Требования к оформлению решений

Управленческие решения могут быть оформлены письменно в форме документов, на электронных носителях либо переданы вербальным путем (например, устные распоряжения). Документы можно классифицировать по следующим основным признакам:

• а) уровень иерархии нормативно-методического обеспечения — международное сообщество, страна, регион (республика, край, область), город, село, фирма;
• б) правовой статус документов — обязательные к исполнению (законы, стандарты, указы, постановления, положения, программы, планы, формальные распоряжения) и рекомендательные (инструкции, методики, рекомендации и т. п.);
• в) содержание документов — технические (инвестиционные проекты, конструкторско-технологическая документация, методики и т. д.), экономические (технико-экономические обоснования, финансовые, бухгалтерские, налоговые документы, бизнес-планы и пр.), организационные (организационные проекты, устав, организационные структуры, протокол, инструкции и т. п.).

Обязательные атрибуты документов фирмы — цель документа, основание для разработки, место данной цели (задачи, функции и другие подсистемы системы менеджмента), основание для разработки, ссылки на научные подходы и принципы, которые должны соблюдаться при достижении цели (решении задачи), потребитель информации, нормы и правила ее использования, возможный круг исполнителей, требования к качеству работ, экономии ресурсов и срокам, санкции, источники информации. В методических документах, кроме этих данных, должны быть приведены конкретные метод. Во всех документах должен быть раздел «Основные положения» и в большинстве — «Информационное обеспечение». Примерное содержание раздела «Основные положения» :

• * основание для разработки;
• * актуальность (с точки зрения положения дел в данной области в мире, стране и на фирме);
• * назначение документа;
• * основные термины и определения;
• * область применения документа (кому предназначен);
• * органы, контролирующие применение документа;
• * ответственность за несоблюдение требований документа.

Примерное содержание раздела «Информационное обеспечение «:

• * классификация информации, используемой при применении документа;
• * требования к информации;
• * источники получения информации;
• * технология и технические средства получения (сбора), обработки, передачи, накопления и использования информации.

Документы предлагается оценивать по следующим критериям качества:

• 1) комплексность документа, т. е. рассмотрение в нем технических, экологических, эргономических, экономических, правовых, организационных и других вопросов в их взаимосвязи, целенаправленность документа;
• 2) степень соответствия документа (объекта) международным требованиям по экологичности, безопасности, взаимозаменяемости, патентной чистоте, правовой защите и др;
• 3) степень использования мировых достижений и гармонизации, интегрированное™ документа с мировыми системами;
• 4) число примененных при разработке документа научных подходов (системный, маркетинговый, воспроизводственный, функциональный и др.);
• 5) число примененных при разработке документа современных методов (функционально-стоимостный анализ, моделирование, прогнозирование, оптимизация и др.). Если эти методы рекомендуется применять при разработке объекта, то это требование должно быть зафиксировано четко в документе;
• 6) экономическая обоснованность управленческих решений;
• 7) повторяемость документа, его перспективность, масштаб применения;
• 8) степень апробированности документа в научных кругах, федеральных и региональных органах управления, на практике;
• 9) имидж организаций — авторов документа и квалификация его разработчиков;
• 10) органы, согласовавшие и утвердившие документ;
• 11) степень соблюдения стандартов на оформление документа, однозначность понятий, четкость, доступность изложения, наглядность.

Документы, отвечающие перечисленным критериям (требованиям) качества, будут конкурентоспособными на внутреннем и внешнем рынках. Качество документа является основным условием обеспечения конкурентоспособности товаров, фирм, страны.

Одним из условий качественного оформления управленческого решения в соответствующем документе является обеспечение высокого качества межотраслевой документации, оформленной в виде государственных стандартов Российской Федерации. В настоящее время действуют более 20 систем документов:

• * Государственная система стандартизации (ГСС);
• * Единая система конструкторской документации (ЕСКД);
• * Единая система технологической документации (ЕСТД);
• * Единая система технологической подготовки производства (ЕСТПП);
• * Единая система обеспечения единства измерений (ГОН);
• * Система стандартов безопасности труда (ССБТ);
• * Разработка и постановка продукции на производство (СРПП);
• * Государственная система «Надежность в технике» ;
• * Системы качества (СК)
• * Система сертификации и др.

При разработке этих систем были учтены требования международных стандартов и рекомендаций ИСО (Международной организации по стандартизации), МЭК (Международной электротехнической комиссии) и других организаций. Оформление документов к инвестиционным проектам регламентируется в Методических рекомендациях.