Система справочно-информационной и справочно-аналитической документации

Вопрос № 3. Виды докладных записок. Реквизиты внутренней докладной записки документ оформление стандартизация правовой Ответ:

Докладная записка — документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя Савенкова Т. М. Документоведение и делопроизводство: Учебно-методический комплекс для дистанционного обучения. — Новосибирск: СибАГС, 2002.

Докладные записки бывают внутренними и внешними.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя — руководителю подразделения или организации Кирсанова М. В., Анодина Н. Н., Аксенов Ю. М. Деловая переписка: Учеб. пособие. — М.: ИНФРА-М, Новосибирск, 2001.

Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя.

Реквизиты внутренней докладной записки (на общем бланке):

• — наименование структурного подразделения — автора;
• — название вида документа;
• — дата;
• — индекс (в случае необходимости);
• — заголовок к тексту;
• — адресат;
• — текст;
• — подпись Савенкова Т. М. Документоведение и делопроизводство: Учебно-методический комплекс для дистанционного обучения. — Новосибирск: СибАГС, 2002.

Тема 6. Организация работы с документами Вопрос № 1. Назначение и виды номенклатуры дел Ответ:

Номенклатура дел — это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке Савенкова Т. М. Документоведение и делопроизводство: Учебно-методический комплекс для дистанционного обучения. — Новосибирск: СибАГС, 2002.

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы. Главным назначением номенклатуры дел является систематизация документов, позволяющая распределять документы после их исполнения в дела и определяющая систему хранения документов в учреждении. Каждое дело включает в себя документы одного срока хранения, таким образом, номенклатура дел позволяет первоначально проводить экспертизу ценности документов. Индексация дел, закрепленная номенклатурой дел, используется при регистрации документов. Номенклатура дел может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы. Номенклатуру дел используют вместо описи при сдаче дел со сроками хранения до 10 лет. Составляя описи для дел постоянного и долговременного срока хранения, также используют номенклатуру дел. Изучая структуру организации, номенклатуру дел используют как справочный материал. Для составления и оформления номенклатуры дел пользуются нормативно-методической документацией. Архивные учреждения разработали методические пособия по составлению номенклатуры дел. Различают три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и конкретная (номенклатура дел организации) Кабашов С. Ю. Организация общего и специального делопроизводства в органах местного самоуправления Учеб. пособие. М.: ИНФРА, 2013.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями.

Номенклатура дел организации составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатур дел структурных подразделений. При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел.

Предприятие должно иметь сводную номенклатуру дел, которая состоит из индивидуальных номенклатур каждой структурной единицы (отдела, службы, ответственных исполнителей, общественных организаций предприятия) Документоведение и делопроизводство: метод. пособие / сост. Л. И. Евдокимова. — Новосибирск: СибАГС, 2006.

Номенклатура ежегодно утверждается руководителем предприятия и согласуется с архивной службой в установленном порядке. Ведение делопроизводства на предприятии без номенклатуры дел недопустимо.