Разработка предложений по повышению рефлексивного поведения системы управления на основе метода анализа документов

управление документооборот автоматизированный учет Преимущества перехода на систему электронного документооборота (СЭД):

• 1. Уменьшение сроков согласования проектов документов за счет движения документов в электронном виде и возможности использования параллельного маршрута согласования, а также уменьшилось время на передачу документов между подразделениями.
• 2. Процессы движения документов в СЭД прозрачны. Руководители имеют возможность видеть в режиме реального времени ход выполнения процесса (исполнение документа, согласование проекта документа).
• 3. Ведение единых отчетных и аналитических форм позволило перевести систему контроля исполнения документов на другой уровень. Наличие полной информации о месте нахождения документа позволяет в любой момент времени отследить его на всех этапах документооборота (поступление, рассмотрение, прохождение, исполнение).
• 4. За счет хранения всех документов в единой базе данных обеспечивается быстрый поиск документов. В СЭД возможно создание эффективная справочно-информационная система.
• 5. В результате внедрения системы сократились трудозатраты на выполнение делопроизводственных функций: тиражирование документов, распечатка документов на принтере. Это позволило уменьшить затраты на материалы: бумагу, тонер, конверты.

На рис. 4. изображена схема автоматизации технологии управления системой документооборота на ОАО «РЖД».

Сетевой график по управлению электронным документооборотом представлен в приложении 1.

Рис. 4. Схема автоматизации технологии управления системой документооборота на ОАО «РЖД»