из четырех соотношений, характеризующих соотношение активов по степени ликвидности и обязательств по сроку погашения, выполняются все, кроме двух. У организации имеется достаточно высоколиквидных активов для погашения наиболее срочных обязательств (больше в 56,2 раза). В соответствии с принципами оптимальной структуры активов по степени ликвидности, краткосрочной дебиторской задолженности должно быть достаточно для покрытия среднесрочных обязательств (П2).

Анализ ликвидности оценим с помощью коэффициента текущей ликвидности (формула (2)):

(2)

Так как для страховой медицинской компании показатель текущей ликвидности должен быть не менее 1, можно сделать вывод о том, что страховая организация способна к выполнению своих обязательств, однако в долгосрочный период ликвидность баланса может уменьшаться.

Текущая ликвидность свидетельствует о платежеспособности или неплатежеспособности компании на ближайший к рассматриваемому моменту промежуток времени (формула (3)):

(3)

Коэффициенты ликвидности ОАО «МСК «Дальмедстрах» за 2011;2013 годы приведены в таблице 8.

Таблица 8 — Коэффициенты ликвидности ОАО «МСК «Дальмедстрах» за 2011;2013 гг.

Рекомендуемое значение для коэффициента абсолютной ликвидности в страховой компании — 0,2−0,7. Этот коэффициент является наиболее жестким критерием платежеспособности и показывает, какую часть краткосрочной задолженности фирма может погасить в ближайшее время, таким образом, коэффициент абсолютной ликвидности в ОАО «МСК «Дальмедстрах» находится в пределах нормы. Анализ ликвидности в динамике с помощью коэффициента текущей ликвидности показал, что страховая организация способна к выполнению своих обязательств, однако в долгосрочный период ликвидность баланса будет уменьшаться, в общем уровень ликвидности имеет тенденцию к уменьшению (коэффициент текущей ликвидности составил 87,5% в 2013 г. по сравнению с 2011 г.).

Анализ платежеспособности страховой компании оценивается на основе такого показателя, как коэффициент абсолютной ликвидности (формула (4)):

Коэффициент показывает, насколько страховая компания может выполнить свои обязательства за счет реализации ликвидных активов в случае предъявления к ней требований по всем существующим обязательствам, т. е. сколько рублей текущих активов приходится на рубль текущих обязательств. Коэффициент абсолютной ликвидности ОАО «МСК «Дальмедстрах» находится в пределах нормы.

Обобщив все показатели ликвидности, можно сделать вывод, что ОАО «МСК «Дальмедстрах» является вполне платёжеспособным предприятием.

К показателям деловой активности страховой компании относится такой показатель, как изменение активов за отчетный период (формула (5)). Показатель определяет общую динамику развития бизнеса страховой компании.

(5)

где СК — собственный капитал.

Таким образом, изменение активов за 2013 год составило 0,482 (минимальное значение показателя должно быть не менее 0,1). За 2012 г. коэффициент изменения активов составил 1,56.

2.3 Организация бухгалтерского учета в ОАО «МСК «Дальмедстрах»

Бухгалтерский учет в Обществе осуществляется бухгалтерией генеральной дирекции и бухгалтериями филиалов, выделенных на отдельный баланс и имеющих расчетные счета в банках.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства РФ при отражении фактов хозяйственной жизни в Обществе несет генеральный директор Общества (в филиале — директор филиала).

Генеральный директор Общества (директор филиала) обеспечивает создание необходимых условий для правильного ведения бухгалтерского учета, выполнения всеми подразделениями и службами, работниками Общества (филиала), имеющими отношение к учету, требований главного бухгалтера Общества (главного бухгалтера филиала) относительно порядка оформления и представления для учета документов и сведений.

Главный бухгалтер Общества подчиняется непосредственно генеральному директору Общества. Главный бухгалтер филиала подчиняется административно директору филиала и функционально главному бухгалтеру Общества.

Бухгалтерский учет Общества ведется в валюте Российской Федерации, в рублях и копейках посредством двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского учета.

Главный бухгалтер Общества несет ответственность за формирование учетной политики, соблюдение общих методологических принципов бухгалтерского учета.

В случае возникновения разногласий в отношении ведения бухгалтерского учета между генеральным директором Общества (директором филиала) и главным бухгалтером Общества (главным бухгалтером филиала):

— данные, содержащиеся в первичном учетном документе, принимаются (не принимаются) главным бухгалтером Общества (главным бухгалтером филиала) к регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета по письменному распоряжению генерального директора Общества (директора филиала), который единолично несет ответственность за созданную в результате этого информацию;

— объект бухгалтерского учета отражается (не отражается) главным бухгалтером Общества (главным бухгалтером филиала) в бухгалтерской (финансовой) отчетности на основании письменного распоряжения генерального директора Общества (директора филиала), который единолично несет ответственность за достоверность представления финансового положения экономического субъекта на отчетную дату, финансового результата его деятельности и движения денежных средств за отчетный период.

Общество осуществляет бухгалтерский учет с применением смешанной формы учета: компьютерная технология обработки учетной информации с использованием программного продукта «1С, версия 7.7.»; журнально — ордерная форма счетоводства. Ведение операций по банковским счетам осуществляется с использованием системы «Интернет-Банкинг». Расчет заработной платы, формирование расчетных, платежных ведомостей ведется на базе компьютерных программ «1С: Предприятие» (версия 8.2), с обязательным переносом итоговых проводок в базу «1С, версия 7.7.».

В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности Общество проводит инвентаризацию имущества и финансовых обязательств ежегодно по состоянию на 31 декабря.

Для своевременного получения финансового результата Общества установлена дата сдачи материальных отчетов, табелей рабочего времени, актов выполненных работ не позднее 2-го числа следующего за отчетным.

В Обществе проводится ежегодная аудиторская проверка достоверности бухгалтерской отчетности и соответствия совершаемых Обществом финансово-хозяйственных операций требованиям законодательства. Проверка проводится внешним аудитором. По решению участников Общества для ревизии деятельности Общества может быть избрана ревизионная комиссия.

Бухгалтерский учет объектов основных средств ведется на счете 01 «Основные средства» в соответствии с Приказом Минфина РФ от 13.10.2003 № 91н. При начислении амортизации объектов основных средств в бухгалтерском учете применяется линейный способ. Перемещение основных средств из одного структурного подразделения организации в другое оформляется накладной по форме ОС 2. Накладная выписывается в 3 экземплярах — для бухгалтерии, сдатчика, получателя.

Филиалы предоставляют отчеты по движению основных средств ежеквартально. Учет активов со сроком полезного использования более 12 месяцев и стоимостью менее 40 тысяч рублей, ведется в порядке, предусмотренном для учета материально-производственных запасов (ПБУ 5/01). При приеме к учету рассматриваемых объектов их относят на счет 10 «Материалы» в специально открытые субсчета. Материально-производственные запасы (МПЗ) отражаются в бухгалтерском учете по фактической стоимости единицы. Для определения текущей (восстановительной) стоимости Общество ежегодно переоценивает объекты недвижимости (группы — здания, транспортные средства) путем прямого пересчета по документально подтвержденным рыночным ценам (п. 43 «Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств», утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.10.2003 г. № 91н).

Учет операций по целевому финансированию ОМС осуществляется на счете 86 «Целевое финансирование». Причитающиеся к получению целевые средства отражаются по кредиту счета 86 «Целевое финансирование по ОМС» в корреспонденции с дебетом счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»:

— субсчет «Расчеты с ТФОМС по ОМС» — при отражении целевых средств, причитающихся к получению от ТФОМС по договору о финансовом обеспечении ОМС;

— субсчет «Расчеты с МО по ОМС» — при отражении целевых средств, причитающихся к получению от медицинских организаций в результате применения к ним санкций за нарушения, выявленные при проведении контроля объемов, сроков, качества и условий предоставления медицинской помощи;

— субсчет «Расчеты по регрессным искам» — при начислении целевых средств в виде взысканий с юридических или физических лиц, причинивших вред здоровью застрахованных лиц.

Использование целевых средств отражается по дебету счета 86 «Целевое финансирование по ОМС» в корреспонденции с кредитом:

— счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» / субсчет «Расчеты с МО по ОМС» — при начислении к оплате счетов медицинских организаций за оказанную застрахованным лицам медицинскую помощь;

— счета 91 «Прочие доходы и расходы» / субсчет «Доходы ОМС» — при направлении части полученных средств в доход страховой медицинской организации.

Суммы целевых средств, причитающиеся к возврату в территориальный фонд обязательного медицинского страхования, отражаются по дебету счета 86 «Целевое финансирование по ОМС» в корреспонденции с кредитом счета 76 / субсчет «Расчеты с ТФОМС по ОМС». Фактическое получение страховых платежей по ОМС отражается в Кт счета 76 / субсчет «Расчеты с ТФОМС по ОМС» в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

Страховые выплаты осуществляются на основании смет финансирования по ОМС и предъявляемых медицинскими учреждениями счетов (реестров счетов на оплату), учитываются на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» / субсчет «Расчеты с МО по ОМС» в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

Для обобщения информации о расходах, связанных с заключением договоров страхования, прочих расходов, связанных с осуществлением операций по страхованию, а также об управленческих расходах используется счет 91.4 «Расходы ОМС».

Учет доходов и расходов, не связанных со страховой деятельностью и не противоречащих Уставу и Закону «Об организации страховой деятельности», осуществляется на счете 91.1 и 91.2 «Прочие доходы и расходы» по видам доходов и расходов. Ежеквартально сопоставлением дебетового оборота по субсчету 91.2 «Прочие расходы» и кредитового оборота по субсчету 91.1 «Прочие доходы» определяется сальдо прочих доходов и расходов за отчетный период. Это сальдо заключительными оборотами списывается с субсчета 91.9 «Сальдо прочих доходов и расходов» на счет 99 «Прибыли (убытки)». Синтетический счет 91 не должен иметь сальдо на отчетный период.

Формирование конечного финансового результата: бухгалтерские записи осуществляются на счете 99 «Прибыли (убытки)». Счет — активно-пассивный. По дебету счета 99 «Прибыли (убытки)» отражаются убытки (потери, расходы), а по кредиту — прибыль и доходы. Сальдо по счету 99 «Прибыли и убытки» как разница между суммами оборотов конечный финансовый результат: дебетовые — убыток, кредитовые — прибыль. В балансе сальдо записывается в пассиве, при этом убыток отражается со знаком минус. На счете 99 «Прибыль и убытки» отражается начисленный налог на прибыль: Дт счета 99 «Прибыль и убытки» Кт счета 68 «Расчеты по налогам и сборам». По окончании отчётного года при реформации баланса счет 99 «Прибыли и убытки» закрывается заключительными проводками с использованием счета 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)».

Прибыль Общества после уплаты налогов распределяется согласно решению собрания акционеров. Отражение в бухгалтерском учете начисленных к выплате дивидендов производится по дебету счета 84 «Нераспределенная прибыль» и кредиту счета 75 «Расчеты с учредителями», субсчет 75.2 «Расчеты по выплате доходов». По окончании отчётного года Общество за счёт чистой прибыли, остающейся в его распоряжении, создаёт резервный фонд и другие фонды.

Таким образом, на основании данных о деятельности медицинской страховой компании, можно сделать выводы о росте показателей чистой прибыли, увеличении прочих доходов, связанных с операциями по обязательному медицинскому страхованию, рост чистых активов свидетельствует о наращивании имущественного потенциала организации. Значительное повышение собственного капитала и превышение чистых активов над уставным капиталом и в то же время их увеличение говорит о хорошем финансовом положении компании. Увеличение показателей рентабельности страховой деятельности свидетельствует об эффективности деятельности страховой компании на рынке страховых услуг, о финансовой устойчивости и, в конечном счете, об ее надежности. Обобщив все показатели ликвидности, можно сделать вывод, что ОАО «МСК «Дальмедстрах» является вполне платёжеспособным предприятием.

Учетная политика в компании разработана на основании нормативно-правовых документов, формирующих систему нормативного регулирования бухгалтерского учета и обязательных для исполнения с учетом последующих изменений и дополнений; применяется последовательно из года в год. Ведение бухгалтерского и налогового учета автоматизировано. Финансово-хозяйственные операции отражаются на основании первичных документов.

3. Практика учета и аудита расчетов с подотчетными лицами в ОАО «МСК «Дальмедстрах»

3.1 Учет расчетов с подотчетными лицами на хозяйственные нужды

В Обществе ежедневно совершается большое количество операций по расчетам с подотчетными лицами, которые отражаются на счетах бухгалтерского учета, предусмотренными рабочим планом счетов.

Приказом руководителя организации на ОАО «МСК «Дальмедстрах» установлен список лиц, имеющих право на получение наличных денежных средств под отчет на хозяйственные расходы (приложение В).

Выдача денежных средств в подотчет на хозяйственные нужды производится на срок не более 30 календарных дней. Выдача денежных средств на более длительный период оформляется отдельным приказом.

Срок отчетности по суммам, выданным в подотчет для хозяйственных нужд — 7 рабочих дней с момента выдачи для Генеральной дирекции и до 10 числа месяца следующего за отчетным — для работников Филиалов. После истечения этого срока работник должен отчитаться за потраченные деньги. Если у работника остались неизрасходованные средства, то он должен вернуть их в кассу предприятия. Суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, возмещаются работнику.

Подотчетные лица приобретают товарно-материальные ценности на рынках, у населения, а также у других юридических лиц. При осуществлении расчетов с юридическими лицами установлен предельный размер расчета наличными деньгами. Предельный размер расчетов наличными деньгами относится к расчетам в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами. Предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке установлен в размере 100 тыс. рублей.

Приказ ОАО «МСК «Дальмедстрах» «О расходовании филиалами средств на хозяйственные нужды» приведен в приложении Г.

На 2014 г. расходы филиалов на общехозяйственные нужды определены приказом генерального директора и приведены в таблице 9.

Таблица 9 — Расходы филиалов на хозяйственные нужды с 01.12.2014 г., в рублях

Таким образом, под расходами на хозяйственные нужды в ОАО «МСК «Дальмедстрах» понимаются затраты на приобретение в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, оплату мелкого ремонта и т. п. Денежные средства, выданные в подотчет, могут быть перераспределены между отдельными позициями, например увеличение расходов на хозяйственные товары и уменьшение расходов на канцелярские принадлежности, но важно соблюдение лимита по общей сумме хозяйственных расходов.

Для отражения операций по расчетам с подотчетными лицами к счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» открыты субсчета:

— 71.1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях»;

— 71.2 «Расчеты с подотчетными лицами в валюте».

Выдача денежных средств производится по расходным кассовым ордерам. Расходный ордер выписывается на конкретного подотчетного лица. Возмещение недорасхода от подотчетного лица по авансовому отчёту в учёте отражают проводкой Дт 50.1 Кт 71.1 — на сумму возврата. Например, Новоженов Ярослав Евгеньевич предоставил авансовый отчет от 11 декабря 2013 г. на сумму 16 500 руб., сумма не израсходованного аванса составила 3500 руб. 12 декабря 2013 г. Новоженов Я. Е. по приходному кассовому ордеру № 39 вернул в кассу неизрасходованную сумму аванса.

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждому работнику, получившему денежные средства под отчет. В Обществе для учета расчетов с подотчетными лицами учетными регистрами аналитического и синтетического учета служат журнал-ордер 7 и анализ счета 71 (приложение Е). Обобщение годовых итогов, отраженных в журналах ордерах и ведомостях, производится в оборотно-сальдовой ведомости, данные которой используются при составлении годовой отчетности.

Выдачу наличных денежных средств под отчёт на хозяйственные расходы в учёте отражают проводкой Дт 71.1 Кт 50 — на выданную сумму.

Например, руководителю службы обеспечения деятельности, Новоженову Я. Е., выдано под отчет 3000 руб. на приобретение материалов. Работник закупил клапаны — 2 шт. на сумму 250 руб., сетку строительную — на сумму 495 руб., стартер на автомобиль на сумму 1230 руб., что подтверждается соответствующими документами продавца. Работник предоставил в бухгалтерию авансовый отчет. Также была отправлена корреспонденция в Ивановский филиал на сумму 120 руб.

Записи на счетах бухгалтерского учета при расчетах с подотчетными лицами представлены в таблице 10.

Таблица 10 — Записи на счетах бухгалтерского учета при расчетах с подотчетными лицами в ОАО «МСК «Дальмедстрах»

Все подотчётные суммы списываются бухгалтерией на основании авансового отчёта работника с приложением подтверждающих расходы документов. Например, подотчетное лицо Новоженов Я. Е. приобрел гвозди, профиль, и другие строительные материалы на сумму 53 050,53 рублей, составил авансовый отчет, на основании которого в учете сделана запись Дт 10 Кт 71.1 — 53 050,53 руб. Дополнительными документами являются требования-накладные на выдачу материалов, акты на списание материалов, акты приёмки выполненных сторонними организациями работ (услуг) производственного характера и т. п.

При приобретении товарно-материальных ценностей подотчетным лицом к авансовому отчету кроме документов, подтверждающих приобретение и потраченные на них суммы всегда приложен приходный ордер.

На основании утвержденных руководителем авансовых отчетов, суммы произведенных расходов относятся на бухгалтерские счета, которые представлены в таблице 11.

Таблица 11 — Учет расходов на хозяйственные нужды

Порядок учета подотчетных сумм, не возвращенных работниками в установленные сроки, предусматривает следующее их отражение (таблица 12).

Таблица 12 — Возврат подотчетных сумм

Корреспонденция счетов по учёту операций по расчётам с подотчётными лицами в ОАО «МСК «Дальмедстрах» за январь 2013 года представлена в таблице 13.

Таблица 13 — Корреспонденция счетов по учёту операций по расчётам с подотчётными лицами в ОАО «МСК «Дальмедстрах» за январь 2013 года

Таким образом, в отчетности Общества расчеты с подотчетными лицами отражаются в составе двух статей «дебиторская задолженность» и «кредиторская задолженность», так как счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» активно-пассивный и имеет развернутое сальдо.

В составе статьи «дебиторская задолженность» суммы расчетов с подотчетными лицами отражаются, если счет 71 имеет дебетовое сальдо. При этом отражение всей суммы дебиторской задолженности производятся по строке 1250 актива бухгалтерского баланса. Соответственно, если счет 71 имеет кредитовое сальдо, то сумма расчетов с подотчетными лицами отражается в пассиве бухгалтерского баланса по статье «кредиторская задолженность» (строка 2270 бухгалтерского баланса страховщика).

3.2 Учет расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам

Все отношения, возникающие между работодателем и работником ОАО «МСК «Дальмедстрах», направляемым в служебную командировку, регулируются нормами трудового законодательства. Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)).

Порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, определяются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации (в ред. Постановления Правительства РФ от 25.03.2013 № 257). Работнику при направлении его в командировку по служебной записке выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) либо из кассы по расходному кассовому ордеру, либо перечисление на карту по зарплатному проекту.

Выдача денежных средств в подотчёт на командировочные расходы производится на срок не более 60 дней. Выдача денежных средств на более длительный период оформляется отдельным приказом Срок отчетности по суммам, полученным на командировочные расходы, — не позднее 3 рабочих дней по возвращении из командировки.

Порядок выдачи наличных денежных средств под отчет с 1 июня 2014 г. регулируется Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». До этого ОАО «МСК «Дальмедстрах» руководствовалось Положением Банка России от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации».

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Суточные выплачиваются командированному работнику на основании служебных записок соответствующих руководителей структурного подразделения с визой генерального директора, а также на основании приказов о командировании.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются в соответствии с положениями статьи 168 Трудового кодекса Российской Федерации.

Направление работников ОАО «МСК «Дальмедстрах» в командировку производится генеральным директором и оформляется выдачей командировочного удостоверения. При заполнении командировочного удостоверения указываются все необходимые реквизиты (Ф.И.О. выезжающего, пункт назначения командировки, наименование принимающей организации, цель и срок командировки). Цель командировки, указываемая в Приказе о командировании, а также в командировочном удостоверении носит строго производственный характер.

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой; отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя.

После получения авансового отчета с приложенными к нему оправдательными документами бухгалтер после сверки арифметических подсчетов с указанными в оправдательных документах цифрами с помощью бухгалтерских проводок фиксирует направление списания данных сумм из подотчета.

Израсходованные фактически подотчетными лицами средства на командировки, отраженные в оправдательных документах, проводятся по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции со счетом 91.4 «Расходы ОМС». После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к учету генеральный директор утверждает эту сумму, и она проводится в аналитическом учете счета 71, чем списывается задолженность с конкретного работника. Перерасход или остаток при этом проводятся через кассу с оформлением расходного или приходного ордера.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по дебету счета 94 (согласно действующему Плану счетов) проводкой Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Для отражения удержаний из заработной платы в ОАО «МСК «Дальмедстрах» используются: счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В бухгалтерском учете отражаются следующие проводки:

— Дт 94 Кт 71 — отражены не возвращенные в установленные сроки денежные средства;

— Дт 70 Кт 94 — удерживаются из заработной платы работника не возвращенные в установленные сроки денежные средства.

Например, в ОАО «МСК «Дальмедстрах» в 2013 г. на основании служебной записки от генерального директора, Дьячковой Е. Л., для осуществления семинара по вопросам организации обязательного медицинского страхования, была направлена в командировку в г. Магадан Дьячкова Е. Л. сроком на 6 календарных дней с 17.11.2013 г. по 22.11.2013 г.

На основании приказа генерального директора кассиром выдан аванс на командировочные расходы в сумме 27 197,90 руб. (в т. ч. суточные — 3420 руб. за 6 суток, билеты — 23 777,90).

На основании приказа о направлении работника в командировку в ОАО «МСК «Дальмедстрах» секретарем генерального директора выписывается командировочное удостоверение, которое подписывается генеральным директором. По возвращению из командировки Дьячкова Е. Л. не позднее 3 рабочих дней предъявила в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах.

В бухгалтерском учете, вышеприведенная ситуация отражается проводками, которые представлены в таблице 14.

Таблица 14 — Выдача денежных средств командированному работнику в ОАО «МСК «Дальмедстрах» и их списание

Вся сумма суточных включается в затраты в полном объеме. При этом требуется определить как сумму суточных в пределах норм (до 700), установленных законодательством, так и сумму сверхнормативных суточных. Сумма сверхнормативных суточных облагается налогом на доходы физических лиц (более 700 руб. — по ставке 13%). Независимо от размеров суточных, не подлежат обложению НДФЛ суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.

Так как в соответствии с главой 23 Налогового кодекса суммы возмещения командировочных расходов в части суточных и найму жилого помещения освобождены от налогообложения НДФЛ в пределах следующих норм: не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке внутри страны, то выданная сумма Дьячковой Е. Л. освобождается от налогообложения.

Сумма сверхнормативных командировочных расходов присоединяется к налогооблагаемой прибыли и входит в состав начисления налога на прибыль по общеустановленным ставкам. Суточные, выплаченные работнику сверх установленной нормы, подлежат обложению доходом на налоги по совокупности с оплатой труда.

Расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы при наличии подтверждающих документов, оформленных в надлежащем виде, принимаются к бухгалтерскому и налоговому учету в организации в полном объеме.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам ОАО «МСК «Дальмедстрах» определяются коллективным договором.

При направлении работника в служебную командировку ему выплачиваются суточные в следующих размерах (в 2014 году):

— для работающих в Амурской области:

— в пределах Амурской области, кроме районов, приравненных к районам Крайнего Севера, — 420 рублей;

— в пределах Амурской области в районы, приравненные к районам Крайнего Севера (Тындинский, Зейский, Селемджинский), — 530 рублей;

— за пределы Амурской области (кроме г. Москва и г. Санкт-Петербург, Московской и Ленинградской областей, районов Крайнего Севера в соответствии с Перечнем, утвержденным Правительством РФ) — 620 рублей;

— в города Москва и Санкт-Петербург, Московскую и Ленинградскую области, районы Крайнего Севера в соответствии с Перечнем, утвержденным Правительством РФ, — 1000 рублей.

Для работающих в Магаданской области:

— за пределы Магаданской области (кроме г. Москва и г. Санкт-Петербург, Московской и Ленинградской областей, районов Крайнего Севера в соответствии с Перечнем, утвержденным Правительством РФ) — 620 рублей;

— в города Москва и Санкт-Петербург, Московскую и Ленинградскую области, районы Крайнего Севера в соответствии с Перечнем, утвержденным Правительством РФ, (включая Магаданскую область) — 1000 рублей.

В 2013 г. суточные выплачивались в следующих размерах:

— в пределах Амурской области, кроме районов, приравненных к районам Крайнего Севера, — 390 рублей;

— в пределах Амурской области в районы, приравненные к районам Крайнего Севера (Тындинский, Зейский, Селемджинский), — 470 рублей;

— за пределы Амурской области, кроме г. Москва и г. Санкт-Петербург, Московской и Ленинградской областей — 570 рублей;

— в города Москва и Санкт-Петербург, Московскую и Ленинградскую области — 650 рублей.

Работникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, возмещаются связанные со служебными поездками (ст. 168.1 Трудового кодекса РФ) расходы по оплате проезда транспортом общего пользования и иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя, при условии предоставления документов, подтверждающих указанные расходы.

Разъездной характер имеют работы, при выполнении которых осуществляются регулярные служебные поездки в пределах обслуживаемой территории, при наличии возможности ежедневного возвращения к месту жительства.

Перечень должностей (профессий) работников, работа которых имеет разъездной характер, приведен в таблице 15.

Таблица 15 — Перечень должностей работников ОАО «МСК «Дальмедстрах», работа которых имеет разъездной характер

Расходы на наем жилого помещения, включая расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, а также в номере и расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами) при наличии подтверждающих документов учитываются в полном объеме.

Встречаются в учете ОАО «МСК «Дальмедстрах» такие ситуации, когда работник не может подтвердить документами факта совершения некоторых расходов. Например, из-за потери проездных документов невозможно доказать расходы на проезд к месту служебной командировки и обратно к месту работы. В этом случае в качестве документального подтверждения выступают: заявление работника с указанием стоимости утраченных билетов, приказ руководителя о возмещении стоимости проезда; параллельно запрашивается справка аэропорта, вокзала и т. п. о проезде и сумме оплаченных билетов. Другим подтверждением того, что имели место затраты на проезд, в случае потери билетов, являются документы, косвенно подтверждающие эти затраты (например, командировочное удостоверение с отметками о прибытии и убытии).

В ОАО «МСК «Дальмедстрах» зарубежные командировки работников не имеют место.

Что касается авиа — и железнодорожных билетов, то, как правило, на их покупку командированному лицу выдаются наличные деньги. В ОАО «МСК «Дальмедстрах» приобретенные заранее авиабилеты (не электронные) в 2013 году до выдачи их в подотчет не учитывались в кассе в качестве денежных документов. Но в первом квартале 2014 г. ОАО «МСК «Дальмедстрах» введены денежные документы:

— Дт 60 Кт 51 — перечислен аванс за авиабилеты;

— Дт 50−3 Кт 60 — получены авиабилеты;

— Дт 71 Кт 50−3 — авиабилет выдан подотчетному лицу.

Но вследствие часто возникающих трудностей при обмене денежных документов или возврате (авиа-, железнодорожных билетов) практика применения денежных документов была закончена.

3.3 Проведение аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами

Целью аудита расчетов с подотчетными лицами является формирование мнения о достоверности показателей расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерской отчетности и соответствия применяемой в организации методики учета и налогообложения операций с подотчетными лицами действующим в Российской Федерации нормативным документам.

В процессе планирования проверки ОАО «МСК «Дальмедстрах» выделим два этапа:

— предварительное планирование аудиторской проверки;

— составление программы аудита.

Для предварительного ознакомления с клиентом осуществлялись следующие аудиторские процедуры:

— ознакомление с учредительными документами;

— личная беседа с генеральным директором;

— личная беседа с главным бухгалтером, изучение принятых форм учета;

— просмотр первичной документации, проверка наличия бухгалтерских регистров, оценка правильности их оформления.

Проверка проводится на соответствие учета операций с денежными средствами нормативным требованиям: Гражданского кодекса РФ, Налогового кодекса РФ, Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Приказа Минфина РФ № 69н от 04.09.2001 «Об особенностях применения страховыми организациями Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению», Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П, Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

В результате ознакомления с документами установлено, что для целей бухгалтерского учета разработана учетная политика.

К документам, регулирующим внутренний контроль в ОАО «МСК «Дальмедстрах» относятся:

— положение о бухгалтерии;

— график документооборота;

— разработаны должностные инструкции на каждого сотрудника бухгалтерии;

— заключены договоры на материальную ответственность.

За организацию и состояние системы внутреннего контроля на предприятии несет ответственность руководство общества. Функции внутреннего контроля осуществляются главным бухгалтером. Руководством общества назначена инвентаризационная комиссия и комиссия по приёму, вводу в эксплуатацию, списанию основных средств, материалов. К внешнему контролю относится обязательная аудиторская проверка, проводимая ежегодно в Обществе. На основе данных предварительного планирования было принято решение о целесообразности проведения аудита расчетов с подотчетными лицами, а также определены общие затраты времени аудитора на проведение аудита (245 человеко-часов), заключен договор на проведение аудиторской проверки.

Второй этап — составление программы аудита.

Разрабатывая программу аудита расчетов с подотчетными лицами необходимо установить приемлемый уровень существенности и аудиторский риск. Учитывая, что в Обществе основным видом деятельности является обязательное медицинское страхование, то при определении уровня существенности для расчетов с подотчетными лицами в качестве базовых показателей используем следующие показатели бухгалтерской отчетности:

— кредиторская задолженность (строка 2270);

— чистая прибыль (строка 3000 отчета о финансовых результатах);

— валюта баланса (строка 1000);

— собственный капитал (строка 2100).

Расчет значений, необходимых для определения уровня существенности приведен в таблице 16.

Таблица 16 — Расчет единого уровня существенности

Приведем некоторые способы оценки уровня существенности, используя данные таблицы. Первый способ предполагает расчет среднего значения уровня существенности.

Среднее значение уровня существенности будет равно 9182 тыс. руб.

Если эту величину — 9182 тыс. руб. равномерно распределить, например, между активом и пассивом баланса, то это будет по 4591 тыс. руб. (9182 / 2).

Далее можно рассчитать уровень существенности для каждой статьи баланса с учетом ее удельного веса в валюте баланса. Например, статья «Денежные средства» составляет 7% в валюте баланса (39 112 / 548 813 Ч 100%), уровень существенности для данной статьи составит 4270 тыс. руб. (4591 — 7%).

Второй способ:

Наименьшее значение отклоняется от среднего на (формула (6)):

(6)

Наибольшее значение отклоняется от среднего на (формула (7)):

. (7)

Так как наименьшее и наибольшее значения (883 и 15 647) резко отклоняются от среднего значения, то принимаем решение, отбросить при дальнейших расчетах оба этих показателя. Тогда новое среднее арифметическое значение (формула (8)) по данным таблицы составит:

. (8)

Наименьшее значение отклоняется от среднего на:

; (9)

Наибольшее значение отклоняется от среднего на: (10)

. (11)

Согласно расчету наименьшее значение и наибольшее отклоняется от среднего на 8,68%, что является приемлемым, поэтому данные значения принимаем в дальнейший расчет. Таким образом, среднее арифметическое значение составит 10 099 тыс. руб.

Полученную величину можно использовать в качестве уровня существенности для расчетов с подотчетными лицами.

Для оценки риска в организации проводились тесты (таблица 17).

Таблица 17 — Оценка внутрихозяйственного риска и риска средств контроля

Анализ средств внутреннего контроля показал, что в ОАО «МСК «Дальмедстрах» достаточно четко разделены функции управления и контроля, сохранность активов и бухгалтерских записей обеспечивается наличием специальных помещений, сейфов, охраны.

На основании результатов тестирования можно установить следующие размеры рисков:

— аудиторский риск (АР) принять за 4%;

— внутрихозяйственный риск (ВХР) принять за 70%;

— риск средств контроля (РСК) принять за 60%.

Для определения риска необнаружения (РН) воспользуемся формулой (12):

(12)

где, АР — аудиторский риск;

ВХР — внутрихозяйственный риск;

РСК — риск средств контроля.

Таким образом риск необнаружения (формула (13)) составит:

(13)

При таком риске необнаружения следует привлечь высоко квалифицированных аудиторов, однако, учитывая то, что система контроля на предприятии эффективна, можно предположить небольшое количество ошибок в учете и отчетности. Для оценки эффективности функционирования системы внутреннего контроля в ОАО «МСК «Дальмедстрах» использовался вопросник. По результатам вопросника получена следующая информация (таблица 18).

Таблица 18 — Вопросник для оценки системы внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами в ОАО «МСК «Дальмедстрах»

По результатам проведенных опросов и наблюдений установлено, что все хозяйственные операции выполняются только с одобрения руководства, имеется распределение обязанностей в бухгалтерском учете в соответствии с законодательством и учетной политикой, отчетность составляется своевременно, а также проводятся процедуры контроля (арифметический пересчет, сверка расчетов).

Обнаружены также и недостатки системы внутреннего контроля, так как лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы подотчет, выдаются новые авансы, т. е. предприятие нарушает п. 1.1. Порядка ведения кассовых операций в РФ.

В ОАО «МСК «Дальмедстрах» инвентаризация имущества и обязательств, в частности расчетов с подотчетными лицами за 2013 год перед составлением годовой бухгалтерской отчетности не проводилась.

Обнаруженные факты послужили основанием для формирования мнения о том, что система внутреннего контроля за расчетами с подотчетными лицами организована не достаточно эффективно.

Однако данное мнение является предварительным, более подробно система внутреннего контроля будет оценена в работе далее. При изучении деловой репутации ОАО «МСК «Дальмедстрах» не выявлено претензий, что косвенно свидетельствует о наличии и организации контроля, соблюдением условий договора с партнерами. Относительно простая структура управления ОАО «МСК «Дальмедстрах» позволяет предположить незначительный аудиторский риск при проведении аудита.

Таким образом, результаты проведенных вышеперечисленных аудиторских процедур позволяют на предварительном этапе оценить уровень надежности системы внутреннего контроля и учета на высоком уровне. Исходя из полученных предварительных данных об организации расчетов с подотчетными лицами определим объем аудита и аудиторские процедуры, которые следует применить для выявления возможных нарушений или злоупотреблений (таблица 19).

Таблица 19 — Объем аудита и аудиторские процедуры применяемые при проверке расчетов с подотчетными лицами

Далее разработана программа аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами в ОАО «МСК «Дальмедстрах», которая включает более детальный перечень работ по проведению аудита расчетов с подотчетными лицами с указанием сроков проведения, используемых методов и перечня применяемых документов (приложение Д).

В организации существуют следующие распорядительные документы, отражающие информацию о расчетах с подотчетными лицами (таблица 20).

Таблица 20 — Распорядительные документы, регулирующие расчеты с подотчетными лицами в ОАО «МСК «Дальмедстрах»

В результате изучения учетной политики предприятии ОАО «МСК «Дальмедстрах», в части касающейся учета расчетов с подотчетными лицами установлено соответствие законодательству всех отраженных элементов. При ознакомлении с документами, в ходе личной беседы с главным бухгалтером, а также в процессе изучения Учетной политики было получено представление о постановке и ведении бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Подводя итог выше выявленному, можно сделать вывод о наличии нарушений в организации учета расчетов в ОАО «МСК «Дальмедстрах».

В связи с тем, что объем операций по расчетам с подотчетными лицами за 2013 г. в организации обширный, документы будут проверены выборочно. В соответствии с выборкой — каждый десятый документ. Результаты проведения данной аудиторской процедуры представлены в таблице 21.

Таблица 21 — Результаты проверки правильности оформления документов по расчетам с подотчетными лицами

В результате проверки правильности оформления документов, по расчетам с подотчетными лицами выявленные нарушения заключаются в следующем:

— в ОАО «МСК «Дальмедстрах» авансовые отчеты составляются по форме №АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.01 № 55. На оборотной стороне формы №АО-1 подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним, присутствуют подписи подотчетных лиц, но к авансовым отчетам прилагаются выцветшие кассовые чеки, выполненные методом термопечати. Не ко всем чекам приложены копии, а к тем, где есть копии чеков, нет заверения их подписью генерального директора или главного бухгалтера;

— не всегда в справке нотариуса указывается количество документов за свидетельствование верности копий;

— в ряде случаев авансовый отчет и служебное задание к нему не содержит обязательных реквизитов, таких, как «должность», «подпись работника в служебном задании», «подпись руководителя структурного подразделения о выполнении служебного задания», «заключение о выполнении служебного задания». В унифицированных формах не допускается наличие незаполненных реквизитов;

— в ряде случаев в авансовом отчете отсутствуют подписи подотчетных лиц на обратной стороне авансового отчета, отсутствует информация о назначении аванса;

— лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы под отчет, выдаются новые авансы.

Проверка правильности выдачи подотчетным лицам денежных сумм за 2013 год проводилась выборочным методом. В ходе выборочной проверки установлены факты выдачи наличных денег под отчет до полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (таблица 22). Согласно «Положению о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации» № 373-П пункту 4.4 подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Таблица 22 — Работники Общества, не отчитавшиеся по ранее выданному авансу, и получившие наличные деньги подотчет

Установленные нарушения не влияют на достоверность данных бухгалтерской отчетности.

Таким образом, фактическое состояние системы внутреннего контроля при осуществлении вышеуказанных аудиторских процедур можно оценить на среднем уровне.

Аудируемая организация не ведет журналы регистрации авансовых отчетов.

Основным условием включения любых затрат в состав расходов организации является их обоснованность и документальное подтверждение. При этом согласно п. 1 ст. 252 НК РФ под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. В ОАО «МСК «Дальмедстрах» авансовые отчеты имеют подтверждение в виде оправдательных документов.

Учет работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, ведется в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (журнал выбытия), форма которого предусмотрена приложением № 2 Приказа Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 379н. Учет работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, ведется в журнале учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (журнал прибытия). Работодатель или уполномоченное им лицо приказом (распоряжением) назначает работника организации, ответственного за ведение журнала выбытия и журнала прибытия, а также за осуществление отметок в командировочных удостоверениях. Журналы учета работников, выбывающих и прибывающих в организацию в ОАО «МСК «Дальмедстрах» в нарушение указанного приказа не ведутся.

Выявленные нарушения не оказывают влияние на бухгалтерскую отчетность, но негативны для системы внутреннего контроля.

В ходе проверки учета представительских расходов не установлено. Расходы, которые можно отнести к представительским, списываются напрямую за счёт чистой прибыли.

Документы и записи, относящиеся к вопросу проверки правильности составления бухгалтерских проводок по операциям с подотчетными лицами, проверены выборочно за 2013 год, каждый десятый документ. В результате проведенной аудиторской процедуры нарушения не установлены. В ходе проверки установлена тождественность учетных данных по учёту подотчётных сумм регистрам бухгалтерского учёта в программе 1С и отчетности.

Проверка соответствия остатков аналитического и синтетического учета по счету 71 с данными бухгалтерской отчетности. Проверке подвергались бухгалтерский баланс, журнал ордер № 7, анализ счета 71.

При проверке тождественности остатков аналитического и синтетического учета по счету 71 и показателей бухгалтерской отчетности получены следующие результаты (таблица 23).

Таблица 23 — Результаты сверки соответствия остатков аналитического и синтетического учета по счету 71 с данными бухгалтерской отчетности

В результате проведенной проверке можно сделать вывод, что данные остатки остатков аналитического и синтетического учета по счету 71 с данными бухгалтерской отчетности совпадают.

Что касается командировочных расходов, то как и любые другие затраты, командировочные расходы могут учитываться в целях налогообложения только в том случае, если они носят производственный характер, являются обоснованными, документально подтвержденными и, таким образом, соответствующими требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ. Подтвердить производственный характер командировки организация может приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку и командировочным удостоверением (формы №Т-9 и Т-10, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.04). В ОАО «МСК «Дальмедстрах» в авансовых отчетах по командировочным расходам в ходе выборочной проверки нарушений не установлено.

Согласно утвержденного в ОАО «МСК «Дальмедстрах» положения о направлении работников в служебную командировку установлены дифференцированные нормы суточных, которые в проверяемом периоде не превышают 700 руб. в сутки на территории РФ.

В процессе аудита расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам также осуществлялись следующие аудиторские процедуры:

— проверка наличия отметок в командировочных удостоверениях;

Проверке подверглись каждое пятое командировочное удостоверение за 2013 год. В результате проверки нарушения не установлены.

— проверка правильности возмещения командировочных расходов при командировкам по территории РФ;

Порядок и размеры расходов, связанных со служебными командировками, определены в коллективном договоре. Для выполнения этой процедуры в целях налогового учета при командировках по территории РФ использовались нормы возмещения командировочных расходов, утвержденные Постановлением Правительства РФ. Документы проверены выборочно, каждый десятый документ. В результате проверки выявлено следующее нарушение (таблица 24).

Таблица 24 — Нарушение возмещения командировочных расходов при командировках по территории РФ

Согласно авансовому отчету № 1526 в декабре 2013 г. возмещены командировочные расходы в п. Магдагачи Амурской области Семенову В. П. в сумме 12 670 руб., в том числе расходы по оплате ремонта автомобиля в сумме 500 руб. без полного подтверждения оправдательными документами этих расходов (приложен товарный чек без ИНН, даты оказания услуги с расшифровкой, что был произведен ремонт колеса автомобиля Нива в сумме 500 руб.), таким образом, организацией завышена сумма расходов на 500 руб. Анализируя данную ошибку, можно отметить, что она не является существенной и не влияет на достоверность данных бухгалтерской отчетности.

— проверка соответствия целевого расходования сумм подотчетными лицами;

Проверке подвергались авансовые отчеты с приложенными оправдательными документами. Данные документы проверены выборочно, каждый десятый документ. В результате проверки нарушения не установлены.

— проверка наличия всех необходимых реквизитов на документах по расчетам с подотчетными лицами.

Проверке подвергались авансовые отчеты, приходные ордера, товарные накладные, документы, приложения к авансовым отчетам. Проводилась выборочная проверка за 2013 год. В результате выявлены следующие нарушения. В нарушение ФЗ «О бухгалтерском учете» в Обществе за проверяемый период выявлены случаи неправильного оформления первичных документов. В приходных ордерах на поступление материальных ценностей через подотчетных лиц отсутствует подпись материально-ответственного лица, принявшего материальные ценности:

— приходный ордер № 157 от 13.02.2013 г.;

— приходный ордер № 1105 от 10.04.2013 г.;

— приходный ордер № 3006 от 28.09.2013 г.

В авансовых отчетах отсутствуют подписи подотчетных лиц, например приходный ордер № 86 от 16.01.2013 г.

Таким образом, в ходе аудита проведена выборочная проверка:

— правильности документального оформления и отражения расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском и налоговом учете;

— наличия договоров о материальной ответственности;

— обоснованности выдачи и расходования подотчетных сумм;

— полноты, своевременности и обоснованности списания подотчетных сумм признания расходов;

— правильности возмещения командировочных расходов на территории России и заграницей;

— соответствия фактических размеров представительских расходов сметам;

— правильности оформления инвентаризации расчетов с подотчетными лицами и отражения результатов в бухгалтерском и налоговом учете;

— тождественности показателей бухгалтерской отчетности и регистров бухгалтерского учета по счету 71.

В результате проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами выявлены нарушения нормативных и законодательных актов бухгалтерского и налогового учета, которые не существенно влияют на достоверность бухгалтерской и налоговой отчетности, но существенны для системы внутреннего контроля организации и по ним могут возникнуть претензии со стороны налоговых органов. Фактическое состояние системы внутреннего контроля предприятия ОАО «МСК «Дальмедстрах» можно оценить как среднее.

3.4 Рекомендации по совершенствованию учёта и аудита расчётов с подотчётными лицами

При проведении аудита проверено соответствие действующим нормативным актам операции по расчетам с подотчетными лицами ОАО «МСК «Дальмедстрах» за 2013 год.

Цель аудита состояла в том, чтобы установить правильность и достоверность отражения расчетов с подотчетными лицами в учете, а также выразить мнение о достоверности бухгалтерской отчетности по вопросам учета расчетов с подотчетными лицами.

При проведении аудита также проверено состояние внутреннего контроля в ОАО «МСК «Дальмедстрах» за расчетами с подотчетными лицами. Результаты аудита позволяют оценить общее состояние внутреннего контроля по расчетам с подотчетными лицами на среднем уровне, что не подтвердило предварительную оценку уровня надежности этой системы, полученной на начальном этапе аудита в соответствии с программой предварительного тестирования системы внутреннего контроля и учета.

Система бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами ОАО «МСК «Дальмедстрах» соответствует действующим нормативным документам и обеспечивает возможность подготовки достоверной бухгалтерской отчетности.

Результаты проведенного аудита позволяют оценить фактический аудиторский риск на среднем уровне, что подтвердило первичную оценку аудиторского риска, полученную на начальном этапе аудита в соответствии с программой предварительного тестирования системы внутреннего контроля и учета.

По результатам аудиторской проверки выявлены нарушения нормативных актов, которые заключаются в следующем:

а) неправильный порядок выдачи наличных денег под отчет;

Аудиторская проверка установила, что нарушения данного вида в медицинской страховой компании возникают вследствие не соблюдения основных принципов, установленных пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций. Согласно данному документу, выдача наличных денег под отчет не должна производиться лицам, не отчитавшимся за получение ранее суммы под отчет, в организации же денежные средства выдаются под отчет работникам, даже если они не отчитались за предыдущий аванс.

В ходе проведения аудита выявлена несвоевременность сдачи неизрасходованных подотчетных сумм, так как работники, получившие деньги под отчет, авансовый отчет об израсходованных суммах представляют в бухгалтерию позднее, чем по истечении трех рабочих дней со дня возвращения из командировки. В данном случае при проведении проверки налоговым инспектором может быть исчислена материальная выгода от использования работниками денежных средств организации и включена в налогооблагаемый доход этих работников.

Кроме того, хотя в компании приказом генерального директора зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, а также указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они могут быть выданы, проведенная аудиторская проверка установила, что выдача подотчетных сумм производится лицам, которые не зафиксированы в данном приказе.

Данное нарушение свидетельствует о слабом контроле за расчетами с подотчетными лицами, и могут привести к хищению денежных средств, по этому в краткосрочном периоде рекомендуется:

— провести инвентаризацию подотчетных сумм;

— определить работников, которые не отчитались за ранее выданные денежные авансы, и проконтролировать за их отчет;

— установить контроль за выдачей подотчетных сумм, определить причины выдачи подотчетных сумм лицам не имеющих право на их получение, рассмотреть вопрос об увеличении числа работников, которым будет разрешено получить денежные средства под отчет, а в долгосрочном периоде при наличии за работником ранее выданного аванса, не производить выдачу наличных денег под отчет. Рекомендуемые мероприятия позволяют усилить контроль за расчетами с подотчетными лицами и не допустить хищения денежных средств.

б) в организации не проводится инвентаризация расчетов с подотчетными лицами;

В соответствии с п. 26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34-н, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности необходимо регулярно проводить инвентаризацию имущества и денежных обязательств организации, в том числе расчетов с подотчетными лицами, в частности, инвентаризация обязательна перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, поэтому рекомендуется приказом генерального директора установить сроки и порядок проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами.

При проведении инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого расходования, а также правильность использования и отчета по суммам выданных авансов каждому подотчетному лицу, поэтому регулярное проведение инвентаризации расчетов с подотчетными лицами позволит ОАО «МСК «Дальмедстрах» укрепить контроль за расчетами с подотчетными лицами и соответственно, не допустить нарушение в бухгалтерском учете и налогообложении.

в) к авансовым отчетам не прилагаются, либо прилагаются не имеющие всех обязательных реквизитов первичные оправдательные документы, подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы;

В нарушение статьи 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ в ОАО «МСК «Дальмедстрах» за проверяемый период выявлены случаи неправильного оформления первичных документов, поэтому медицинской страховой компании рекомендуется тщательно следить за правильностью оформления первичных документов, а также на них обязательно указывать следующие реквизиты:

— наименование документа;

— дату составления документа;

— наименование экономического субъекта, составившего документ;

— содержание хозяйственной операции;

— денежные и натуральные измерители хозяйственной операции;

— наименование должностей ответственных лиц и их подписи, заверенные печатью организации.

Кроме того, рекомендуется следить за правильностью оформления авансовых отчетов:

— проставлять на обратной стороне корреспонденцию счетов;

— указывать сумму полученного аванса и сумму остатка или перерасхода;

— указывать информацию о назначении аванса.

Особое внимание организации следует обратить на списание задолженности с подотчетных лиц, оно должно происходить только при наличии оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы. Необоснованное списание подотчетных сумм с работника Семенова В. П. следует включить в совокупный облагаемый доход данных работников. В дальнейшем, если на предприятии задолженность подотчетных сумм будет списываться без оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, на главного бухгалтера может быть наложен штраф от 2 до 5 размеров МРОТ за ведение бухгалтерского учета с нарушениями действующего порядка.

г) установлены нарушения порядка оформления документов по расчетам с подотчетными лицами;

В нарушение Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета № 94н аудиторской проверкой установлено, что аналитический учет по счету 71 ведется не по каждой авансовой выдаче, а сгруппирован по подотчетным лицам, поэтому организации рекомендуется в дальнейшем организовывать аналитический учет по счету 71 по каждой сумме, выданной под отчет, таким образом, организация аналитического учета расчетов с подотчетными лицами в ОАО «МСК «Дальмедстрах» не будет противоречить законодательству РФ.

Указанные нарушения не являются существенными для бухгалтерского учета и не влияют на достоверность бухгалтерской отчетности, однако существенны с точки зрения системы внутреннего контроля, поэтому выполнение рекомендаций, касающихся исправления ошибок имеют существенный характер, являются обязательными. Также предложенные мероприятия помогут ОАО «МСК «Дальмедстрах» укрепить систему внутреннего контроля за расчетами с подотчетными лицами, для того чтобы можно было предоставить безоговорочно положительное заключение о достоверности данных бухгалтерской отчетности за 2013 год.

Подводя итоги аудиторской проверки, следует отметить, что наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами в ОАО «МСК «Дальмедстрах» из-за отсутствия контроля за расчетами с работниками, поэтому рекомендуемые мероприятия помогут усилить внутренний контроль за расчетами с подотчетными лицами, а эффективно организованная система внутреннего контроля не допустит установленных нарушений в дальнейшем. В связи с тем, что при проведении аудиторской проверки ОАО «МСК «Дальмедстрах» установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время (фактически установлено, более трех дней после установленного срока), предприятию рекомендуется провести проверку использования подотчетных сумм, получить письменные объяснения от соответствующих должностных и подотчетных лиц о несвоевременности предоставления авансовых отчетов, рассмотреть вопрос о включении выданных сумм в совокупный доход подотчетных лиц.

С целью снижения трудоемкости учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм рекомендуется применять журнал учета командировочных работников. Данный регистр разработан в автоматизированной системе 1 С — Бухгалтерия, которую применяет компания. Автоматизированная форма журнала учета командированных работников позволит подготавливать необходимую информацию, отвечающую нуждам различных пользователей, например, определять сроки командировки, какие расходы были произведены командированным лицом в пределах норм законодательства, а какие сверх норм.

Рекомендуемая форма журнала представлена в таблице 25.

Таблица 25 — Рекомендуемый к внедрению журнал учета командированных работников

Применение данного журнала в ОАО «МСК «Дальмедстрах» позволит совершенствовать документооборот, снизить трудозатраты.

Заключение

Расчет с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выданных работникам организации на выполнение операционных и хозяйственных задач и для компенсации расходов на служебные командировки.

В данной работе производился анализ учета и аудита расчетов с подотчетными лицами на примере ОАО «МСК «Дальмедстрах». В процессе написания работы было подтверждено, что расчеты с подотчетными лицами охватывают значительные объемы хозяйственной деятельности организации.

В ходе работы были рассмотрены:

— теоретические аспекты учета и аудита расчетов с подотчетными лицами;

— методика проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами;

— организация бухгалтерского учета в ОАО «МСК «Дальмедстрах», правовая и организационно-экономическая характеристика организации;

— организация учета в медицинской страховой компании расчетов с подотчетными лицами на хозяйственные нужды и по командировочным расходам;

— проведена аудиторская проверка и раскрыты основные недостатки в расчетах с подотчетными лицами.

На основании проделанной работы можно сделать следующие выводы.

В бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». К расходам на хозяйственные нужды относятся? затраты на приобретение канцелярских или хозяйственных принадлежностей, запасных частей, приобретение строительных материалов и др.

Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами за 2013 год проводилась на ОАО «МСК «Дальмедстрах» с целью установления правильности и достоверности отражения расчетов с подотчетными лицами в учете, а также выражение мнение о достоверности бухгалтерской отчетности по вопросам учета расчетов с подотчетными лицами. В результате проведения аудита выявлены нарушения нормативных актов, которые заключаются в следующем:

— несоблюдение порядка выдачи денег под отчет;

— отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами;

— приложение к авансовым отчетам не имеющих всех обязательных реквизитов первичных документов и другие.

Анализ данных ошибок позволяет утверждать, что большинство таких ошибок происходит не из-за сложности их в бухгалтерском учете, а в результате отсутствия контроля за расчетами с работниками. Состояние внутреннего контроля за расчетами с подотчетными лицами в компании находится на среднем уровне.

По результатам проведенного аудита организации предложены рекомендации по исправлению соответствующих ошибок в выявленных нарушениях системы внутреннего контроля и учета:

— провести инвентаризацию подотчетных сумм;

— определить работников, которые не отчитались за ранее выданные денежные авансы, и проконтролировать за их отчет;

— установить контроль за выдачей подотчетных сумм, определить причины выдачи подотчетных сумм лицам не имеющих право на их получение, рассмотреть вопрос об увеличении числа работников, которым будет разрешено получить денежные средства под отчет; не выдавать подотчётные суммы ранее не отчитавшимся сотрудникам.

— рекомендуется приказом генерального директора установить сроки и порядок проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами;

— обязательный анализ оформления первичных документов;

— особое внимание организации следует обратить на списание задолженности с подотчетных лиц, оно должно происходить только при наличии оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы;

— с целью снижения трудоемкости учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм рекомендуется применять журнал учета командировочных работников.

Библиографический список

1 Авдеев, В. В. Командировочные и иные аналогичные расходы: командировочные расходы в торговле // Налоги. — № 12. — 2013. — С. 18−25.

2 Алексеев, К. С. Методика анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия / К. С. Алексеев // Справочник экономиста. — № 1. — 2012. — С. 34−38.

3 Алексеева, Г. И. Бухгалтерский учет гарантий, предусмотренных трудовым законодательством / Г. И. Алексеева // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях. — № 23. — 2014. — С. 38−49.

4 Бухгалтерский баланс страховщика на 31.12.2013 года (ОАО «МСК «Дальмедстрах»).

5 Бухгалтерский финансовый учет для бакалавров / под ред. А. И. Нечитайло, Л. Ф. Фоминой. — Ростов н/Д: Феникс, 2014. — 509 с.

6 Воронкова, О.А. О подотчетных суммах и пластиковых картах / О. А. Воронкова // Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения. — № 22. — 2014. — С. 76−77.

7 Все о малом предпринимательстве / под ред. Касьянова А. В. — 7-е изд., перераб. и доп. — М.: ГроссМедиа, РОСБУХ, 2013. — 610 с.

8 Годовой отчет за 2012 год ОАО «МСК «Дальмедстрах»: Решение годового общего собрания акционеров ОАО «МСК «Дальмедстрах» № б/н от 17.05.2013.

9 Диркова, Е. Истребование подотчетных сумм / Е. Диркова // Практическая бухгалтерия. — № 11. — 2012. — С. 36−39.

10 Дунаева, О. В. Оптимальный способ погасить задолженность подотчетного лица / О. В. Дунаева // Зарплата. — № 3. — 2014. — С. 76−80.

11 Жиляков, Д.И. Финансово-экономический анализ (предприятие, банк, страховая компания): учебное пособие / Д. И. Жиляков, В. Г. Зарецкая. — М.: КНОРУС, 2012. — 368 с.

12 Захарьин, В. Р. Учет расчетов с подотчетными лицами / В. Р. Захарьин // Официальные материалы для бухгалтера. Комментарии и консультации. — № 5. — 2013. — С. 13−19.

13 Кипор, А. Г. Аудит расчетов по оплате труда / А. Г. Кипор // Зарплата. — № 7. — 2013. — С. 73 — 80.

14 Коллективный договор между администрацией и трудовым коллективом ОАО «МСК «Дальмедстрах» от 15.12.2010 (соглашение о внесении изменений в коллективный договор от 30.03.2011).

15 Коллективный договор между администрацией и трудовым коллективом ОАО «МСК «Дальмедстрах» от 15.01.2014 г.

16 Лахман, Р. М. Что говорит Минфин России об учете расходов на проезд сотрудников в командировку / Р. М. Лахман, С. В. Разгулин // Российский налоговый курьер. — № 1−2. — 2014. — С. 107 — 111.

17 Мельникова, Л. А. Учет и анализ дебиторской задолженности / Л. А. Мельникова, Ю. В. Рубцова // Современный бухучет. — № 5. — 2013. — С. 3−23.

18 Морозов, Ю. Г. Комментарий к Письму Минфина России от 20.06.2014 № 03−03-РЗ/29 687 [Налог на прибыль: учет расходов на командировки в выходные дни] / Ю. Г. Морозов // Нормативные акты для бухгалтера. — № 14. — 2014. — С. 41.

19 Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) [Электронный ресурс]: Федеральный закон № 117-ФЗ от 05.08.2000 (ред. от 29.12.2014) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2015). Доступ из справ.-правовой системы «Консультант-Плюс».

20 Нестеренко, А. В. Особенности ведения бухгалтерского учета в страховых организациях [Электронный ресурс] / А. В. Нестеренко // СибАК: Научно-практические конференции ученых и студентов. — 20.04.2012. — Режим доступа: sibac.info/index.php. — 10.12.2014.

21 Нестеров, С. Е. Расчеты с персоналом: проводим инвентаризацию / С. Е. Нестеров // Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение. — № 12. — 2013. — С. 5−18.

22 Никитина, В. Ю. Деньги под отчет по безналичному расчету / В. Ю. Никитина // «Электронный журнал «Финансовые и бухгалтерские консультации». — № 2. — 2014. — С. 24−28.

23 О безналичных расчетах с подотчетными лицами с применением банковских карт [Электронный ресурс]: Письмо Минфина России от 5 октября 2012 г. № 14−03−03/728. Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

24 О бухгалтерской (финансовой) отчетности страховщиков [Электронный ресурс]: Приказ Минфина России от 27.07.2012 № 109н. Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

25 О бухгалтерском учете [Электронный ресурс]: Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 04.11.2014). Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

26 О внесении изменений в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки [Электронный ресурс]: Постановление Правительства РФ от 16.10.2014 № 1060. Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

27 О внесении изменений в приказ от 01.02.2014 № 5/2-ПК: Приказ ОАО «МСК «Дальмедстрах» № 64-ПК от 01.12.2014 г.

28 О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации [Электронный ресурс]: Федеральный закон от 24.07.2007 № 216-ФЗ (ред. от 29.11.2014). Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

29 О порядке ведения кассовых операций и осуществлении наличных расчетов [Электронный ресурс]: Письмо ФНС России от 09.07.2014 №ЕД-4−2/13 338 // Нормативные акты для бухгалтера. — № 15. — 29.07.2014.

30 О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства [Электронный ресурс]: Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

31 О порядке учета командировочных расходов [Электронный ресурс]: Письмо ФНС России от 20.08.2014 №СА-4−3/16 564. Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

32 Об аудиторской деятельности [Электронный ресурс]: Федеральный закон от 30.12.2008 № 307-ФЗ (ред. от 21.11.2011). Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

33 Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации [Электронный ресурс]: Федеральный закон от 29.11.2010 № 326-ФЗ (ред. от 11.02.2013). Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

34 Об особенностях направления работников в служебные командировки [Электронный ресурс]: Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (ред. от 16.10.2014, от 29.12.2014). Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

35 Об особенностях применения страховыми организациями Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению [Электронный ресурс]: Приказ МФ РФ от 04.09.2001 № 69н (ред. от 25.11.2011). Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

36 Об осуществлении наличных расчетов [Электронный ресурс]: Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У. Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

37 Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению [Электронный ресурс]: Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н (ред. от 08.11.2010). Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

38 Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99″ [Электронный ресурс]: Приказ Минфина России от 06.05.1999 № 33н (ред. от 27.04.2012). Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

39 Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы [Электронный ресурс]: Приказ Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н. Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

40 Об утверждении порядка организации и проведения контроля объемов, сроков, качества и условий предоставления медицинской помощи по обязательному медицинскому страхованию [Электронный ресурс]: приказ ФФОМС № 230 от 01.12.2010 № 230. Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

41 Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации №АО-1 «Авансовый отчет» [Электронный ресурс]: Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

42 Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации [Электронный ресурс]: Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (ред. от 03.05.2000). Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

43 Об утверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности [Электронный ресурс]: Постановление Правительства РФ от 23.09.2002 № 696 (ред. от 22.12.2011). Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

44 Парушина, Н. В. Аудит: основы аудита, технология и методика проведения аудиторских проверок: учебное пособие / Н. В. Парушина, Е. А. Кыштымова. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2012. — 560 с.

45 Письменная информация (отчет) ООО «КВП «Сибаудит инициатива» Генеральному директору ОАО «МСК «Дальмедстрах» по результатам аудиторской проверки за 2012 год. — Красноярск: «Сибаудит инициатива», 2013. — 27 с.

46 Положение об учетной политике для целей бухгалтерского учета на 2013 год: приказ генерального директора ОАО «МСК «Дальмедстрах» № 76-ПК от 30 декабря 2012 года.

47 Пошерстник, Н. В. Бухгалтерский учет: учебно-практическое пособие / Н. В. Пошерстник. — СПб.: Питер, 2010. — 416 с.

48 Пояснения к бухгалтерскому балансу ОАО «МСК «Дальмедстрах» и отчету о финансовых результатах страховщика за 2012, 2013 гг.

49 Романова, М. В. Особенности бухгалтерского учета страховых организаций / М. В. Романова // Российский налоговый курьер. — 2010. — № 22. — С. 36−39.

50 Семенихин, В. В. Командировочные и иные аналогичные расходы: разъездной характер работы / В. В. Семенихин // Налоги. — № 35. — 2011. — С. 11−17.

51 Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 29.12.2014) [Электронный ресурс]. Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

52 Устав ОАО «МСК «Дальмедстрах»: утв. Приказом министерства имущественных отношений Амурской области № 1186-ОД от 01.10.2010 г.

53 Фомичева, Л. П. Кассовые операции и наличные расчеты: новый порядок с 1 июня [Электронный ресурс] / Л. П. Фомичева // Сайт Audit-it.ru. — 25.06.2014. — Режим доступа http://www.audit-it.ru/articles/account/assets/a15/744 871.html. — 10.12.2014.

54 Хоботова, А. Расчеты с подотчетными лицами: наличными и без / А. Хоботова // Информационный бюллетень «Экспресс-бухгалтерия». — № 44. — 2014. — С. 27−29.