Этапы подготовки и проведения корпоративного праздника

Этапами подготовки праздника можно назвать следующие:

1. Постановка целей.

Начать следует с четкого определения цели спецсобытия, согласования ее со всеми заинтересованными сторонами. «Цели нужно довести до сведения всех участников подготовки мероприятия. Это помогает избежать разноплановости действий и достичь принципиальной скоординированности усилий».

Цели у праздника могут быть рациональными и иррациональными. К рациональным целям относятся:

• — знакомство;
• — формирование желаемого будущего;
• — инициирование — запуск процесса;
• — отстранение от прошлого, забот;
• — следование традиции с утерянным первоначальным смыслом;
• — времяпрепровождение.

Иррациональные цели праздника могут быть следующие:

• — адаптация, когда нужно, чтобы люди к чему-либо привыкли;
• — интеграция, когда необходимо, чтобы сотрудники объединились и работали, как слаженная машина, и организация в целом была интегрирована с внешней средой;
• — целедостижение: чтобы работники все вместе достигали поставленных целей, и деятельность каждого способствовала продвижению общих идей;
• — поддержание ценностного стандарта организации, чтобы все одинаково понимали, что хорошо и что плохо, что ценится, а что не ценится в данной фирме.

Таким образом, локальные цели праздника — адаптация, интеграция. Глобальная цель заключается в гармонизации организационной структуры предприятия.

Достижение поставленных целей предполагает решение соответствующих задач:

• 1. Определение организатора мероприятия;
• 2. Определения круга участников, их роли;
• 3. Назначение ответственного за подготовку и проведение мероприятия;
• 4. Составление списка приглашенных;
• 5. Выбор места проведения мероприятия;
• 6. Программа праздника и подробный сценарий.

Разработка детальной программы и сценария, расписанного по минутам. «Все возможные варианты отклонений от сценария необходимо предусмотреть заранее. События не должны выходить из-под контроля. Экспромтов и сюрпризов для организаторов спец. мероприятия не должно существовать — их следует оставить только для публики».

Среди моментов, определяющих насыщенность и профессионализм проведения праздника следует выделить:

Разработка оригинальной концепции, сценария и текстов, учитывающих специфику вашей фирмы и вашего бизнеса;

Постановка корпоративного праздника силами ваших сотрудников;

Конкурс номинаций;

Презентация отделов и подразделений;

Правильный подбор места проведения мероприятия;

Разработанная с учетом особенностей организации концепция призов и подарков;

Правильный подбор артистов, исполнителей, музыкальных групп;

Организация банкета или фуршета;

Организация фейерверка любого уровня сложности;

Украшение зала и сцены;

Звуковое и световое обеспечение;

Мультимедийная презентация и поддержка концерта;

• — Конкурсы и игры;
• — «Телемосты»;
• — Корпоративные фильмы.
• 7. Определение бюджета мероприятия.
• 8. Освещение в СМИ (здесь следует отметить, что далеко не все корпоративные праздники стоит афишировать для внешней среды организации, однако некоторые мероприятия, которые могут быть интересны не только сотрудникам фирмы, но и более широкой общественности, могут быть освещены в СМИ). Необходимо подготовить все условия для удобной работы журналистов: посадочные места, достаточное количество розеток для аппаратуры, средства связи (телефон, компьютер, принтер, факс, Интернет), а также напитки и закуски. «Отсутствие условий для своей работы на объекте журналисты воспринимают как пренебрежение конкретными СМИ, общественным мнением и потому освещение события может получить негативный оттенок».
• 9. Анализ результатов.

Необходимо:

Выяснить удалось ли достичь поставленных целей мероприятия;

Проанализировать ошибки и форс-мажоры;

Провести мониторинг СМИ (если мероприятие освещалось в СМИ) и опрос участников;

Проследить изменения в межличностных коммуникациях, поскольку они отражают психологический климат в организации.

Подводя итоги параграфа, следует отметить: организация и проведение корпоративного праздника не терпит дилетантства; сценарно-режиссерской работой должен заниматься специалист высокого класса, в противном случае неудавшийся праздник может нанести удар по престижу и авторитету фирмы.

Чтобы создать действительно зрелищный и увлекательный для сотрудников корпоративный праздник, режиссеру необходимо подробнейшим образом изучить специфические особенности в постановке, технологии, методике и организационных основах подготовки и проведении подобных мероприятий.

Необходимо продумать масштаб, степень материального оснащения и художественного оформления праздника, в том числе качество костюмов и реквизита, степень трансформации сценической площадки, организацию репетиционной работы. Разработать детальную программу и сценарий, расписанный по минутам, учитывая все возможные варианты отклонений от сценария. Необходимо помнить, что цельность праздника, его зрелищность достигаются не только соблюдением вышеизложенных условий, но и логически оправданным, органичным введением выразительных средств: декораций, светотехнических эффектов, музыкального оформления, работы ведущего и многих других нюансов.