Структура и правила деловой беседы

Структура правильно организованной беседы состоит из 5 фаз:

• 1. Начало беседы.
• 2. Передача информации.
• 3. Аргументирование.
• 4. Опровержение доводов собеседника.
• 5. Принятие решений.

В отношении любого выступления, любой беседы действуют 10 общих правил, соблюдение которых сделает ваше выступление корректным:

• 1. Профессиональные знания.
• 2. Ясность.
• 3. Надежность.
• 4. Постоянная направленность.
• 5. Ритм.
• 6. Повторение.
• 7. Элемент внезапности.
• 8. «Насыщенность» рассуждений.
• 9. Рамки передачи информации.
• 10. Определенная доза юмора и даже, в какой-то мере, иронии.

К перечисленным правилам можно добавить следующие основные черты живой речи:

• · в любой деловой беседе ценны содержание и техника изложения;
• · следует ограничиваться фактами и подробностями в беседе рассуждениями по теме;
• · беседу лучше планировать с различными возможными вариантами;
• · необходимо иногда повторять и делать выводы из сказанного;
• · следует обращаться непосредственно к собеседнику, учитывая, что личное влияние в деловых отношениях имеет большое значение.

Особенности подготовки к деловой беседе

Готовность к деловой беседе, даже если эта беседа имеет оперативный характер, дает вам психологическое преимущество. При этом, чем меньше времени занимает сама беседа, тем важнее обеспечить это психологическое преимущество.

К сожалению, столь очевидная вещь на практике, в реальном менеджменте часто напрасно игнорируется. Если мы хотим, чтобы деловая беседа стала формой управленческого общения, эффективным взаимодействием мы ни в коем случае не должны игнорировать ее подготовительный этап. Время, потраченное на подготовку к беседе, никогда не бывает потраченным зря.

Место беседы выбирается с учетом его влияния на ожидаемый результат. Для лиц, не работающих в фирме наиболее удобным местом будет служебный кабинет принимающего или специальная комната для гостей, оборудованная всем необходимым. Обстановка в любом случае должна быть спокойной, уединенной, исключать неожиданное появление посторонних, шум, звонки и т. д., так как это нервирует. Так же имеет значение и цвет стен, освещенность, мебель и характер расстановки в комнате где будет проводиться деловая беседа.

С сотрудниками можно встречаться и на их рабочем месте. Допустимо проведение деловых бесед и вне службы, например, в ресторане, кафе или даже в домашних условиях. Главное, чтобы ваш собеседник чувствовал себя свободно и раскованно и мог полностью переключиться на деловой разговор.

Подготовка к деловой беседе включает:

• 1. Планирование:
  • · предварительный анализ участников и ситуации;
  • · инициатива проведения беседы и определение ее задач;
  • · определение стратегии и тактики;
  • · подробный план подготовки к беседе.
• 2. Оперативная подготовка:
  • · сбор материалов;
  • · отбор и систематизация материалов;
  • · обдумывание и компоновка материалов;
  • · рабочий план;
  • · разработка основной части беседы;
  • · начало и окончание беседы.
• 3. Редактирование:
  • · контроль (т.е. проверка проделанной работы);
  • · придание окончательной формы беседы.
• 4. Тренировка:
  • · мысленная репетиция;
  • · устная репетиция;
  • · репетиция беседы в форме диалога с собеседником.

Предлагаемые ниже вопросы позволяют подготовиться к деловой беседе, потратив на это минимум времени:

• 1. Четко ли вы представляете цели беседы? (Видите ли конкретный результат?) Или, другими словами: что вы хотите в конце беседы?
• 2. Как можно будет оценить этот результат? Как вы узнаете, достигли вы желаемого или нет?
• 3. Какими могут быть цели и мотивы вашего собеседника?
• 4. Какие средства вы имеете для достижения поставленной цели?
• 5. Какую позицию по отношению к собеседнику вы займете в ходе беседы? Будет ли она оптимальной для достижения цели?
• 6. Как, какими средствами вы донесете до собеседника свою позицию?
• 7. Как, с помощью каких средств вы узнаете установки и позицию партнера по общению?
• 8. С какими коммуникативными барьерами можете столкнуться?
• 9. Как подстраховать себя и снизить вероятность проявления этих барьеров?
• 10. Если в ходе беседы возникнут противоречия, как вы их будете снимать?
• 11. Если собеседник вам неприятен, как вы настройте себя на терпимость к нему?
• 12. Какие способы психологического воздействия вы будете применять?
• 13. Какую аргументацию предложите собеседнику?
• 14. Что вы будете делать, если возникнет конфронтация, партнер прибегнет к манипуляции или использует нечестные приемы?
• 15. Как обеспечите согласование мнений?
• 16. Насколько (в какой степени) будете раскрывать свою позицию?
• 17. Как вы будете управлять атмосферой разговора?
• 18. Как вы будете управлять собой, если партнер своими репликами (или поведением) вызовет у вас раздражение?
• 19. Каковы интересы вашего партнера?
• 20. Чего ни в коем случае нельзя допускать в этой беседе? Конечно, при подготовке к беседе далеко не всегда можно дать ответы на все поставленные вопросы. Но это и не обязательно. Ответьте хотя бы на те из них, на которые можете, и это даст вам некоторые психологические «козыри»:
  • а) вы будете психологически настроены на деловую беседу;
  • б) вы заранее будете знать возможные слабые места вашего собеседника (и свои собственные).