Система управления документацией

Организация документооборота является необходимым и очень важным элементом функционирования СЭМ. Все процессы, обеспечивающие внедрение и функционирование СЭМ должны документироваться. Для обеспечения эффективной системы управления документацией необходимо установить подходы, используемые для контроля процессов и распределения документов и обеспечить следование им.

Система документации экологического менеджмента должна включать:

• — описание области применения (охвата) системы экологического менеджмента;
• — экологическую политику, цели, задачи, плановые показатели;
• — описание основных элементов системы экологического менеджмента, их взаимодействия;
• — документы для осуществления функционирования системы экологического менеджмента и контроля за процессами, касающихся значимых экологических аспектов;
• — рабочие инструкции, руководства, записи в отношении элементов системы экологического менеджмента.

Кроме того, должны быть определены методы управления документацией системы экологического менеджмента, чтобы документация была конкретной, актуальной, доступной, понятной для заинтересованных сторон, содержалась в порядке, была связана с остальной документацией и внедрена в практику, а также хранилась в архиве в течение определенного срока. Эти методы должны также устанавливать ответственность за разработку, своевременный пересмотр, проверку и утверждение документации, распределение действующих документов, изъятие из употребления недействующих документов.

Организация должна сформировать и поддерживать информацию по экологическому менеджменту в бумажном и/или электронном виде. Документальное оформление СЭМ является одним из факторов, которые определяют ее эффективность.

Документация СЭМ [14]:

• — способствует последовательному и однозначному пониманию принципов, ответственности и требований, целей и процедур в рамках СЭМ;
• — обеспечивает возможность анализа результативности организации (в частности, результативности менеджмента) и ее подтверждения;
• — облегчает изменения, в том числе, пересмотр и последовательное улучшение, распространение подходов и обучение персонала;
• — способствует стабильности процессов, а также унификации подходов управления в крупных компаниях.

Не следует забывать и о документации, не создаваемой специально при разработке СЭМ, но имеющей непосредственное к ней отношение. Это такие документы как планы развития, бюджеты, внутренние предписания, приказы, договоры, нормативные акты, входящие и исходящие документы, методики и т. п.

Система управления документацией по СЭМ должна быть организована в соответствии с требованиями:

• 1) наличия всех документов, требуемых стандартом ГОСТ Р ИСО 14 001−2007;
• 2) доступности документов и простоты их нахождения;
• 3) периодического анализа и пересмотра документов, изъятия устаревших документов, утверждения новых по мере необходимости;
• 4) доступности документов на местах их использования;
• 5) обеспечения ответственных лиц за разработку и изменение документов различного рода.

Для демонстрации внедрения и результативности СЭМ заинтересованным сторонам (в т.ч. органам по сертификации) организация должна поддерживать записи об экологической результативности деятельности организации. Такие записи должны содержать сведения о подготовке и результаты аудитов и проведенных анализов. Срок их хранения должен быть установлен и зафиксирован в письменном виде. Записи должны вестись регулярно, так, как необходимо для системы и для организации, с тем, чтобы демонстрировать соответствие требованиям международного стандарта ИСО 14 001.

К записям относятся любые журналы мониторинга параметров процессов, экологических аспектов, данных по экологической результативности; журналы и протоколы всех существенных действий в рамках СЭМ, от совещаний руководства по утверждению области охвата СЭМ до протоколов анализа результативности руководством, от данных непрерывного мониторинга до протоколов, описывающих действия, предпринятые по выявленным несоответствиям [14].