Проектная часть. 
Совершенствование организационной структуры управления ОАО "Астраханский машиностроительный завод"

Введение

новой должности

Исходя из комплексного анализа документооборота и в связи с большим потоком документов в ОАО «АМС» я предлагаю ввести специалиста по делопроизводству и документационному обеспечению.

Ввод этой должности позволит разгрузить 3 документоведа, т.к. документоведы занимается только с бумагами, а делопроизводитель должен заниматься и с оргтехникой, правильно оформлять документы, консультировать специалистов по вопросам ведения документации завода, совершенствовать работу самого завода.

Основные функции специалиста по делопроизводству и документационному обеспечению:

Разрабатывать и внедрять технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа);

Участвовать в планировании, организации и совершенствовании деятельности работы с документами, осуществлять контроль за состоянием делопроизводства;

Разрабатывать унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации;

Организовать внедрение систем ведения документации;

Участвовать в проектировании, эксплуатации и совершенствовании автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.

Специалист по делопроизводству и документационному обеспечению в своей деятельности руководствуется:

Законодательными актами РФ;

Уставом ОАО «АМС»;

Инструкцией по ведению делопроизводства в строительной компании и другими нормативными и методическими документами по делопроизводству;

Номенклатурой дел;

Должностной инструкцией На основе вышеперечисленных функций разрабатывается должностная инструкция специалиста по делопроизводству и документационному обеспечению. Примерная инструкция представлена в Приложении В.

Для занятия вакантной должности специалиста по делопроизводству и документационному обеспечению работодателям необходим сотрудник:

с высшим образованием, имеющий опыт работы со специализированными программными средствами, с опытом работы по специальности не менее года, обладающий определенными профессиональными навыками;

знающий деловой этикет, Кроме того, важно понимание специфики строительной отрасли, что, как правило, гарантируется опытом работы в ней или соответствующим образованием.

Так же немаловажным фактором при отборе кандидата на вакансию является его семейное положение, предпочтение отдается замужним в возрасте 25 — 35 лет, имеющим детей. Так как сотрудник с устроенной личной жизнью — гарантия стабильных трудовых отношений.