Организация деловых встреч

Организация деловых мероприятий всегда включает в себя: разработку идеи, техническое обеспечение, дизайн оформления, составление программы деловой встречи, обслуживание мероприятия. Чтобы произвести впечатление на своих партнеров в организации деловых мероприятий все должно быть продумано до мелочей. Организация деловых встреч и мероприятий требует к себе особого внимания не только при их подготовке, но также и при проведении. На деловых мероприятиях важна каждая деталь: от места проведения презентаций, пресс конференций до разработки рекламно сувенирной продукции [10, c. 47].

Назначение времени проведения деловых встреч имеет большое значение как для одной, так и для другой стороны. Прежде чем назначать время встречи необходимо основательно подготовиться: привести все документы в порядок, набросать предварительное соглашение, быть готовым к серьезному рассмотрению предложений и уступок, на которые может пойти фирма для противоположной стороны [2, с.224].

Время встречи назначают задолго до самой встречи, иногда за месяц, а иногда за несколько месяцев предварительно согласовывая месяц, день и время.

Часто перед самой встречей собираются для обсуждения представители разных компаний и предварительно обсуждают предстоящую встречу, все ли готово, со всеми ли условиями согласны противоположные стороны.

Если встреча с иностранцами необходимо:

• — дать время выспаться;
• — рассчитать разницу в часовом поясе и выбрать среднее время, подходящее для всех пока гости не адаптируются к новому часовому поясу и т. д.

Деловая встреча, в процессе которой уточняется предмет переговоров, решаются организационные вопросы, или встреча экспертов, предваряющая переговоры с участием руководителей и членов делегаций является первым этапом переговорного процесса. Успех переговоров в целом во многом зависит от результатов таких ознакомительных встреч. Заслуживают внимания шесть основных правил налаживания отношений между партнерами на встречах и рекомендации по их реализации, предлагаемые американскими специалистами. Эти правила сохраняют свое значение и в ходе ведения переговоров.

• 1. Рациональность. Необходимо вести себя сдержанно. Неконтролируемые эмоции отрицательно сказываются на переговорном процессе и способности принятия разумных решений.
• 2. Понимание. Невнимание к точке зрения партнера ограничивает возможности выработки взаимоприемлемых решений.
• 3. Общение. Если ваши партнеры не проявляют большой заинтересованности, нужно постараться провести с ними консультации. Это позволит сохранить и улучшить отношения.
• 4. Достоверность. Ложная информация ослабляет силу аргументации, а также неблагоприятно влияет на репутацию.
• 5. Недопустимо поучать партнера. Основной метод — убеждение.
• 6. Принятие. Нужно постараться принять другую сторону и быть открытым для того, чтобы узнать нечто новое от партнера.