Информационное обеспечение и информационная база АБИС: виды, требования

Внемашинное информационное обеспечение АБИС — это часть информационного обеспечения, включающая совокупность информационных ресурсов на традиционных носителях, а также методы и средства их сбора/ создания и поддержания в рабочем состоянии Автоматизированные библиотечно-информационные системы — это автоматизированные системы, в которых аналоговые (бумажные) документы органично сочетаются с документами в цифровой форме, то есть электронными (цифровыми) документами. Отсюда проистекает дуализм информационного обеспечения АБИС, в составе которого, в соответствии с двумя типами носителей информации (традиционные и машиночитаемые), выделяют внемашинное и машинное (внутримашинное) информационное обеспечение. Такой подход в своей основе учитывает особенности считывания информации на различных носителях человеком и машиной (ЭВМ).

Внемашинное информационное обеспечение включает совокупность функционирующих в АБИС документов на традиционных носителях и ориентировано на выполнение технологических операций по обработке заключенной в них информации человеком.

Машинное (внутримашинное) информационное обеспечение включает специальным образом организованные данные (файлы) и ориентировано на выполнение технологических операций по обработке заключенной в них информации программными и техническими сред;

Машинное информационное обеспечение АБИС — это часть информационного обеспечения, включающая совокупность электронных информационных ресурсов, а также методы и средства их сбора/ создания и поддержания в рабочем состоянии ствами. Состав информационного обеспечения конкретных АБИС зависит от тех задач, на решение которых они ориентированы, и тех внешних факторов, которые определяют их функционирование.

Изучение состава требований к информационному обеспечению АБИС имеет принципиальное значение при решении вопросов их создания и эксплуатации, поскольку именно информационное обеспечение, прежде всего, определяет эффективность автоматизированных библиотечно-информационных систем. Требования к информационному обеспечению могут быть рассмотрены под различными углами зрения: требования к содержанию информационного обеспечения (могут подразделяться на общие и специальные, ориентированные на отдельные компоненты ИО, в частности, на информационную базу), требования к организации информационного обеспечения, требования к разработке информационного обеспечения, требования к составу и содержанию проектных документов по информационному обеспечению.

Требования к содержанию информационного обеспечения связаны с такими его характеристиками, как:

• • полнота информации, необходимой для реализации функций и решения задач АБИС;
• • интегративность, исключающая неоправданное дублирование информации;
• • надежность информации, необходимой для принятия управленческих решений;
• • совместимость с информационным обеспечением смежных информационных систем;
• • достоверность;
• • защищенность;
• • доступность;
• • своевременность актуализации;
• • адаптируемость к изменяющимся внешним условиям;
• • возможность расширения, модернизации.

Требования к организации информационного обеспечения определяют его нацеленность на:

• • оптимальное размещение документов и данных в составе информационной базы АБИС;
• • рациональное использование памяти ЭВМ;
• • эффективность многоаспектного поиска и выдачи информации в удобной для пользователя форме;
• • оперативность и комфортность доступа к информационным ресурсам, в частности, телекоммуникационного доступа;
• • создание условий надежного хранения информации;
• • надежность защиты от различных неблагоприятных факторов, способных привести к искажению или уничтожению информации.

Требования к разработке информационного обеспечения рассматриваются уже на предпроектной стадии создания АБИС. Прежде всего, они формулируются при разработке концепции (концептуального проекта) АБИС. Утвержденные требования к информационному обеспечению отражаются в техническом задании на создание АБИС и являются его составной частью. Для информационного обеспечения в подразделе «Требования к видам обеспечения» технического задания на создание АБИС приводят требования к:

• • составу, структуре и способам организации данных в системе;
• • информационному обмену между компонентами системы;
• • информационной совместимости со смежными системами;
• • использованию межотраслевых, отраслевых унифицированных форм документов (УФД) и УФД, действующих на данном предприятии/ в учреждении;
• • применению систем управления базами данных;
• • структуре процесса сбора, обработки, передачи данных в системе и представлению данных;
• • защите данных от разрушений при авариях и сбоях в электропитании системы;
• • контролю, хранению, обновлению и восстановлению данных;
• • процедуре придания юридической силы документам, продуцируемым техническими средствами АБИС.

На уровне проектной стадии результаты реализации этих требований воплощаются в проектных решениях по информационному обеспечению, которые в дальнейшем отражаются в рабочей документации на создание АБИС.

Требования к составу документов по информационному обеспечению при проектировании автоматизированных систем (в том числе АБИС) устанавливаются ГОСТ 34.201−89 «Информационная технология. Комплекс стандартов и руководящих документов на автоматизированные системы. Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированной системы». Требования к содержанию приведенных в данном стандарте документов по информационному обеспечению регламентируются РД 50−34.698−90 «Информационная технология. Комплекс стандартов и руководящих документов на автоматизированные системы. Требования к содержанию документов».

Информационная база АБИС —

это генеральная совокупность документов и данных на различных носителях, используемых при их функционировании Основным компонентом информационного обеспечения является информационная база. ГОСТ 34.003−90 закрепил разделение информационной базы автоматизированных систем на внемашинную и машинную (внутримашинную) информационную базу. Согласно этому нормативно-техническому документу:

• информационная база автоматизированной системы (informational background of AS) — совокупность упорядоченной информации, используемой при функционировании АС;

Внемашинная информационная база АБИС — это часть информационной базы АБИС, включающая совокупность информационных ресурсов, предназначенных для непосредственного восприятия человеком без применения средств вычислительной техники.

• внемашинная информационная база автоматизированной системы (AS external information base) — часть информационной базы АС, представляющая собой совокупность документов, предназначенных для непосредственного восприятия человеком без применения средств вычислительной техники;

Машинная информационная база АБИС — это часть информационной базы АБИС, включающая совокупность информационных ресурсов, предназначенных для восприятия их только средствами вычислительной техники.

• машинная информационная база автоматизированной системы (AS computer information base) — часть информационной базы АС, представляющая собой совокупность используемой в АС информации на носителях данных.

Информационная база АБИС является главным ресурсом библиотечного производства, во многом определяющим ее потенциал в удовлетворении информационных потребностей пользователей. Информационная база АБИС представляет собой систему разнообразных по своему характеру информационных ресурсов, которые используются как при обслуживании пользователей, так и при решении задач внутрибиблиотечной работы. Составляющая ее информация (входная и промежуточная) должна быть необходимой и достаточной для реализации всех функций и задач АБИС. В составе компонентов информационной базы АБИС выделяют:

• • фонд традиционных и электронных информационных ресурсов (относительно стабильная часть информационной базы);
• • потоки входных, выходных, промежуточных документов/данных.

Генерация информационной базы АБИС преимущественно осуществляется за счет документов, поступающих в АБИС из внешних источников. Вместе с тем в составе информационной базы АБИС представлены документы, генератором которых являются ее различные подразделения. По назначению все документы, входящие в состав информационной базы АБИС, подразделяются на основные (предназначенные для обслуживания конечных пользователей АБИС) и служебные (предназначенные сотрудникам библиотечно-информационных учреждений для решения технологических и управленческих задач внутрибиблиотечной работы). В числе последних — организационно-распорядительные, плановые, отчетные, технологические, методические, финансовые и др.

Информационная база АБИС должна отвечать следующим требованиям'.

• • адекватность предметной области;
• • полнота хранимой информации для реализации функций и задач системы;
• • целостность хранимой информации, то есть обеспечение непротиворечивости данных при вводе информации в информационную базу;
• • разграничение прав доступа, то есть определение для каждого пользователя доступных частей информационной базы и видов операций над ними;
• • своевременность и одновременность обновления данных во всех копиях данных;
• • гибкость, то есть адаптируемость информационной базы к изменяющимся внешним факторам;
• • удобство интерфейса пользователей.

При формировании информационной базы АБИС руководствуются следующими принципами'.

• • избирательность ввода документов и данных, в соответствии с типом АБИС и профилем формирования информационной базы;
• • полнота формирования информационной базы;
• • корректируемость информационной базы с учетом старения информации и других факторов;
• • включение в состав информационной базы документов как на традиционных, так и на машинных носителях;
• • использование унифицированных форматов представления данных.

Важнейшими источниками формирования информационной базы АБИС являются внешние документальные потоки, генерируемые во внешней среде библиотечно-информационных учреждений и содержащие информацию, распространяемую по формальному каналу социальных коммуникаций. К числу основных параметров документальных потоков, учитываемых при формировании информационной базы АБИС, относятся: направление, объем и структура, определяемая признаками классификационного деления документов. Компоненты документальных потоков конвертируются в компоненты информационной базы библиотеки в ходе целенаправленной производственной деятельности ее сотрудников, ориентированной не только на формирование информационной базы, но и поддержание ее в рабочем состоянии. Совокупность документов, поступающих на вход какой-либо библиотеки, составляет входной документальный поток данной библиотеки.

Из внешних документальных потоков при формировании информационной базы любой библиотеки должны быть отобраны документы (в том числе электронные), отвечающие профилю комплектования ее документальных фондов и рассматриваемые в соответствии с этим как потенциально возможные их элементы. Для принятия решения о приобретении таких документов в условиях весьма развитого информационного рынка, с одной стороны, и ограниченного бюджета библиотек, с другой стороны, наряду с профилем комплектования документальных фондов конкретной библиотеки должен учитываться целый ряд других факторов: наполнение библиотечного фонда данной библиотеки по данной тематике, результаты функционирования данного документа или документов данного тематического (видового, жанрового или иного) направления, наличие документа в библиотечном окружении, уровень читательского спроса и т. д. Вместе с тем внешние документальные потоки являются источниками документов, регламентирующих деятельность библиотеки, в том числе библиотечно-информационный сервис: организационно-распорядительных, нормативно-правовых, нормативно-технических, научнометодических, технологических и др.

Внутренние документальные потоки АБИС генерируются ее подразделениями. В составе внутренних документальных потоков наряду с опубликованными документами нередко функционируют неопубликованные и непубликуемые документы. Эти потоки содержат как поступившую извне, так и порожденную в библиотечно-информационном учреждении информацию. Как внешние, так и внутренние документальные потоки библиотечно-информационных учреждений в условиях автоматизации вкупе с бумажными документами органично включают электронные документы (издания). По мере расширения круга задач библиотеки по обслуживанию пользователей в современном обществе и соответственно расширения спектра предоставляемых им продуктов и услуг должно происходить усложнение структуры информационной базы за счет увеличения в ее составе электронных информационных ресурсов. Таким образом, информационная база является системой открытого типа, допускающей изменение ее структуры в соответствии с развитием и усложнением стоящих перед АБИС задач.

Качество информационной базы АБИС проявляется в ее надежности (безотказности), отражающей сумму всех ее потребительских свойств. Недостаточная надежность информационной базы приводит к большим потерям в реализации функций и задач библиотеки и снижению ее престижа. Важнейшим слагаемым надежности информационной базы является ее полнота. Одной из ведущих тенденций в развитии современных АБИС, направленной на повышение полноты информационной базы, является интеграция информационных ресурсов библиотек, проявляющаяся в их корпоративном сотрудничестве на различных уровнях взаимодействия. При этом важнейшим условием эффективного взаимодействия АБИС является их совместимость. Подробнее проблема совместимости информационного обеспечения АБИС рассмотрена в параграфе 3.5 данного учебника.