Повышение эффективности информационного обеспечения системы управления (на примере высших учебных заведений)

В решениях НУ и ХХУ1 съездов КПСС программа по совершенствованию управления народным хозяйством на основе использования средств вычислительной техники определена как важнейшее направление в развитии научных исследований.

В «Основных направлениях экономического и социального развития СССР на I98I-I985 годы на период до 1990 года» также подчеркивается необходимость «повышать качество и оперативность учета и статистики, совершенствовать учетную документацию и отчетность во всех звеньях народного хозяйства применительно к современным требованиям управления, планирования и анализа хозяйственной деятельности с эффективным использованием электронно-вычислительной техники» / 10/ .

Последующие Пленумы ЦК КПСС в своих постановлениях указывают на важное значение экономии всех видов ресурсов и повышение эффективности народного хозяйства, совершенствование системы управления.

Большие задачи поставлены Минвузом СССР перед высшими учебными заведениями в свете указанных постановлений.

Эффективность системы управления во многом определяется эффективностью информационного обеспечения (ИО) процессов управления.

Создание и функционирование ИО системы управления на современном техническом уровне вносит существенные изменения в содержание управленческого труда, но требует значительных вложений. Эффективность этих затрат в значительной мере зависит от организации всей работы по созданию, разработке и эксплуатации ИО системы управления.

Любая экономия, по выражению Маркса, в сущности сводится к экономии рабочего времени.

Создание информационных систем оперативной обработки (ИСОО) с использованием банков данных, представляющих средства диалога человек-ЭВМ, позволяет удовлетворить службы управления в своевременной и необходимой информации и повысить тем самым оперативность управления.

Наряду с тем, скорость получения и обработки управленческой информации по запросам в ИСОО превращает ее запасы из ненужного архива данных в активное средство воздействия на управляемый объект/51,52/ .

Внедрение ИСОО в отличие от информационных систем, обеспечивающих аппарат управления только регламентированной информацией, значительно совдащает звенность и ступенчатость прохождения информации, ликвидирует дублирование и ненужный параллелизм в работе различных служб управления, что способствует снижению затрат на процессы управления.

Анализ существующих практических реализаций ИО системы управления на основе банков данных показал, что эффективность их эксплуатации во многом определяется наличием методических материалов по созданию рационально организованных информационных систем.

В настоящее время имеются методики для создания и оценки экономической эффективности информационных систем, предназначенных для выдачи регламентированной информации, что не отвечает современным требованиям оперативности системы управления.

Отсутствие методических разработок по рациональной организации и оценке экономической эффективности ИСОО, предназначаемых для управления, тормозит их развитие и внедрение, что в итоге отражается на эффективности системы управления.

Целью данной работы являлась разработка метода оценки экономической эффективности организации информации, необходимой для оперативного управления, и на его основе методики создания такой информационной системы оперативной обработки дня системы управления высшим учебным заведением, которая бы удовлетворяла требования по оперативности информации, соответствовала заданным качественным и количественным характеристикам процессов преобразования информации, а также была экономически эффективна в процессе эксплуатации.

Специфика программного обеспечения банков. данных требует наличия методики по организации информации для конкретной системы управления базой данных, создаваемой для целей управления.

За основу для практической реализации комплексного подхода к проблеме совершенствования ИО системы управления взята универсальная система управления базами данных ИНЕС, которая реализует оперативный режим обработки запросов с дисплеев и рекомендована Минвузом СССР высшим учебным заведениям при создании АСУ вуз.

К тому же система ИНЕС выполняет многочисленные процедуры, необходимые для информационного обеспечения процессов управления, что значительно повышает экономичность системы управления.

В работе исследована и получена система показателей для оценки эффективности информационной системы, предназначенной для выработки и реализации оперативных управленческих решений. Система включает экономические показатели, которые оценивают.

— расходы, связанные с потерями в предметной области, от несвоевременного получения управленческой информации;

— затраты на процессы по обслуживанию запросов аппарата управления;

— потери, вызываемые простоем процессора и каналов.

В сиатему введены временные показатели функционирования ИС00- такие, как время ожидания, время обслуживания и время пребывания запроса в системе, а также показатели загрузки и простоя системы, которые необходимо учитывать при оперативном режиме работы системы.

В качестве критерия экономической эффективности ИСОО, создаваемой для целей управления, выбран показатель — приведенные затраты на создание и функционирование системы, который позволяет наиболее полно учесть все общественно необходимые затраты, а также оценить дополнительные капитальные вложения, затраченные на ИО.

В работе проводится анализ и показывается влияние различных форм организации информации на временные характеристики обслуживания запросов управленческого персонала. Для учета данного фактора при создании и оценке ИСОО для целей управления получены аналитические выражения, связывающие стоимостные показатели функционирования системы с временными через параметры обработки запросов и характеристики накопителей на магнитных дисках, где размещена информация.

Остальные показатели из полученной системы показателей введены в критерий как его составляющие и определены выражения для их вычисления.

Исследованы особенности реализации различных вариантов организации и хранения информации системой ИНЕС, которые позволяют наиболее полно учесть специфику данной системы и создавать ИСОО для системы управления эффективную в процессе эксплуатации.

Разработанная методика создания базы данных для информационного обеспечения аппарата управления вузом на основе ИНЕС снижает требования к квалификации проектировщиков, что умень.

— в шает затраты на организацию проектирования ИО и позволяет получить экономически эффективную ИСОО в процессе эксплуатации.

В работе показывается возможность оценки средств автоматизации проектирования ИО для целей управления на базе конкретной системы управления базами данных.

Практические рекомендации, сделанные по совершенствованию организационной структуры системы управления ЛИЭИ имени Пальмиро Тольятти при создании ИСОО только для типовых подсистем первой очереди, показывают на деле эффективности целесообразность предложений и теоретических проработок, направленных на исследование и создание информационных систем оперативной обработки для сферы управления.

База данных, построенная для системы управления вузом под СУБД ИНЕС, показывает простоту и эффективность разработанной методики проектирования.

Выполненный расчет экономической эффективности ИСОО, разработанной с применением методики проектирования, наглядно демонстрирует эффективность выполненных в диссертационной работе исследований и разработок по совершенствованию системы управления высшим учебным заведением.

Тема диссертации разрабатывалась как важнейшая в соответствии с координационным планом научно-исследовательских работ по комплексным проблемам высшего и среднего специального образования на 1976;1980 и I98I-I985 гг.

Выводы по 4 главе.

Выполненные исследования показали, что:

I. Создание АСУ вуз на основе ИСОО требует совершенствования организационной структуры управления вузом. Разработки, выполненные с этой целью в системе управления ЛИЭЙ им. П.Тольятти, позволили.

— значительно уменьшить потоки документов между подразделениями и количество документов в подразделениях;

— сократить число работников деканатов в целом по институту на 15 человек;

— освободить сотрудников всех подразделений от рутинной работы и изменить их функциональные обязанности;

— предоставить возможность деканам заниматься исключительно научной и учебно-методической деятельностью;

— получать оперативную и достоверную информацию по запросам на дисплее в ректорате, парткоме, учебном отделе, на кафедрах и в других подразделениях института.

Перечисленные результаты способствуют повышению эффективности системы управления высшим учебным заведением.

2. Разработка информационной системы, обеспечивающей аппарат управления вузом оперативной информацией, показала, что.

— использование методики проектирования ЕД для СУБД ИНЕС позволило значительно сократить число рассматриваемых вариантов.

РТ структур БД по сравнению с возможным С 2);

— получить структуру ЦЦ, соответствующую требованиям экономической эффективности системы управления.

3. Оценка экономической эффективности созданной ИСОО выявила перспективность и экономическую целесообразность внедрения безбумажной технологии в процессе совершенствования организации управления вузом.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

.

Исследования, проведенные в работе показали, что одним из направлений для решения задач, поставленных ЦК КПСС и Советом Министров СССР перед высшими учебными заведениями, является совершенствование системы управления на основе повышения эффективности информационного обеспечения.

Создание ИО аппарата управления с использованием банков данных, обеспечивающих получение управленческой информации по запросам на дисплее, позволяет уменьшить информационные потоки между подразделениями вуза, сократить количество сотрудников аппарата управления, что приводит к снижению затрат на процессы управления.

Обеспечение создания рационально организованной ИСОО повышает экономическую эффективность ИО, а следовательно, и экономичность всей системы управления в целом.

Итак, в целях совершенствования системы управления вузом в работе выполнены исследования и на их основе получены следующие результаты:

1. Проанализированы потребности системы управления и показатели функционирования банков данных и получена система показателей оценки эффективности ИСОО, которая включает экономические показатели, учитывающие потери в ПО от несвоевременного получения управленческой информации, а также временные показателивремя ожидания, время обслуживания и время ответа по запросу.

2. В качестве критерия экономической эффективности ИСОО, обеспечивающей процессы управления своевременной и необходимой информацией, выбран показатель — приведенные затраты и разработаны его составляющие, учитывающие дополнительные капитальные вложения, затраты на процессы актуализации информации и переменные эксплуатационные затраты, включающие расходы оперативного режима работы системы.

3. Выполнена классификация информационных систем по режимам функционирования, способу обработки запросов и требованиям к времени ответа запросов управленческого персонала, которая систематизирует процессы вычисления составляющих критерия экономической эффективности ИСОО.

4. Для учета влияния организации информации в ИСОО на временные показатели функционирования системы предложен метод получения аналитических выражений для вычисления временных показателей через параметры обработки запросов и характеристики накопителей на магнитных дисках, где располагается информация.

5. Получены аналитические выражения для вычисления временных показателей ИСОО, которые влияют на оперативность управления в вузе, через параметры обработки запросов и характеристики НМД.

6. Показана целесообразность построения имитационных моделей как средства анализа и повышения эффективности ИСОО, создаваемых для целей управления.

7. На основе разработанного метода оценки экономической эффективности ИСОО показана возможность определения эффективности методики проектирования базы данных, предназначенной для оперативного управления.

8. Заявлены особенности построения различных вариантов организации и хранения данных средствами СУБД ИНЕС, позволившие повысить эффективность ИО аппарата управления за счет рациональной организации информации.

9. С учетом особенностей системы ИНЕС разработана методика проектирования базы данных для ИСОО вуза на базе разработанного метода оценки эффективности ИС, графоаналитического метода, комбинаторного анализа и универсального алгоритма деления множества на подмножества без учета перестановок в подмножествах.

Методика позволяет создать экономически эффективную ИС для оперативного управления вузом.

10. Спроектирована рационально организованная база данных под управлением СУЕД ИНЕС, предназначенная для оперативной выдачи управленческой информации по подсистемам первой очереди АСУ вуз.

11. Сделаны практические рекомендации по совершенствованию организационной структуры управления вузом в условиях функционирования ИСОО, обеспечивающей оперативно информацией службы аппарата управления по запросам с дисплеев.

12. Дана оценка экономической эффективности ИСОО, полученной с использованием разработанной методики проектирования баз данных, которая показала целесообразность и необходимость исследований и разработок, выполненных для повышения эффективности информационного обеспечения системы управления вузом.