Определение фондовой принадлежности архивных документов и образование архивного фонда

Определение фондовой принадлежности документов таможенного органа заключается в отнесении их к фонду соответствующего таможенного органа. При этом учитывается следующее:

• • входящие документы относятся к фонду того таможенного органа, которым они получены; их фондовая принадлежность определяется по таким реквизитам, как адресат, регистрационный штамп, указания по исполнению документа и отметки о направлении документов на исполнение, по содержанию документов;
• • копии исходящих документов (визовые экземпляры) относятся к фонду того таможенного органа, который является их автором; их фондовая принадлежность определяется по подписям, содержанию документов и др.;
• • документы внутреннего обращения относятся к фонду того таможенного органа, которым они составлены; их фондовая принадлежность определяется по названию таможенного органа, подписям, содержанию.

В случае ликвидации таможенного органа с передачей его функций вновь созданному таможенному органу законченные производством дела включаются в фонд ликвидированного таможенного органа, а незаконченные дела передаются для окончания производством таможенному органу — правопреемнику и включаются в фонд последнего.

Каждому архивному фонду, поступившему в архив таможенного органа, присваиваются название и номер (подпункт 14.4.3.2 Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации). Название фонда соответствует официальному названию организации-фондообразователя.

Объединенный архивный фонд. Объединенные архивные фонды могут быть сформированы из документов последовательно сменявших друг друга таможенных органов, если функции предшественников полностью или частично передавались их преемникам.

Образование объединенных архивных фондов включает перешифровку дел (изменение номеров фондов, описей), составление соответствующих учетных документов, размещение документов объединенного фонда в одном месте хранилища, а при необходимости новую систематизацию дел и пересоставление описей.

Название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного названия включенных в него фондов.

Хронологические границы архивного фонда. Хронологическими границами архивного фонда являются:

• • архивного фонда таможенного органа — официальные даты его образования (регистрации) и ликвидации;
• • объединенного архивного фонда — даты образования (регистрации) наиболее раннего и ликвидации наиболее позднего по времени деятельности таможенных органов, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда.

Хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с крайними датами документов фонда, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального или завершающего этапов деятельности таможенного органа или если в составе фонда находятся более ранние документы (например, переданные для завершения производством дела предшественника и др.).