Подготовка документов к архивному хранению

Не все документы, образующиеся в деятельности кадровой службы, должны поступать на хранение в архив. Документы кадровой службы, как и любого другого структурного подразделения организации, в соответствии с перечнем имеют различные сроки хранения. В архив должны поступать документы в упорядоченном состоянии, срок хранения которых составляет 10 и более лет.

Документы, имеющие временный срок хранения (до 10 лет включительно), хранятся в соответствующих структурных подразделениях по месту их заведения (например, в кадровой службе, бухгалтерии и др.) в специально отведенных для них местах (отдельных комнатах или запирающихся шкафах) до истечения срока их хранения согласно перечням, после чего эти документы уничтожаются в установленном порядке.

В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» под упорядочением архивных документов понимается комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, устанавливаемыми специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся:

ѕ распорядительные документы (приказы, распоряжения, записки, заменяющие приказы по личному составу, постановления и др.);

ѕ списки личного состава, в т. ч. списки работающих на производстве с вредными условиями труда;

ѕ карточки по учету личного состава, в т. ч. временных работников (форма № Т-2);

ѕ личные дела;

ѕ лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

ѕ акты о несчастных случаях, связанных с производством;

ѕ тарификационные ведомости;

ѕ табели и наряды работников вредных профессий;

ѕ трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел;

ѕ протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;

ѕ протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий;

ѕ документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;

ѕ списки работников, уходящих на льготную пенсию;

ѕ штатные расстановки;

ѕ книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.

Срок хранения указанных документов в соответствии с перечнем составляет в основном 75 лет. Исключениями являются:

ѕ акты о несчастных случаях, связанных с производством, — 45 лет;

ѕ тарификационные ведомости — 25 лет;

ѕ протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет — 15 лет;

ѕ протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий — 15 лет;

ѕ списки работников, уходящих на льготную пенсию, — 50 лет.

В течение установленных сроков организация обязана обеспечивать их сохранность и предоставлять гражданам и организациям в установленном законодательством порядке информацию и сведения, содержащиеся в этих документах.

Основными видами документов, характеризующих трудовую деятельность граждан, являются:

ѕ приказы, распоряжения руководителя о приеме, увольнении, перемещении работников, предоставлении им длительных отпусков (например, по уходу за ребенком), премировании, поощрении;

ѕ личные дела, личные карточки работников (в т.ч. временных работников);

ѕ лицевые счета или расчетные ведомости по начислению заработной платы;

ѕ табели и наряды работников вредных профессий;

ѕ трудовые договоры (контракты) или трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел.

Документы, оформленные в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, передаются в архив организации по описи.

Документы по личному составу выделяются в отдельную группу, систематизируются обособленно и включаются в самостоятельную опись.

Подготовка документов к длительному хранению включает:

ѕ проведение экспертизы ценности документов;

ѕ оформление дел;

ѕ составление описей и научно-справочного аппарата к нему (исторической справки, предисловия, указателей, оглавлений, списка сокращенных слов).