Направление сотрудника в командировку служебным автотранспортом

Организации могут направлять сотрудников в командировки на служебном (собственном) автотранспорте.

В этом случае сотрудникам возмещаются не только командировочные расходы (в порядке, рассмотренном выше), но и затраты по приобретению ГСМ в пути следования на основании документов, подтверждающих данные расходы (кассовые чеки АЗС).

Следует обратить внимание, что налоговым законодательством не предусмотрено нормирование ГСМ для целей налогообложения (подпункт 5 пункта 1 статьи 254 НК РФ). В то же время в соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ такого рода затраты должны быть документально подтверждены и обоснованы (экономически оправданы). В целях экономической обоснованности списания ГСМ организациям целесообразно установить нормы их расхода, которые могут определяться предприятием самостоятельно (по данным технических паспортов автомашин) или на основании норм расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденных Минтрансом РФ 29 апреля 2003 г. под номером Р3 112 194−0366−03.

Соответственно стоимость ГСМ, подлежащего списанию на расходы организации, определяется по вышеуказанным нормативам на основании данных о пробеге автомобиля, указанных в путевых листах. Унифицированные формы данных документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. N 78 (ф. N 3 «Путевой лист легкового автомобиля», ф. N 4-С или N 4-П «Путевой лист грузового автомобиля» при повременной или сдельной оплате труда водителей).

Рассмотрим на условном примере порядок определения командировочных расходов на служебном автотранспорте.

Пример 2.

Организацией, расположенной в г. Москве, в служебную командировку в г. Калугу для получения материалов направлен сотрудник (водитель-экспедитор) сроком 3 дня на служебном автомобиле. Ему был выдан аванс на командировочные расходы в размере 2 000 рублей.

Общий пробег автомашины за время командировки составил согласно путевому листу 700 километров. Норма расходования ГСМ (цифра условная) — 10 литров бензина А-80 на 100 километров пробега (установлена на основании заводского паспорта автомобиля). Остаток бензина в баке автомобиля при выезде в командировку — 10 литров, по приезде из командировки — 15 литров (по данным путевого листа).

Фактические расходы командированного лица (по авансовому отчету) составили:

суточные: 3 дня х 100 руб. = 300 руб. ;

проживание в гостинице (включая оплату за бронирование места) — 236 руб. (в расчетном документе выделен НДС 18% - 36 руб.) ;

стоимость приобретенного за наличный расчет ГСМ — 80 литров бензина (по чекам АЗС) — 880 руб.

Всего расходов на сумму 1 416 руб. (300 руб. + 236 руб. + 880 руб.).

Стоимость полученного от поставщика товара составляет 118 000 руб. (включая НДС 18% - 18 000 руб.).

В тех случаях, когда в служебных целях (в т. ч. и для поездок в командировку) используется личный автомобиль сотрудника, предприятие может либо заключить с этим сотрудником договор аренды автотранспортного средства, обговорив помимо выплаты арендной платы также и отнесение расходов по содержанию и обслуживанию автомобиля за счет предприятия (в таком случае порядок списания затрат по командировке будет аналогичен вышеуказанному), либо выплачивать владельцу автомашины компенсацию за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок по нормам, установленным постановлением Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 г. N 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».