Документированный процесс управленческой деятельности УП-02 «Внутренний аудит»: анализ документооборота процесса

Значение документированного процесса управленческой деятельности УП-02 «Внутренний аудит» в системе менеджмента качества ГБПОУ ПО «Пензенский колледж управления и промышленных технологий им. Е.Д. Басулина» .

Система менеджмента качества ГБПОУ Пензенской области «Пензенский колледж управления и промышленных технологий им. Е.Д. Басулина» — это совокупность организационной структуры, методик, процессов и ресурсов, необходимых для реализации Политики в области качества с помощью планирования, обеспечения, постоянного повышения качества и управления. Политика в области качества является основным документом системы. Она определяет цель построения и функционирования СМК.

СМК охватывает педагогическую, научную, административную и хозяйственную сферы деятельности колледжа. Указанные сферы взаимосвязаны и в большинстве случаев пересекаются. Функционирование СМК осуществляется за счет вовлеченности всего персонала колледжа в этот процесс, при этом высшее руководство берет на себя полную ответственность за достижение целей политики в области качества.

СМК создавалась на основании, приказа от 07.09.2011 г. № 186. Был назначен представитель высшего руководства по СМК, группа по разработке и внедрению СМК, внутренние аудиторы. Были разработаны планы мероприятий по проведению обучения персонала требованиям ГОСТ Р ИСО 9000, ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р 52 614.2, разработке необходимой документации СМК с указанием сроков выполнения и ответственных исполнителей.

Создание СМК в колледже по стандартам серии ИСО 9001: 2008 (ИСО 9001: 2000) ориентируется на достижение следующих основных целей:

получение сертификата на соответствие системы менеджмента качества требованиям международного стандарта ИСО 9001: 2008 (ИСО 9001: 2000);

подтверждение способности колледжа гарантировать стабильность обеспечения качества своих образовательных услуг;

повышение конкурентоспособности и эффективности деятельности колледжа.

При разработке документации СМК в ГБПОУ Пензенской области «Пензенский колледж управления и промышленных технологий им. Е.Д. Басулина» большое внимание уделялось мнению исполнителей, которым по этим документам предстоит работать. Это обеспечило их сопричастность к разработке документации, помогло упростить процедуру внедрения системы качества.

В структуре СМК колледжа выделены: Руководство по качеству РК-2011; шесть документированных процедур (ДП); процессы управленческой деятельности руководства (УП); основные процессы (ОП) и вспомогательные процессы (ВП) [16].

Все процессы СМК находятся под постоянным управлением в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р 52 614.2.

Целостность СМК при планировании и разработке процессов жизненного цикла обеспечивается согласованием с требованиями других процессов СМК и контролируется при проведении внутренних аудитов в соответствии с требованиями процесса УП-02 «Внутренний аудит» .

УП-02 «Внутренний аудит» .

Таблица 1 — Критерии результативности процесса «Внутренний аудит «.

Алгоритм выполнения процесса

Пояснение к этапу 2.

Ответственным за управление программой аудитов является РАГ.

Цели программы внутренних аудитов устанавливает РАГ, исходя из требований СМК, политики в области качества, законодательных требований, требований заинтересованных сторон.

Проект программы внутренних аудитов (форма УП-02−01) на следующий учебный год подготавливает РАГ до 1 сентября, исходя из следующих соображений:

каждый процесс СМК должен быть проверен на соответствие требованиям ГОСТ Р ИСО 9001, ГОСТ Р 52 614.2 и внутренних документов СМК не реже одного раза в учебный год;

каждое должностное лицо организации должно быть исчерпывающе проверено на соответствие всех аспектов его деятельности не реже одного раза в учебный год;

при регулярном выявлении несоответствий в одном процессе, аудиты этого процесса должны проводиться чаще;

сложность и важность процессов, подлежащих аудиту;

при наличии существенных изменений конфигурации СМК количество аудитов должно быть увеличено.

Объем программы аудита может изменяться в ходе ее реализации. Номер аудита состоит из номера по порядку, тире, обозначения года проведения аудита.

Пояснение к этапу 10.

Аудиторы собирают информацию путем анализа документации, собеседования с персоналом, непосредственного наблюдения за осуществляемой деятельностью.

Полученная информация регистрируется аудитором в чек-листе. Для того чтобы информация рассматривалась как свидетельство аудита, она должна быть проверяемой.

Аудиторы периодически устно сообщают РАГ информацию о ходе аудита. На основании этой информации, а также собственных данных, РАГ, при необходимости, корректирует план аудита.

О всех нарушениях процедуры проведения аудита со стороны аудиторов или проверяемого персонала РАГ сообщает ПВР.

Если в процессе аудита получены свидетельства исключительной важности, предполагающие значительный риск по отношению к безопасности (учащихся, персонала, пожарной и т. п.), качеству услуги или охране окружающей среды, РАГ немедленно информирует об этом ПВР и директора.

Для выработки наблюдений аудитор оценивает полученные свидетельства аудита с точки зрения критериев аудита.

Аудитору следует избегать отклонения от критериев аудита. Если у аудитора есть серьезные основания предполагать, что получены важные свидетельства, классифицировать которые по имеющимся критериям аудита невозможно, аудитор должен предоставить полученную информацию РАГ.

Наблюдение аудита может указывать либо на соответствие, либо на несоответствие критериям аудита.

Наблюдения аудита аудитор оформляет в виде протоколов о несоответствии, в которых также определяются последующие действия по результатам аудита.

Номер протокола о несоответствии состоит из номера аудита, тире, номера по порядку.

Протокол подписывает РАГ и руководитель процесса, для которого зафиксировано несоответствие. Оригиналы протоколов о несоответствии хранятся у РАГ. Копии протоколов предоставляются исполнителям, ответственным за реализацию принятых действий.

Пояснение к этапу 11.

РАГ проводит заключительное совещание аудиторской группы совместно с руководителем проверяемого процесса с целью выработки заключений по результатам аудита. На совещании проводится анализ наблюдения аудита с точки зрения целей аудита, подготавливаются рекомендации по устранению выявленных несоответствий, обсуждается целесообразность проведения повторного аудита. Если невозможно назначить корректирующие/предупреждающие действия на заключительном совещании, то согласовываются сроки их предоставления. Любые разногласия должны обсуждаться и, по возможности, разрешаться. Если к согласию прийти не удалось, в протоколе совещания регистрируются все мнения, с тем, чтобы решение по разногласию мог принять ПВР. Протокол совещания по форме Ф-ДП-02−01.

Пояснение к этапу 12.

РАГ подготавливает отчет по аудиту (форма Ф-УП-02−05) в срок не более 5 дней и согласовывает его с ПВР. При необходимости РАГ дорабатывает отчет по замечаниям ПВР в течение 2 дней. Отчеты о несоответствиях прилагаются к отчету по аудиту. Отчет утверждает директор. Копии отчета РАГ рассылает заинтересованным сторонам. После рассылки копий утвержденного отчёта аудит считается завершенным. Последующие корректирующие/предупреждающие действия, принятые по результатам данного аудита, выполняются в согласованные сроки и не рассматриваются как часть данного аудита. Для проверки выполнения корректирующих/предупреждающих действий может быть запланирован дополнительный аудит.

Пояснение к этапу 13.

Аудиторов выбирает РАГ из числа обученного персонала по согласованию с ПВР. В случае выявления необходимости обучения сотрудника на внутреннего аудитора, ПВР проводит выбор обучающей организации в соответствии с требованиями процесса ВП-01 «Управление персоналом» .

Квалификационные требования к аудиторам содержат требования к личным качествам, к знаниям и умениям (образование, опыт работы, подготовка как аудиторов, опыт проведения аудитов), к способности применять знания и умения.

Личные качества:

Аудиторы должны обладать личными качествами, которые давали бы им возможность действовать в соответствии с принципами аудита.

Аудитор должен быть:

• а) этичным, т. е. справедливым, правдивым, искренним, честным и тактичным;
• б) широких взглядов, т. е. готовым рассмотреть альтернативные идеи или точки зрения;
• в) дипломатичным, т. е. тактичным в обращении с людьми;
• г) наблюдательным;
• д) проницательным, т. е. осознавать и быть способным понять ситуацию;
• е) гибким, т. е. способным быстро приспосабливаться к различным ситуациям;
• ж) настойчивым, т. е. постоянно нацеленным на достижение целей;
• з) решительным, т. е. своевременно приходить к заключениям, основанным на логичном рассуждении и анализе;
• и) самостоятельным, т. е. способным действовать и работать независимо, при этом эффективно сотрудничая с другими.

Требования к знаниям и умениям:

Для формализации требований к знаниям и умениям аудиторов вводится балльная система оценки знаний и умений аудиторов.

Балльные значения для различных категорий знаний и умений позволяют оценивать способность аудитора выполнять свои функции. Требования к знаниям и умениям, и соответствующие балльные значения для оценки аудиторов приведены в таблице:

РАГ делает записи в «Отчете об анализе программы аудитов» .

Способность применять знания и умения:

Способность аудитора применять свои знания и умения для квалифицированного проведения аудитов определяется из следующих соображений:

• 1) Сумма баллов для аудитора при проведении внутреннего аудита составляет не менее 4;
• 2) Сумма баллов для РАГ при проведении внутреннего аудита составляет не менее 6.

Для поддержания квалификации аудиторы систематически участвуют в проведении внутренних аудитов. При формировании аудиторских групп РАГ, по возможности, равномерно распределяет аудиторов по группам так, чтобы все аудиторы имели возможность поддерживать свою квалификацию на высоком уровне.

Повышение квалификации аудиторов осуществляется посредством обучения во внешних организациях, обучения менее опытных аудиторов или стажеров более опытными, самообучения. Необходимость дополнительного обучения аудиторов во внешних организациях определяет ПВР.

При назначении аудиторов РАГ учитывает то, что аудитор не должен проверять собственную работу.

Форма Ф-УП-02−01

Утверждаю Директор колледжа.

________________________.

" ______" _____________20___г.

Программа внутренних аудитов СМК на 20____ г.

Цели аудита:

Определение степени соответствия деятельности проверяемого подразделения или процесса критериям аудита Определение степени соответствия нормативной документации и деятельности колледжа по специальности _____________.

Оценка результативности системы менеджмента качества Определение областей возможного улучшения системы менеджмента Оценка результативности процесса Иное __________________________.

Форма Ф-УП-02−02

План проведения внутреннего аудита СМК №_______.

Цели аудита.

_____________________________________________________________.

Основание для аудита (программа, распоряжение, приказ).

______________________.

Сведения о проведении аудита:

Форма Ф-УП-02−03

Чек-лист.

Аудитор ______________.	Аудит №_______.	Лист _________. Всего листов ________.
Должностное лицо:	Процесс СМК, услуга:
№ п/п.	Требование.	Отметка. (+/-).	Соответствие критериям. (да/нет).

Форма Ф-УП-02−04

Форма Ф-УП-02−05

Отчет об аудите №.

от «_____» _________________ 20__г.

Период проведения аудита ____________________________.

Результаты проверки представил Руководитель аудиторской группы.

__________________ ___________________.

Подпись И. О. Фамилия С результатами проверки ознакомлены:

__________________ _____________________.

Подпись И. О. Фамилия.

Форма Ф-УП-02−06

Утверждаю ПВР.

_____________ ____________.

" ____" __________ 20 ____ г.

Отчет об анализе программы аудитов на 20____ год Таблица 1. Выполнение программы аудитов.

Таблица 2. Количество несоответствий.

Таблица 3. Выполнение корректирующих/предупреждающих действий.

Таблица 4. Компетентность аудиторов

РАГ ___________________ _________________________________

Лист согласования

Утвержден приказом от 07.09.2011 г. № 186.

Разработал Заместитель директора по УР Согласовано:

Заместитель директора по УПР Заведующий отделом качества образования Лист рассылки.

Итак, в колледже в соответствии с программой проводятся внутренние аудиты, чтобы установить [16, с.29]:

• а) соответствие СМК запланированным мероприятиям (п. 7.1 РК), требованиям ГОСТ Р ИСО 9001, ГОСТ Р 52 614.2 и требованиям к СМК, установленным ОУ;
• б) результативность внедрения СМК и поддержания ее в рабочем состоянии.

Программа аудитов (проверок) разрабатывается с учетом статуса и важности процессов и областей, подлежащих аудиту, а также результатов предыдущих аудитов. Критерии, область аудита, частота и методы проведения аудитов определены в процессе УП-02 «Внутренний аудит». Выбор аудиторов и проведение аудитов обеспечивают объективность и беспристрастность процесса аудита. Согласно требованиям процесса УП-02 «Внутренний аудит» аудиторы не проверяют свою собственную работу.

Ответственность и требования к планированию и проведению аудитов, а также к отчетности о результатах и поддержанию в рабочем состоянии записей, определены в процессе УП-02 «Внутренний аудит», разработанном на основании ГОСТ Р ИСО 19 011.