Особенности заполнения первичных документов и учетных регистров

Содержание Введение Глава I. Теоретические аспекты порядка заполнения первичных документов и регистров бухгалтерского учета источников формирования имущества

1.1 Понятие первичных документов и учетных регистров

1.2 Требования, предъявляемые к заполнению первичных документов и регистров

1.3 Обработка и хранение первичных документов и регистров бухгалтерского учета Глава II. Особенности заполнения первичных документов и учетных регистров в ЗАО «ЯГП»

2.1 Краткая экономическая характеристика организации

2.2 Порядок заполнения первичных документов, способы оформления и хранения первичных документов и учетных регистров

2.3 Предложения и рекомендациям по улучшению документооборота в ЗАО «ЯГП»

Заключение

Список используемой литературы

Введение

Формирование рыночных отношений в стране заставило по новому подойти к постановке учета на отдельных участках финансово-хозяйственной деятельности предприятий и организаций. Ведь неэффективное его использование приводит к сокращению объемов производства или реализации, что в свою очередь уменьшает доходы предприятия, а, соответственно, отражается на прибыли.

Первичный учет представляет собой начальную стадию системного восприятия и регистрации отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явление, происходящие на предприятии. На этой стадии учетной работы первоначальные сведения о хозяйственных процессах и явлениях, возникающие на многочисленных участках, в цехах, на складах, на пунктах приемки и отгрузки готовой продукции других подразделений предприятия, отражаются в первичных документах.

Актуальность темы

курсовой работы состоит в том, что первичный учет является базой бухгалтерского учета, результата анализа первичного учета на 70−80% можно проецировать на всю систему бухгалтерского учета и системы внутреннего контроля на предприятии.

Введение

первичных учетных документов осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. В зависимости от назначения статуса нормативные документы целесообразно представить в виде следующей системы:

Целью курсовой работы является теоретическое обоснование и изучение порядка заполнения первичных документов и регистров бухгалтерского учета источников формирования имущества, а так же разработка предложений и рекомендаций, направленные на совершенствования документооборота в ЗАО «ЯГП». В соответствии с данной целью в исследование были поставлены следующие задачи:

— дать определение понятию первичных учетных документов и показать их значение при организации бухгалтерского учета на предприятии;

— рассмотреть классификацию первичных учетных документов;

— показать существующие формы первичных учетных документов;

— охарактеризовать систему документооборота первичных учетных документов;

— рассмотреть документооборот первичных документов в организации.

Объект исследования является документооборот в ООО «ЯГП»

Предмет исследования порядок заполнения первичных документов и регистров бухгалтерского учета источников формирования имущества.

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы.

Во введении обоснованы актуальность, темы курсовой работы, поставлены цели и задачи исследования, определен предмет и объект исследования.

В первой главе «Теоретические аспекты порядка заполнения первичных документов и регистров бухгалтерского учета источников формирования имущества» уточнены: понятие первичных документов и учетных регистров; требования, предъявляемые к заполнению первичных документов и регистров, а так же обработка и хранение первичных документов и регистров бухгалтерского учета.

Во второй главе «Особенности заполнения первичных документов и учетных регистров в ЗАО „ЯГП“» дана краткая экономическая характеристика организации, изучены порядок заполнения первичных документов, способы оформления и хранения первичных документов и учетных регистров, а так же разработаны предположения к рекомендациям по улучшению документооборота в ЗАО «ЯГП».

В заключении сформулированы основные выводы по результатам исследования.

Глава 1. Теоретические аспекты порядка заполнения первичных документов и регистров бухгалтерского учета источников формирования имущества

1.1 Понятие первичных документов и учетных регистров первичный документ учетный регистр

Первичный документ — документ, включающий исходные сведения, полученные в процессе исследований, разработок, наблюдений и других видов человеческой деятельности. Положение по первичным документам представлено в Федеральном законе от 06 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» ст. 9. [3]

В бухгалтерии первичный документ составляется в момент совершения хозяйственной операции и является первым свидетельством произошедших фактов. Первичный документ подтверждает юридическую силу произведённой хозяйственной операции. Он устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выполненные ими хозяйственные операции.

Все хозяйственные операции должны производиться с оформлением первичных документов, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:

· по назначению;

· по содержанию хозяйственных операций;

· по объему отраженных в них операций;

· по способу использования;

· по числу учитываемых операций;

· по месту составления;

· по способу обработки.

Бухгалтерские документы по назначению можно разделить на группы:

организационно-распорядительные;

оправдательные (исполнительные);

комбинированные;

документы бухгалтерского оформления.

Классификация первичных бухгалтерских документов представлена на рисунке 1.

Рис. 1. Классификация первичных бухгалтерских документов К первичным документам относятся платёжка, накладная, справка, акт и т. п. Вопрос об отнесении счета-фактуры к первичным документам является дискуссионным. Счет-фактура сам по себе не обозначает какую-либо хозяйственную операцию, он является лишь приложением к собственно первичному документу (накладной, акту). Наличие счета-фактуры необходимо для получения вычета по НДС, но получение вычета по одному лишь счету-фактуре в отсутствие акта/накладной будет являться неправомерным (из этого правила имеются исключения).

В Налоговом кодексе понятия «первичный документ» и «счет-фактура» приводятся через запятую (см. напр.: Статья 120. Грубое нарушение правил учёта доходов и расходов и объектов налогообложения.) Под грубым нарушением правил учёта доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимается отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учёта. [3]

На рисунках 2, 3 представлены некоторые образцы бухгалтерских первичных документов.

Рис. 2. Расходный кассовый ордер В Налоговом кодексе понятия «первичный документ» и «счет-фактура» приводятся через запятую, противопоставляются (см. напр.: Статья 120 «Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения.») Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимается отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета.

Первичные документы обрабатываются путем группировки и регистрации однородных показателей, записываемых в учетные регистры.

Рис. 3. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Учетные регистры — это таблицы специальной формы, предназначенные для учетных записей на основе первичных документов. Практика организации бухгалтерского учета строится на сочетании различных учетных регистров. В Федеральном законе «О бухгалтерском учете» дается перечень возможных видов регистров бухгалтерского учета в виде бумажных и машинных носителей информации, применение которых в организациях обусловливается объемом и спецификой учитываемых объектов, массовостью хозяйственных операций, способом регистрации и обработки информации и т. п.

На рисунке 4 представлен образец регистра.

В учетных регистрах информация, содержащаяся в принятых к бухгалтерскому учету первичных документах, фиксируется, оценивается, накапливается и обобщается (систематизируется). Отражение хозяйственных фактов в учетных регистрах является очень ответственным этапом учетной работы. В условиях автоматизации бухгалтерского учета результатная информация может формироваться в виде выходных документов на машинных носителях. Формы учетных регистров и методика записей в них регламентируется соответствующими нормативными документами по ведению бухгалтерского учета. Информация о хозяйственных фактах, имевших место в определенном отчетном периоде (месяц, квартал, полугодие, год), из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерские отчеты.

Рис. 4. Образец учетного регистра Учетные регистры различают по характеру бухгалтерских записей, объему содержания, внешнему виду и способу записи.

По внешнему виду учетные регистры представляют собой бухгалтерские книги, карточки, свободные листы, машинные носители. [20]

Понятие термина «продажа» по своей специфике созвучно термину «реализация» и означает передачу организацией или индивидуальным предпринимателем на возмездной основе (в том числе обмен товарами, работами или услугами) права собственности на товары, результатов выполненных работ одним лицом для другого лица, возмездное оказание услуг одним лицом другому лицу. В отдельных случаях, предусмотренных законодательством, допускается передача права собственности на товары, результатов выполненных работ одним лицом для другого лица, оказание услуг одним лицом другому лицу на безвозмездной основе.

Процесс продажи продукции (работ, услуг) является завершающим в кругообороте хозяйственных средств. Задача учета — предоставить аппарату управления достоверную и своевременную информацию о фактических издержках производства и продажи конкретных наименований выпущенной продукции. Эта информация является одним из основных источников определения продажной цены на рынке аналогичных товаров и валовой (балансовой) прибыли от продажи продукции. Последняя исчисляется как разность между отпускной (договорной) стоимостью проданной продукции и полной ее фактической себестоимостью.

Полная фактическая себестоимость проданной продукции представляет собой производственную себестоимость и расходы по продаже.

Неизбежные расходы, которые несет организация по продаже за свой счет, принято называть коммерческими расходами. Их состав включает расходы на тару и упаковку продукции на складе, расходы по доставке ее до пункта (станции, порта, пристани) отправления, включая расходы по погрузке в транспортные средства, комиссионные и иные сборы, уплачиваемые сбытовым и иным посредническим организациям, расходы на рекламу, организацию выставок и т. п.

Некоторые из перечисленных выше расходов (например, расходы на упаковку и транспортировку) включаются в себестоимость отдельных наименований продукции прямым путем. Если такая возможность отсутствует, то распределение их осуществляется косвенным путем. В качестве базы распределения между отдельными видами отгруженной продукции при этом могут быть установлены объем, вес, производственная себестоимость и другие показатели. В любом случае вариант распределения коммерческих расходов на упаковку и транспортировку определяется отраслевыми инструкциями по планированию, учету и калькулированию себестоимости продукции (работ, услуг).

1.2 Требования, предъявляемые к заполнению первичных документов и регистров

Система документальной регистрации первичных данных о состоянии и движении имущества всех форм собственности должна отвечать следующим требованиям:

— своевременное, точное и обоснованное отражение всех учитываемых Объектов в документах;

— простота регистрации и обработки первичной информации, приспособленность носителей первичной информации к способам ее последующей обработки;

— рациональная организация и минимальные затраты на ведение первичного учета.

Первичные учетные документы должны составляться своевременно, т. е. в момент совершения операции или, если это почему-то невозможно, по окончании операции.

В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты:

— дату составления документа;

— наименование организации, от имени которой составлен документ;

— содержание хозяйственной операции;

— измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

— наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

— личные подписи указанных лиц. 4]

Формы этих документов утверждаются в составе учетной политики организации.

Бланки форм документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном министерствами (ведомствами), типографским способом.

Требования к учетным регистрам:

1. Запись в учетные регистры осуществляют ручным или машинным способом.

2. Регистры должны заполняться своевременно по мере поступления первичных документов.

3. Запись в учетные регистры должны быть краткими, четкими, ясными и разборчивыми. Учетные регистры открываются ежемесячно, иногда ежеквартально. При открытии в них вносится начальное сальдо. В течение месяца или квартала в учетные регистры регистрируется хозяйственные операции согласно документам. После регистрации хозяйственные операции на бухгалтерские проводке или на самом документе делают соответственную отметку для облегчения последующей проверки правильности разноски. По окончанию месяца по каждой странице учетные регистры подводятся итоги, итоговые записи синтетических, аналитических обязательно сверяются, путем составления сверяются ведомостей или путем сверки с исходными документами без составления оборотных ведомостей. После проверки регистров их данные используются для составления отчетности анализа хозяйственной деятельности. После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, перетирают и сдают на хранение в текущий архив организации. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности являются коммерческой тайной.

1.3 Обработка и хранение первичных документов и регистров бухгалтерского учета

Обработка первичных документов и регистров Проверка первичных документов — контроль, проводимый на предмет соответствия документа установленным правилам.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке.

Виды проверки первичных документов представлены на рисунке 2.

Рис. 5. Виды проверки первичных документов Проверенные первичные документы подлежат обработке, которая состоит из следующих этапов:

— таксировка;

— группировка;

— котировка;

— гашение. [12]

Таксировка — проведение денежной оценки хозяйственных операций, зафиксированных в поступающих документах, так как некоторые поступающие в бухгалтерию документы имеют натуральные показатели. При таксировке документов указывают цены и сумму.

Т.е. таксировка — перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Если в документах указаны трудовые измерители (часы, рабочие дни), то количество умножают на стоимость единицы времени. Например, начисление заработной платы по табелям отработанного времени.

Группировка — это подбор документов по определенным признакам, Отражающим однородные по экономическому содержанию хозяйственные Операции (по кассе, расчетному счету и др.).

Цель группировки — получение сводных (обобщенных) данных по движению различных видов имущества или обязательств за определенный период. Тем самым упрощается ведение первичного учета.

Например, документы по движению материалов могут группироваться по приходу и расходу каждого номенклатурного номера; кассовые документы — по целевому поступлению и расходованию денег и т. п.

Группировку документов производят в специальных накопительных или группировочных ведомостях.

Накопительные ведомости заполняют по мере поступления первичных учетных документов в бухгалтерию. В конце отчетного периода в них подсчитывают итоги по соответствующим показателям. Группировочные ведомости составляются для систематизации сведений о хозяйственных операциях, отражаемых в бухгалтерском учете. Их заполняют единовременно, занося данные из уже подобранных по определенному признаку документов.

Контировка — указание в первичных и сводных документах номеров бухгалтерских счетов, на которых по дебету и кредиту должна быть отражена сумма хозяйственной операции. Для этих целей во многих первичных учетных документах отводится специальное место (в авансовом отчете, приходном и расходном кассовых ордерах, кассовой книге и др.).Если имеет место сводный документ, то указанная запись фиксируется в его конце.

Контировка — это принятые в бухгалтерском учете обозначения дебетуемого и кредитуемого счетов и сумм в расчетных документах.

Гашение — отметка на документах об их использовании путем проставления штампа «получено», «оплачено» или «погашено».

Оперативному гашению подвергаются все денежные документы в целях предупреждения их повторного использования. Учетному гашению подвергаются все документы после записи их по счетам во избежание ошибочной повторной записи и для предупреждения каких-либо злоупотреблений. 15]

Хранение первичных документов и регистров Законодательство определяет сроки хранения первичной документации, что позволяет проводить контроль и анализ хозяйственной деятельности организации со стороны учредителей и руководителей, а также со стороны аудиторских фирм и государственных (в том числе налоговых) органов.

Кроме того, соотнесение этих сроков со сроками исковой давности по хозяйственным договорам, заключенным с другими организациями, предопределяет степень ответственности за исполнение взаимных обязательств договаривающихся сторон. Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов определяются «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Росархивом 06.10.2000 г. (в ред. решения Росархива от 27.10.2003 г.).

Основные правила хранения документов в соответствии со ст. 22 от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». [19]

Сроки хранения документов приведены в таблице 1.

Таблица 1. — Сроки хранения документов

После того как первичные документы отражены в учетных регистрах, необходимо организовать их хранение. При ведении учета в бухгалтерских книгах первичные документы подшиваются в одной папке по порядку их хронологической записи в учетном реестре. В правом верхнем углу проставляется номер документа по Книге. На папке указывается год, к которому относятся документы, номера документов (с N" … по №… включительно), их количество и другие справочные сведения. [23]

При автоматизированной форме бухгалтерского учета первичные документы, относящиеся к разным ведомостям — машинограммам, группируются и подшиваются в отдельные папки. Все папки, находящиеся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии.

Номер дела состоит из двух частей — присвоенного подразделению номера и номера по порядку в бухгалтерии. Графа «Количество дел в папке» заполняется и конце года. В примечаниях указывается, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документа: перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций либо перечня управленческих документов постоянного срока хранения, образующихся в деятельности негосударственных коммерческих организаций.

Хранятся документы в специальных помещениях или закрывающихся шкафах (текущих архивах). Документы постоянного и временного хранения помещаются в разные папки. В папках документы должны быть переплетены. По истечении срока хранения документы сдаются в местный государственный городской (районный) архив или уничтожаются в установленном порядке. При передаче документов в архив составляется справка. При уничтожении документов составляется специальный акт на уничтожение.

В соответствии с ФЗ № 125 от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации», организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. 2]

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Сохранность первичных бухгалтерских документов (накладных, счетов, счетов-фактур, приходно-кассовых ордеров и т. д.), бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер организации. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, Металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Особое значение имеет хранение документов, связанных с начислением заработной платы работникам организации. Срок хранения лицевых счетов рабочих и служащих определяется по формуле: 75 — В (лет), где В — возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета.

Расчетные (расчетно-платежные) ведомости на выдачу заработной платы должны храниться в течение 5 лет, но при отсутствии лицевых счетов — 75 лет. Лицевые счета получателей пенсий и государственных пособий хранятся в течение 5 лет после прекращения выплаты пособий и пенсий, для единовременных пособий — 1 год.

Документы, срок хранения которых определен Перечнем «постоянно», подлежат государственному хранению и передаются в соответствующие государственные архивы.

В случае прекращения деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат сдаче в государственные архивы. [24]

В I главе «Теоретические аспекты порядка заполнения первичных документов и регистров бухгалтерского учета источников формирования имущества» мы раскрыли основные понятия:

· Первичный документ — документ, включающий исходные сведения, полученные в процессе исследований, разработок, наблюдений и других видов человеческой деятельности. Положение по первичным документам представлено в Федеральном законе от 06 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в ст. 9.

· Учетные регистры — это таблицы специальной формы, предназначенные для учетных записей на основе первичных документов. Практика организации бухгалтерского учета строится на сочетании различных учетных регистров.

· В учетных регистрах информация, содержащаяся в принятых к бухгалтерскому учету первичных документах, фиксируется, оценивается, накапливается и обобщается (систематизируется).

· Система документальной регистрации первичных данных о состоянии и движении имущества всех форм собственности должна отвечать следующим требованиям:

· - своевременное, точное и обоснованное отражение всех учитываемых объектов в документах;

— простота регистрации и обработки первичной информации, приспособленность носителей первичной информации к способам ее последующей обработки;

— рациональная организация и минимальные затраты на ведение первичного учета.

· Требования к учетным регистрам:

1. Запись в учетные регистры осуществляют ручным или машинным способом.

2. Регистры должны заполняться своевременно по мере поступления первичных документов.

3. Запись в учетные регистры должны быть краткими, четкими, ясными и разборчивыми.

· Проверка первичных документов — контроль, проводимый на предмет соответствия документа установленным правилам.

· Законодательство определяет сроки хранения первичной документации, что позволяет проводить контроль и анализ хозяйственной деятельности организации со стороны учредителей и руководителей, а также со стороны аудиторских фирм и государственных (в том числе налоговых) органов.

Глава II. Особенности заполнения первичных документов и учетных регистров в ЗАО «ЯГП»

2.1 Краткая экономическая характеристика организации

Закрытое акционерное общество «Ямалгазпром», (в дальнейшем общество), зарегистрировано приказом № 8 Регистрационной палаты Администрации г. Новый Уренгой Тюменской области Ямало-Ненецкого автономного округа 12 января 1999 года, приводит учредительные документы в соответствии с требованиями действующего законодательства. Полное фирменное наименование общества — Закрытое акционерное общество «Ямалгазпром». Сокращенное фирменное наименование общества: ЗАО «ЯГП». Место нахождения общества: Россия, город Новый Уренгой Ямало-Ненецкого автономного округа Тюменской области, улица Геологоразведчика дом 4 кв. № 81.

Целью деятельности общества является насыщение российского рынка товарами и услугами, производимыми обществом для получения прибыли.

Предметом деятельности общества являются:

— коммерческо — посредническая деятельность, выполнение торгово-закупочных, торговых, посреднических, бартерных и иных товарообменных операций, в том числе внешнеторговых, в соответствии с требованиями действующего законодательства;

— производство геологоразведочных и геофизических работ;

— переработка и реализация вторичного и углеводородного сырья;

— научно-исследовательские, опытно-конструкторские и проектировочные работы;

— оптовая и розничная торговля сырьем, товарами промышленного назначения и народного потребления, в том числе продуктами переработки нефти и газового конденсата;

— изготовление, установка, эксплуатация, техническое обслуживание и ремонт инженерного оборудования промышленных и гражданских зданий и объектов

— производство земельных работ

— производство товаров народного потребления и промышленных изделий различного назначения

— услуги в области проката, в том числе видео, аудиотехники, автомобилей, средств оргтехники, полиграфической техники и др.

— маркетинговые и дилерские услуги

— инжиниринговые услуги

— заготовка, переработка и реализация древесины, пиломатериалов и изделий из них, изготовление и реализация строительных материалов, конструкций

— оказание транспортных услуг предприятиями, организациями, населению, ремонт и обслуживание отечественной и импортной автомобильной и автотракторной техники, организация станций технического обслуживания автотракторной техники и автотракторного хозяйства

— транспортно — экспедиционные и агентские услуги, организация и производство погрузочно-разгрузочных работ

— сбор, переработка и реализация вторичного сырья

— организация и осуществление перевозок автомобильным, железнодорожным и водным транспортом, в том числе и авиацией, грузов и пассажиров

— производство, заготовка, переработка и реализация пушной продукции и изделий из нее

— организация и проведение выставок, ярмарок, аукционов

— консалтинговые услуги

— оказание правовых услуг организациям и населению

— осуществление инвестиционной и финансовой внешнеэкономической деятельности.

Общество вправе совершать любые сделки и другие юридические акты с юридическими и физическими лицами, а так же осуществлять и иные виды деятельности, если они не запрещены действующим законодательством Российской Федерации, общество в установленном порядке приобретает лицензии.

2.2 Порядок заполнения первичных документов, способы оформления и хранения первичных документов и учетных регистров в ЗАО «ЯГП»

Закон устанавливает требования обязательного для всех субъектов предпринимательской деятельности оформления оправдательных документов при проведении хозяйственных операций и дает им определение — первичные учетные документы, устанавливает требования к их заполнению и регулирует порядок их оформления. Вводит понятие — альбом унифицированных форм первичной учетной документации, и позволяет использование форм отчетности, не предусмотренных в альбоме.

Допускается использование уже привычных типовых бланков, имеющихся в бухгалтерских программах. В данном случае нужно установить в учетной политике применение унифицированных форм первичных документов и их перечислить.

В случае отсутствия надлежащим образом оформленной документации, которая подтверждает расходы организации, такие расходы не учитываются при определении налогооблагаемой прибыли. Для того, чтобы документы считались ликвидными, они должны отвечать требованиям первичных документов для подтверждения фактически осуществленных затрат.

П. 1 ст. 252 Налогового кодекса предусматривает предоставление налогоплательщику права на уменьшение налога на прибыль на сумму, которую было произведено расходов предприятия (исключение ст. 270 НК). В кодексе понятие «расходы» звучит следующим образом: расходами можно признать обоснованные и подтвержденные документально затраты предприятия (в случаях убытков ст. 265 НК), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком (п. 1 ст. 252 НК). [1]

Подтверждающими документами, также считаются документы, которые косвенно могут свидетельствовать о произведении определенных расходов, например: таможенная декларация, в случае командировок — приказ, проездные документы, отчет о выполненных работах, которые соответствуют условиям договора. Отнесение подобных затрат на расходы следует проводить, в случае если осуществляемая деятельность направлена на получение дохода.

Требования, установленные Госкомстатом по оформлению бухгалтерских первичных документов:

Все записи при заполнении первичных документов осуществляются чернилами, шариковой ручкой, химическим карандашом, возможно использование пишущих машин или средствами механизации, для обеспечения сохранности записей в течение длительного хранения в архиве.

Простой графитовый карандаш использовать запрещается.

Оформление документации производится аккуратно, текст и цифры вписываются четко и разборчиво.

Заполняются все реквизиты, в случае их отсутствия, ставится в специально отведенной графе прочерк. Обязательные для заполнения реквизиты подлежат заполнению в любом случае.

В денежной документации суммы необходимо указывать цифрами и дублировать прописью.

Первичные документы заверяются личными подписями собственноручно руководителем организации, тоже относится к главному бухгалтеру или его уполномоченным лицам.

В документах должны содержаться расшифровки всех указанных подписей уполномоченных лиц.

Документы скрепляются печатью организации, в случае если это предусмотрено используемым бланком, в соответствии с действующим законодательством или предполагается организационно-распорядительными документами предприятия.

Хранение:

Каждое предприятие обязано обеспечить надлежащее хранение первичных (сводных) учетных документов, всех регистров учета и бухгалтерскую отчетность в течение установленных сроков, но не менее пяти лет. Хранение первичных электронных документов, осуществляется при наличии, у учреждения машинных носителей с учетом законодательных требований. При хранении организация обязана обеспечить защиту от несанкционированных исправлений в документации. Такая ответственность возлагается на руководителя предприятия.

2.3 Предложения и рекомендации по совершенствованию документооборота в ЗАО «ЯГП»

Сегодня на любом современном предприятии основным способом предоставлении информации является документ. Фактически, неэффективное использование информации или ее утрата может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ — это потерянные денег, потерянное время, упущенные возможности.

В конечном счете, улучшение документооборота позволит обеспечить предприятию конкурентное преимущество.

Основными направлениями совершенствования документооборота являются:

— сокращение объема документооборота;

— совершенствование технологии документооборота.

В качестве основных методов улучшения технологии документооборота выделяют:

— разработку моделей документооборота в и организациях;

— составление маршрутных карт технологического процесса;

— разработку рациональных схем документооборота: оперограмм и документограмм, схем движения документов и др.

Основные методы совершенствования документооборота рассмотрим подробно.

· Унификация и стандартизация документов. Унификация документов — это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач.

При осуществлении работ по унификации в организации проводится унификация состава документов, создаваемых при решении управленческих задач и унификация форм документов. В результате унификации состава документов исключаются формы документов, не вызванные действительными потребностями управления, в результате чего состав документов организации может быть значительно сокращен.

В целях оптимизации состава применяемых в организации форм документов разрабатываются Табель и Альбом форм документов.

При унификации и стандартизации документов рекомендуется использовать Унифицированную систему организационно-распорядительной документации, утвержденную Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30−2003).

· Повышение качества документируемых решений. Одним из методов сокращения неоправданных документопотоков является повышение качества самих принимаемых решений. Большой поток документов возникает при издании некачественных документов, особенно нормативных актов, вызывающих массу запросов и разъяснений.

Если в решении, отраженном в документе, нечетко определены задания (поручения), не указаны ответственные исполнители, возникает безответственность: затрудняется контроль исполнения, идут запросы на уточнение заданий, начинается рассылка поручений, многочисленные согласования, возникает поток новых документов. Если в решении какое-либо задание (поручение) не подкрепляется организационным и ресурсным обеспечением, вновь порождается переписка с просьбами о корректировке материально-технического снабжения, перенесении сроков исполнения и т. п.

Текст документа, отражающий управленческое действие, поручение, решение, должен содержать только необходимую информацию, четко излагать суть рассматриваемого вопроса, определять реальные и обоснованные сроки исполнения. С этой целью при подготовке документов необходимо максимально широко использовать унифицированные формы, текст которых содержит оптимальную структуру и конкретные формулировки.

· Повышение качества подготовки и оформления документов. Одним из путей совершенствования документооборота является применение всеми государственными органами и организациями единых требований, предъявляемых к подготовке и оформлению документов и их составных информационных элементов — реквизитов. Например, соблюдение единых требований к оформлению и расположению в документе таких реквизитов, как гриф согласования, виза, гриф утверждения, адресат, отметка об исполнителе документа и др.

С целью экономии времени на подготовку документов и организацию работы с ними рекомендуется сокращать текст за счет уменьшения традиционных различного рода вводных частей и преамбул, исключения из служебной переписки немотивированных персональных обращений и выражений благодарности и т. п.

· Бездокументное решение вопросов. Сокращению объема документооборота способствует замена бумажного документооборота на использование телефонной связи, личной договоренности. Бездокументное решение вопросов предполагает исключение бумажного документа на двух уровнях:

при запросе информации (запрос и ответ передаются устно);

при ответе на инициативный письменный документ (в этом случае на инициативном документе оформляется отметка о его исполнении и направлении в дело, в которой указывается, каким образом решен вопрос, поставленный в инициативном документе).

· Уменьшение количества дублетных экземпляров документов при их размножении, копировании и рассылке. Важным фактором, позволяющим сократить документооборот, является определение оптимального перечня организаций и структурных подразделений организаций, до сведения которых действительно необходимо доведение заключенной в документе информации, поручения, решения. Необходимо исключить случаи, когда рассылка копий документа осуществляется без учета реальной производственной необходимости и вызвана желанием перестраховаться.

Резервы сокращения объемов документооборота имеются и при размножении и копировании документов. Множительная техника создает удобства для работы: ускоряет обработку информации и процесс исполнения решений. Для оптимального использования множительной техники рекомендуется: копировать документы с уменьшением формата и использовать обе стороны листа, применять выборочное копирование типа «выписок» .

· Использование современных информационных технологий для подготовки, передачи и обработки информации. Одним из путей совершенствования документооборота является применение системного электронного документооборота, в первую очередь использование электронной почты. Переход на электронную почту значительно улучшает возможности взаимодействия различных организаций, позволяет оперативно получать информацию, принимать решения и организовывать их исполнение.

Использование электронных технологий обеспечивает замену бумажного документа машинным носителем информации, что позволяет формировать локальные базы и банки данных, сокращая тем самым количество обращающейся бумажной документации.

· Совершенствование технологии документооборота. Основным методом совершенствования технологии документооборота является метод моделирования. Этот метод позволяет на первом этапе моделировать организационную деятельность учреждения, дифференцируя в пределах одной иерархической системы уровни принятия решений, органы и звенья управления, наделенные этим правом. На втором этапе — функциональную деятельность учреждения, что позволит выявить круг типовых вопросов, решаемых в деятельности учреждения, и отсечь документопотоки, не входящие в компетенцию данного органа или должностного лица. На третьем этапе построение информационной модели документооборота дает возможность определить потоки документов, используемых и создаваемых в процессе принятия и контроля исполнения типовых решений, определить наиболее рациональные маршруты их движения и установить оптимальные сроки документооборота.

В маршрутной карте технологического процесса документооборота (далее — технологическая карта документооборота) отражается маршрут движения документа с момента его составления до сдачи в архив. По вертикали технологической карты располагаются операции в их технологической последовательности, по горизонтали — продолжительность процесса, трудовые затраты, применяемое оборудование и материалы. Технологическая карта документооборота дает возможность регулировать последовательность операций, производимых с основными видами документов.

На основании технологической карты документооборота определяется операционное время, затрачиваемое на определенные виды работ с документами.

В целях установления рациональных маршрутов движения документов и исключения лишних инстанций прохождения документов, определения видов работ по документированию управленческих действий проводится анализ сведений о видовом и количественном составе документопотоков. Эти сведения получают на основе составления оперограмм и схем направления движения потоков документов.

С помощью оперограмм фиксируются операции, выполняемые с определенным комплексом документов. Оперограммы показывают, из каких стадий и элементов складывается данный процесс работы, какова связь каждой операции с определенным рабочим местом, характеризуют функции соответствующих исполнителей. Кроме того, посредством оперограмм можно систематизировать содержание, рационализировать маршруты движения документов, определить виды работ по документированию управленческих процессов.

На основании проведенного анализа можно сделать вывод:

Во II главе «Особенности заполнения первичных документов и учетных регистров в ЗАО „ЯГП“» мы ознакомились:

· С краткой экономической характеристикой организации.

· Полное фирменное наименование общества — Закрытое акционерное общество «Ямалгазпром». Сокращенное фирменное наименование общества: ЗАО «ЯГП».

· Целью деятельности общества является насыщение российского рынка товарами и услугами, производимыми обществом для получения прибыли.

· Предметом деятельности общества являются:

— коммерческо — посредническая деятельность, выполнение торгово-закупочных, торговых, посреднических, бартерных и иных товарообменных операций, в том числе внешнеторговых, в соответствии с требованиями действующего законодательства;

— производство геологоразведочных и геофизических работ;

— переработка и реализация вторичного и углеводородного сырья;

— научно-исследовательские, опытно-конструкторские и проектировочные работы; и т. д.

· С порядком заполнения первичных документов и способами оформления и хранения первичных документов и учетных регистров в ЗАО «ЯГП».

Закон устанавливает требования обязательного для всех субъектов предпринимательской деятельности оформления оправдательных документов при проведении хозяйственных операций и дает им определение — первичные учетные документы, устанавливает требования к их заполнению и регулирует порядок их оформления. Вводит понятие — альбом унифицированных форм первичной учетной документации, и позволяет использование форм отчетности, не предусмотренных в альбоме.

· А так же мы разработали предположения и рекомендации по совершенствованию документооборота в ЗАО «ЯГП».

Основными направлениями совершенствования документооборота являются:

— сокращение объема документооборота;

— совершенствование технологии документооборота.

В качестве основных методов улучшения технологии документооборота выделяют:

— разработку моделей документооборота в и организациях;

— составление маршрутных карт технологического процесса;

— разработку рациональных схем документооборота: оперограмм и документограмм, схем движения документов и др.

Основные методы совершенствования документооборота:

— Унификация и стандартизация документов;

— Повышение качества документируемых решений;

— Повышение качества подготовки и оформления документов;

— Бездокументное решение вопросов;

— Уменьшение количества дублетных экземпляров документов при их размножении, копировании и рассылке;

— Использование современных информационных технологий для подготовки, передачи и обработки информации;

— Совершенствование технологии документооборота.

Заключение

В I главе «Теоретические аспекты порядка заполнения первичных документов и регистров бухгалтерского учета источников формирования имущества» мы раскрыли основные понятия:

· Первичный документ — документ, включающий исходные сведения, полученные в процессе исследований, разработок, наблюдений и других видов человеческой деятельности. Положение по первичным документам представлено в Федеральном законе от 06 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в ст. 9.

· Учетные регистры — это таблицы специальной формы, предназначенные для учетных записей на основе первичных документов. Практика организации бухгалтерского учета строится на сочетании различных учетных регистров.

· В учетных регистрах информация, содержащаяся в принятых к бухгалтерскому учету первичных документах, фиксируется, оценивается, накапливается и обобщается (систематизируется).

· Система документальной регистрации первичных данных о состоянии и движении имущества всех форм собственности должна отвечать следующим требованиям:

— своевременное, точное и обоснованное отражение всех учитываемых объектов в документах;

— простота регистрации и обработки первичной информации, приспособленность носителей первичной информации к способам ее последующей обработки;

— рациональная организация и минимальные затраты на ведение первичного учета.

· Требования к учетным регистрам:

1. Запись в учетные регистры осуществляют ручным или машинным способом.

2. Регистры должны заполняться своевременно по мере поступления первичных документов.

3. Запись в учетные регистры должны быть краткими, четкими, ясными и разборчивыми.

· Проверка первичных документов — контроль, проводимый на предмет соответствия документа установленным правилам.

· Законодательство определяет сроки хранения первичной документации, что позволяет проводить контроль и анализ хозяйственной деятельности организации со стороны учредителей и руководителей, а также со стороны аудиторских фирм и государственных (в том числе налоговых) органов.

Во II главе «Особенности заполнения первичных документов и учетных регистров в ЗАО „ЯГП“» мы ознакомились:

· С краткой экономической характеристикой организации.

· Полное фирменное наименование общества — Закрытое акционерное общество «Ямалгазпром». Сокращенное фирменное наименование общества: ЗАО «ЯГП».

Целью деятельности общества является насыщение российского рынка товарами и услугами, производимыми обществом для получения прибыли.

Предметом деятельности общества являются:

— коммерческо — посредническая деятельность, выполнение торгово-закупочных, торговых, посреднических, бартерных и иных товарообменных операций, в том числе внешнеторговых, в соответствии с требованиями действующего законодательства;

— производство геологоразведочных и геофизических работ;

— переработка и реализация вторичного и углеводородного сырья;

— научно-исследовательские, опытно-конструкторские и проектировочные работы; и т. д.

· С порядком заполнения первичных документов и способами оформления и хранения первичных документов и учетных регистров в ЗАО «ЯГП».

Закон устанавливает требования обязательного для всех субъектов предпринимательской деятельности оформления оправдательных документов при проведении хозяйственных операций и дает им определение — первичные учетные документы, устанавливает требования к их заполнению и регулирует порядок их оформления. Вводит понятие — альбом унифицированных форм первичной учетной документации, и позволяет использование форм отчетности, не предусмотренных в альбоме.

· А так же мы разработали предложения и рекомендации по совершенствованию документооборота в ЗАО «ЯГП».

Основными направлениями совершенствования документооборота являются:

— сокращение объема документооборота;

— совершенствование технологии документооборота.

В качестве основных методов улучшения технологии документооборота выделяют:

— разработку моделей документооборота в и организациях;

— составление маршрутных карт технологического процесса;

— разработку рациональных схем документооборота: оперограмм и документограмм, схем движения документов и др.

Основные методы совершенствования документооборота:

— Унификация и стандартизация документов;

— Повышение качества документируемых решений;

— Повышение качества подготовки и оформления документов;

— Бездокументное решение вопросов;

— Уменьшение количества дублетных экземпляров документов при их размножении, копировании и рассылке;

— Использование современных информационных технологий для подготовки, передачи и обработки информации;

— Совершенствование технологии документооборота.

Список использованной литературы Нормативно — правовые источники

1. Налоговый кодекс РФ: часть 1 от 31.07.98 № 146-ФЗ (в ред. от 17.05.07) // РГ. — 1998. — 6 августа; часть 2 от 05.08.00 № 117-ФЗ (в ред. от 24.07.07) // РГ.

— 2000. — 10 августа.

2. «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету „Учетная политика организации“ ПБУ 1/2008». Утверждена приказом Министерства финансов Российской Федерации от 06.10.2008 г. № 106н. (последняя редакция).

Периодические издания

3. Анциферова И. В. Бухгалтерский финансовый учет. — М.: ИТК «Дашков и К°», 2014 г. 556 с.

4. Астахов В. П. Бухгалтерский (финансовый) учет 9-е изд. Учебное пособие для вузов. — М.: Издательство Юрайт, 2015 г. — 955 с.

5. Бархатов А. П. Бухгалтерский учет внешнеэкономической деятельности: Учебное пособие, 9-е изд., испр. и доп. — М.: ИТК «Дашков и К°», 2014 г.

6. Бдайциева Л. Ж. Бухгалтерский учет. Учебник для вузов. — М.: Издательство Юрайт, 2014 г. — 735 с.

7. Богаченко В. М. Бухгалтерский учет: учебник для студентов образоват. учреждений сред. проф. образования / В. М. Богаченко, Н. А. Кириллова. — 14-е изд., перераб. и доп. — Ростов н/Д: Феникс, 2015. — 461с.

8. Бухгалтерский учет: учеб. пособие для магистров / под ред. Г. Н. Белоглазовой, Л. П. Кроливецкой. — М.: Юрайт, 2015. — 479 с.

9. Бухгалтерский учет. — М.: ИНФРА-М, 2014 г. — 240 с.

10. Вахрушина М. А. Бухгалтерский управленческий учет. Учебник, 8-е изд. — 8.М.: Издательство «Омега-Л», 2014 г. — 570 с.

11. Гуляева A.Ф.

Введение

в специальность «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»: учеб.- справоч. пособие. — М.: Флинта: НОУ ВПО «МПСИ», 2015 г. — 104 с.

12. Дмитриева, И. М. Бухгалтерский учет и аудит: учеб. пособие для бакалавров / И. М. Дмитриева. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Юрайт, 2015. — 287 с.

13. Домбровская Е. Н. Бухгалтерская (финансовая) отчетность. — М.: ИНФРА-М, 20 015 г. — 279 с.

14. Жуклинец И. И., Попова М. И. Бухгалтерский учет в бюджетных организациях. Учебно-практическое пособие. — М.: Издательство Юрайт, 2015 г. — 594 с.

15. Керимов В. Э. Бухгалтерский учет: Учебник, 3-е изд., изм. и доп. — М.: ИТК «Дашков и К°», 2015 г. — 776 с.

16. Кондраков Н. П. Бухгалтерский учет: учебник / Н. П. Кондраков. — 3-е изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2014. — 656 с. — (Высшее образование).

17. Кондраков, Н. П. Бухгалтерский (финансовый, управленческий) учет: учебник / Н. П. Кондраков. — 3-е изд., перераб. и доп. — М.: Проспект, 2015. -502 с.

Интернет ресурсы

18)http://www.pravcons.ru

19)http://www.consultant.ru

20)http://www.glavbukh.ru

21)http://www.nalog.ru

22)http://www.minfin.ru

23)http://www.klerk.ru

24) http://www.bibliotekar.ru

25)http://ecm-journal.ru

26) http://www.grandars.ru