О чем еще нужно помнить в связи с юридическим письмом

Во-первых, юрист должен понимать, что он отвечает за каждое написанное им слово или букву. При этом не имеет значения, кто помогал ему в сборе материала и работе над текстом. Юрист, готовивший документ, должен рассматривать его как собственный — как документ, за качество которого он несет личную ответственность.

Следует помнить, что написанное юристом может повлечь правовые последствия. Речь в данном случае идет не столько о том, что ошибка, допущенная юристом, может стоить дорого и самому юристу, и его клиенту (хотя об этом также нельзя забывать), сколько о том, что подготовленный юристом текст, каким бы коротким он ни был, может быть в дальнейшем использован в качестве подтверждения или опровержения каких-либо фактов, в связи с которыми он был создан.

Например, состоящее из нескольких строк электронное письмо, которое содержит ответ на вопрос клиента, может быть использовано в случае спора в суде или арбитраже либо определить позиции сторон при разрешении конфликта во внесудебном порядке. Бывает, что исправить написанное позднее не удается. То, что вы написали, остается с вами навсегда.

Что написано пером, не вырубишь топором.

Русская пословица Во-вторых, работа юриста часто сопряжена с необходимостью соблюдать конфиденциальность. Конфиденциальная информация может касаться частной жизни лица, чьим доверителем юрист является, либо информации клиента (физического или юридического лица), связанной с его предпринимательской деятельностью. Это накладывает на юриста обязательство не допустить несанкционированного распространения информации, содержащейся в документах. Поэтому пометка «конфиденциальная информация» или «конфиденциально» в самом начале документа или на конверте может быть обязательной и может предупредить нечаянное нарушение этого требования^[1].

В-третьих, расширившиеся международные контакты привели к тому, что многие из наших бумаг впоследствии переводятся на иностранный язык. Речь идет не только о договорах, которые часто изначально делаются двуязычными, но и о деловой переписке, меморандумах и заключениях. Поэтому, если вы работаете в международной компании или существует вероятность, что ваш документ будет переводиться на иностранный язык, это обстоятельство следует иметь в виду и тщательно подбирать слова. Многие слова и выражения, в том числе юридические термины, не имеют точных аналогов в иностранных языках или могут потерять смысл при переводе. Примером является английский термин «траст», вошедший относительно недавно в наш юридический лексикон.

В-четвертых, что бы вам ни приходилось писать, созданный текст может пригодиться вам позже. Иногда приходится обращаться к документам, над которыми вы работали несколько лет назад. Поэтому важно заранее продумывать название документа, чтобы впоследствии его можно было быстро найти. Обращайтесь с созданными вами текстами бережно.

В-пятых, что бы вы ни писали, это должно выглядеть красиво. Поэтому следует позаботиться о внешнем виде вашего документа. Во многих фирмах, особенно крупных, выработаны свои правила оформления документов. Они касаются размера шрифта, интервалов между строк, размера полей, заголовков, рубрикации, способов выделения текста, порядка написания дат и других вопросов, связанных с тем, как выглядит текст. Цель таких «руководств по стилю» — унифицировать внешний вид документов, которые готовятся в данной организации. Поэтому, если вам поручили написать какое-либо письмо или составить какой-либо документ, поинтересуйтесь, существуют ли в вашей организации какие-либо внутренние правила оформления документов.

" Эстетика деловых бумаг" звучит … парадоксально, однако она существует.

С. Л. Ария. Язык и стиль процессуальных документов.

• [1] В большинстве юридических фирм существуют специальные правила соблюдения конфиденциальности.