Порядок передачи документов на хранение в архивные учреждения при ликвидации организации

ДипломнаяПомощь в написанииУзнать стоимостьмоей работы

Порядок передачи документов на хранение в архивные учреждения при ликвидации организации (реферат, курсовая, диплом, контрольная)

Дипломная работа

Порядок передачи документов на хранение в архивные учреждения при ликвидации организации

архив ликвидационный документация Архивы созданы давно, и их работа обусловлена целесообразностью сохранения информации на материальных носителях. Архивы — государственные учреждения, они владеют, пользуются и распоряжаются частью документов Архивного фонда Российской Федерации, постоянно хранят их, обеспечивают целостность исторически сложившихся документальных комплексов, условия для их использования, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и местного самоуправления, удовлетворяют информационные потребности и конституционные права граждан. Они руководствуются большим количеством законов, положений и других нормативно-правовых актов.

Архивный фонд может состоять из документов, образовавшихся в деятельности одного юридического лица; отдельного лица, семьи, рода; или быть объединенным, то есть образоваться в процессе деятельности двух или более юридических, физических лиц, имевших между собой исторически и / или логически обусловленные связи.

Помочь разобраться в том, что есть в архивах, могут архивные справочники — по ним можно понять, какую опись заказать и что в ней искать: путеводитель — архивный справочник, содержащий сведения о документах и / или фондах архива (архивов) в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием, каталог — межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации, указатель — архивный справочник, представляет собой перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных, обзор — архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов, дополненные их источниковедческим анализом.

Если необходимо найти информацию, например, о делопроизводстве в определенный период, то именно архив может помочь в поисках. Для того, чтобы сохранить историю, необходимо правильно передать документы в архив, оформить их надлежащим образом для облегчения поиска нужной информации в будущем.

В настоящее время, в связи с изменениями в экономической сфере страны появляются новые организации, возникают новые формы собственности. Параллельно многие организации и фирмы прекращают свое существование. Однако в соответствии с архивным законодательством документы таких организаций нельзя уничтожать, они подлежат архивному хранению. Поэтому изучение процедуры передачи документов и дел ликвидируемых организаций на хранение представляется актуальным.

Цель исследования — определить порядок передачи дел в архив ликвидируемой организации.

Объект исследования — процедура передачи документов ликвидируемой организации на архивное хранение, предмет — правовые и документоведческие особенности ее осуществления.

В соответствии с целью были поставлены следующие задачи:

охарактеризовать понятия «организация», «юридическое лицо», «ликвидация юридического лица», «архивное хранение документов»;

уточнить виды организаций, этапы жизненного цикла организаций;

рассмотреть процесс ликвидации организации;

установить порядок передачи дел в архив.

Методы исследования: описательный, анализ.

Теоретическая значимость исследования заключается во всестороннем анализе проблемы хранения документации ликвидируемых организаций.

Практическая значимость обусловлена характеристикой процедуры передачи документов в архив и описанием сопутствующих документов.

Структура работы: работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка используемой литературы.

Во введении представлены объект, предмет, цель, задачи, методы исследования.

В первой главе раскрываются основные понятия: «организация», «юридическое лицо»; уточняются виды организаций, описывается процесс создания организации и ее жизненный цикл.

Во второй главе характеризуется понятие «ликвидация юридического лица»; рассматриваются основания ликвидации организации, виды ликвидации, функции ликвидационной комиссии и порядок хранения документов ликвидируемой организации.

Третья глава посвящена документоведческим особенностям передачи документов на архивное хранение: экспертизе ценности документов, работе экспертно-проверочной комиссии; оформлению дел и составлению описей для передачи в архив на дальнейшее хранение; работе архива.

В заключении приводятся основные результаты исследования.

1. Стадии жизненного цикла организации

1.1 Понятие организации

Под организацией понимается группа лиц, взаимодействующих друг с другом ради достижения стоящих перед ними целей с помощью материальных, правовых, экономических и иных условий [Райзберг 1999, 47].

Для этого с помощью соответствующих технологий производится преобразование находящихся в ее распоряжении материальных, трудовых, информационных ресурсов.

Признаками организации являются:

Наличие цели. Официально провозглашенная цель придает смысл ее существованию, конкретную направленность действиям участников, объединяет и сплачивает их. В то же время есть организации, где цель выступает лишь как общий смысл их существования (населенный пункт, где совместное проживание облегчает условия жизни людей, но не ставит перед ними никаких конкретных задач);

Обособленность, предполагающая замкнутость внутренних процессов и наличие границ, отделяющих организацию от внешнего окружения. Эти границы могут быть материальными (стены, заборы) и нематериальными (запреты, ограничения, правила). Примером обособленности может служить замкнутость кругооборота средств предпринимательской организации, когда все затраты на производство должны полностью вернуться в результате продажи продукции;

Разделение труда (выполняемой работы) на составляющие компоненты, выполняемые разными лицами;

Наличие связей между ее отдельными элементами, обеспечивающих их взаимную поддержку, дополнение. Эти связи бывают экономическими, технологическими, управленческими, информационными, социальными.

Саморегулирование, предполагающее возможность в определенных рамках самостоятельно решать те или иные вопросы внутренней жизни и с учетом конкретных обстоятельств реализовывать внешние команды. Оно осуществляется внутренним центром, координирующим деятельность людей, обеспечивающим их интеграцию, а в конечном итоге целостность организации. В крупной организации центров может быть несколько, но один из них всегда будет выполнять функции главного;

Организационная культура, представляющая собой совокупность установившихся ценностей, традиций, верований, норм поведения, символов, которые во многом определяют характер взаимоотношений и направленность поведения людей [Сергеев 2007, 43−49].

Любая организация обладает определенной структурой, то есть особой упорядоченностью составляющих ее взаимосвязанных элементов. Структура может быть:

технической (совокупность материальных элементов организации — помещения, оборудование, условия труда, технологии). На производственных предприятиях во многом определяет профессионально-квалификационный состав работников, характер и содержание труда;

социальной (совокупность участников, формальных и неформальных групп, связей между ними, норм поведения, сфер влияния);

социотехнической, представленной совокупностью рабочих мест.

Структура придает организации устойчивость, способность функционировать и развиваться в условиях внешних и внутренних возмущающих воздействий. Устойчивость во многом достигается за счет простоты и стабильности структуры, избыточности ресурсов, самостоятельности участников, их постоянной готовности к изменениям.

Общие характеристики организаций:

Ресурсы — люди, капитал, материалы, технология, информация. Целью всякой организации является преобразование ресурсов;

Вертикальное разделение труда — необходимо для координации действий. В укрупненном плане выделяют следующие направления вертикального распределения: общее руководство, технологическое руководство, экономическое, оперативное управление, управление персоналом;

Горизонтальное разделение труда — разделение всей работы на составляющие компоненты (по профессиональному признаку);

Зависимость от внешней среды — любая организация зависит от внешних факторов (ресурсов, покупателей);

Необходимость управления — чтобы добиться любой задачи необходимо координировать действия всех участников;

Структуризация — выделение различных подразделений, которые выполняют соответствующую работу и установление между ними взаимосвязи [Круглова 2008, 177−180].

Организация — это открытая динамичная система, которая состоит из:

а) управляющей подсистемы (субъект управления) — орган или лицо, которое осуществляет управляющее воздействие;

б) управляемой подсистемы (объект управления) — отдельная структура организации или организация в целом, на которую направлено управляющее воздействие [Википедия «Система», 2014].

При этом одна и та же структура в организации может быть и субъектом и объектом.

В современном обществе действует множество разнообразных организаций. Их взаимодействие определяет специфику общественной структуры, формирует социальный фон жизни современного человека. Организации определяют уровень развития современного общества.

Организации могут быть классифицированы по следующим признакам:

организационно-правовая форма (ОПФ);

форма собственности: частная, государственная, муниципальная, общественная;

целевое назначение: производство продукции, выполнение работ, оказание услуг;

широта производственного профиля: специализированные, диверсифицированные, характер сочетания науки и производства, научные, производственные, научно-производственные;

число стадий производства: одностадийные, многостадийные;

расположение предприятия: на одной территории, на одной географической точке, на разных географических точках [Жарковская 2009, 341−344].

Организация как пространственно-временная структура производственных факторов позволяет получить максимальные по величине качественные и количественные результаты в самое короткое время и при минимальных затратах факторов производства.

Для различных организаций характерны различные виды структур управления. Организации — это открытые социально-экономические системы.

Особенности социально-экономических систем:

изменчивость (нестационарность) отдельных параметров системы и стохастичность ее поведения;

уникальность и непредсказуемость поведения системы в конкретных условиях и вместе с тем наличие у нее предельных возможностей, определяемых имеющимися ресурсами;

способность противостоять разрушающим систему тенденциям;

способность адаптироваться к изменяющимся условиям;

способность изменять свою структуру и формировать варианты поведения;

способность и стремление к целеобразованию, т. е. формированию целей внутри системы [Жарковская 2009, 155−158].

«Система» — множество элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которое образует определенную целостность, единство [Райзберг 1999, 112].

В организации как системе различают следующие элементы: функциональные области деятельности организации; элементы производственного процесса; элементы управления. Функциональные области выступают объектами менеджмента в организациях и определяют их структуру управления [Кузнецов 2010, 136]. Типичными функциональными областями являются сбыт (маркетинг), производство, финансы, персонал, НИОКР (инновации).

1.2 Виды организаций

Организации различаются размерами и структурой, количественным составом и характером преследуемых целей, особенностями поведения в процессе достижения целей. В связи с этим организации подразделяются на:

Простые — имеют одну цель (на практике встречаются крайне редко);

Сложные — имеют несколько целей (получение прибыли, завоевание новых рынков, поиск новых каналов распределения;

Формальные — группы людей, созданные по воле руководства для достижения целей организации;

Неформальные — стихийно образовавшаяся группа людей, вступивших в регулярное взаимодействие для достижение определенных целей. В них нет руководителя, а есть лидер. Неформальные организации существуют внутри всех формальных организаций, за исключением, может быть, очень маленьких (в форме межличностных неформальных групп). Они существенно влияют на многие стороны управления формальными организациями [Борискин 2006, 40−43].

Формальные организации подразделяются на коммерческие и некоммерческие организации.

Некоммерческие организации — организации, не имеющие в качестве основной цели своей деятельности извлечение прибыли и не распределяющие полученную прибыль между участниками организации.

Коммерческие организации — организации, деятельность которых направлена на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.

Формальная организация представляет собой способ организованности, построенный на социальной формализации связей, статусов, норм. В качестве примера можно назвать предприятие, ВУЗ, банк и множество других организаций, которые официально зарегистрированы и осуществляют свою деятельность строго в соответствии с формально закрепленными правилами. В них не предусмотрены никакие другие отношения между индивидами, кроме служебных, никакие другие цели, кроме функциональных [Максимова 2002, 17].

По принадлежности капитала и, соответственно, по контролю над предприятием выделяют национальные, иностранные и совместные (смешанные) предприятия.

Национальное предприятие — предприятие, капитал которого принадлежит предпринимателям своей страны. Национальная принадлежность определяется также местоположением и регистрацией основной компании.

Иностранное предприятие — предприятие, капитал которого принадлежит иностранным предпринимателям, полностью или в определенной части обеспечивающих их контроль. Иностранные предприятия образуются либо путем создания акционерного общества, либо путем скупки контрольных пакетов акций местных фирм, ведущих к возникновению иностранного контроля. Последний способ получил в современных условиях наибольшее распространение, поскольку он позволяет использовать уже имеющийся аппарат, связи, клиентуру и знания рынка местными фирмами.

Смешанные предприятия — предприятия, капитал которых принадлежит предпринимателям двух или более стран. Регистрация смешанного предприятия осуществляется в стране одного из учредителей на основе действующего в ней законодательства, что определяет местонахождение его штаб-квартиры. Смешанные предприятия — это одна из разновидностей международного переплетения капиталов. Смешанные по капиталу предприятия называются совместными предприятиями в тех случаях, когда целью их создания является осуществление совместной предпринимательской деятельности. Формы смешанных по капиталу компаний весьма разнообразны. Чаще всего в форме смешанных компаний создаются международные объединения: картели, синдикаты, тресты, концерны.

Многонациональные предприятия — предприятия, капитал которых принадлежит предпринимателям нескольких стран. Многонациональные компании образуются путем слияния активов объединяющихся фирм разных стран и выпуска акций вновь созданной компании. Другими формами образования смешанных по капиталу компаний являются: обмен акциями между фирмами, сохраняющими юридическую самостоятельность; создание совместных компаний, акционерный капитал которых принадлежит учредителям на паритетных началах или распределяется в определенных соотношениях, установленных законодательством страны регистрации; приобретение иностранной компанией доли пакета акций национальной фирмы, не дающей ей права контроля [Сергеев 2007, 401−403].

В современных условиях крупнейшие промышленные фирмы делают упор на создание совместных производственных предприятий, а также предприятий для осуществления научно-технического сотрудничества, в том числе для совместного использования патентов и лицензий, а также реализации соглашений о кооперации и специализации производства.

Особенно многочисленны совместные фирмы в новых и быстро растущих отраслях, требующих огромных единовременных вложений, — в нефтепереработке, нефтехимии, химической промышленности, производстве пластмасс, синтетического каучука, алюминия, в атомной энергетике. Совместные предприятия создаются и как временные объединения для выполнения крупных контрактов на строительство портов, плотин, трубопроводов, ирригационных и транспортных сооружений, электростанций, железных дорог.

Сложные организации, как правило, тесно связаны с окружающей средой. Организации зависят от окружающего мира: они получают из него ресурсы, именно там находятся потребители их продукции или услуг, они связаны с этим миром тысячами формальных и неформальных связей и отношений [Круглова 2008, 131−139].

Ключевая, внутренне присущая любой реально действующей организации цель — собственное воспроизводство. Если у организации цель самовоспроизводства утрачена или сознательно подавлена, то она может прекратить существование. Организация, у которой нет внутренней ориентации на выживание, может сохраниться только под воздействием достаточно мощных внешних сил. Но в этом случае на воспроизводство потребуется гораздо больше усилий.

Цели большинства организаций предполагают преобразование некоторых ресурсов для достижения результатов [Мерсиянова 2003, 51].

Под внешней средой организаций принято понимать ту часть окружающего мира, с которой организация активно взаимодействует. В составе внешней среды принято выделять разнокачественные компоненты: экономические условия, потребителей, профсоюзы, правительственные акты, законодательство, конкурирующие организации, систему ценностей в обществе, общественные взгляды, технику, технологию. Все эти факторы постоянно изменяются.

Большое значение имеет то, что, хотя организация зависит от внешней среды очень сильно, среда эта, как правило, находится вне пределов непосредственного влияния менеджеров. С каждым годом руководству современных организаций приходится учитывать все большее количество факторов внешней среды [Жариков 2009, 98−99].

Если хотя бы два человека работают вместе для достижения общей цели, они, скорее всего, будут делить работу между собой и координировать свою деятельность. Разделение всей работы на части обычно называется горизонтальным разделением труда. Разделение большого объема труда на многочисленные небольшие специализированные задания и объединение усилий многих работников позволяют организации производить гораздо больше продукции, чем если бы каждый из людей работал автономно.

В сложных организациях горизонтальное разделение и кооперация труда проявляются в форме образования подразделений, выполняющих специфические функции и добивающихся достижения конкретных специфических целей. Для того чтобы в условиях разделения труда организация обеспечивала достижение общих целей и создание целостного, пригодного для использования результата, разделение труда всегда должно сопровождаться его кооперацией, т. е. необходимо обеспечивать координацию отдельных работ и взаимодействие между работниками [Питерс 1986, 333].

Классический подход к горизонтальному разделению труда производственной компании предполагает выделение подразделений, осуществляющих производственную, маркетинговую и финансовую деятельность. Они представляют собой основные виды деятельности, которые должны успешно выполняться, чтобы фирма добилась поставленных целей.

Подразделения, как и сама организация, частью которой они являются, представляют собой группы людей, деятельность которых сознательно направляется и координируется организацией для достижения общих целей последней. Горизонтальное разделение труда приводит к тому, что каждый работник превращается в частичного работника. Иными словами, он производит не готовый продукт, а только выполняет некоторые операции, необходимые для получения готового продукта. Чтобы готовый продукт был, в конечном счете, получен, действия всех частичных работников должны, как это отмечалось выше, координироваться, т. е. необходимо управление [Шейн 2002, 179].

Там, где разделение и кооперация отсутствуют, в управлении нет необходимости. Чем больше и сложнее организация, тем важнее роль и сложнее процесс управления. Следовательно, если в малых организациях выполнение управленческих функций может совмещаться с другими видами деятельности, то в больших управление это обособленный вид деятельности.

Поскольку работа в организации разделяется на составные части, выполняется за счет совместных усилий многих людей и нуждается в управлении, кто-то должен это управление осуществлять. Если в состав организации входит достаточное количество работников и групп, деятельность которых следует координировать, то и координаторов будет много. Это означает, что в среде координаторов тоже возникает разделение труда и что их деятельность тоже придется координировать. Так, в организации появляются люди, задача которых сводится к координированию многочисленных координаторов-управленцев. Работа, которую будут выполнять руководители, координирующая непосредственно исполнителей, будет заметно отличаться от работы их начальников [Луман 2007, 536].

Наличие управления как неотъемлемого элемента деятельности сложной организации не зависит от природы организации. Общая структура и характер процесса управления будут одинаковы для благотворительного общества и для криминальной полиции, для церкви и для армии, для государственного социалистического предприятия и частной компании.

Ограничения — внешняя среда организаций (среда прямого воздействия, среда косвенного воздействия).

Условия — внутренняя среда (внутренние переменные) организации [Мертон 2006, 737−739].

Внутренние переменные — это ситуационные факторы внутри организации, которые в основном являются контролируемыми и регулируемыми. Существуют различные варианты определения состава основных внутренних переменных организации.

1.3 Жизненный цикл организации

Жизненный цикл организации — совокупность стадий развития, которые проходит фирма за период своего существования [Адизес 2007, 21].

Эта теория рассматривается в рамках менеджмента и подразумевает прохождение организацией нескольких этапов развития (аналогия с живыми существами): становление, рост, зрелость, смерть. Но последний этап не совсем применим к организации, так как не всякое искусственное создание обязательно должно умереть.

Жизненный цикл имеет следующий вид: зарождение и становление, рост — когда фирма активно заполняет выбранный ею сегмент рынка, зрелость — когда фирма пытается сохранить имеющуюся долю рынка под своим контролем и старость — когда фирма быстро теряет свою долю рынка и вытесняется конкурентами. В дальнейшем организация либо ликвидируется, либо вливается в более крупную, или разбивается на более мелкие организации, которые в зависимости от ситуации могут оказаться на стадиях роста или зрелости [Питерс 1986, 391−401].

Организация находится в стадии становления, формируется жизненный цикл продукции. Цели еще нечеткие, творческий процесс протекает свободно, продвижение к следующему этапу требует стабильного обеспечения. В эту стадию входят следующие явления: зарождение, поиск единомышленников, подготовка к реализации идеи, юридическое оформление организации, набор операционного персонала и выпуск первой партии продукта.

Происходит создание организации. Основателем выступает предприниматель, в одиночку или с несколькими соратниками выполняющий все работы. В компанию на этой стадии часто приходят люди, привлеченные самой личностью создателя и разделяющие его идеи и надежды. Коммуникации между сотрудниками легки и неформальны. Все работают много и долго, переработки компенсируются скромными зарплатами [Пригожин 1995, 153−160].

На этом этапе особенно важна нематериальная составляющая мотивации: возможность самореализации, интересная работа, признание успеха. Рекомендуется использовать простые схемы вознаграждения, в частности для менеджеров по продажам.

Контроль основан на личном участии руководителя во всех рабочих процессах. Организация не формализована и не бюрократизирована, для нее характерна простая структура управления. Основное внимание уделяется созданию нового продукта или услуги и завоеванию места на рынке. Следует отметить, что некоторые компании могут остановиться в своем развитии именно на этой стадии и существовать при таком стиле управления много лет. Организация в данных условиях является социосистемой, так как она состоит из людей, принадлежащих единой или сходным парадигмам. Каждый член организации обладает собственными культурными представлениями и системой ценностей. Совместная деятельность, которую начинают вести члены организации, запускает процессы формирования знаний на индивидуальном уровне, когда опыт, получаемый каждым членом организации, перерабатывается в соответствии с личными убеждениями и представлениями. На этом же этапе начинается ярмарка знаний, когда в ходе совместной деятельности каждый член коллектива вольно или невольно демонстрирует собственную систему представлений, умения и навыки [Мертон 2006, 241−250].

Фирмы возникают добровольно, потому что они представляют более эффективный метод организации производства. На первом этапе своего развития фирма ведет себя как серая мышка — подбирает зернышки, которые упускают из виду более крупные рыночные структуры.

На этапе возникновения фирмы очень важно определить стратегию конкурентной борьбы. Первая стратегия — силовая, действующая в сфере крупного производства товаров и услуг. Вторая стратегия — приспособительная. Задачи таких фирм удовлетворять индивидуальные потребности конкретного человека. Третья стратегия — нишевая глубокая специализация производства (то, что организация может делать лучше других).

Этап коллегиальности — период быстрого роста организации, осознание своей миссии и формирование стратегии развития (неформальные коммуникации и структура, высокие обязательства). Происходит рост компании: идет активное освоение рынка, рост интеграции особенно интенсивны. Успешность развития организации на этом этапе зависит: от того, насколько полно понимают идеи лидера члены организации; от того, насколько члены организации обогащают лидера идеями; от готовности членов организации реализовывать решения лидера; от того, насколько эффективно построена коллективная работа.

Если отбросить индивидуальные особенности, как лидера, так и членов организации, то все эти факторы определяются групповыми представлениями и ценностями — тем, что образует базис организационной культуры. Этот этап можно условно назвать периодом формирования базиса организационной культуры. На нем успех и неудачи организации активно перерабатываются на всех уровнях организации: индивидуальном, групповом, организационном. Осложняется тем, что создатели компании из предпринимателей должны превратиться в профессионалов-менеджеров. Это означает серьезное изменение стиля управления, к которому многие предприниматели оказываются не готовы. Поэтому на данном этапе нередки случаи приглашения профессиональных менеджеров со стороны и передачи им отдельных функций управления, а также обращения к консультантам для налаживания учета и контроля. В целом стадия роста характеризуется увеличением числа сотрудников, разделением труда и ростом специализации, более формальными и обезличенными коммуникациями, внедрением систем стимулирования, бюджетирования и стандартизации работ [Сорокин 1992, 169−175].

Главными задачами организации являются создание условий для экономического роста и обеспечение высокого качества товаров и услуг. Опыт, накопленный на предыдущей стадии, проходит через активную проработку. Процессы экстернализации (психотерапевтический прием, при котором проблема человека рассматривается не как его внутренняя характеристика, а как некая внешняя воображаемая живая сущность, вмешивающаяся в человеческую жизнь) и комбинации знаний выходят за рамки индивидуального онтологического уровня и поднимаются до уровня группового и организационного — ценности отдельных членов коллектива трансформируются в групповые ценности, согласовываются цели, происходит формирование видения организации как отдельной сущности, осознание ее взаимоотношений с внешней средой, формируются правила взаимного сосуществования как членов организации между собой, так и по отношению к субъектам внешней среды [Шейн 2002, 198−210].

Этап формализации деятельности — период стабилизации роста (развития), формализация ролей, стабилизация структуры, акцент на эффективность.

К этой стадии компания приходит с багажом прошлого опыта. Представления, показавшие свою адекватность и эффективность, связываются в единую картину мира, охватывая разнообразные стороны социальной жизни. На этом этапе, на организационном уровне наиболее интенсивны процессы интернализации, когда знания, полученные и переработанные организацией на предыдущих этапах, получили свое выражение через провозглашенные ценности: миссия организации, цели и символы, артефакты и проходят процесс индивидуального осознания. Организация достигает лидирующего положения на рынке. По мере расширения ассортимента выпускаемой продукции и комплекса предоставляемых услуг создаются новые подразделения, структура становится более сложной и иерархической. Формализуются политика и распределение ответственности, усиливается централизация. Становится актуальной оценка должностей, повсеместное внедрение системы управления эффективностью для всех подразделений, разработка на ее основе системы материальной мотивации [Мерон 2006, 631−636].

Зрелость организации означает, что ей удается сохранять устойчивое положение во внешней среде; показывает, что остальные процессы переработки опыта и встраивания его в существующую систему представлений имеют явное выражение в базисных представлениях организационной культуры и подкреплены мощно влияющими на членов организации артефактами. Эти артефакты обеспечивают широкое распространение парадигм организации среди ее членов и передаются новичкам как история успеха. Если на предыдущих этапах развития организационная культура сильно подвержена любому влиянию со стороны культуры лидеров, внешней среды, то на этапе зрелости она становится обычным правом, оказывающим влияние на все стороны жизнедеятельности организации [Жемчугов 2012, 17−22].

Этап реструктуризации — период замедления роста и структурных изменений, дифференциация товаров (рынков), предвидение новых потребностей (стремление к комплексности, децентрализация, диверсифицирование рынков).

Стадия старости. Этап спада — период, характеризующийся резким падением сбыта и снижением прибыли; организация ищет новые возможности и пути удержания рынков (высокая текучесть кадров, нарастание конфликтов, централизация).

Стадия старости организации определяется как противоречие между ней и окружающей средой, которое выражается или в появлении конкурентов на занятом рынке или в исчезновении рынка. В такой ситуации получаемый организацией реальный опыт не фиксируется в существующих знаниях организации. В результате базовые представления перестают адекватно интерпретировать реальные события, а провозглашенные ценности членами коллектива не воспринимаются как ценности. Это означает, что механизмы, обеспечивавшие трансформацию знаний организации, по каким-либо причинам исчезают и происходит разрыв в цепочках формирования знаний. Происходит накопление неформализованных знаний, которые между тем никаким образом не встраиваются в существующую систему представлений.

По мере перехода организации от одной стадии развития к другой, происходит накопление организационных проблем. Менеджерам важно представлять, являются ли эти проблемы следствием принятия неверных управленческих решений, могут ли они быть разрешены путем незначительных корректировок системы управления или они свидетельствуют о приближении следующей стадии жизненного цикла, а, следовательно, связаны с необходимостью проведения организационных изменений. Таким образом, эффективная и устойчивая деятельность организации во многом зависит от того, как менеджеры и работники понимают, оценивают и учитывают в своих действиях ее жизненный цикл и каждую его стадию [Адизес 2007, 290].

Фазы жизненного цикла фирмы можно описывать и при помощи динамики объемов производства. Достижение равновесия фирмы — того объема производства, когда прибыль становится максимальной, — прямой путь к переходу в новое качество. Нерешение данной проблемы — движение в направлении умирания экономической организации, которой и является фирма.

Даже самые успешные фирмы, «живущие» долго, не могут похвастаться, что после каждого жизненного цикла они становились крупнее, а их бизнес рос. Большие компании наиболее устойчивы по сравнению с мелкими, имеющими меньше ресурсов. Периоды, связанные с получением убытков, не являются исключениями в их «жизни». Главное для них — получение прибыли в конечном итоге, то есть за весь период жизненного цикла (сегодняшние убытки могут быть покрыты предыдущими прибылями и накопленным в предыдущих циклах капиталом). Необходимо сказать, что в жизненном цикле фирмы очень важное место принадлежит четвертой (последней) фазе. Появляющаяся «вилка» или дает фирме возможность развиваться в будущем, или приводит к умиранию экономической организации [Луман 2007, 601−603].

2. Ликвидация организации

2.1 Понятие ликвидации

Юридическое лицо — это организация, которая Имеет обособленное имущество в собственности, в хозяйственном ведении, в оперативном управлении;

Отвечает имуществом по своим обязательствам;

Может от своего имени приобретать имущественные и личные неимущественные права;

Может быть истцом и ответчиком в суде;

Имеет самостоятельный баланс или смету.

Правоспособность юридического лица подразумевает наличие гражданских прав, соответствующих предусмотренным в его учредительных документах целям деятельности и связанных с этой деятельностью обязанностей. Юридическое лицо может быть ограничено в правах только в случаях и в порядке, прямо предусмотренных законом. Правоспособность юридического лица возникает в момент его создания и прекращается в момент завершения ликвидации. Ликвидация юридического лица влечет его прекращение без перехода прав и обязанностей в порядке правопреемства к другим лицам [ГК РФ ч. 4 ст. 61].

Ликвидация юридического лица — прекращение деятельности организации в связи с истечением срока, на который она была создана, по решению общего собрания, вышестоящего органа (для государственных учреждений) или по решению суда [Википедия 2014].

Юридическое лицо может быть ликвидировано как в добровольном, так и в принудительном порядке.

В добровольном порядке юридическое лицо ликвидируется по решению его учредителей (участников) либо органа юридического лица, уполномоченного на то учредительными документами, в связи с истечением срока, на который создано юридическое лицо, и достижением цели, ради которой оно создано. Кроме того, юридическое лицо может объявить о своем банкротстве и добровольной ликвидации [ГК РФ ч. 4 ст. 61].

Добровольная ликвидация осуществляется ликвидационной комиссией, назначаемой ликвидирующейся организацией.

В принудительном порядке юридическое лицо ликвидируется по решению суда в случаях:

Грубого нарушения закона при создании (нарушение носит неустранимый характер);

Осуществления деятельности без надлежащего разрешения (лицензии) либо деятельности, запрещенной законом;

Иных неоднократных или грубых нарушениях закона или иных правовых актов;

Систематического осуществления общественной или религиозной организацией (объединением), благотворительным или иным фондом деятельности, противоречащей его уставным целям;

Признания судом юридического лица банкротом.

Требование о ликвидации юридического лица по перечисленным основаниям может быть предъявлено в суд государственным органом или органом местного самоуправления, которому законом предоставлено право на предъявление подобного требования.

В случае признания судом регистрации юридического лица недействительной, ликвидация данного лица осуществляется по решению его учредителей (участников) или органа, уполномоченного на то учредительными документами. Подобная ликвидация не относится к добровольной. Налоговый (регистрирующий) орган согласно ст. 25 Федерального закона «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08 августа 2001 года № 129-ФЗ вправе обратиться в суд с требованием о ликвидации юридического лица в случае допущенных при его создании грубых нарушений закона или иных правовых актов, если нарушения носят неустранимый характер, а также в случае неоднократных либо грубых нарушений законов или иных нормативных правовых актов государственной регистрации юридических лиц. Кроме того, налоговые органы вправе обратиться в арбитражный суд с заявлением о признании должника банкротом в связи с неисполнением обязанности по уплате обязательных платежей (налогов и сборов). В этом случае налоговые органы по отношению к должникам являются кредиторами [ГК РФ ч. 4 ст. 62].

Принудительная ликвидация осуществляется ликвидационной комиссией, назначенной судом или государственным органом, в чьем ведении находится ликвидируемая организация [ГК РФ ч. 4 ст. 63].

Несостоятельность (банкротство) — признанная арбитражным судом неспособность должника в полном объеме удовлетворить требования кредиторов по денежным обязательствам и (или) исполнить обязанность по уплате обязательных платежей.

Понятие банкротства также принято разделять на несколько основных видов.

Реальное банкротство. Данный вид характеризуется неспособностью предприятия восстановить свою платежеспособность в силу реальных потерь собственного и заемного капитала. Высокий уровень потерь капитала, повышение доли кредиторской задолженности обуславливают невозможность ведения хозяйственной деятельности, вследствие чего она объявляется арбитражным судом несостоятельной в соответствии с законом о банкротстве.

Временное (условное) банкротство. Характеризуется таким состоянием неплатежеспособности организации, которое вызвано превышением актива баланса предприятия над его пассивом, а также большим размером дебиторской задолженности и затовариванием готовой продукции. Такой вид банкротства предприятия при антикризисном управлении с использованием инструментария санирования не приводит к его ликвидации. В условиях проведения арбитражных процедур административного и внешнего управления появляется реальная возможность восстановить платежеспособность предприятия, переориентировать производство с учетом требований рынка и обеспечить в перспективе его устойчивое развитие.

Преднамеренное (умышленное) банкротство, связано с преднамеренным созданием руководителями и владельцами предприятия состояния его неплатежеспособности, нанесением ему экономического вреда (хищение средств предприятия различными способами) в личных интересах и в интересах иных лиц. Выявленные арбитражными управляющими факты преднамеренного банкротства передаются в суд для привлечения виновных к уголовному преследованию.

Фиктивное банкротство — это ложное объявление предприятием о своей неплатежеспособности с целью введения в заблуждение кредиторов для получения от них льгот по уплате финансовых обязательств, либо для погашения долгов фирмы неконкурентоспособной продукцией. Виновные в ложном объявлении предприятия неплатежеспособным, в утаивании активов для погашения кредиторской задолженности преследуются в уголовном порядке по представлению арбитражных управляющих [ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)» от 26.10.2002 № 127-ФЗ].

Для каждой формы организации установлены общие и индивидуальные основания принудительной ликвидации юридического лица.

2.2 Функции ликвидационной комиссии

Ликвидационная комиссия — учредители (участники) юридического лица или орган, принявший решение о ликвидации юридического лица, назначает ликвидационную комиссию (ликвидатора) по согласованию с органом, осуществляющим государственную регистрацию юридических лиц согласно ст. 62 ГК РФ. Ликвидационной комиссией (ликвидатором) устанавливаются порядок и сроки ликвидации юридического лица в соответствии с ГК РФ и другими законами.

После определения даты начала ликвидационного процесса, о которой объявляется публично в средствах массовой информации или официально в печати, по утвержденному, разработанному плану начинает работать ликвидационная комиссия. Завершает она свои действия со дня внесения данных о ликвидации в реестр государственной регистрации.

Законодатель не устанавливает четких критериев к численности и составу комиссии. Возглавляет комиссию председатель — лицо, наделенное определенным кругом обязанностей и прав.

Исходя из правовых норм, обязанности по координации мероприятий прекращения деятельности юридического лица возлагаются на ликвидационную комиссию [ГК РФ ч. 4 ст. 62].

Как известно, процедура ликвидации может быть начата добровольно, то есть, по решению общего собрания учредителей, либо в принудительном порядке — по вердикту суда.

С момента назначения ликвидационной комиссии к ней переходят полномочия по управлению, то есть функции и права органов ликвидируемого общества. Задачей ликвидационной комиссии (ликвидатора) является завершение деятельности общества в установленный срок с наименьшим ущербом для его контрагентов, учредителей или участников. Ликвидационная комиссия от имени ликвидируемого общества выступает в суде [ГК РФ ч. 4 ст. 62].

Общий порядок ликвидации юридического лица установлен главой 4 ст. 63 Гражданского кодекса РФ:

1. Ликвидационная комиссия опубликовывает в средствах массовой информации, в которых опубликовываются данные о государственной регистрации юридического лица, сообщение о его ликвидации и о порядке и сроке заявления требований его кредиторами. Этот срок не может быть менее двух месяцев с момента опубликования сообщения о ликвидации.

Ликвидационная комиссия принимает меры по выявлению кредиторов и получению дебиторской задолженности, а также уведомляет в письменной форме кредиторов о ликвидации юридического лица.

2. После окончания срока предъявления требований кредиторами ликвидационная комиссия составляет промежуточный ликвидационный баланс, который содержит сведения о составе имущества ликвидируемого юридического лица, перечне требований, предъявленных кредиторами, результатах их рассмотрения, а также о перечне требований, удовлетворенных вступившим в законную силу решением суда, независимо от того, были ли такие требования приняты ликвидационной комиссией.

Промежуточный ликвидационный баланс утверждается учредителями (участниками) юридического лица или органом, принявшими решение о ликвидации юридического лица. В случаях, установленных законом, промежуточный ликвидационный баланс утверждается по согласованию с уполномоченным государственным органом.

3. В случае возбуждения дела о несостоятельности (банкротстве) юридического лица его ликвидация, осуществляемая по правилам Кодекса, прекращается и ликвидационная комиссия уведомляет об этом всех известных ей кредиторов. Требования кредиторов в случае прекращения ликвидации юридического лица при возбуждении дела о его несостоятельности (банкротстве) рассматриваются в порядке, установленном законодательством о несостоятельности (банкротстве).

4. Если имеющиеся у ликвидируемого юридического лица (кроме учреждений) денежные средства недостаточны для удовлетворения требований кредиторов, ликвидационная комиссия осуществляет продажу имущества юридического лица, на которое в соответствии с законом допускается обращение взыскания, с торгов, за исключением объектов стоимостью не более ста тысяч рублей (согласно утвержденному промежуточному ликвидационному балансу), для продажи которых проведение торгов не требуется.

В случае недостаточности имущества ликвидируемого юридического лица для удовлетворения требований кредиторов или при наличии признаков банкротства юридического лица ликвидационная комиссия обязана обратиться в арбитражный суд с заявлением о банкротстве юридического лица, если такое юридическое лицо может быть признано несостоятельным (банкротом).

5. Выплата денежных сумм кредиторам ликвидируемого юридического лица производится ликвидационной комиссией в порядке очередности, установленной статьей 64 настоящего Кодекса, в соответствии с промежуточным ликвидационным балансом со дня его утверждения.

6. После завершения расчетов с кредиторами ликвидационная комиссия составляет ликвидационный баланс, который утверждается учредителями (участниками) юридического лица или органом, принявшими решение о ликвидации юридического лица. В случаях, установленных законом, ликвидационный баланс утверждается по согласованию с уполномоченным государственным органом.

7. В случаях, если настоящим Кодексом предусмотрена субсидиарная ответственность собственника имущества учреждения или казенного предприятия по обязательствам этого учреждения или этого предприятия, при недостаточности у ликвидируемых учреждения или казенного предприятия имущества, на которое в соответствии с законом может быть обращено взыскание, кредиторы вправе обратиться в суд с иском об удовлетворении оставшейся части требований за счет собственника имущества этого учреждения или этого предприятия.

8. Оставшееся после удовлетворения требований кредиторов имущество юридического лица передается его учредителям (участникам), имеющим вещные права на это имущество или корпоративные права в отношении юридического лица, если иное не предусмотрено законом, иными правовыми актами или учредительным документом юридического лица. При наличии спора между учредителями (участниками) относительно того, кому следует передать вещь, она продается ликвидационной комиссией с торгов. Если иное не установлено настоящим Кодексом или другим законом, при ликвидации некоммерческой организации оставшееся после удовлетворения требований кредиторов имущество направляется в соответствии с уставом некоммерческой организации на цели, для достижения которых она была создана, и (или) на благотворительные цели.

9. Ликвидация юридического лица считается завершенной, а юридическое лицо — прекратившим существование после внесения сведений о его прекращении в единый государственный реестр юридических лиц в порядке, установленном законом о государственной регистрации юридических лиц.

Организация должна уведомить Единый государственный реестр юридических лиц о своей ликвидации и представить документы. Документы представляются в регистрирующий орган уполномоченным лицом непосредственно или направляются почтовым отправлением с объявленной ценностью при его пересылке и описью вложения [ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ]. Уполномоченным лицом, то есть заявителем, является руководитель ликвидационной комиссии (ликвидатор) при ликвидации юридического лица.

Учредители (участники) юридического лица или орган, принявшие решение о его ликвидации, обязаны в трехдневный срок в письменной форме уведомить об этом регистрирующий (налоговый) орган по месту нахождения ликвидируемого юридического лица [ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08.08.2001 № 129-ФЗ]. К уведомлению прилагается решение о ликвидации.

Регистрирующий (налоговый) орган вносит в государственный реестр запись о том, что юридическое лицо находится в процессе ликвидации. С этого момента не допускается государственная регистрация изменений, вносимых в учредительные документы ликвидируемого юридического лица, государственная регистрация юридических лиц, учредителем которых выступает указанное юридическое лицо, либо государственная регистрация юридических лиц, которые возникают в результате реорганизации данного юридического лица.

Учредители (участники) юридического лица или орган, принявшие решение о его ликвидации, уведомляют регистрирующий орган о формировании ликвидационной комиссии или о назначении ликвидатора [ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08.08.2001 № 129-ФЗ].

Кроме того, они обязаны уведомить регистрирующий орган о составлении промежуточного ликвидационного баланса по формам, утвержденных приказом от 25.01.2012 №ММВ-7−6/25а «Об утверждении форм и требований к оформлению документов, представляющих в регистрирующий при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и крестьянских (фермерских) хозяйств:

№Р16 001 «Заявление о государственной регистрации юридического лица в связи с его ликвидацией»;

№Р15 001 «Уведомление о принятии решения о ликвидации юридического лица»;

№Р15 002 «Уведомление о формировании ликвидационной комиссии юридического лица, назначении ликвидатора»

№Р15 003 «Уведомление о составлении промежуточного ликвидационного баланса юридического лица» (Приложения 3−5).

В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом от 29 июля 1998 года № 34н (в редакции от 24.03.2000), при ликвидации организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса необходимо провести инвентаризацию. Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 года № 49. Основные цели инвентаризации — выявление фактического наличия имущества, сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета и проверка полноты отражения в учете обязательств.

Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения, все виды финансовых обязательств, производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и по материально ответственному лицу. По имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных, составляются сличительные ведомости. В них отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей указываются в сличительных ведомостях в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете. Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости [Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 (в ред. от 08.11.2010)].

После окончания срока для предъявления требований кредиторами ликвидационная комиссия составляет промежуточный ликвидационный баланс, содержащий сведения о составе имущества ликвидируемого юридического лица, о перечне предъявленных кредиторами требований, а также о результатах их рассмотрения [ГК РФ ч. 4 ст. 63].

Промежуточный ликвидационный баланс утверждается учредителями (участниками) юридического лица или органом, принявшими решение о его ликвидации. В установленных законом случаях промежуточный ликвидационный баланс утверждается по согласованию с уполномоченным государственным органом.

Промежуточный ликвидационный баланс содержит сведения о составе имущества. В него включены перечни:

зданий и сооружений с указанием инвентарного номера объекта, наименования объекта и его местонахождения, года ввода в эксплуатацию, фактического износа, остаточной стоимости;

машин, оборудования и других основных средств с указанием инвентарного номера объекта, наименования объекта и его местонахождения, марки, года ввода в эксплуатацию, фактического износа, остаточной стоимости;

объектов незавершенного капитального строительства и не установленного оборудования с указанием наименования объекта и его местонахождения, года начала строительства, фактически выполненного объема, балансовой стоимости;

долгосрочных финансовых вложений с указанием долгосрочных финансовых вложений и стоимости по активу баланса;

нематериальных активов с указанием их стоимости по активу баланса;

запасов, затрат, денежных средств и других финансовых активов с указанием производственных запасов, животных на выращивании и откорме, малоценных и быстроизнашивающихся предметов по остаточной стоимости, незавершенного производства, расходов будущих периодов, готовой продукции, товаров, НДС по приобретенным ценностям, прочих запасов и затрат, денежных средств, расчетов и прочих активов (в том числе указываются товары отгруженные, расчеты с дебиторами за товары, работы и услуги по векселям, полученным с дочерними предприятиями с бюджетом с персоналом по прочим операциям с прочими дебиторами, авансы, выданные поставщиками и подрядчиками, краткосрочные финансовые вложения, денежные средства: касса, расчетный счет, валютный счет, прочие денежные средства, прочие оборотные активы);

требований, предъявленных кредиторами ликвидируемому юридическому лицу с указанием наименования кредитора (в порядке очередности), суммы задолженности и решения об удовлетворении.

Если имеющихся у ликвидируемого юридического лица (кроме учреждений) денежных средств недостаточно для удовлетворения требований кредиторов, ликвидационная комиссия продает имущество юридического лица с публичных торгов в порядке, установленном для исполнения судебных решений.

Ликвидационной комиссией выплачиваются денежные суммы кредиторам ликвидируемого юридического лица в соответствии с промежуточным ликвидационным балансом, начиная со дня его утверждения, (за исключением кредиторов пятой очереди — им денежные суммы выплачиваются по истечении месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса) в порядке очередности, установленной ст. 64 ГК РФ «Удовлетворение требований кредиторов ликвидируемого юридического лица»:

1. При ликвидации юридического лица после погашения текущих расходов, необходимых для осуществления ликвидации, требования его кредиторов удовлетворяются в следующей очередности:

в первую очередь удовлетворяются требования граждан, перед которыми ликвидируемое юридическое лицо несет ответственность за причинение вреда жизни или здоровью, путем капитализации соответствующих повременных платежей, а также по требованиям о компенсации морального вреда, о компенсации сверх возмещения вреда, причиненного вследствие разрушения, повреждения объекта капитального строительства, нарушения требований безопасности при строительстве объекта капитального строительства, требований к обеспечению безопасной эксплуатации здания, сооружения;

во вторую очередь производятся расчеты по выплате выходных пособий и оплате труда лиц, работающих или работавших по трудовому договору, и по выплате вознаграждений авторам результатов интеллектуальной деятельности; в третью очередь производятся расчеты по обязательным платежам в бюджет и во внебюджетные фонды; в четвертую очередь производятся расчеты с другими кредиторами; абзац шестой утратил силу.

При ликвидации банков, привлекающих средства граждан, в первую очередь удовлетворяются также требования граждан, являющихся кредиторами банков по заключенным с ними или в их пользу договорам банковского вклада или банковского счета, за исключением договоров, связанных с осуществлением гражданином предпринимательской или иной профессиональной деятельности, в части основной суммы задолженности и причитающихся процентов, требования организации, осуществляющей обязательное страхование вкладов, в связи с выплатой возмещения по вкладам в соответствии с законом о страховании вкладов граждан в банках и требования Банка России в связи с осуществлением выплат по вкладам граждан в банках в соответствии с законом.

Требования кредиторов о возмещении убытков в виде упущенной выгоды, о взыскании неустойки (штрафа, пени), в том числе за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанности по уплате обязательных платежей, удовлетворяются после удовлетворения требований кредиторов первой, второй, третьей и четвертой очереди.

2. Требования кредиторов каждой очереди удовлетворяются после полного удовлетворения требований кредиторов предыдущей очереди, за исключением требований кредиторов по обязательствам, обеспеченным залогом имущества ликвидируемого юридического лица. Требования кредиторов по обязательствам, обеспеченным залогом имущества ликвидируемого юридического лица, удовлетворяются за счет средств, полученных от продажи предмета залога, преимущественно перед иными кредиторами, за исключением обязательств перед кредиторами первой и второй очереди, права требования по которым возникли до заключения соответствующего договора залога.

Не удовлетворенные за счет средств, полученных от продажи предмета залога, требования кредиторов по обязательствам, обеспеченным залогом имущества ликвидируемого юридического лица, удовлетворяются в составе требований кредиторов четвертой очереди.

3. При недостаточности имущества ликвидируемого юридического лица, когда такое юридическое лицо не может быть признано несостоятельным (банкротом), имущество такого юридического лица распределяется между кредиторами соответствующей очереди пропорционально размеру требований, подлежащих удовлетворению, если иное не установлено законом.

4. В случае отказа ликвидационной комиссии в удовлетворении требований кредитора либо уклонения от их рассмотрения кредитор вправе до утверждения ликвидационного баланса юридического лица обратиться в суд с иском к ликвидационной комиссии. По решению суда требования кредитора могут быть удовлетворены за счет оставшегося имущества ликвидируемого юридического лица.

После завершения расчетов с кредиторами ликвидационная комиссия составляет ликвидационный баланс, который, так же как и промежуточный баланс, утверждается учредителями (участниками) юридического лица или органом, принявшими решение о ликвидации юридического лица. Ликвидационный баланс утверждается по согласованию с уполномоченным государственным органом.

Ликвидационный баланс может быть прибыльным для учредителей, получающих дополнительный доход от ликвидации активов, либо убыточным, когда убытки покрываются за счет уставного капитала. Окончательный ликвидационный баланс отражает активы, оставшиеся после окончания всех расчетов ликвидируемого юридического лица, то есть имущество, подлежащее передаче ликвидационной комиссией учредителям организации. В ликвидационном балансе отражаются следующие статьи: актив, внеоборотные активы, денежные средства, пассив, уставный капитал и нераспределенная прибыль.

При ликвидации юридического лица реализуются денежные средства и иное имущество, принадлежащие юридическому лицу, а полученные средства направляются на погашение обязательств. Оставшиеся денежные средства зачисляются в уставный капитал, а затем распределяются между участниками (учредителями) юридического лица в порядке, установленном в учредительных документах.

В случае недостаточности у ликвидируемого юридического лица имущества и других ликвидных активов на покрытие убытков направляется уставный капитал.

Ликвидация юридического лица считается завершенной после внесения соответствующей записи в Единый государственный реестр юридических лиц.

На основании Федерального закона «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08 августа 2001 года № 129-ФЗ для государственной регистрации в связи с ликвидацией юридического лица в регистрирующий орган представляются следующие документы:

Подписанное заявителем заявление о государственной регистрации по форме, утвержденной Правительством РФ. В заявлении подтверждается, что соблюден установленный федеральным законом порядок ликвидации юридического лица, расчеты с его кредиторами завершены и вопросы ликвидации юридического лица согласованы с соответствующими государственными органами и (или) муниципальными органами в установленных федеральным законом случаях;

Ликвидационный баланс;

Документ об уплате государственной пошлины.

Согласно статье 22 Федерального закона «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08 августа 2001 года № 129-ФЗ:

Порядок государственной регистрации при ликвидации юридического лица или при исключении недействующего юридического лица из единого государственного реестра юридических лиц (в ред. Федерального закона от 02.07.2005 № 83-ФЗ):

1. Государственная регистрация при ликвидации юридического лица осуществляется регистрирующим органом по месту нахождения ликвидируемого юридического лица.

2. Ликвидационная комиссия (ликвидатор) уведомляет регистрирующий орган о завершении процесса ликвидации юридического лица не ранее чем через два месяца с момента помещения в органах печати ликвидационной комиссией (ликвидатором) публикации о ликвидации юридического лица.

3. Документы, предусмотренные статьей 21 Федерального закона, представляются в регистрирующий орган после завершения процесса ликвидации юридического лица.

4. Представление документов для государственной регистрации в связи с ликвидацией юридического лица осуществляется в порядке, предусмотренном статьей 9 Федерального закона.

5. Государственная регистрация при ликвидации юридического лица осуществляется в сроки, предусмотренные статьей 8 настоящего Федерального закона.

6. Ликвидация юридического лица считается завершенной, а юридическое лицо — прекратившим свою деятельность после внесения об этом записи в единый государственный реестр юридических лиц. Регистрирующий орган публикует информацию о ликвидации юридического лица (в ред. Федерального закона от 23.06.2003 № 76-ФЗ).

Являясь налогоплательщиком, организация обязана письменно сообщать в налоговый орган по месту учета обо всех обособленных подразделениях, созданных на территории Российской Федерации, не позднее одного месяца со дня ликвидации [НК РФ ст. 23], а также об объявлении несостоятельности (банкротстве) либо о ликвидации — не позднее трех дней с момента принятия такого решения.

С ликвидацией организации-налогоплательщика после проведения ликвидационной комиссией всех расчетов с бюджетами (внебюджетными фондами) обязанность по уплате налога и (или) сбора прекращается.

Исполнение обязанности по уплате налогов и сборов (пеней, штрафов) при ликвидации организации установлено ст. 49 НК РФ и осуществляется в определенном порядке. Так, обязанность по уплате налогов и сборов (пеней, штрафов) ликвидируемой организации исполняется ликвидационной комиссией за счет денежных средств данной организации, в том числе полученных от реализации ее имущества. Если у ликвидируемой организации недостаточно денежных средств, в том числе полученных от реализации ее имущества, для исполнения в полном объеме обязанности по уплате налогов и сборов, причитающихся пеней и штрафов, оставшаяся задолженность должна быть погашена учредителями (участниками) указанной организации в пределах и порядке, установленных законодательством Российской Федерации. Очередность исполнения обязанностей по уплате налогов и сборов при ликвидации организации среди расчетов с другими кредиторами такой организации определяется гражданским законодательством Российской Федерации.

Порядок зачета и возврата излишне уплаченных или излишне взысканных сумм определен главой 12 НК РФ. Если ликвидируемая организация имеет суммы излишне уплаченных ею налогов и сборов (пеней, штрафов), эти суммы подлежат зачету в счет погашения задолженности ликвидируемой организации по налогам и сборам (пеням, штрафам) налоговым органом не позднее одного месяца со дня подачи организацией-налогоплательщиком заявления.

При отсутствии у ликвидируемой организации задолженности по исполнению обязанности по уплате налогов и сборов (пеней, штрафов) сумма излишне уплаченных этой организацией налогов и сборов (пеней, штрафов) должна быть возвращена ей не позднее одного месяца со дня подачи организацией-налогоплательщиком заявления.

Для определения налогового периода, в том числе при ликвидации организации, следует руководствоваться положениями ст. 55 НК РФ. Так, последним налоговым периодом (если организация была ликвидирована до конца календарного года) является период от начала этого года до дня завершения ликвидации.

Если организация, созданная после начала календарного года, ликвидирована до конца этого года, налоговым периодом для нее является период со дня создания до дня ликвидации.

Если организация была создана в день, попадающий в период с 1 декабря по 31 декабря текущего календарного года, и ликвидирована раньше календарного года, следующего за годом создания, налоговым периодом для нее является период со дня создания до дня ликвидации данной организации.

Правила определения налогового периода при ликвидации организации не применяются в отношении налогов, по которым налоговый период устанавливается как календарный месяц или квартал. В таких случаях при создании, ликвидации и реорганизации организации отдельные налоговые периоды изменяются по согласованию с налоговым органом по месту учета налогоплательщика.

Выездная налоговая проверка, осуществляемая в связи с ликвидацией организации-налогоплательщика, а также вышестоящим налоговым органом в порядке контроля за деятельностью налогового органа, проводившего проверку, может проводиться независимо от времени проведения предыдущей проверки [НК РФ гл. 14 ст. 89].

К расходам на оплату труда по налогу на прибыль согласно ст. 255 НК РФ относятся, в частности, начисления работникам, высвобождаемым в связи с ликвидацией налогоплательщика, сокращением численности или штата работников налогоплательщика.

Существуют некоторые особенности в обложении налогом на прибыль в случае, когда учредителем (участником) общества является иностранная организация, не осуществляющая деятельность через постоянное представительство в Российской Федерации и получающая доходы от источников в Российской Федерации. Доходы, получаемые в результате распределения в пользу иностранных организаций прибыли или имущества организаций, иных лиц или их объединений, в том числе при их ликвидации (с учетом положений пунктов 1 и 2 ст. 43 НК РФ, устанавливающих понятия дивидендов и процентов), согласно ст. 309 НК РФ относятся к доходам иностранной организации от источников в Российской Федерации и подлежат обложению налогом, удерживаемым у источника выплаты доходов.

2.3 Хранение документов ликвидируемой организации

Порядок хранения документов от организаций, ликвидируемых в процессе самоликвидации и банкротства на государственное и муниципальное хранение, в том числе документов по личному составу, образовавшихся в процессе деятельности организаций, определяется:

Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;

Федеральным законом «О несостоятельности (банкротстве)» от 26.10.2002 № 127-ФЗ (ред. от 06.12.2011);

Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263;

Основными правилами работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива, от 06 февраля 2002 года.

При ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. При реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами [Федеральный Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ].

При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом.

При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

Конкурсный управляющий обязан передавать на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами. Порядок и условия передачи документов должника на хранение устанавливаются федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Ликвидационная комиссия обрабатывает и упорядочивает документарную базу организации, составляет опись-перечень всех документов с указанием их общих данных, сроков хранения (временного и постоянного) и подписывает акт приема-передачи установленного образца.

Ввиду вступления в действие в 2011 году «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года № 558 следует учитывать новые сроки хранения документов. При этом порядок исчисления срока хранения остался неизменным и производится стандартно — с 1 января следующего за окончанием делопроизводства года.

Постоянному хранению при ликвидации предприятия подлежат:

Книги учета доходов и расходов при ликвидации ИП и организаций, использовавших упрощенную систему налогообложения;

Свидетельства о постановке на учет;

Полисы страхования гражданской ответственности, выданные для опасных производственных объектов;

Финансово-бухгалтерская отчетность, сформированная по международным стандартам данных систем;

Акты о передаче прав на недвижимое имущество, а также документы по сделкам и залогу с ним;

Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (бюджетной) отчетности.

Увеличены сроки на хранение для следующих категорий дел:

Табели учета рабочего времени и трудовые графики хранятся согласно новому Перечню не 1 год, а 5 лет;

Документация об аттестации рабочих мест, включая протоколы и решения — 45 вместо 5 лет;

Срок хранения книг учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним увеличен до 75 лет (ранее 50 лет);

Справки о заработной плате, журналы и расчетные ведомости должны содержаться в архиве 5 лет (ранее 3 года);

Подлинники невостребованных личных документов сотрудников содержаться в архиве в течение 75 лет (ранее 50 лет).

Однако для аналитической документации продолжительность архивного хранения уменьшена: годовая бухгалтерская (бюджетная) отчетность — до 5 лет (ранее постоянно), счета-фактуры — до 4 лет (ранее 5 лет).

В остальных категориях документов, согласно регламенту нового Перечня, сроки содержания в архиве остались неизменными.

Классификация и архивирование документов предприятия может производиться как уполномоченной ликвидационной комиссией, так и специализированными архивными организациями, с которыми заключается договор на хранение.

Архивное хранение документов с установленным сроком уничтожения может быть передано по решению ликвидационной комиссии непосредственно учредителю компании, что оформляется соответствующим распоряжением и актом приема-передачи ["Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", утвержденный Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года № 558].

Документы ликвидируемой организации, имеющей правопреемника или вышестоящую организацию, передаются на хранение правопреемнику, а при его отсутствии — вышестоящей организации в упорядоченном состоянии.

В случае отсутствия правопреемника и вышестоящей организации документы постоянного хранения, документы по личному составу временного хранения (75 лет) и документы временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, передаются в соответствующий государственный (муниципальный) архив в упорядоченном состоянии. При этом негосударственные организации передают свои документы по договору [Основные правила работы ведомственных архивов, утвержденные приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263].

Документы с неистекшими сроками временного хранения могут быть переданы в соответствующий государственный (муниципальный) архив — при наличии в архиве свободных площадей и по согласованию с ним — на платной основе.

3. Передача документов ликвидируемой организации в архив

3.1 Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов в ликвидируемых организациях проводится с целью отбора документов постоянного срока хранения (в организациях — источниках комплектования) и по личному составу (во всех организациях) для их последующего упорядочения и передачи в государственные и муниципальные архивы [Кошелева 2008, 31−33].

Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации и отнесению к документам по личному составу.

Основными задачами экспертизы ценности документов являются: организация и проведение экспертизы ценности документов, находящихся в текущем делопроизводстве для формирования документов в дела; организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

При проведении экспертизы ценности документов сроки их хранения определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года № 558.

К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся:

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, записки, заменяющие приказы по личному составу, постановления и др.);

Списки личного состава, в том числе списки работающих на производстве с вредными условиями труда;

Карточки по учету личного состава, в том числе временных работников (форма Т-2);

Личные дела;

Лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

Акты о несчастных случаях, связанных с производством;

Тарификационные ведомости;

Табели и наряды работников вредных профессий;

Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел;

Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;

Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий;

Документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;

Списки работников, уходящих на льготную пенсию;

Штатные расписания;

Книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.

Срок хранения указанных документов в соответствии с Перечнем составляет в основном 75 лет.

Исключениями являются:

Акты о несчастных случаях, связанных с производством (45 лет);

Тарификационные ведомости (25 лет);

Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет (15 лет);

Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий (15 лет);

Списки работников, уходящих на льготную пенсию (50 лет).

В ликвидируемых исполнительных органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, являющихся источниками комплектования государственных областных и муниципальных архивов, в процессе делопроизводства которых образуются документы, отнесенные к документам Архивного фонда Российской Федерации, сотрудниками государственных и муниципальных архивов оказывается методическая помощь в организации и проведении экспертизы ценности документов с целью отбора их для передачи на государственное и муниципальное хранение. В остальных организациях экспертиза ценности документов осуществляется для отбора документов по личному составу с целью дальнейшего упорядочения [Носарева 2009, 62−76].

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу; на дела, не подлежащие хранению, составляются акты о выделении дел к уничтожению. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения в ликвидируемой организации проводится только после составления, утверждения и (или) согласования описей дел. Согласованные акты о выделении к уничтожению документов утверждаются ликвидатором (конкурсным управляющим). В ликвидируемой организации в процессе экспертизы ценности документов для передачи на постоянное хранение организуется выборка документов, согласно Перечню [Бурова 2007, 82−89, 26−37].

Ликвидируемая организация, в процессе деятельности которой не создаются документы постоянного срока хранения, составляются акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и уничтожают их только после составления описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.

3.2 Оформление дел

Делопроизводственная процедура оформления дел тесным образом связана с последующим архивным хранением документов.

Архивный фонд Российской Федерации — исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

Под архивным документом понимается — материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

В свою очередь, под документом Архивного фонда Российской Федерации понимается — архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению [ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125 ст. 3].

Архивные документы ликвидированной организации подлежат упорядочению и описанию в соответствии с требованиями архивных правил.

Архивные документы, в том числе документы по личному составу, подлежат оформлению в дела.

Полное оформление дела предусматривает: подшивку (переплет) документов дела; оформление обложки дела; нумерацию листов; составление листа-заверителя; составление в необходимых случаях внутренней описи документов. Объем дела не должен превышать 250 листов.

Документы в дела группируются (как правило) за календарный год. Внутри дела (в том числе в личном деле) документы систематизируются в хронологической последовательности (от начала года к концу года) по дате их регистрации, утверждения, составления. Строго в алфавитном порядке систематизируются наряды личных дел, дела, сформированные из личных карточек, лицевых счетов и трудовых книжек.

При систематизации дел по буквам алфавита необходимо учитывать до третьей буквы в фамилии лиц, на которых заведено дело. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов.

При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. В конце каждого дела подшивается лист-заверитель дела.

Все листы дела нумеруются арабскими цифрами простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Листы внутренней описи нумеруются отдельно римскими цифрами. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельные листы, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте [Кошелева 2005, 55−61].

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в ранее оформленных делах допускается употребление литерных номеров листов. В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела в делопроизводстве проводится их перенумерация.

После завершения нумерации листов оформляется лист-заверитель дела, в котором цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки). Лист-заверитель подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

При оформлении в дела личных дел, карточек формы «Т-2» составляются внутренние описи дел. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме; в делах по личному составу, основой систематизации которых является алфавитный порядок, составление внутренней описи документов рекомендуется, но в случае нарушения алфавитного порядка систематизации документов составление внутренней описи обязательно.

На обложке дела по личному составу указывают следующие реквизиты: наименование организации, ее непосредственная подчиненность, сокращенное наименование организации (в скобках), наименование структурного подразделения (в именительном падеже), индекс дела, заголовок дела, крайние даты, номер тома (части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела. При изменении наименования организации, на обложке дописывается новое наименование, а старое заключается в скобки.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию (например, приказы, распоряжения по личному составу), а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т. е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

Если дело состоит из нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т. д. Реквизит «срок хранения дела» указывается со статьями номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

Архивный шифр дела включает в себя номера фонда, описи, дела на обложках. На обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами только после описей экспертно-проверочной комиссии (ЭПК). Архивные шифры на обложках дел по личному составу, проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей, одобренных ЭПК организации, согласованных ЭПК Архивного управления и утвержденных руководителем (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архив) [Основные правила работы ведомственных архивов, утвержденные приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263]. До согласования описей дел ЭПК Архивного управления архивный шифр проставляется карандашом.

3.3 Составление описей дел

На сформированные и оформленные в соответствии с архивными правилами дела составляются описи дел. В организациях — источниках комплектования областных и муниципальных архивов описи дел составляются отдельно на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.

Опись дел представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией. Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в опись по начальной дате. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером.

Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. Заголовки дел в годовом разделе описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности: приказы (распоряжения) по личному составу; списки, книги; карточки по учету личного состава Т-2 (могут быть внесены в отдельную опись); лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате; списки работающих на производстве с вредными условиями труда; табели, наряды работников вредных профессий; протоколы аттестационных, квалификационных комиссий и документы к ним; документы по награждению правительственными и ведомственными наградами и по присвоению почетных званий (наградные дела, списки, книги учета выдачи наград); личные дела (могут быть внесены в отдельную опись); невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи).

Личные дела вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.

Личные карточки Т-2 формируются по алфавиту фамилий в самостоятельные дела и вносятся в опись также по году увольнения. В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера).

К описи дел по личному составу составляется справочный аппарат: титульный лист, список переименований организации, оглавление, список сокращенных слов, предисловие.

Состав справочного аппарата к описи диктуется его целесообразностью. Листы описи дел и справочного аппарата к нему нумеруются в валовом порядке. На отдельном листе составляется лист-заверитель описи дел. В нем указывается общее количество листов и особенности (ошибки) нумерации. Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается экспертной комиссией. Сводные описи дел организаций источников комплектования муниципальных и государственных архивов согласуются и утверждаются ЭПК Архивного управления, после чего утверждаются руководителем организации [Андреева 2008, 40−44].

В начале каждого дела подкладывается чистый лист бумаги, в конце — лист-заверитель по установленной форме. В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, в необходимых случаях проставляется количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела [Андреева 2008, 36−42].

По результатам экспертизы ценности и упорядочения документов составляются описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу временного (75 лет) хранения, описи дел временного (до 10 лет) хранения и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

В зависимости от объема, состава документов, сроков их хранения, формата дел по личному составу, а также в целях оперативного поиска необходимых сведений для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы могут составляться отдельно описи дел по личному составу:

приказы;

личные дела уволенных;

личные карточки уволенных;

лицевые счета по заработной плате;

расчетно-платежные ведомости по начислению заработной платы;

невостребованные личные документы (трудовые книжки, удостоверения);

акты несчастных случаев, связанных с производством [Шатенштейн 2002, 17−21].

Управленческие документы организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, используемые для исполнения запросов социально-правового характера, включаются либо в отдельную опись, либо (при незначительных объемах передаваемых документов) в опись дел по личному составу временного (75 лет) срока хранения.

Описи дел и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, представляются на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа для утверждения и согласования.

Дела, подлежащие уничтожению, после утверждения и согласования описей дел с архивным органом передаются на переработку (утилизацию) с соответствующим оформлением приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата, вес бумажной макулатуры.

Документы передаются в государственные (муниципальные) архивы в упорядоченном состоянии по описям, утвержденным или согласованным экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа.

Прием-передача документов на хранение проводится сотрудниками государственного (муниципального) архива и представителем ликвидируемой организации [Рыбаков 2008, 36−47].

При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу временного хранения (75 лет), описи дел временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, а также акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, представляются на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа, а затем утверждаются председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим [Алексенцев 2001, 33−38].

При ликвидации организации, не являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, на согласование соответствующего архивного органа представляются описи дел по личному составу временного хранения (75 лет), описи дел временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, а также акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

3.4 Порядок передачи

Подготовка архивных документов к передаче в архивные учреждения и их транспортировка осуществляются за счет средств организации и организуются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим.

Упорядочение документов, передаваемых на государственное или муниципальное хранение, проводится своими собственными силами или путем привлечения фирм, имеющих лицензию на выполнение данного вида работы, в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002.

Председатель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий может заключить договор с соответствующим государственным или муниципальным архивом на оказание услуг по экспертизе ценности и упорядочению документов.

В процессе приема-передачи проверяется наличие дел, указанных в описях. Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах, который утверждается конкурсным управляющим (председателем ликвидационной комиссии) и руководителем архивного учреждения. Вместе с документами на хранение в государственный (муниципальный) архив передаются три экземпляра каждой описи и научно-справочный аппарат к ним (историческая справка к архивному фонду, предисловие к описи, указатели, список сокращенных слов и др.). Четвертый экземпляр описей и один экземпляр акта приема-передачи документов на хранение в государственный (муниципальный) архив передается конкурсному управляющему (председателю ликвидационной комиссии) [Селезнева 2008, 54−69].

В соответствии со статьей 23 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 № 125-ФЗ при ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда РФ документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда РФ архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства [ФЗ «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125 ст. 23].

Ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий отвечает за подготовку и передачу на дальнейшее хранение архивных документов ликвидируемой организации.

В целях проведения работ по упорядочению документов и передаче их на хранение в архивные учреждения в смету расходов на ликвидацию организации включается статья, предусматривающая расходы на экспертизу ценности и обработку документов.

Прием-передача документов на хранение проводится сотрудниками государственного (муниципального) архива и представителем ликвидируемой организации.

В процессе приема-передачи проводится проверка наличия дел, указанных в описях. Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра.

Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах, который утверждается конкурсным управляющим (председателем ликвидационной комиссии) и руководителем архивного учреждения [Правила работы ведомственных архивов, утвержденные Приказом Главархива СССР от 25.09.1985 № 263].

Вместе с документами на хранение в государственный (муниципальный) архив передаются три экземпляра каждой описи и научно-справочный аппарат к ним (историческая справка к архивному фонду, предисловие к описи, указатели, список сокращенных слов [Андреева 2008, 44−52].

Четвертый экземпляр описей и один экземпляр акта приема-передачи документов на хранение в государственный (муниципальный) архив передается конкурсному управляющему (председателю ликвидационной комиссии).

Заключение

Проведенное исследование позволило сделать следующие выводы.

Организацией — группа лиц, взаимодействующих друг с другом ради достижения стоящих перед ними целей с помощью материальных, правовых, экономических и иных условий. Организации подразделяются на простые и сложные, формальные и неформальные, государственные и негосударственные.

Каждая организация имеет свой жизненный цикл — совокупность стадий развития, которые она проходит за период своего существования. Согласно концепции жизненного цикла организации ее деятельность проходит пять основных стадий:

I. Создание организации,

II. Этап коллегиальности (быстрого развития),

III. Зрелость,

IV. Старение организации,

V. Возрождение либо исчезновение.

Организация, которая имеет в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом, обладает правоспособностью, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, исполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде, является юридическим лицом. Правоспособность юридического лица подразумевает наличие гражданских прав, соответствующих предусмотренным в его учредительных документах целям деятельности и связанных с этой деятельностью обязанностей. Юридическое лицо может быть ограничено в правах только в случаях и в порядке, прямо предусмотренных законом. Правоспособность юридического лица возникает в момент его создания и прекращается в момент завершения ликвидации. Ликвидация юридического лица влечет его прекращение без перехода прав и обязанностей в порядке правопреемства к другим лицам.

Ликвидация юридического лица — прекращение деятельности организации в связи с истечением срока, на который она была создана, по решению общего собрания, вышестоящего органа (для государственных учреждений) или по решению суда.

Юридическое лицо может быть ликвидировано как в добровольном, так и в принудительном порядке.

Передача документов ликвидируемой организации в архив состоит из ряда процедур:

1. Создается ликвидационная комиссия,

2. Проводится экспертиза ценности документов,

3. Документы, подлежащие архивному хранению, оформляются в дела,

4. Составляется опись дел,

5. Документы, подлежащие уничтожению, также описывается и составляется акт об уничтожении,

6. Оформленные надлежащим образом дела и документы передаются в архив: наличие документов и дел сверяется по описи, их техническое состояние проверяется путем визуального осмотра, составляется акт приема-передачи в двух экземплярах.

По окончанию всех действий, предусмотренных процессом ликвидации, в реестр юридических лиц заносится соответствующая запись, и ликвидационная комиссия может быть распущена.

Список используемой литературы

Адизес, И. К. Управление жизненным циклом корпорации / И. К. Адизес. — М.: Питер. 2007. — 416 с.

Алексенцев, А. И. Подготовка конфиденциальных документов для архивного хранения и уничтожения / А. И. Алексенцев // Секретарское дело. — 2001. — № 1. — С. 33−38.

Андреева, В. И. Передача документов на архивное хранение / В. И. Андреева // Справочник секретаря и офис-менеджера. — 2008. — № 9. — С. 44−52.

Андреева, В. И. Подготовка документов к архивному хранению / В. И. Андреева // Справочник секретаря и офис-менеджера. — 2008. — № 6. С. 40−44.

Андреева, В. И. Подготовка документов к архивному хранению / В. И. Андреева // Справочник секретаря и офис-менеджера. — 2008. — № 7. — С. 36−42.

Борискин, В. В. Нормативное регулирование делопроизводства / В. В. Борискин // Справочник секретаря и офис-менеджера. — 2006. — № 9. — С. 40−43.

Бурова, Е. Определяем «архивный статус» организации: источник или не источник комплектования / Е. Бурова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. — 2010. — № 1. — С. 26−37.

Бурова, Е. М. Особенности комплектования архивов документами персонального характера / Е. М. Бурова // Делопроизводство. — 2007. — № 1. — С. 82−89.

Вебер, М. Хозяйство и общество / пер. с нем. под научн. ред. Л. Г. Ионина. — М.: Изд-во ГУ ВШЭ, 2007 — 267 с.

Гущина, И. А. Ликвидация организации: что делать с кадровыми документами / И. А. Гущина // Справочник кадровика. — 2011. — № 1. — С. 100−113.

Жарковская, Е. П. Антикризисное управление / Е. П. Жарковская, Б. Е. Бродский, И. Б. Бродский. — М.: Издательство «Омега-Л», 2009. — 456 с.

Жариков, В.В. Ж-345 Антикризисное управление предприятием: учебное пособие / В. В. Жариков, И. А. Жариков, А. И. Евсейчев. — Тамбов: Изд-во Тамб. гос. техн. ун-та, 2009. — 128 с.

Жемчугов, А. М. Человек и организация. Две главные цели человека — единство и борьба противоположностей / А. М. Жемчугов, М. К. Жемчугов // Проблемы теории и практики управления. — 2012. — № 8. — С. 17−22.

Каменева, Е. Документы, регламентирующие требования по подшивке документов для сдачи в архив / Е. Каменева // Делопроизводство и документооборот на предприятии. — 2010. — № 6. — С. 67−69.

Кошелева, Е. А. Организация хранения архивных документов / Е. А. Кошелева // Справочник кадровика. — 2005. — № 2. — С. 55−61.

Кошелева, Е. А. Готовим дела в архив / Е. А. Кошелева // Секретарь-референт. — 2004. — № 4. — С. 41−44.

Кошелева, Е. А. Отбор документов на хранение и уничтожение / Е. А. Кошелева // Секретарь-референт. — 2003. — № 3. — С. 43−45.

Кошелева, Е. А. Порядок передачи документов на хранение в архивные учреждения при ликвидации организации / Е. А. Кошелева // Секретарь-референт. — 2010. — № 9. — С. 60−64.

Кошелева, Е. А. Проведение экспертизы ценности документов / Е. А. Кошелева // Секретарь-референт — 2008. — № 11. — С. 31−33.

Круглова, Н. Ю. Хозяйственное право: учебное пособие / Н. Ю. Круглова. — М.: Издательство РДЛ: КНОРУС, 2008. — 832 с.

Крейнер, С. Бизнес путь: Джек Уэлч. 10 секретов величайшего в мире короля менеджмента / С. Крейнер. — СПб.: Издательство «Крылов», 2004. — 192 с.

Кузнецов, С. Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / под ред. проф. Т. В. Кузнецовой. — М.: Издательский дом МЭИ, 2010. — 232 с.

Кузнецов, В. В. Местное самоуправление в системе государственного управления: учебное пособие / В. В. Кузнецов, В. В. Ваховский. — Ульяновск УлГТУ, 2009. — 127 с.

Куциняк, Д. На бумажном перепутье. Технологии документооборота переходного периода / Д. Куциняк // Бухгалтер и компьютер. — 2004. — № 1. — С. 15−17.

Луман, Н. Социальные системы. Очерк общей теории / Н. Луман. — СПб.: Наука, 2007 г. — 648 с.

Максимова, И. М. Правовое регулирование хозяйственной деятельности. Учебное пособие / И. М. Максимова. — Изд-во Тамбовского государственного технического университета, 2002. — 112 с.

Мерсиянова, И. В. Организационное поведение: Учебное пособие / И. В. Мерсиянова. — Новосибирский государственный университет. — Новосибирск, 2003. — 60 с.

Мертон, Р. Социальная теория и социальная структура / Р. Мертон. — М.: ACT: ACT Москва: Хранитель, 2006. — 873 с.

Носарева, Н. Подготовка документов по личному составу к архивному хранению / Н. Носарева // Делопроизводство и документооборот на предприятии. — 2009. — № 1. — С. 62−76.

Носарева, Н. Подготовка документов по личному составу к архивному хранению / Н. Носарева // Делопроизводство и документооборот на предприятии. — 2009. — № 12. — С. 42−53.

Пригожин, А. И. Современная социология организаций. Учебник / А. И. Пригожин. — М.: Интерпракс, 1995. — 296 c.

Питерс, Т. В поисках эффективного управления (опыт лучших компаний) / Т. Питерс, Р. Уотермен. — М.: Прогресс, 1986. — 424 с.

Райзберг, Б. А. Современный экономический словарь / Б. А. Райзберг, Л. Ш. Лозовский, Е. Б Стародубцева. — М.: ИНФА-М, 1999. — 479 с.

Румынина, Л. А. Документационное обеспечение управления: учебник / Л. А. Румынина. — М.: Academia, 2004. — 216 с.

Рыбаков, А. Е. Порядок передачи личных дел работников в архив организации / А. Е. Рыбаков // Отдел кадров. — 2008. — № 7. — С. 36−47.

Сергеев, И. В. Экономика организаций (предприятий) / под ред. И. В. Сергеева, И. И. Веретенникова. — М.: ТК Велби, Издательство Проспект, 2007. — 560 с.

Сорокин, П. Человек. Цивилизация. Общество / П. Сорокин. — М.: Политиздат, 1992. — 542 с.

Селезнева, Т. А. Готовим документы по личному составу к длительному хранению / Т. А. Селезнева // Делопроизводство и документооборот на предприятии. — 2008. — № 5. — С. 54−69.

Тихонов, В. И. Архивное хранение электронных документов: проблемы и решения / В. И. Тихонов // Делопроизводство и документооборот на предприятии. — 2006. — № 2. — С. 16−27.

Храмцовская, Н. Что делать с документами при ликвидации организации / Н. Храмцовская // Делопроизводство и документооборот на предприятии. — 2008. — № 10. — С. 73−76.

Храмцовская, Н. Проблемы применения нового перечня типовых управленческих архивных документов / Н. Храмцовская // Делопроизводство и документооборот на предприятии. — 2011. — № 1. — С. 22−33.

Христинина, Л. Ф. Проводим проверку состояния делопроизводства и архивного дела / Л. Ф. Христинина // Делопроизводство и документооборот на предприятии. — 2008. — № 2. — С. 49−52.

Шейн, Э.X. Организационная культура и лидерство / Э. Х. Шейн. — СПб.: Питер, 2002 г. — 336 с.

Шатенштейн, Л. С. Подготовка дел для архивного хранения / Л. С. Шатенштейн // Секретарское дело. — 2002. — № 2. — С. 17−21.

Показать весь текст

Заполнить форму текущей работой