Оформление кадровой документации

Курсовая работа На тему: «Оформление кадровой документации»

Содержание Введение Глава 1. Документация по личному составу

1.1 Виды и назначение документации

1.2 Правила составления и оформления документации по личному составу Глава 2. Основы составления личного дела

2.1 Личное дело

2.2 Подготовка документации по личному составу к архиву Заключение Список использованной литературы Введение

Как и любому сотруднику управленческих структур, работнику кадровой службы необходимо знать общие требования к оформлению служебных документов. Они изложены в ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Любой документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Наименование документа, автор, адресат, текст, подпись, печать, дата — это все реквизиты документа. Многие документы имеют строго определенное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита делает документ недействительным. Например, практически любая справка без печати учреждения будет недействительной.

Основной реквизит документа — это текст. В деятельности кадровой службы встречаются документы с частой повторяемостью текстов, например справки с подтверждением места и стажа работы. В таких случаях целесообразно разработать трафарет — заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информации.

Трафаретные тексты можно использовать для изготовления однотипных писем, предназначенных для широкого круга адресатов: поздравления сотрудников фирмы с праздником, приглашения на собеседование, подтверждение получения документов и др.

Значительная часть кадровых документов имеет длительные сроки хранения и служат для уточнения или подтверждения трудового стажа работника, факта работы в организации, размера оплаты труда. Эта информация бывает необходима при начислении или перерасчете пенсии, присвоении почетных званий, установлении льгот и т. д. Информация, содержащаяся в кадровых документах, может понадобиться через много лет. Иногда никаким другим способом, кроме архивной справки, невозможно документально подтвердить факты трудовой биографии человека. Поэтому правильное, полное и своевременное оформление кадровых документов — важнейшее условие работы кадровых служб.

служебный документация трудовой архив Глава 1. Документация по личному составу

1.1 Виды и назначение документации Трудовые правоотношения предприятия с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

· трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;

· заявление по личному составу;

· приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольнении сотрудника);

· трудовые книжки;

· личные карточки формы Т-2;

· личные дела (документы, входящие в состав личного дела);

· лицевые счета по заработной плате.

Документация по личному составу ведется с момента поступления работника на предприятие. Она выделена в специальную группу, что обусловлено ее исключительной важностью и рядом особенностей документирования. Работа с этими документами требует особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан закон относит к категории конфиденциальной информации. Конфиденциальная деятельность должна обеспечиваться минимальным количеством документов при сохранении полноты и достоверности информации, применительно к организации документооборота пользователи должны получить все необходимые документы, но только те, которые действительно требуются для выполнения должностных обязанностей (рис. 1).

Рис. 1. Конфиденциальные документы.

1.2 Правила составления и оформления документации по личному составу Первым делом при приеме на работу работник пишет заявление о приеме на работу. В заявлении должны быть указаны название организации, фамилия руководителя организации, должность, о которой просит заявитель, структурное подразделение и условия приема. Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется. При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (или анкета) и составляется автобиография.

На заявление о приеме на работу проставляются визы лиц, участвующих в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность.

В том случае, если работодатель удовлетворен кандидатурой работника, между ними заключается трудовой договор (контракт), издается приказ (распоряжение) о приеме на работу.

Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором.

«Трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя» (статья 56 ТК РФ). Ответственность за надлежащее выполнение порядка заключения трудового договора во всех случаях несет работодатель. При нарушении установленных ТК РФ и иными федеральными законами обязательных правил при заключении трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы, трудовой договор подлежит прекращению по пункту 11 статьи 77 ТК РФ.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

Согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

Трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе. При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников законами и иными нормативными правовыми актами может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составление трудовых договоров в большем количестве экземпляров.

Работнику, подписывающему трудовой договор, необходимо обратить внимание на следующие вопросы:

· место и дата составления трудового договора;

· наименование предприятия, фамилия, имя и отчество руководителя и работника;

· общие положения (назначение на должность, обязанности работника, его подчиненность и т. д.);

· функции, обязанности и права работника;

· условия организации труда работника;

· оплата труда и социально-бытовое обеспечение работника;

· ответственность сторон и разрешение споров;

· изменение и расторжение трудового договора;

· срок действия договора;

· юридические адреса сторон.

Реквизитами трудового договора, придающими ему юридическую силу, являются: наименование организации, наименование вида документа (трудовой договор); дата, регистрационный номер, место заключения договора; текст; подписи; оттиск печати.

В трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытании, неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной), об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя, а также иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с настоящим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

Трудовой договор должен быть заключен не позднее трех дней со дня фактического допуска сотрудника к работе.

Глава 2. Основы составления личного дела

2.1 Личное дело Личное дело — это совокупность документов содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего — на руководителей и ведущих специалистов (при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки формы Т-2). Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы (личные карточки или личные дела) заводить на сотрудников.

В состав личного дела должны входить следующие документы:

· внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

· анкета или личный листок по учету кадров;

· автобиография или резюме;

· копии документов об образовании;

· копии документов об утверждении в должности;

· копии характеристик;

· трудовой договор;

· копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

· дополнение к личному листку по учету кадров;

· справки и другие документы, относящиеся к работнику.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов в деле, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления (рис.2).

Личное дело не выдается на руки сотруднику, на которого оно заведено. Производить какие-либо исправления в документах, изымать их из дела, вносить новые документы может только работник кадровой службы (секретарь). Изъятие документов из личного дела может быть произведено только с разрешения руководителя предприятия (начальника отдела кадров).

Рис. 2. Опись документов личного дела.

Личные дела имеют длительный срок хранения, поэтому в них не должны входить документы, имеющие временный (до 10 лет) срок хранения: справки с места жительства, о состоянии здоровья.

Анкета или личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Она заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. При ее заполнении используются:

· паспорт;

· трудовая книжка;

· военный билет;

· документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);

· документы об имеющихся изобретениях.

В графе «Образование» анкеты или личного листка применяются формулировки: «среднее (полное, общее)», «неполное начальное профессиональное», «среднее профессиональное», «незаконченное высшее профессиональное» — в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.

Графа «Выполняемая работа с начало трудовой деятельности» заполняется на основании трудовой книжки. В этой графе фиксируется также обучение в учебном заведении, предшествующее трудовой деятельности.

В графе «Семейное положение» используются следующие формулировки: «женат» («замужем»), «разведен (а)» «вдовец» («вдова»), «холост» («не замужем»), после чего перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (отец, мать, жена, муж, сын, дочь). При этом указываются фамилия, имя, отчество, год рождения каждого члена семьи.

Стоит заметить, что Федеральным законом «О персональных данных» запрещено включать и подвергать обработке такие данные о сотруднике, как политические и религиозные взгляды, информацию о частной жизни без его письменного согласия. При этом вся личная информация может быть использована только в целях трудоустройства или продвижения работника по службе, обеспечения его безопасности и сохранности имущества работника. Для хранения личных дел используются специальные шкафы, дела располагаются по алфавиту. Хранятся личные дела только работающих сотрудников, личные дела уволенных сотрудников в конце года передают в архив.

2.2 Подготовка документации по личному составу к архиву

Часть этих документов в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень), утвержденным Росархивом от 6 октября 2000 г. имеет долговременный (свыше 10 лет) срок хранения. Перечень является основным нормативным документом для определения сроков хранения управленческой документации, в состав которой входят документы по личному составу и отбора их на дальнейшее хранение и уничтожение. Действие статей Перечня для данной категории документов распространяется на организации всех форм собственности.

Дела принимает заведующий архивом или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника структурного подразделения, их сдающего. Передача дел производится по описи, и в обоих ее экземплярах напротив каждого передаваемого дела производится отметка о его наличии.

К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся:

· распорядительные документы (приказы, распоряжения, записки, заменяющие приказы по личному составу, постановления и др.);

· списки личного состава, в том числе списки работников, занятых на производстве с вредными условиями труда;

· карточки по учету личного состава, в том числе временных работников (форма Т-2);

· личные дела;

· лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

· акты о несчастных случаях, связанных с производством;

· тарификационные ведомости;

· табели и наряды работников вредных профессий;

· трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел;

· протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;

· протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий;

· документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;

· списки работников, уходящих на льготную пенсию;

· штатные расстановки;

· книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.

Срок хранения указанных документов в соответствии с Перечнем — 75 лет. Исключения составляют:

· акты о несчастных случаях, связанных с производством — 45 лет;

· тарификационные ведомости — 25 лет;

· протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет — 15 лет;

· протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий — 15 лет;

· списки работников, уходящих на льготную пенсию, — 50 лет.

В течение установленных сроков организация обязана обеспечивать их сохранность и предоставлять гражданам и организациям в установленном законодательством порядке информацию и сведения, содержащиеся в этих документах.

Основными нормативными документами, в которых установлены общие требования по этим вопросам, являются Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Росархива № 68 от 27 ноября 2000 г. и Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Подготовка документов по личному составу к длительному хранению начинается на стадии составления номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве.

В конце каждого года в учреждении составляется сводная номенклатура дел на будущий год, соответствующим разделом в которую включаются документы кадровой службы. Документы раздела кадровой службы представляют собой систематизированный перечень заголовков всех дел, заводимых в процессе ее деятельности, с указанием сроков хранения. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов, формирования их в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения.

Сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее — Типовой перечень).

Номенклатура дел является основной для составления описей, в том числе и на документы по личному составу.

При формировании документов в дела необходимо соблюдать следующие основные требования:

· помещать в дела только исполненные, правильно оформленные документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре дел;

· включать в дело по одному экземпляру документа;

· группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют личные дела);

· помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу;

· дело не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 сантиметров.

Запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

Документы группируются в дела таким образом, чтобы они последовательно в логическом порядке освещали определенные вопросы. Как правило, документы располагаются в делах в хронологической последовательности.

Рассмотрим в качестве примера формирование распорядительной документации по личному составу — приказы.

Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

В соответствии с Типовым перечнем приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных отпусках по уходу, длительных командировках. К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся: приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках.

Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, отдельно группировать в дела приказы о приеме, увольнении, перемещении работников, то есть приказы, связанные с их трудовым стажем, и отдельно приказы о премировании, поощрении и т. д., то есть приказы, в которых содержатся сведения о заработной плате. При этом в каждом деле приказы имеют свою самостоятельную валовую нумерацию.

Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы по личному составу формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций распорядительные документы группируются в дела по видам, не допускается формировать в одно дело приказы и распоряжения с единой нумерацией. То есть приказы, распоряжения, указания группируются в самостоятельные дела со своей нумерацией.

Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.

По истечении одного года после завершения формирования дел в делопроизводстве проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив учреждения. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций в архив поступают документы, в том числе по личному составу, не позднее чем через три года после завершения их формирования в делопроизводстве.

Дела передаются в архив в упорядоченном состоянии по сдаточной описи. Документы по личному составу выделяются в отдельную группу, систематизируются обособленно и включаются в самостоятельную опись.

Подготовка документов к длительному хранению включает в себя:

· проведение экспертизы ценности документов;

· оформление дел;

· составление описей и научно-справочного аппарата к ним (указателей, оглавлений).

При проведении экспертизы ценности документов в кадровой службе проводится отбор дел с долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) для передачи в архив учреждения, выделение к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для дальнейшего хранения происходит путем проведения полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел. При этом из дел изымаются лишние копии экземпляров документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело; учитывается правильность оформления документов.

Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов. Документы в делах, содержащих приказы, распоряжения по личному составу, пересистематизируются в хронологической последовательности: в начале дела должны располагаться приказы (распоряжения) за январь, потом за февраль и т. д.

Подшивка сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. При этом, учитывая интенсивность использования документов по личному составу по социально-правовым запросам граждан и учреждений, при выполнении переплетных работ, подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность. Документы подшиваются, переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста.

При наличии в личном деле невостребованных личных документов (удостоверений, свидетельств, трудовых книжек, военных билетов и т. п.) они вкладываются в конверт, который вместе с другими документами подшивается в дело. В начале каждого дела вкладывается чистый лист бумаги, в конце — лист-заверитель по установленной форме.

В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверенной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела. После чистого листа в начало дела подшивается внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись составляется к личным делам по установленной форме.

Внутренняя опись составляется для учета документов дела, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем, указывается должность составителя и расшифровка подписи.

Изменения состава документов личного дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и т. п.) заносятся в графу «Примечание» со ссылками на соответствующие документы, на основании которых произошло изъятие, дополнение, замена копиями и т. п. В случае значительных изменений в составе личного дела, итоговая запись к внутренней описи дела и заверенная надпись дела пересоставляются.

Заключение

В нашей жизни большое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т. д.

К документам по личному составу относятся:

· заявления о приеме, увольнении, переводе, трудовые договоры;

· приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);

· трудовые книжки;

· личные дела;

· личные карточки формы Т-2;

· лицевые счета по заработной плате и др.

В условиях рыночных отношений, с созданием большого числа различных, предприятий, организаций остро встала проблема правильного документирования кадровой документации. Почти повсеместно из-за малочисленности и некомпетентности персонала фирмы не придают значения оформлению, ведению и сохранению документации по личному составу. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур (хотя они несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия), в результате чего кадровая документация ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований общегосударственных законодательных и нормативных актов.

Таким образом, ошибки при ведении кадровой документации не просто выражают неуважение к сотрудникам, но и являются нарушением требований трудового законодательства.

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.

2. ГОСТ Р 6.30−2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

3. Трудовой кодекс Российской Федерации. — М. 2010

4. Андропова И. Ю., Андропова Н. Л., Макарова Н. В. Кадровое делопроизводство документация. — М.: изд. «Академия», 2009.

5. Быкова Т. А. Делопроизводство. — М.: изд. «ИНФОРМ», 2004.

6. Басаков М. И. Делопроизводство: Учебное пособие. — 7-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2012.

7. Жукова М. П. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения сост. — М.: Росархив, 2002.

8. Кирсанов М. В. Современное делопроизводство. — М.: изд. «ЦОНКА», 2010.

9. Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. — 6-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2013.

10. Ленкевич Л. А. Делопроизводство. — М.: изд. «Академия», 2014.

11. Непогода А. В., Семченко П. А. делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации. — М.: Омега-Л, 2007.

12. Печникова, А. В. Документация отдела кадров предприятия. — М.: Ассоциация авторов и издателей «ТАНДЕМ». Издательство ЭКМОС, 2000.

13. Труханович Л. В., Щур Д. Л. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». — М.: Издательство стандартов, 2003.

14. Фельзер А. Б., Миссерман М. М. Делопроизводство. — М.: изд. «ГЕРДА», 2005.