Введение. 
Хранение в архиве документов ограниченного доступа

Государственные архивы России являются основными хранителями и распорядителями Архивного фонда Российской Федерации — исторически сложившейся и постоянно пополняющейся совокупности архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов.

Государственные архивы — это специализированные государственные учреждения, основное звено системы учреждений Федеральной архивной службы России. В целях постоянного (вечного) хранения вверенной им государственной части Архивного фонда Российской Федерации они осуществляют учет архивных документов, обеспечивают их сохранность, комплектуются документами государственных организаций и передаваемыми им документами негосударственных организаций и физических лиц; создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к архивным документам и информационные технологии; обеспечивают условия для использования архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах укрепления российской государственности, обеспечения общественных потребностей в ретроспективной документной информации.

Образующаяся в работе организаций документация отражает различные стороны деятельности трудящихся в сфере материального производства, науки, культуры, общественной жизни, а также функционирования органов государственного и хозяйственного управления.

Информация, содержащаяся в данных материалах, выступает в качестве документальной памяти о свершениях народа и представляет собой историческую ценность.

Состав организаций и категории их документов, подлежащих включению в ГАФ РФ, определяются Федеральным Архивным агентством.

Ответственность за состояние и совершенствование архивного дела и делопроизводства в организациях несут их руководители.

Система учета архивных документов является неотъемлемой частью организации работы архива, она обеспечивает быстрый поиск архивных документов, их учет и проверку наличия состояния документов.

Предметом курсовой работы является учет и обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации.

Таким образом, цель данной курсовой работы — изучение системы учета и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации.

Цель работы предопределяет следующие задачи:

• 1. Изучить литературу по данной теме;
• 2. Определить понятие «учет документов»;
• 3. Рассмотреть проведение учета особо ценных документов АФ РФ;
• 4. Проследить порядок выдачи дел из хранилищ;

Можно выделить несколько групп источников, используемых в написании курсовой работы. Это законы, например, Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — Закон № 125-ФЗ; нормативно-методическая база:

• — ГОСТ Р. 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
• — Основные правила, работы государственных архивов Российской Федерации;
• — Основные правила работы архивов организаций.

Вопрос учета и обеспечения сохранности документов АФ РФ довольно хорошо освещен в учебной литературе по архивоведению, например, у таких авторов как Михайлов О. А. «Электронные документы в архивах», Тельчаров А. Д. «Архивоведение», Артемьева СИ., Иванцова Н. Ф. «Архивоведение», Крайская З. В., Челлини Э. В. «Архивоведение».

Формируя, храня и организуя использование архивных документов, государственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов. При этом архивные документы и информационные технологии государственных архивов являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав, и защищаются законом.