Систематизация и хранение документов

Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела. На каждой обложке дела указывается его номер и заголовок (например, «Приказы по текущей деятельности за 2015 г.»). Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения, называют номенклатурой дел.

Ведение дел вне номенклатуры не допускается. В номенклатуру не включаются всевозможные платные издания и другие материалы, не отражающие вопросы основной деятельности организации.

Различают сводную номенклатуру дел организации и номенклатуру дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел состоит из номенклатуры дел структурных подразделений. В конце каждого года номенклатура уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. Макет номенклатуры дел организации представлен на рис. 24.

Контрольные вопросы

• 1. Опишите особенности обработки входящей документации.
• 2. Что такое регистрация документов? Каковы основные правила регистрации документов в организации?
• 3. Опишите порядок контроля документов.
• 4. Опишите особенности обработки исходящей документации.
• 5. Каков порядок работы с внутренними документами?
• 6. Опишите порядок систематизации и хранения документов в организации.
• 7. Что такое номенклатура дел организации и каковы особенности ее оформления?

Практическое задание

Для любой организации составить журнал регистрации входящих документов, журнал регистрации приказов по текущей деятельности, журнал регистрации исходящих документов, номенклатуру дел. Составить письмо-запрос в другую организацию на бланке письма организации и зарегистрировать письмо в журнале регистрации исходящих документов.