Учет документов в ведомственном архиве

Любые действия, производимые с ведомственным архивом, включая учет документов в ведомственном архиве, подлежат строгому контролю. Основным нормативным документом, определяющим правила работы с таким архивом, является федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации». Комплектование ведомственного архива производится на основании списков, которые включают в себя информацию об организации, и составляются государственными и муниципальными архивами. Для того, чтобы коммерческая организация или частное лицо были включены в эти списки, заключается отдельный договор с ними. Документы передаются на ведомственное хранение только после проведения экспертизы, которая устанавливает необходимость такого хранения. Затем, на основе переданных документов, составляется паспорт архива организации, в котором указывается состояние архива (условия хранения документов, сотрудники архива так далее) количество единиц архива.

Учет документов в ведомственном архиве позволяет своевременно отслеживать его состояние и вносить необходимые поправки.

Помимо соблюдения законодательства и плановых проверок, учет документов в ведомственном архиве помогает выполнить его основную цель, которая заключается в сохранности документации. Конечно, немаловажную роль в этом играет и состояние архивных помещений, и правильное хранение документов, и профессионализм сотрудников архива.

Учет документов в ведомственном архиве — обязательная и одна из наиболее важных составляющих в работе с ним. Учет необходимо проводить в установленные законом сроки. Он не только способствует обеспечению сохранности архивных бумаг, но избавляет от возможных проблем при внеплановых проверках.