Интеграция функций учета и планирования в системе бюджетирования

ф Актуальность исследования. Стремление работать с максимальной отдачей заставляет сегодня многие компании реформировать как методы управления бизнесом, так и информационную базу управления, которая на сегодняшний момент не соответствует современным требованиям управления по следующим параметрам: 1) недостаточная оперативность предоставления данных, ввиду запаздывания информации генерируемой системой учета- 2) информационный вакуум на всех уровнях управления, в связи с ориентацией системы бухгалтерского учета в большей степени на внешних, а не на внутренних пользователей- 3) дублирование информационных потоков, обусловленное децентрализацией информационной системы- 4) несопоставимость плановых и учетных данных.

Можно утверждать, что целый ряд проблем управления связан с отсутствием специализированной информационной системы. Финансовые и управленческие отчеты формируются из множества информационных источников, а поэтому не всегда своевременны и, что самое опасное, недостоверны. Вопросы необходимости интеграции учета и планирования ставились уже достаточно давно и в России и зарубе-жом. Однако тогда эти вопросы не были разрешены в силу различных обстоятельств, главным образом из-за ограниченности задач, которые решали учет и планирование в тех условиях хозяйствования.

В современных условиях хозяйствования также все чаще поднимаются вопросы увязки между собой самостоятельных функций учета и планирования: как согласовать учет и планирование в общей системе управления, и в какой мере учетные данные могут быть использованы для решения различных задач планирования?

• Проблема взаимодействия функций учета и планирования существует до сих пор. На многих предприятиях система бухгалтерского учета «живет» отдельно от планирования. Несогласованность этих двух функций приводит к несопоставимости данных и невозможности принятия грамотных управленческих решений. Также как планирование не имеет смысла без учета, так и рассмотрение учета, как автономной функции, не позволяющей оценить степень достижения цели, не обосновано.

Разрыв между системой учета и планирования, на наш взгляд, вызван боль-щ шей ориентацией учета на удовлетворение интересов внешних пользователей. Обращение к тексту Федерального закона «О бухгалтерском учете» (от 21.11.96 г. № 129-ФЗ) позволяют утверждать, что система учета должна удовлетворять интересы как внешних, так и внутренних пользователей. Положения Закона подчеркивают важность учета при принятии различных управленческих решений, однако надо понимать, что первичной является функция, заставляющая производить оценку, т. е. функция планирования.

Действительно учет не существует сам для себя. Его эффективность и значимость определяется через призму удовлетворения потребностей в информации раз-Ф личных уровней управления по различным объектам. Т.о. можно утверждать, что данные, формируемые в системе бухгалтерского учета, для того чтобы стать информацией должны соответствовать требованиям, предъявляемыми пользователями, или субъектом управления.

Решение проблемы взаимодействия функций учета и планирования мы видим в создании информационного обеспечения путем интеграции информационных потоков учета и планирования в системе бюджетирования и создания на этой основе интегрированной системы обработки данных.

В последние годы в работах российских специалистов все чаще стали освещаться отдельные аспекты бюджетирования. Однако, главным образом, описание сводилось лишь к базовым теоретическим основам бюджетирования и главным образом к вопросам планирования, оставляя тем самым за границами исследований «учетные» аспекты. Такая «лоскутность» в представлении материала не позволила ^ сформировать системное представление методических и организационных аспектов бюджетирования и породила многообразие точек зрения как на само понятие, так и на сущность процесса.

Именно интеграция функций учета и планирования в системе бюджетирования, на наш взгляд, позволяет решить проблемы, связанные с некачественной информационной базой управления и обуславливает актуальность избранной темы диссертационного исследования.

Цель и задачи исследования

Целью диссертационного исследования являет-Щ: ся формирование и реализация методики интеграции функций учета и планирования в системе бюджетирования коммерческих организаций.

Для реализации данной цели поставлены и решены следующие задачи:

— исследованы исторические аспекты взаимодействия учета и планирования в системе бюджетирования;

— уточнены подходы к бюджетированию в современных условиях и определено место и роль бухгалтерского учета в каждом из них;

— исследована сущность интеграционных процессов в науке и практике, как метода обеспечения взаимодействия учета и планирования;

Ф — разработана методика, базирующаяся на формализации стандартов, закрепляющих организационно-технические и методические аспекты интеграции функций учета и планирования в системе бюджетирования;

— сформулированы процедуры по регламентации правил ведения управленческого учета, как основы интегрированной информационной системы;

— апробирована технология интеграции функций учета и планирования в деятельности коммерческой организации.

Объектом исследования выступает финансово-хозяйственная деятельность коммерческих организаций строительства. Предметом исследования выступает совокупность теоретических, методических и практических вопросов, определяющих сущность, содержание и организацию интегрированной информационной системы на базе интеграции функций учета и планирования.

Теоретическая основа исследования. Теоретическую основу исследования ^ составили научные труды отечественных и зарубежных ученых в области систем и системного подхода, бюджетирования, планирования и бухгалтерского учета: И. Ансоффа, А. В. Барвинок, И. А. Бланка, И. В. Блауберга, В. В. Бочарова, Ю. Бригхэма, А. А. Васильева, У. С. Вильданова, X. Виссема, B.C. Глущенко, П. Ф. Драккера, А. П. Дугельного, Н. А. Ермаковой, В. А. Ерофеевой, Р. Каплана, А. Е. Карпова, В. Ф. Комарова, С. А. Николаевой, Дж. Риггса, В. Н. Садовского, В. Н. Самочкина, Я. В. Соколова, М. М. Сорокиной, М. К. Старовойтова, П. А. Фомина, В. Е. Хруцкого, А. Д. Шеремета, К. В. Щиборщ и др.

Методологической базой является диалектический метод познания предмета исследования, предполагающий изучение экономических явлений в их развитии и взаимосвязиобщенаучные методы исследования — анализ и синтез, дедукция и индукция.

Информационную базу исследования составили законодательные и нормативные акты Российской Федерации, регламентирующие деятельность субъектов предпринимательства, данные бухгалтерского финансового учета и внутренней отчетности объекта исследования, материалы периодической печати.

Научная новизна работы. В процессе диссертационного исследования достигнуты следующие основные результаты, определяющие его научную новизну:

— обоснована возможность реализации общенаучных принципов интеграциf онных процессов при создании’интегрированной информационной системы бухгалтерского учета и планирования;

— определено место бухгалтерского учета в различных подходах к пониманию содержания «бюджетирование» ;

— сформулированы целевые установки и принципы, лежащие в основе интегрированной информационной системы;

— разработана и апробирована методика интеграции функций учета и планирования, обеспечивающая построение и согласование системы учетных и плановых показателей;

— предложена технология формализации правил ведения управленческого учета в коммерческих организациях.

Практическая значимость результатов исследования заключается в уточнении теоретических аспектов и разработке технологии и рекомендаций по созданию и адаптации интегрированной информационной системы в коммерческих организациях. Реализация предложений внесенных автором позволит хозяйствующим субъектам повысить эффективность финансово-хозяйственной деятельности как за счет улучшения экономических показателей функционирования бизнеса, так и за счет повышения эффективности управления. Основные теоретические положения диссертации могут быть использованы в учебных курсах «Комплексный экономический анализ хозяйственной деятельности» и «Управленческий учет» .

Апробация результатов исследования. Подтверждением практической значимости и апробации работы являются справки о внедрении, полученные от ЗАО «ПС-Аудит» (№ 12 от 15.11.2004 г.), ООО «Управление специализированных работ «Новосибирсквостокбурвод» «(№ 10 от 27.03.2005 г.), ООО «Новосибирск СтройМас-тер» (№ 23 от 20.03.2005 г.). Результаты исследования излагались на ежегодных научных конференциях профессорско-преподавательского состава Новосибирского Государственного Университета Экономики и Управления в 2002;2004 г. г. Основные результаты исследования опубликованы в научных работах объемом 3,67 п.л.

Работа соответствует пункту 1.6 «Регулирование и стандартизация правил ведения бухгалтерского учета, формирование отчетных данных» Паспорта специальностей ВАК (экономические науки).

Структура диссертации. Структура работы отражает логику исследования, которая предопределена взаимосвязью перечисленных выше задач диссертации. Диссертационное исследование структурно включает введение, 3 главы, заключение, библиографический список литературы (233 источника). Диссертация изложена на 157 страницах машинописного текста, содержит 8 рисунков, 7 таблиц и 34 приложения.

В заключение настоящего диссертационного исследования можно сделать ^ следующие выводы.

1) Существует несколько десятков определений понятия «система управления», учитывающих лишь некоторые из содержательных признаков этого понятия. В рамках данного исследования «система управления», трактуется как целеустремленное единство субъекта и объекта управления с прямыми и обратными связями, осуществляемыми посредством функций управления. Управление на всех стадиях кругооборота объектов управления осуществляется с помощью функций: планирование, организация, учет, контроль, анализ и регулирование.

В рамках осуществления функции «планирование» должна быть создана такая аналитическая модель деятельности организации, которая позволяла бы, варьируя различными параметрами системы, осуществить выбор наиболее оптимального варианта развития. Реализация функции «учет» предполагает сбор, группировку и обобщение информации о фактических значениях показателей, характеризующих финансово-хозяйственную деятельность. Отсутствие глубокого понимания роли и места учета в системе управления порождает целую цепочку ошибочных действий на практике. Сегодня происходит заметное смещение акцентов при определении совокупности требований, предъявляемых к системе учета. В системе учета должна формироваться вся необходимая информация для контроля, анализа и последующего регулирования всех процессов, протекающих на предприятии. Однако, информация, необходимая для принятия обоснованных управленческих решений, в системном бухгалтерском учете, как правило, отсутствует.

Осуществление любого управления возможно лишь при наличии информа-щ ции двоякого рода: о действительном состоянии объекта управления и о требуемом состоянии. Знания о действительном состоянии объекта управления формируются при осуществлении функции «учета», а о требуемом состоянии — в рамках функции «планирование». Таким образом, информационный базис, формируемый в рамках этих двух функций, обеспечивает осуществление управления в целом, и важным аспектом такого единства выступает интеграция функций учета и планирования в системе бюджетирования.

2) Становление бюджетирования имеет глубокие исторические корни, однако, несмотря на это, развитие бюджетирования приходится лишь на вторую половину XX века. При этом примечателен тот факт, что идеи бюджетирования «будоражили умы» не только исследователей в области управления, но и исследователей из других предметных областей, в том числе и учета. Наличие разработок и взглядов на бюджетирование как в области учета, так и в области планирования, подтверждают тезис о том, что бюджетирование может и должно выступать тем инструментом, который обеспечит интеграцию функций учета и планирования.

В современных условиях бюджетирование все чаще рассматривается как действенный инструмент управления. Однако каждый из авторов, раскрывает только тот или иной аспект данного инструмента. О важности функции планирования в системе бюджетирования говорят практически все исследователи, а необходимость включения функции учета до сих пор вызывает горячие споры, хотя все чаще ее рассматривают как необходимый элемент системы бюджетирования. Проведенный анализ литературы позволяет нам утверждать, что споры, о необходимости включения в систему бюджетирования функции учета, в основном идут между теоретиками в области управления в целом и планирования в частности, утверждающими о самодостаточности осуществления в рамках бюджетирования функции планирования, и представителями «учетного направления», отмечающих необходимость включения учета, с целью повышения эффективности функционирования системы в целом.

Однако практики, как в области управления, так и в области учета уже пришли к пониманию того, что осуществление функций учета и планирования в отрыве друг от друга не приносит желаемых результатов и необходима разработка инструментария, обеспечивающего интеграцию этих функций. Таким образом, функционирование системы бюджетирования организационно и методически обеспечивают, прежде всего, учетная система и система планирования.

Анализ экономической литературы позволил все определения понятия «бюджетирование» расклассифицировать на три группы: узкое, комплексное и системное понимание. Масштаб эффекта зависит от выбранного варианта бюджетирования. Общим недостатком, как 1-ого, так и 2-ого подхода, является отсутствие организационно-методических предпосылок для осуществления других функций управления, в частности функции учета. Можно утверждать, что внедрение бюджетирования в соответствии с третьим подходом обеспечивает наибольший эффект.

Бюджетирование — это, прежде всего, информационная система, интегрирующая процессы планирования, учета, контроля и анализа в единую систему, поскольку планирование без контроля бессмысленно, учет, не используемый для контроля, бесцелен, а контроль, не основанный на запланированных и документально подтвержденных данных, беспредметен.

3) Интеграцию в науке все чаще отождествляют с развитием процесса меж-дисциплинарности в научном поиске. Междисциплинарность как методологический принцип современного научного исследования представляет собой методологическое оформление реального синтеза научных достижений различных дисциплин. Основная методологическая проблема, возникающая при этом, — проблема синтеза дисциплинарных «сечений» объекта, каждое из которых обладает собственным языком и «масштабом» изображения.

По большей части исследователи ограничиваются рассмотрением интеграции лишь на уровне знаний, а не деятельности как познавательной, так и практической, в контексте которой и в соответствии с развитием которой и осуществляются инте-гративные процессы. Тем не менее, проведенное исследование позволило сформулировать ряд общенаучных принципов интеграционных процессов: единство объектов, единство терминологии, целеполагание и методологическая комбинаторика.

Проблемы, возникающие в практике управления, обусловили переход от решения отдельных задач планирования, учета, контроля и анализа к созданию системы переработки информации для управления. С нашей точки зрения основой интеграционных процессов должна быть описанная концепция интеграции, элементами которой мы считаем цель, принципы и инструментарий интеграции.

4) Одним из первых этапов интеграции функций учета и планирования, является формализация целевых установок эффективности интегрированной информационной системы, как способа описания основных ожиданий от данного инструмента. Важность данного этапа обусловлена тем, что обеспечивает реализацию общенаучного принципа интеграционных процессов — целеполагания, поскольку на данном этапе закладываются целевые установки необходимости интеграции функций.

В основу всех действий формализующих организационно-методические аспекты интеграции, должны быть положены некие базовые правила или принципы. Описание принципов — это способ разработки конкретных правил планирования, учета, контроля и анализа. Нами принципы разделены на две группы: общие и частные. В основу общих принципов могут быть положены принципы, лежащие в основе учета, поскольку они с одной стороны, считаются общепризнанными и согласованными в отличие от принципов планирования, а с другой стороны, они наиболее обоснованы и носят действительно общий характер, т. е. ближе к самому пониманию термина «принцип» как исходного положения какой-либо теории или учения. Частные принципы в явном виде ни в учете, ни в планировании не выделяются, однако их можно реконструировать, исходя из сущности данных функций.

5) Одним из факторов, обуславливающим необходимость интеграции, является несогласованность функций, обусловленная разрывом между системой учета и планирования, который вызван исторически сложившейся в России тенденцией большей ориентацией учета на удовлетворение интересов внешних пользователей. Однако эффективность и значимость учета определяется через призму удовлетворения потребностей в информации различных уровней управления по различным объектам. Речь идет о так называемой структурной интеграции.

В диссертационном исследовании мы, анализируя понятие «отражение», обосновали использование информационного базиса в качестве механизма интеграции. При этом доказана реализация общенаучных принципов интеграционных процессов, при осуществлении интеграции учета и планирования. Механизм интеграции учета и планирования предлагается реализовать посредством разработки и внедрения корпоративных стандартов в области бюджетирования, регламентирующих процесс управления. В структуре стандартов выделяются стандарты, закрепляющие организационно-технические и методические аспекты интеграции функций.

Стандарты размещаются в трех уровнях, что позволяет вовлекать в процесс интеграции функций менеджеров различных уровней управления, что, в свою очередь, обеспечивает прозрачность и однозначность данного процесса. Стандарты I уровня закрепляют общие правила и организационные аспекты интегрированной информационной системы. Стандарты II уровня закрепляют правила ведения управленческого учета на предприятии: признаки, позволяющие идентифицировать объект бюджетирования (понятия, классификация и т. д.) — определение даты включения объекта в систему бюджетированияправила оценки объектовправила раскрытия информации об объекте бюджетирования в управленческой отчетности. Стандарты III уровня закрепляют технологию бюджетирования.

Совокупность стандартов позволит создать информационную модель бизнеса, которая будет отражать наиболее существенные, с точки зрения принятия управленческих решений, свойства моделируемых объектов, и тем самым задавать требования к системе учета. В диссертационном исследовании были рассмотрены базовые элементы разработки каждого стандарта.

Важным условием создания эффективной интегрированной информационной системы является разработка стандартов, формализующих правила ведения управленческого учета на предприятии. В основу разрабатываемых стандартов управленческого учета целесообразно положить Положения по ведению бухгалтерского учета (ПБУ), с внесением необходимых корректировок и дополнений к ним. При этом структура, создаваемых стандартов управленческого учета, позволяющая выделить и формализовать все необходимые информационные атрибуты объекта, должна включать в себя следующие аспекты: основные термины и понятия, классификация объекта, оценка объекта, момент признания объекта, прочие положения. Разрабатываться стандарты управленческого учета должны таким образом, чтобы обеспечить «перекрытие» всех объектов управления и всех показателей, представленных в согласованных формах управленческой отчетности. Результатом должен явиться конечный перечень атрибутов объектов управления, необходимый для создания информационной системы предприятия. Систематизация полученного информационного массива позволит описать «идеальную» модель системы. Нами были разработаны универсальные стандарты управленческого учета, которые облегчают процесс моделирования правил для конкретного объекта.

6) В рамках проведенного исследования нами была реализована технология создания стандартов, закрепляющих организационно-технические и методические аспекты интеграции функций учета и планирования на объекте исследования.

С этой целью нами предварительно была проведена оценка взаимодействия функций учета и планирования на объекте исследования до внедрения системы. Проведенный анализ позволил выделить ряд проблем (организационных, методических и технических) и сформулировать следующие выводы.

Существующие системы бухгалтерского учета и планирования на ООО «Строймастер» не согласованы между собой, что приводит к невозможности сопоставления данных представленных в них и как следствие невозможности проведения план-фактного анализа и принятия обоснованных управленческих решений. Наряду с этим наблюдается информационный вакуум на различных уровнях управления, как в части плановой информации, так и в части информации, генерируемой системой бухгалтерского учета. Все вышеописанные обстоятельства и обосновывают необходимость интеграции функций учета и планирования на ООО «Строймастер» и создания на этой основе качественной информационной базы, отвечающей современным требованиям системы управления.

Реализованная на объекте исследования технология, обеспечила взаимосвязь всех компонентов интегрированной информационной системы, начиная с описания модели бизнеса и согласования целей и заканчивая разработкой правил ведения управленческого учета и формирования прогнозных форма также позволила сформулировать ряд универсальных рекомендаций по адаптации интегрированной информационной системы в деятельности коммерческих организаций.

Подводя итог можно сказать, что предложенная методика интеграции функций учета и планирования позволяет создать качественную и гибкую информационную систему, отвечающую современным требованиям управления.