Методы и модели формирования и функционирования команд управления проектами

Актуальность темы

Анализ современного состояния управления проектами в России показывает существенное увеличение количества проектов, реализуемых в сферах государственного управления, строительства, энергетики, консалтинга, информационных технологий. По данным Российской ассоциации Управления Проектами «СОВНЕТ», около 40% целенаправленной общественно полезной деятельности, реализуется через различные проекты и программы и 25% мирового бюджета тратится на проекты. Профессиональное управление проектами позволяет эффективно распределить ответственность и обязанности между участниками проекта, сэкономить до 30% времени и до 20% средств, снизить риски неуспеха проектов, эффективно управлять инвестициями и инновациями. Понимая важность будущего развития, руководители организаций все чаще применяют методы управления проектами для создания конкурентных преимуществ, а в прикладной теории управления организационными системами все большее внимание уделяется командной деятельности персонала организации. Команда, отличающаяся от группы, коллектива или организации непротиворечивостью интересов ее членов, коллективной и взаимной ответственностью за результаты совместной деятельности, специализацией и взаимодополняемостью ролей, является важным инструментом достижения целей проекта.

Современное состояние математических моделей формирования и функционирования команд включает несколько направлений исследований в зависимости от используемого аппарата моделирования: модели назначения, использующие, в основном, аппарат оптимизации для решения задач формирования состава команд, распределения ролей и объемов работтеоретико-игровые моделиимитационные моделирефлексивные модели, использующие аппарат теории рефлексивных игр для описания взаимодействия членов команды, имеющих несовпадающие взаимные представления о существенных параметрах. Тем не менее, формальных моделей, позволяющих разрабатывать и внедрять методы формирования и управления функционированием управленческих команд в проектах на сегодняшний день не имеется, что делает актуальной задачу разработки таких моделей.

Команда управления проектом (КУП), в отличие от команды исполнителей проекта, включает тех ее членов, которые непосредственно вовлечены в управление проектом, то есть исполняют все управленческие функции по ходу его реализации. Методы командного управления позволяют сократить время принятия управленческих решений и одновременно повысить их качество благодаря синергетическому эффекту от объединения знаний и усилий членов КУП.

Исследования [43] показывают, что более 70% из числа опрошенных руководителей высшего уровня управления в крупных организациях на первое место ставят проблему подбора членов команды управления, обладающих необходимыми компетенциями — профессиональными знаниями, техническими навыками, личностными качествами. Именно компетенции, как устойчивые поведенческие характеристики индивидуумов, определяют квалификацию членов КУП, от которой на 19%, по данным Российской ассоциации Управления Проектами, зависит успех проектного управления. Недостаток профессионалов в управлении проектами является одной из причин незавершенных проектов, проблема которых наиболее остро стоит в сфере жилищного строительства, на 95% финансируемом исключительно за счет средств дольщиков, страдающих в результате срывов сроков строительства. Эффективное поведение участников команды управления проектом включает как решение профессиональных задач, так и выстраивание межличностных отношений, особенно важных в командной работе. Однако, несмотря на существование обширной литературы, посвященной как качественному обсуждению, так и формальным моделям команд, с точки зрения теории следует признать, что многочисленные результаты изучения команд, полученные в психологии и социологии, на сегодняшний день в формальных моделях находят недостаточно полное отражение, что и определило одну из задач настоящего исследования.

Совместное принятие решений, коллективная и взаимная ответственность за результаты совместной деятельности требуют согласованной работы членов команды управления проектом. Задача согласования интересов членов КУП, различающихся компетенциями, функциями, ролями, мотивациями, осложняется и тем, что в матричных структурах управления, характерных для проектно-ориентированных организаций, один и тот же исполнитель оказывается одновременно подчинен нескольким руководителям, например, разным членам команды управления проектом, отвечающим за реализацию исполнителем различных функций в рамках одного проекта, или руководителю определенного проекта и некоторому функциональному руководителю. При этом, очевидно, организационная система теряет в эффективности функционирования в результате конфликта, когда каждый из руководителей стремится «перетянуть» исполнителя на себя и на подобную «перекупку» могут уходить весьма существенные средства. В связи с этим, решение задач согласования интересов членов команды управления проектом является, на наш взгляд, важным направлением в разработке методов и моделей функционирования КУП. От того, насколько согласована работа команды управления проектом, зависит результат проекта.

Поскольку проект в своем развитии проходит различные фазы, стадии и этапы жизненного цикла, объем работ может меняться, могут происходить изменения в численности персонала. В связи с этим важно уметь определять комплекс работ по изменению действующей структуры управления исполнителями в зависимости от стадий проекта и других факторов. Как известно, функциональная структура требует минимальных затрат на управление, но приводит к неэффективному распределению работ между исполнителями. С другой стороны, матричная структура приводит к более эффективному распределению работ, но требует больших затрат на управление. Поэтому при решении вопроса о выборе структуры (или переходе от одной структуры к другой) следует принимать во внимание оба фактора: затраты на управление и эффективность распределения работ. Поскольку эффективность команды управления зависит от компетенций ее членов, задачу выбора оптимальной структуры управления в проекте следует решать, по нашему мнению, с учетом компетенций членов КУП.

В соответствии с рекомендациями Госстроя России, управляющий проектом формирует свою службу (команду) специалистов, состав и функции которой зависят от объемов и сложности проекта. Необходимость реализации проекта в заданные сроки определяет заинтересованность руководителя в сокращении сроков процесса формирования команды управления проектом, под которым понимается как формирование состава команды, распределение функций и объемов работ, так и повышение согласованности взаимодействия ее членов. Именно поэтому большое внимание в настоящее время уделяется методам формирования команд управления проектами.

Степень разработанности темы исследования. Вопросы теории управления проектами широко исследовали отечественные ученые: методологию управления проектами — В. И. Воропаев, И. И. Мазур, В. Д. Шапиромеханизмы управления проектами — В. Н. Бурков, Д. А. Новиков, Е. В. Колосова, А. А. Матвеев, А.В. Цветковкалендарно-сетевое планирование и управление — В. Н. Бурков, И. А. Горгидзе, С. Е. Ловецкий, А. Ю. Заложнев, Д. А. Новиковинформационные системы управления проектами — Е. С. Гламаздин, Д. А. Новиков, А. В. Цветков и др.

Проблемы формирования и функционирования команд исследуются в социологии — в работах P.M. Андреевой, Т. П. Галкиной, А. В. Жуткина, К. Левина, А. И. Пригожина, G.M.- психологии — в работах В. В. Авдеева, М. Ю. Губиева, В. В. Исаева, В. И. Корниенко, Ю. В. Синягина, К. Фоппеля, Р. Чал-дини, S. Tannenbaum, R. Beard, E. Salasменеджменте — в работах Т. Ю. Базарова, П. Драккера, Г. И. Дзюбенко, В. Г. Куликова, В. Н. Михеева, С. А. Нико-новой, Ю. В. Омельяненко, A.M. Седых, Л. Томпсона. Характеристики эффективных команд в разное время исследовали К. Арджирис, М. Белбин, Р. Блейк, Дж. Катценбах, Р. Лайкерт, Д. МакГрегор, Э. Мейо, Дж. Моутон, Д. Смит и др.

Вопросам компетентностного похода к управлению человеческими ресурсами посвящены работы российских и зарубежных ученых В.И. Байден-ко, Е. В. Вяловой, И. А. Зимней, С. А. Маруева, Л. М. Спенсера, С. М. Спенсера, С. Уиддета, С. Холлифорд.

Результаты исследования математических моделей формирования и функционирования команд отражены в работах Д. А. Новикова, А.Г. Чхар-тишвили, В. Holmstrom, J. Marshak, R. Radner.

Тем не менее, формальных моделей, позволяющих разрабатывать и внедрять методы формирования и управления функционированием именно управленческих команд в проектах с учетом компетенций участников таких команд, на сегодняшний день не имеется, что и послужило основанием для проведения диссертационного исследования.

Объектом исследования являются команды управления проектами.

Предметом исследования являются методы и модели формирования и функционирования команд управления проектами.

Целью исследования является создание теоретико-игровых и оптимизационных моделей, позволяющих разрабатывать и внедрять методы формирования и эффективного управления функционированием команд управления проектами и учитывающих компетенции участников таких команд.

Задачи диссертационного исследования. Для достижения цели диссертационного исследования были поставлены и решены следующие задачи:

1. Выявлены современные проблемы создания и организации деятельности команд управления проектами и обоснована необходимость разработки моделей и методов формирования и функционирования таких команд.

2. Разработан подход к получению комплексной оценки компетенций членов команды управления проектом.

3. Проведен обзор моделей функционирования организационных систем с распределенным контролем и синтезирован механизм компромисса для команды управления проектом, учитывающий компетенции ее членов.

4. Разработаны и исследованы теоретико-игровые модели функционирования команд управления проектами в рамках процедур согласования интересов, учитывающие как возможную неопределенность относительно компетенций членов команды, так и стоимость компромисса.

5. Сформулирована и решена задача выбора оптимальной структуры управления исполнителями в зависимости от компетенций членов команды управления проектом.

6. Построена модель процесса формирования команды управления проектом для ситуации, когда компетенции ее членов не являются общим знанием.

7. Осуществлено внедрение разработанных моделей в практику управления строительными проектами.

Методологическая база и методы исследования. Теоретической и методологической базой исследования послужили труды отечественных и зарубежных ученых в области управления персоналом, управления проектами, разработки моделей и механизмов управления организационными системами, теории игр. В ходе исследования использовались методы математического моделирования организационных систем, системного анализа, экспертного оценивания.

Научная новизна диссертационного исследования. В диссертации получены следующие результаты, характеризующиеся научной новизной:

1. Разработан подход к получению комплексной оценки компетенций членов команды управления проектом, измеренных в различных шкалах.

Применение данного подхода позволяет определить степень соответствия членов команды управления (центров) задачам проекта.

2. Предложены механизмы компромисса для команд управления проектами, позволяющие учитывать различия в уровне компетенций центров и предпочтения исполнителей (агентов).

3. Разработаны модели согласования интересов участников команды управления проектом в условиях внутренней неопределенности (в ситуации неполной информированности центров о типах агентов и компетенциях друг друга) и ограниченной рациональности, что позволило решить задачу оценки эффективности процесса формирования команды.

4. Сформулирована и решена задача оценки сравнительной эффективности матричных и функциональных структур систем управления агентами, что позволяет осуществлять оптимизацию этих структур в зависимости от компетенций членов команды управления проектом.

5. Построена модель процесса формирования команды управления проектом (в предположении о том, что компетенции ее членов не являются общим знанием), которая позволила установить, что для формирования слаженной и стабильно функционирующей команды существенна взаимная информация, которой обладают члены команды об опыте их взаимодействия.

Положения, выносимые на защиту. На защиту выносятся следующие положения:

1. Подход к получению комплексной оценки компетенций, измеряемых в различных поведенческих шкалах.

2. Механизмы компромисса для команды управления проектом, состоящей из менеджеров с разным уровнем компетенций, которые управляют агентами разных типов, в условиях полной информированности участников системы.

3. Модели согласования интересов участников команды управления проектом в условиях внутренней неопределенности и их ограниченной рациональности.

4. Модели назначения для решения задач выбора оптимальной структуры системы управления исполнителями в зависимости от компетенций членов команды управления проектом.

5. Модель процесса формирования команды в отсутствии общего знания о компетенциях ее членов.

Обоснованность и достоверность результатов исследования. Научные положения, теоретические выводы и практические рекомендации, включенные в диссертацию, обоснованы математическими доказательствами, подтверждены расчетами на примерах и результатами внедрения. Для решения поставленных задач использовались математические методы обработки статистических данных, расчеты производились с помощью табличного процессора Microsoft Excel.

Практическая и теоретическая значимость исследования. На основании выполненных автором исследований построены модели формирования и функционирования команд управления проектами, учитывающие компетенции участников команд.

Практическая ценность диссертационной работы состоит в том, что использование разработанных в диссертации моделей и механизмов позволяет сформировать слаженную, стабильно функционирующую команду управления проектом, избежать конфликтов между ее участниками в процессе совместной деятельности и повысить эффективность функционирования такой команды.

Теоретические выводы, полученные автором в ходе исследования могут быть использованы в дальнейших научных разработках темы. Модели и методы формирования и функционирования команд управления проектом, содержащиеся в исследовании, могут быть использованы при преподавании в высших учебных заведениях теории управления организационными системами, с целью показать возможность применения математических моделей для повышения эффективности функционирования организаций.

Апробация и внедрение результатов исследования в практику. Основные результаты исследований и научных разработок докладывались и обсуждались на следующих конференциях: региональная научно-техническая конференция «Непрерывное многоуровневое профессиональное образование: состояние, проблемы, перспективы» (Воронеж, 2005 г.) — международные конференции «Современные сложные системы управления» (Воронеж, 2005 г., Тверь, 2006 г.) — международный конгресс «Наука и инновации в строительстве: проблемы развития инженерно-строительного образования» (Воронеж, 2008 г.) — 60−63 научно-технические конференции по проблемам архитектуры и строительных наук (Воронеж, ВГАСУ, 2005;2008 гг.). Разработанные модели используются в практике работы ЗАО «Воронеж-Дом» (г. Воронеж), ООО УК «Жилпроект» (г. Воронеж), что подтверждено актами о внедрении.

Модели и механизмы, разработанные в диссертационной работе, включены в состав учебных дисциплин «Управление персоналом», «Управление проектами», читаемых в Воронежском государственном архитектурно-строительном университете, а так же в состав учебной дисциплины «Основы управления персоналом», читаемой в Воронежском институте высоких технологий.

Объем и структура работы. Диссертация состоит из введения, четырех глав, заключения, списка литературы и приложений. Она содержит 163 страницы основного текста, 25 рисунков, 18 таблиц и приложения. Библиография включает 164 наименования.

Выводы по диссертационной работе и полученные в ней результаты можно обобщить следующим образом:

1. В диссертации показано, что условием эффективной работы над проектом является создание профессиональной команды управления проектом, члены которой должны обладать необходимыми для решения профессиональных задач и выстраивания межличностных отношений компетенциями. Обоснована необходимость разработки теоретико-игровых и оптимизационных моделей формирования и функционирования таких команд.

2. Автором разработан подход к получению комплексной оценки компетенций членов команды управления проектом, измеренных в различных поведенческих шкалах, который включает этап построения модели компетенций для членов команды управления проектом. Применение данного подхода позволяет определить степень соответствия членов команды задачам проекта, а модели компетенций могут использоваться как инструмент управления персоналом — для оценки на этапе найма, применения мотивационных схем, а так же для разработки программ индивидуального обучения и развития в рамках организации.

3. В работе проведен обзор моделей функционирования организационных систем с распределенным контролем. Рассмотрена базовая модель организационной системы с распределенным контролем, состоящей из нескольких управляющих органов на верхнем уровне иерархии и одного агента на нижнем уровне иерархии, перечисляются обобщения и расширения базовой модели. Сформулирована общая технология постановки и решения задачи согласования интересов элементов систем с распределенным контролем.

4. Предложены механизмы компромисса для команд управления проектами, позволяющие учитывать различия в уровне компетенций центров и предпочтения агентов. Использование механизмов компромисса позволяет реализовать режим сотрудничества членов команды управления проектом, когда центры действуют совместно и добиваются требуемых результатов деятельности управляемого агента с использованием минимального количества ресурсов.

5. Разработаны модели согласования интересов участников команд управления проектами в условиях внутренней неопределенности (в ситуации неполной информированности центров о типах агентов и компетенциях друг друга) и ограниченной рациональности, что позволило решить задачу оценки эффективности процесса формирования команды.

6. Предложены оценки эффективности команд управления проектами, отличием которых является учет как экономических показателей, что выражается максимизацией участниками команды своих целевых функций, так и социально-психологических показателей — компетенций.

7. Сформулирована и решена задача оценки сравнительной эффективности матричных и функциональных структур систем управления агентами, что позволяет осуществлять оптимизацию этих структур в зависимости от компетенций членов команды управления проектом.

8. Построена модель процесса формирования команды управления проектом (в предположении о том, что компетенции ее членов не являются общим знанием), которая позволила установить, что для формирования слаженной и стабильно функционирующей команды существенна взаимная информация, которой обладают члены команды об опыте их взаимодействия. Для получения такой информации требуется моделировать ситуации, обеспечивающие выявление существенных характеристик членов команды и их максимальные коммуникации.

9. Осуществлена практическая реализация механизма компромисса для команды управления строительным проектом, реализованном ЗАО «Воронеж-Дом», для чего были разработаны модели компетенций и определены комплексные оценки компетенций участников проекта, получены аналитические зависимости целевых функций членов команды управления проектом проекта и функции затрат подчиненного им специалиста, определена область компромисса как множество согласованных планов исполнителя и соответствующих стимулирующих платежей членов команды управления проектом. Использование механизма равных рентабельностей для выбора точки внутри области компромисса позволило членам команды управления проектом повысить эффективность ее функционирования.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

.

Постоянно изменяющиеся технологии производства и ведения бизнеса, достижение долгосрочных и краткосрочных целей, необходимость повышения конкурентоспособности требуют от организаций применения методологии управления проектами, одним из основополагающих принципов которой является организация командной работы. Как показывает практика, создание команды управления проектом, реализующей синергетический эффект от объединения знаний и усилий ее членов, и организация ее деятельности представляют собой сложные задачи для большинства руководителей высшего звена управления.

Основным результатом диссертационной работы является разработка теоретико-игровых и оптимизационных моделей, позволяющих разрабатывать и внедрять методы формирования и эффективного управления функционированием команд управления проектами с учетом компетенций участников таких команд.