Формы использования архивных документов

Формы использования архивных документов — это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций использование архивных документов — применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Формы использования в государственном и ведомственном архиве имеют свою специфику. Естественно, что в архивах Федеральной архивной службы России (Росархива), где хранятся сотни и тысячи фондов, объем информационных услуг шире и разнообразнее. Однако технологии, например методика исполнения запросов, не отличаются от других архивов.

Информирование руководства и структурных подразделений организаций, а также других организаций о наличии в архивах тех или иных документов и их содержание.

Эта форма использования осуществляется либо по инициативе пользователя (исполнение запросов), либо по инициативе архива (инициативное информирование).

Информирование руководителей организации может производиться в форме перечня заголовков дел или документов по определенной тематике или по видам с указанием дат документов и поисковых данных. В необходимых случаях даются аннотации.

Информирование руководителей может производиться также в форме тематической подборки копий документов. Копии располагаются в логической последовательности; к подборке копий прилагается титульный лист, а также при необходимости историческая справка, перечень и другие материалы.