Формирование корпоративного стандарта управления проектами

Развитие современной экономики подразумевает высокие темпы роста компаний и сокращение времени на разработку и производство новой продукции. Производители во всем мире, стремящиеся к конкурентному преимуществу и современным методам работы, постоянно совершенствуют процессы и инструменты управления. Высокая скорость устаревания продукции вынуждает компании постоянно инициировать проекты создания новых продуктов. Применение прогрессивных методов управления, основанных на научных исследованиях, является необходимым условием для выживания на рынке. Методология и инструменты управления, в свою очередь, также как и компании, находятся в развитии, и требуют постоянного изменения и улучшения.

Управление проектами — эффективно и динамично развивающаяся методология управления. Все компании, ведущие в том или ином виде проекты в рамках своей деятельности, используют методологию управления проектами, которая на сегодняшний день наиболее гармонично отвечает целям и задачам организаций, управляющих проектами. Методология управления проектами предоставляет возможность получить конкурентные преимущества, позволяя оптимизировать наиболее стратегически важную часть деятельности организации — управление. Применение методологии позволяет руководителям повысить эффективность, минимизировать затраты, время реализации и улучшить другие показатели инновационных проектов.

Благодаря положительному экономическому эффекту, управление проектом получает все более широкое распространение в среде профессиональных специалистов и становится основополагающим элементом при управлении реализацией самых различных проектов, в том числе и при внедрении организационных изменений и развитии систем управления.

Управление проектами обеспечивает организациям и предприятиям координацию всех проектов, ведущихся в рамках организации, повышение эффективности коммуникаций по проектам на различных уровнях организационной структуры, документирование и использование опыта и навыков, полученных при выполнении наиболее успешных проектов, оптимизацию использования человеческих и материальных ресурсов на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Естественное логическое развитие методологии управления проектом, доказавшей свою прибыльность и эффективность для отдельных проектов организации или предприятия, переходит в управление всеми проектами. В компаниях появляется квалифицированный управленческий персонал.

Таким образом, жесткие конкурентные условия и реальный экономический эффект подталкивают предприятия и организации к формализации и распространению методов и средств управления разнообразными проектами для предприятия в целом. Такой подход требует создания корпоративного стандарта управления проектами (КСУП), как свода информации о процессах, процедурах, методах и инструментах управления проектами на предприятиях и организациях.

Корпоративный стандарт управления проектами уникален для каждой компании. Опираясь на существующие международные и российские стандарты управления проектами, а также имеющийся опыт, в диссертационном исследовании рассматривается общий подход к созданию корпоративного стандарта и основные принципы его построения.

В научной литературе зарубежных авторов описываются общие аспекты создания корпоративных стандартов управления проектами /78, 83, 86, 87, 94, 95, 106, 112, 119/, производится сравнение основных международных стандартов /83, 85, 87/ и описание существующих корпоративных стандартов различных предприятий и организаций /83, 85, 89, 98, 99, 100, 110, 118/. Международные стандарты управления проектами освещают в основном тему управления отдельным проектом, не уделяя должного внимания управлению портфелями проектов предприятия. Портфель проектов обычно содержит некоторое количество проектов, концепции которых взаимосвязаны и направлены на достижение одной или нескольких стратегических целей компании. Например, портфели проектов компании могут выделяться по направлениям деятельности.

В научных трудах российских ученых /23, 28, 29, 41, 43, 48, 76/ упоминаются, в основном, корпоративные стандарты отдельных предприятий.

Таким образом, тема диссертационного исследования актуальна с точки зрения необходимости создания инструментария для разработки корпоративных стандартов управления проектами для предприятий и с точки зрения развития инструментария управления проектом в целом.

Актуальность темы

диссертации обусловлена потребностью предприятий в формализации процессов и процедур управления проектами и портфелями проектов в ходе достижения стратегических целей компании, необходимостью улучшения методов управления и экономических показателей предприятий в целом, а также потребностью в методических разработках и инструментах, позволяющих на основе научных исследований и мирового опыта в сфере управления проектами произвести данную формализацию в рамках ограниченных сроков, стоимости и ресурсов, выделяемых на создание корпоративного стандарта управления проектами.

Целью исследования является теоретическое обоснование, формирование и апробация на практическом примере методики разработки корпоративных стандартов управления проектами, применение которой реализуется как инновационный высокоприоритетный проект организационных преобразований по достижению стратегических целей, результаты которого отвечают требованиям международных стандартов управления проектами и применимы ко всем проектам предприятия или организации.

В рамках поставленной цели были решены следующие задачи: анализ мировых стандартов управления проектамианализ современных тенденций развития корпоративны стандартов управления проектамианализ опыта применения корпоративных стандартов в Россиирассмотрение моделей зрелости организации и потребности в создании корпоративного стандарта управления проектамисоздание методики разработки корпоративных стандартов управления проектами и портфелями проектовобоснование необходимости организации деятельности по созданию корпоративного стандарта управления проектами как проекта организационных изменений на предприятии и организациианализ основных этапов проекта создания корпоративного стандартаразработка методических рекомендаций для: о диагностики процессов управления проектами предприятияо создания корпоративного глоссария по управлению проектамио описания бизнес процессов управления проектами предприятия и описание бизнес-процессово создания шаблонов проектной документации и проектов предприятияо разработки инструкций по использованию созданных в рамках КСУП средств и инструментов для сотрудников предприятияо внедрения корпоративных стандартов управления проектамио создания офиса управления проектами для эффективного применения корпоративных стандартов управления проектамио определения основных принципов работы офиса управления проектамио определения критериев эффективности использования корпоративного стандартаанализ проблем создания КСУП и возможных методов их решенияапробация методики разработки корпоративного стандарта управления проектами на современном предприятии.

Предметом исследования являются методы разработки корпоративных стандартов управления проектами, инструментарий управления проектами.

Объектом исследования являются корпоративные стандарты управления проектами.

Теоретической и методологической основой исследования послужили научные труды российских и зарубежных ученых в области управления проектами, управления кадрами, управления рисками, финансов, стратегического менеджмента: Шапиро В. Д., Разу M. JL, Воропаева В. И., Румянцевой З. П., Якутии Ю. В., Гальпериной З. М., Бронниковой Т. М., Титова С. А., Мазура И. И., Ананьина В. И., Локка Д., Кендалла Д. И., Роллинза С. К., Керцнера Г. и других российских и зарубежных специалистов.

Научная новизна исследования заключается в создании методики разработки корпоративного стандарта управления проектами на уровне предприятия или организации, а именно:

1. Произведен анализ существующих корпоративных стандартов управления проектами;

2. Определена взаимосвязь уровней зрелости процессов управления проектами и необходимости создания корпоративного стандарта управления проектами;

3. Определены основные этапы создания корпоративного стандарта управления проектами;

4. На основе стандартов управления проектами PMI (Project Management Institute) разработаны методические рекомендации по созданию КСУП;

5. Выявлены типовые роли участников в процессе управления проектами и определены их типовые функции;

6. Разработан состав, содержание и шаблоны организационно-распорядительной документации, описывающей процессы управления проектами и документооборота офиса управления проектами;

7. Применена методология управления проектами для управления проектом создания корпоративного стандарта.

Практическая значимость результатов исследования состоит в том, что разработанные методические рекомендации создания корпоративного стандарта управления проектами позволяет предприятиям и организациям создавать КСУП в масштабах, необходимых для достижения стратегических целей по улучшению процессов управления проектами.

Апробация и научные результаты исследования.

Достоверность научных результатов, обоснованность выводов, рекомендаций подтверждается использованными научными методами исследования и произведенным анализом существующих научных трудов, а также положительным опытом внедрения результатов в крупных российских компаниях.

Результаты исследования прошли апробацию в проектах:

Внедрение корпоративного стандарта управления проектами и пилотная эксплуатация. Компания «Сименс АГ». Департамент корпоративной информации и процессов.

Внедрение корпоративного стандарта управления проектами, создание офиса управления проектами. Компания «Русский Банк Развития»;

Создание системы управления проектами. Компания «Тойота-Мотор»;

Создание системы управления проектами. Компания «ЛУКОЙЛ-Нижневолжскнефть»;

Создание системы управления проектами, создание офиса управления проектами. Холдинг «0111ИМА-ИНВЕСТ»;

Создание системы управления проектами. Издательство «Акелла»;

Создание системы управления проектами. Компания «РОСНЕФТЬ»;

И другие. Публикации по теме диссертации:

1. Ажикулова Н. В. (статья). Модели зрелости организации. Вестник университета (ГУУ), № 3(19), — М.: Изд. центр ГУУ, 2004., 0,2 п.л.

2. Ажикулова Н. В. (статья). Анализ корпоративных стандартов управления проектами в России. Вестник университета (ГУУ), № 3(19), -М.: Изд. центр ГУУ, 2004., 0,2 п.л.

3. Ажикулова Н. В. (статья). Современные тенденции развития корпоративных стандартов управления проектами. Вестник университета (ГУУ), № 4(20), — М.: Изд. центр ГУУ, 2004., 0,2 пл.

4. Ажикулова Н. В. (статья) Анализ моделей зрелости организаций и взаимосвязь с развитием корпоративных стандартов управления проектами. ЭКОНОМИКА И ФИНАНСЫ, № 17, — М. Изд. «Тезарус», 2006,0,2 п.л.

5. Ажикулова Н. В. (статья) Корпоративные стандарты систем управления проектами. ОБЪЕДИНЕННЫЙ НАУЧНЫЙ ЖУРНАЛ, № 20, — М. Изд. «Тезарус», 2006,0,2 п.л.

6. Ажикулова Н. В. (статья) Тенденции развития корпоративных стандартов управления проектами. ФЕДЕРАЦИЯ, № 12, — М. Изд. «Тезарус», 2006,0,2 п.л.

Структура работы. Диссертационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы (120), содержит 163 страницы машинописного текста, в том числе 16 рисунков, 11 таблиц. К работе прилагаются 7 приложений.

Заключение

.

Диссертационное исследование посвящено проблемам создания корпоративного стандарта управления проектами.

Создание и применение КСУП для руководства современной компании означает получение механизма, позволяющего «поставить на поток» процессы развития бизнеса, повысить эффективность инвестиций и гарантировать своевременное достижение тактических и стратегических целей.

Единый стандарт управления проектами предполагает, что инициация, планирование, исполнение, мониторинг, контроль и завершение любого проекта опирается на использование динамических организационных структур управления и управленческих процедур, корпоративных стандартов отчетности и информационного обеспечения участников проекта. Действия участников проектов регламентируются в соответствии с их ролями и типами проектов и подкрепляются принятыми в рамках единых корпоративных стандартов методиками, инструкциями, шаблонами документов, инструментарием.

В КСУП входят все формализованные бизнес-процессы управления проектами, шаблоны документов, проектов, курсы обучения по тематике управления проектами, а также работающая АСУП.

Применение единого подхода (стандарта) управления проектами компании упрощает координацию ресурсов, планирование и реализацию проектов, а также позволяет компании действовать в проектах согласно общепринятой корпоративной культуре предприятия. В настоящее время не существует единой методологии создания.

КСУП в организациях. Компании, берущиеся за подобную работу.

159 действуют на свой страх и риск, так как не имеют достаточно квалифицированных специалистов по реинжинирингу бизнес-процессов и управлению организационными изменениями, а также из-за нехватки в открытых источниках информации по вопросам создания КСУП. Таким образом, такая полезная инициатива как формирование стандартов управления проектами, позволяющая экономить средства, помогающая в развитии компании и решающая множество проблем в управлении, часто терпит неудачу и не оправдывает ожиданий руководства компаний. Поэтому особенно актуально формирование методических рекомендаций к созданию КСУП, основные аспекты которых описаны в данном исследовании.

Первая глава диссертационного исследования посвящена историческому аспекту создания КСУП.

Прежде всего рассмотрены современные тенденции развития КСУП, а именно:

1. Увеличение количества компаний, создающих корпоративные стандарты управления проектами.

2. Развитие терминологии управления проектами.

3. Формализация на основе международных стандартов.

4. Разработка стандартов управления портфелями проектов.

5. Использование автоматизированных систем управления проектами и их развитие.

Перечисленные тенденции обоснованы развитием современных компаний и научными исследованиями в области управления проектами.

Далее приводится краткий обзор международных стандартов управления проектам, которые являются теоретической основой создания корпоративных стандартов. В целом, ни один из описанных стандартов не может претендовать на полноту охвата информации по управлению проектами, удобство использования и универсальность. Для формирования методических рекомендаций по созданию КСУП был выбран стандарт PMI, что связано с широким распространением и признанием в России и мире, а также процессным подходом, используемым в стандарте для описания деятельности по проектами, что облегчает реинжиниринг бизнес-процессов в ходе разработке КСУП.

Каждая компания, управляющая проектами проходит в своем развитии несколько этапов, которые описываются характеристиками уровней зрелости. Третий уровень зрелости организации согласно модели ОРМ2 говорит о необходимости создания КСУП в компании. Определение уровня зрелости является важным аспектом для формирования КСУП, так как преждевременное полномасштабное внедрение стандартов, в организации, которая не готова к подобным изменениям является классическим примером неудачного формирования КСУП.

Для рассмотрения методических рекомендаций к КСУП, необходимо проанализировать опыт создания подобных стандартов в России. Компании, внедряющие стандарты, это:

1. Крупные отраслевые и государственные корпорации и монополии.

2. Крупные компании, открывающие офисы большое количество подразделений в разных регионах.

3. Компании, работающие с инновационными технологиями.

4. Строительные компании и предприятия.

Приведенный перечень компаний, не исчерпывающий и отражает только общие тенденции наиболее частого использования стандартов в компаниях, ограниченных российский спецификой:

Низкий уровень зрелости организаций.

Стандарты разрабатываются с недостаточными исследованиями бизнес-процессов предприятия.

Нежелание руководства предприятий менять однажды созданные стандарты.

Жесткая регламентация деятельности сотрудников.

Создание корпоративных стандартов управления проектами охватывает в большинстве случаев все предприятие в целом.

Отсутствие четко оговоренных целей, критериев успешности создания корпоративных стандартов.

Во второй главе рассматриваются организационный и кадровый аспекты создания КСУП. Поэтапно описаны методические рекомендации формирования стандартов в виде реализации крупномасштабного проекта организационных изменений в компании.

Процессы инициации и планирования проекта создания КСУП включают формирование проектных документов и согласование их со всеми заинтересованными сторонами, формирование команды проекта, назначение менеджера проекта, планирование результатов, коммуникаций, качества и других областей знаний согласно PMI.

В ходе диссертационного исследования определен перечень типовых результатов проекта создания КСУП и критерии качества результатов.

Первым шагом для собственно создания КСУП является диагностика бизнес-процессов организации. Диагностика проводится в ходе интервью с ключевыми сотрудниками, работающими в бизнес-процессе:

Определение групп сотрудников для интервью.

Проведение интервью, выявление проблем и возможностей для улучшения процессов.

Определены основные типовые группы сотрудников для интервью и вопросы, предметы обсуждения для каждой из групп.

На этапе диагностики введены определения стратегического ресурса, активов, целей компании. Команда проекта КСУП проводит анализ этих элементов и выявляет возможности для улучшения работы с ними.

Выполняется описание бизнес-процессов «как есть», то есть отражение текущего состояния области управления проектами в «Отчете об интервью». Оптимизация бизнес-процессов управления проводится согласно методикам реинжиниринга бизнес-процессов.

Следующим этапом создания КСУП является формирование глоссария терминов КСУП. Терминология управления проектами является тем связующим звеном, которое позволяет упростить процесс коммуникаций всех участников проекта и избежать грубейших ошибок связанных с разночтениями терминов в документации.

Создание регламентирующей документации КСУП это в основном реинжиниринг бизнес-процессов управления.

После проведения диагностики и формирования Глоссария описываются бизнес процессы «как должно быть».

Производится оптимизация деятельности стратегического ресурса компании, формирование пула ресурсов, определение стратегических целей, стратегических активов.

В исследовании приводятся типовые проблемы реинжиниринга процессов и возможные методы их нейтрализации. Выделены типовые роли процессов управления проектами и их функции, применяющиеся практически в каждой организации с небольшими изменениями.

Немаловажными этапами создания КСУП являются формирование шаблонов документов, шаблонов проектов и инструкций по работе в АСУП. Эти элементы определяю удобство работы с КСУП всех участников проектов, поэтому выделяются как решающий фактор успеха внедрения стандартов в компании.

В третьей главе подробно рассмотрен пример создания КСУП в реальной компании на основе предложенных во второй главе рекомендаций. Проект создания КСУП был признан успешным и послужил важным этапом в достижении стратегических целей организации, что дополнительно доказывается проведенной оценкой критериев эффективности проекта.

Таким образом, основными результатами диссертационного исследования являются:

Основными результатами диссертационного исследования являются: произведен анализ тенденций развития КСУП в современных экономических условияхвыявлены основные специфические особенности существующих международных стандартов управления проектами, выбран стандарт.

PMI для формирования методических рекомендаций по созданию КСУПвыявлена взаимосвязь уровня зрелости организации и необходимости создания и применения КСУПпроизведен анализ корпоративных стандартов компаний в России, выявлены основные особенности в российских условияхсозданы методические рекомендации по разработке КСУПВыявлены основные проблемы создания КСУП и методы их решенияобоснована необходимость организации деятельности по созданию корпоративного стандарта управления проектами как проекта организационных изменений на предприятии. обоснована необходимость создания офиса управления проектами для эффективного применения корпоративных стандартов управления проектами, определены основные принципы работы офиса управления проектамипроизведен анализ критериев эффективности использования корпоративного стандартаобоснованы возможности практического применения корпоративного стандарта системы управления проектами на современном предприятии и организациивыявлены роли участников в процессе управления проектами и определены их функцииразработаны основные этапы создания корпоративного стандарта управления проектами на основе методологии управления проектами.

Все представленные результаты обоснованы анализом теоретического научного материала, практическими исследованиями деятельности российских компаний в области управления проектами, а также апробированы на российских предприятиях различных отраслей экономики.