Организационная подготовка переговоров

Первым делом следует составить программу приема партнеров. Нужно учитывать все детали: порядок встречи партнеров; определение персонального состава встречающих; участие представителей СМИ; преподнесение цветов; размещение в гостинице; деловая часть (встречи, переговоры) и так далее.

Затем, определить место и время проведения деловых переговоров. Важно отметить, что договариваться о переговорах принято не менее чем за 2−3 дня с отечественными партнерами и за 2−4 недели с иностранными. Не стоит оказывать давление на вашего собеседника при определении времени деловой встречи. Более эффективный метод — следует прибегнуть к оговорке наподобие данной: «Мы готовы встретиться с вами в удобное для вас время. Со своей стороны предлагаем вторник, 11 часов». Также психологически важен выбор места проведения переговоров — на своей территории или на территории партнера. Положительные и отрицательные стороны проведения деловых переговоров на «своей территории» или на «чужой территории» — территории вашего партнера отмечены в учебном пособии О. А. Митрошенкова «Эффективные переговоры»: «Так, проводя переговоры на своей территории, Вы имеете следующие преимущества:

Можете контролировать ситуацию и оказывать на нее воздействие путем выбора места переговоров — это его оформление, освещение, рассадки и т. п.

Люди чувствуют себя более уверенно на своей территории, особенно в своей стране.

На переговорах принято следовать тем правилам протокола вежливости, которые традиционны для организаторов.

Всегда можно посоветоваться с компетентными людьми, заручиться их поддержкой и одобрением;

Партнер имеет меньше возможностей свернуть переговоры и уйти;

К минусам переговоров на своей территории относятся следующие осложнения:

Вы не можете отложить решение, сославшись на отсутствие информации;

Организационные проблемы могут отвлекать вас от сути переговоров.

Есть и свои преимущества и при «игре на чужом поле»:

Вы можете сосредоточиться исключительно на переговорах, в то время как в «родных стенах» много отвлекает;

Можно придержать информацию, сославшись на то. Что у вас нет ее с собой;

Существует возможность перешагнуть «через голову» партнера по переговорам и обратиться непосредственно к его шефу, если таковой имеется;

Бремя организационных вопросов ложится на партнера" ⁷.

Также может быть выбрано нейтральное место для проведения деловых переговоров. Такой выбор возможен в результате конфликта между партнерами. Главное должно быть безукоризненным, поскольку ваш собеседник формирует свое впечатление о встречи по внешнему облику выбранного вами помещения.

Также стоит уделить внимание формированию делегации. Следует отметить, что количественный и качественный состав делегации определяется сложностью вопросов, обсуждаемых на деловой встрече, уровнем представительства. Работа в составе делегации — это командная работа, где от каждого участника зависит успех проводимых переговоров. В состав участников переговоров целесообразно включать женщин, так как эксперименты показывают, что женщины усиливают командное начало делегации и в целом благоприятно действуют на партнера.

В основу подготовки к деловым переговорам закладывается сбор информации о партнерах. Речь идет об экономическом и финансовом состоянии фирмы, ее надежности, занимаемой экономической и рыночной нише и т. п. Полезно также составить психологический портрет вашего собеседника, для того чтобы грамотно выбрать тактику переговоров.