Средства автоматизации документооборота

Рассмотрим основные методы автоматизации документооборота канцелярии. Данная организация представляет собой совокупность подразделений, филиалов, отделов, обменивающихся между собой информацией и выполняющих отдельные части общей работы.

Основными фазами жизни информации являются: ввод информации в систему; хранение, навигация, поиск и фильтрация документов; коллективная работа с документами; вывод информации из системы.

Существуют различные способы ввода информации в систему. Это, прежде всего сканирование документов и сохранение их в виде графических образов. В системах первого поколения графические образы введенных документов идентифицируются с помощью ключевых слов для последующего поиска необходимой информации: система SoftSolutions.

Система SoftSolutions представлена в приложении И.

Позднее стала применяться технология оптического распознавания символов OCR (Optical Character Recognition). После сканирования и ввода документа в систему его графический образ «переводится» в текст, затем следует исправление ошибок распознавания.

Система OCR (Optical Character Recognition) в приложении К.

При массовом ручном вводе однотипных документов используются электронные формы, которые обеспечивают структуризацию документа путем выделения частей текста и добавления полей (атрибутов), что позволяет упростить заполнение документов и выполнить необходимые вычисления. Информация в данную организацию поступает и путем импорта файлов с магнитных носителей или по телекоммуникациям (факсы, сообщения электронной почты и т. п.).

Ввод информации сопровождается классификацией документов путем задания атрибутов и ключевых слов, аннотированием их содержания. Для ускорения последующего контекстного поиска производится полнотекстовое индексирование документов.

Важное значение для организации эффективного управления неструктурированными документами имеют методы хранения информации, навигации, поиска и фильтрации документов.

Документы могут храниться в файловой системе, и при этом система каталогов служит средством группирования и навигации.

В современных операционных системах типа Windows есть возможность задания длинных имен каталогов и файлов в качестве названий папок и документов, а также имеются соответствующие средства поиска файлов по их параметрам.

Операционная система Windows представлена в приложении Л.

В КГБУЗ «Городская больница № 2» применяется специфический метод хранения, реализованный в пакете Lotus Notes в виде так называемой базы документов.

База документов может хранить как однотипную, так и разнотипную информацию в виде одного файла. Документы допускают внутреннюю структуризацию на основе формуляров путем выделения и добавления полей в документе. Навигацию в базе документов упрощает наличие страниц баз документов и категорий документов. Почтовые сообщения также хранятся в виде базы документов, файлы произвольного вида допускается присоединять к текстовым документам.

База данных Lotus Notes представлена в приложении М.

Организация и автоматизация в КГБУЗ «Городская больница № 2» с документами строятся на технологиях Groupware и Workflow. Технологии Groupware ориентированы на небольшие рабочие группы, характеризуются поддержкой выполнения одной коллективной задачи и отсутствием структуризации в организации работ. Поддержка ограничивается обеспечением коллективного доступа к информации с помощью различных методов доступа: сетевой доступ к файлам и базе данных; локальная и глобальная электронная почта (включая конференции и дискуссии); терминальный доступ, пересылка файлов и электронная доска объявлений; просмотр и интерпретация гипертекста.

Так же используется такая система, как Staffware. В основу архитектуры системы были положены три принципа: независимость, открытость и интегрированность. Как и большинство современных программных комплексов, пакет использует парадигму клиент/сервер, позволяя строить как одноузловые конфигурации, например Unix-сервер, вокруг которого размещается множество рабочих мест (Windows, NT, OS/2, удаленный терминал типа VT100, Macintosh), так и многоузловые, содержащие несколько серверов, работающих под управлением ОС Unix или NT и оперирующих своим подмножеством клиентов. Клиентский компонент Staffware имеет пользовательский интерфейс, настроенный на конкретную прикладную область и отражающий очередь рабочих заданий сотрудника компании или организации. Связь между клиентом и сервером осуществляется при помощи механизма удаленного вызова процедур (RPC), позволяющего одной программе использовать сервис другой.

Технология Groupware и Staffware в приложении Н.