Развитие системы управления проектами с учетом стратегии организации

Учитывая современное развитие методологии управления проектами, становится очевидным, что управление проектами используется уже не в каких-либо исключительных случаях, а, напротив, все чаще становится стандартным способом управления организацией. Все больше работ в организациях выполняется как проекты, в том числе в области стратегического управления организацией.

Актуальность исследования обуславливается тем, что в мире управления.

• проектами уделяют пристальное внимание вопросам стратегического управления проектами организаций (управление проектами с учетом стратегии организации). В тоже время проектный подход выполнения стратегических задач организации набирает все больше сторонников и уже в скором времени возникнет острая необходимость развивать систему управления проектами, которая должна обеспечить реализацию стратегии организации, применяя методологию управления проектами в рамках целостной, но динамичной системы. Динамичность системы управления проектом наглядно подтверждается постоянно меняющимся окружением организаций. Тем самым динамичность системы управления проектами обуславливает необходимость выработки методических предложений развития данной системы с учетом стратегии организации.

• Сегодня на практике еще не выработана и не опробована методика, позволяющая осуществлять развитие системы управления проектами с учетом стратегии организации, тем самым хрупкая связь между используемыми решениями в области управления проектами в организации и стратегией организации не дает уверенности, что результаты проектов, в том числе имеющих стратегический характер для организации, будут отвечать изменившимся условиям, даже если к ним будет применяться системный подход. Отсутствие путей решения поставленной проблемы является причиной того, что организации не могут в полной мере контролировать и управлять проектами направленными иа достижение избранной ими стратегии. Стоит заметить, что одного контроля недостаточно. Важно знать когда, где, что и как необходимо предпринять, чтобы существующая система управления проектами обеспечивала качественное решение стратегических задач поставленных перед проектом. Л для этого необходимо:

— своевременно реагировать на изменение ситуации в окружающей среде, обладать современной программно-технической поддержкой;

— надлежащим образом организовать и эффективно стимулировать команду проекта к достижению поставленных стратегических целей;

— иметь критерии оценки достижения этих целей.

Система управления проектами организации должна сочетать в себе все необходимые критерии, так как именно она является инструментом управления проектами, который позволяет связать стратегические цели организации с процессами управления проектами, а также осуществлять контроль соблюдения стратегии организации в рамках реализуемых проектов.

Цель диссертационного исследования состоит в том, чтобы разработать методические рекомендации, способные обеспечить на практике эффективное управление развитием системы управления проектами с учетом стратегии организации. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Изучить существующие разработки в области управления проектами и дать определение термина «система управления проектом» .

2. Проанализировать методические подходы к развитию системы управления проектами в организации.

3. Обобщить особенности развития системы управления проектами с учетом стратегии организации.

4. Разработать модель развития системы управления проектами с учетом стратегии организации.

5. Сформулировать методические рекомендации развития системы управления проектами с учетом стратегии организации.

6. Показать, как вывести систему управления проектами организации на уровень, обеспечивающий организацию гибким, постоянно совершенствующим механизмом конкурентной борьбы.

Объектом исследования является система управления проектом как часть единой системы управления организацией. Предметом исследования являются модели и методы управления проектами.

Основой разработки данного исследования послужили научные труды как отечественных, так и зарубежных авторов. Среди них следует отметить работы Разу M.JI., Воропаева В. И., Гальпериной З. М., Шапиро В. Д., среди зарубежных авторов — К. Грея, Э. Ларсона, Г. Дитхелма, X. Решке, X Шелле.

Научная новизна диссертации определяется результатами полученными в ходе данного исследования состоят в следующем:

1. Обобщены методические подходы к развитию системы управления проектами с учетом стратегии организации.

2. Разработана модель развития системы управления проектами с учетом стратегии организации.

3. Подготовлены методические рекомендации по управлению развитием системы управления проектами с учетом стратегии организации.

4. Разработаны организационные положения по управлению реализацией проекта развития системы управления проектами с учетом стратегии организации.

Практическая значимость исследования состоит в том, что его основные положения доведены до конкретных методических рекомендации и могут быть использованы при разработке и развитие систем управления проектами в организациях различного типа. Разработанная методические предложения позволяют на практике реализовать концепцию постоянного развития системы управления проектами с учетом стратегии организации, отталкиваясь от оценки текущего состояния и разработки программы действий, направленных на ее развитие в будущем.

Достоверность результатов исследования обуславливается соблюдением положений общей теории управления организации, стратегического менеджмента и теории управления проектами. Полученные результаты доложены и одобрены на научно-практических конференциях посвященным актуальным проблемам управления (международные научно-практические конференции «Актуальные проблемы управления») в 2002;2004 гг. в Государственном университете управлении в г. Москве. Результаты проведенных исследовании опубликованы в сборниках научных работ Государственного университета управления общим объемом 1,2 п. л. Из них автору принадлежит 1,2 п. л.

Заключение

.

В результате проведения диссертационного исследования, автор пришел к ключевым положениям в вопросе управления развитием системы управления проектами с учетом стратегии организации:

1. Система управления проектами должна эффективно осуществлять функцию доведения до сотрудников различных уровней управления проектами новых стратегических планов и инициатив руководства организации. Результаты развития системы управления проектом с учетом стратегии организации должны использоваться руководителями для дальнейшего развития системы управления проектами, направленного на повышение эффективности управления проектами — улучшения качества продукции проектов, уменьшения времени реализации проектов, снижения себестоимости и т. д. Прежде всего система управления проектами с учетом стратегии организации должна также эффективно отслеживать исполнение стратегических инициатив предпринимаемых топ-менеджерами организации, выделяя при этом ключевые процессы, воздействующие на стратегию и оценивая их эффективность. Система управления проектом должна использоваться не просто как инструмент, обеспечивающий эффективную коммуникацию стратегии с проектами, но и как механизм управления данной стратегией через проекты. Данная система используется как основной инструмент управления бизнесом дающий возможность устанавливать индивидуальные, и общеорганизационные цели, доводить их до сознания членов команды различного уровня, оценивать достижимость поставленных целей посредством использования измерителей эффективности, получать быструю обратную связь, стать чрезвычайно удобной моделью, дающей новые аналитические возможности более традиционной концепции управления проектами.

2. Для эффективного осуществления работы системы управления проектом с учетом стратегии организации необходима поставленная топ-менеджментом организации цель, которая включала бы в себя упоминание о показателях и конкретных задач ставящихся пред проектами. Стратегия организации осуществляется за счет проектов и проекты формируют основу стратегии.

3. Для эффективного использования ресурсов необходимо иметь инструмент определения проектов входящих в стратегические интересы организации. Это.

109 можно выполнить при помощи метода портфельного анализа, который ориентирован на то, чтобы в отношении различных характеристик сделать проекты прозрачными в рамках организации. Эти характеристики могут относиться, например к экономическим критериям. В форме матрицы отображаются два признака. Посредством анализа портфеля проектов его отображением можно отразить общности проектов. Исходя из этого можно сделать выводы, какие проекты имеются в настоящий момент и какие следует добавить для сохранения сбалансированного портфеля проектов.

4. Для осуществления проекта развития систем управления проектами с учетом стратегии организации в организации должны быть выделены три группы-уровня управления проектом развития системы:

• Высший — топ-менеджиент (дирекция: генеральный директор и Совет директоров).

• Средний — руководитель проекта. Основной — заместители руководителя проекта, руководители рабочих групп проекта.

В состав дирекции, помимо генерального директора, осуществляющего общее стратегическое управление организацией, должен входить директор по управлению проектами (осуществляет общее руководство и координацию всех проектов, является непосредственным начальником всех руководителей проектов).

5. При разработке проекта, необходимо учитывать, что проект проходит определенные этапы своего развития: инициацию, планирование, реализацию и функционирование. Проект может быть закрыт (при негативной стечении обстоятельств) иа любом этапе существования. Поэтому целесообразно рассматривать закрытие проекта как одну из процедур этапа реализации проекта. Функционирование системы управление проектами регламентируется и контролируется на основе той документации, которая должна быть заложена в саму систему в процессе реализации проекта развития. Контроль проекта на этапе планирования должен базироваться, не только на стратегии организации, но и на стандарте управления проектами. Одним из вариантов составления этой организационной документации может быть переложение регламентов и инструкций стандарта на конкретную стратегию организации. Но для такого варианта необходимо, чтобы сам стандарт был достаточно универсальным по своему содержанию, что позволит спланировать управление проектом при незначительных доработках, «налаживающих» содержимое стандарта непосредственно на низменную стратегию с учетом ее специфики. Оба вида действии должны привести к тому, чтобы результатом проектирования стал комплекс документации, который позволил бы продолжить управления проектом уже непосредственно по конкретным функциям управления проектом с учетом стратегии организации.

6. Любая деятельность или операция в рамках проекта, которая получает что-то «на входе» и превращает это в нечто «на выходе», должна быть рассмотрена как процесс ориентированный на реализацию стратегии организации. Таким образом, через процессный подход к проектной деятельности в рамках стратегического менеджмента можно рассчитывать на успешное развитие системы управления проектом с учетом стратегии организации. Для стратегически успешного функционирования организации при управлении проектами необходимо, чтобы организация определила и управляла целым рядом взаимосвязанных процессов проектного управления. Часто «выход» одного процесса будет непосредственным «входом» для следующего процесса. Регулярное определение и управление различными процессами внутри проекта, и, в особенности, взаимосвязь между проектами и стратегией могут быть названы в управлении проектами как подход, основанный на стратегическом управлении проектами.

7. Организация должна установить и управлять процессами, необходимыми для обеспечения уверенности в том, irro продукты проектов соответствуют стратегии организации. В качестве способа внедрения гг демонстрации установленных процессов организация должна создать систему управления проектами, основываясь на предложенных рекомендациях. Система управления проектами должна развиваться (поддерживаться в рабочем состоянии и подвергаться улучшениям) со стороны организации. Организация должна разработать процедуры системы управления проектами, которые описывают стратегические подсистемы управления проектами. Масштаб и глубина процедур должна определяться такими факторами как размер и тип организации, сложность и взаимосвязь процессов, применяемые методы, а также квалификация и степень подготовки персонала, участвующего в управлении проектами.

8. Топ-менеджмент организации должен надлежащим образом исполнять свои обязанности относительно создания и поддержания осознания важности удовлетворения проектов стратегии организации, разработки политики стратегического управления в области управления проектами, создания блока стратегического управления в системе управления проектами, проведения стратегического анализа управления проею-ами со стороны руководства организации, обеспечения уверенности в наличии стратегических ресурсов. Топ-менеджмент организации должен обеспечить уверенность в том, что стратегические потребности и ожидания установлены и переведены в соответствующие требования (показатели).

9. Топ-менеджмент должен уполномочить одного или нескольких своих членов, которые должны иметь определенные обязанности:

• обеспечения уверенности в том, что система управления проектами поддерживается в рабочем состоянии в соответствии со стратегией организацииинформирования топ-менеджмента о функционировании системы управления проектами в стратегическом аспекте, включая вопросы, связанные с необходимостью ее улучшения;

• обеспечения уверенности в осознании во всей организации, включая персонал занятый реализацией проеюгов, стратегических требований.

Обязанностью представителя топ-меиеджмеита является также осуществление связи с внешними сторонами по стратегическим вопросам, относящимся к системе управления проектами.

10. Этап разработки проекта развития и этап реализации проекта развития системы управления проектами с учетом стратегии организации возможно осуществлять одновременно, что позволит организовать единый процесс проверок и устранения ошибок. Это обеспечивает проведение оперативных испытаний системы управления проектами на непрерывной основе, хотя и ограничивает рассмотрение основных альтернатив развития системы управления проектами. При планировании проекта по развитию системы управления проектами с учетом стратегии организации необходимо помнить, что три основных комплекса работ, но развитию системы осуществляются последовательно. Такими комплексами являются непосредственные работы по развитию, испытание системы управления проектами в целом, оценка соответствия системы управления проектами стратегии организации и передача в эксплуатацию. Параллельно возможно осуществлять многочисленные другие виды деятельности, связанные с развитием системы, чтобы сократить сроки развития. Например, сбор данных и разработка форм для сбора и распространения информации могут производиться параллельно. Профессиональная подготовка персонала — потенциальных членов команды проекта в организации и разработка средств программирования могут осуществляться параллельно друг с другом и другими видами деятельности, связанным с развитием системы управления проектами.