Учет кассовых операций

Совет директоров Банка России своим Решением 22.09.1993 N 40 утвердил Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (далее — Порядок). Данный Порядок распространяется на все предприятия, объединения, организации и учреждения независимо от организационно-правовых форм, а также сферы деятельности.

Порядком установлено, что для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Согласно п. 29 Порядка руководители организаций обязаны оборудовать кассу — изолированное помещение, которое предназначено для приема, выдачи и временного хранения наличных денег. Также необходимо обеспечить сохранность денег в помещении кассы.

В соответствии с п. 3 Приложения помещение кассы должно отвечать следующим установленным требованиям:

• — быть изолированным от других служебных и подсобных помещений;
• — иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;
• — закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки, открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы;
• — располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных зданиях кассы размещаются на верхнем этаже. В одноэтажных зданиях окна кассового помещения необходимо оборудовать внутренними ставнями;
• — оборудоваться специальным окошком для выдачи денег;
• — иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, который должен быть прочно прикреплен к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;
• — располагать исправным огнетушителем.

Также помещения касс всех организаций независимо от формы собственности должны быть оснащены средствами механической защиты, а также охранной сигнализацией.

Так как ведению кассы требует материальной ответственности, то работник должен заключать договор о полной материальной ответственности.

Следует отметить, что материальная ответственность работника — это обязанность возместить причиненный работодателю ущерб. Согласно ч. 1 ст. 233 ТК РФ материальная ответственность работника наступает за ущерб, причиненный им работодателю в результате виновного противоправного поведения, действий или бездействия.

Работник может быть привлечен к ограниченной материальной ответственности в случаях:

• — порчи или уничтожения имущества организации по небрежности или неосторожности;
• — потери приборов или инструмента;
• — недобора денежных сумм в результате неисполнения или ненадлежащего исполнения организацией своих договорных обязанностей по вине работника;
• — утраты документов;
• — полного или частичного обесценения документов в результате ненадлежащего оформления по вине работника;
• — уплаты организацией штрафных санкций за ненадлежащее выполнение работником своих обязанностей.

Кассовый план играет важную роль в введении кассы, составляется и ведется Федеральным казначейством на «Порядка составления и введения кассового плана исполнения федерального бюджета в текущем финансовом году» .

Составление и ведение кассового плана осуществляется Федеральным казначейством на основании:

• 1. показателей для кассового плана по доходам федерального бюджета, составляемых в порядке, предусмотренном главой II настоящего Порядка;
• 2. показателей для кассового плана по расходам федерального бюджета, составляемых в порядке, предусмотренном главой III настоящего Порядка;
• 3. показателей для кассового плана по источникам финансирования дефицита федерального бюджета, составляемых в порядке, предусмотренном главой IV настоящего Порядка;
• 4. иных необходимых показателей.

Федеральное казначейство вносит уточнения в кассовый план на текущий финансовый год с помесячной детализацией на основании уточненных сведений для кассового плана по мере их получения в соответствии с требованиями настоящего Порядка.

Уточненный кассовый план на текущий финансовый год с помесячной детализацией представляется в Министерство финансов Российской Федерации не реже одного раза в месяц, не позднее второго рабочего дня очередного месяца.

В соответствии с п. 5 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Письмом ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40, организации могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий.

Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается ежегодно всем организациям независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты (п. 2.5 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ).

В течение года лимит остатка кассы может пересматриваться в установленном порядке по обоснованной просьбе организации (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и др.), а также в соответствии с договором банковского счета.

Так как в ГНУ Сибирская опытная станция установлен восьмичасовой рабочий день, то для установления лимита кассы нужно рассчитать среднедневную, среднечасовую выручку и среднедневной расход. Среднедневная выручка и среднедневной расход рассчитываются путем деления соответственно величины фактической выручки и расхода за последние три месяца на количество рабочих дней за этот период.

Таким образом, в данном случае среднедневная выручка равна 80,7 тыс. руб. (5089 тыс. руб. / 63 дн.), а среднедневной расход — 79,2 тыс. руб. (4987 тыс. руб. / 63 дн.). Среднечасовая выручка составит 10,09 руб. (80,7 руб. / 8 ч).

Величина установленного лимита зависит от наличия в учреждении выручки, а также от сроков ее сдачи в банк. Так как в ГНУ Сибирская опытная станция вся полученная выручка сдается в банк ежедневно либо при ее отсутствии, лимит остатка кассы устанавливается в размере среднедневного расхода — 80, 7 тыс. руб.;

Операции по выдаче наличных денег из кассы осуществляются на основании заявления, на имя директора и им же подписанное. В течении трех рабочих дней должен быть предоставлен авансовый отчет копии чеков если взятая сумма не истрачена полностью разницу необходимо вернуть. Также необходимо составление приходного кассового ордера его составляет тот человек, который оприходует товар. На основании всех вышеперечисленных документов ведется ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам, в которую кассир заносит фамилию, имя, отчество подотчетного лица, выданную сумму, как в цифровом виде, так и прописью, а также номер счета по дебету проведенных операций. В конце дня составляется расходный кассовый ордер на основе ведомости выдачи наличных из кассы подочетным лицам, в котором ставится конечная сумма выданных из кассы денег.

В соответствии с п. 9 Порядка ведения кассовых операций организации имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше трех рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, — до пяти дней), включая день получения денег в банке. Вся остальная наличность сверх установленного лимита подлежит сдаче в банк, обслуживающий лицевой счет учреждения. Взнос наличных денег в кассу банка производится организацией на основании объявления на взнос наличными.

Ответственность за достоверность проставленных показателей несет учреждение, сдающее денежные средства.

Принятые банком наличные деньги зачисляются на счет организации. Ордер к объявлению на взнос наличными с отметкой банка о приеме наличных денег прилагается к выписке из счета организации. Квитанция к объявлению на взнос наличными выдается получателю средств. В ней заложена информация о том, что организация пополнила свой счет в банке наличными. Чтобы же получить наличные на руки с лицевого счета в банке необходимо заполнить денежный чек в котором указываются паспортные данные получателя денежных средств, сама сумма и цель ее выдачи, а также на чеке должна стоять печать организации.

Для устранения расхождений между фактическими данными и сведениями о стоимости имущества и обязательств организации, отраженными в бухгалтерском учете, проводятся периодическая проверка их в натуральной форме (для имущества) и сверка расчетов (по обязательствам). Проверка имущества посредством подсчета, описания, измерения, оценки, сличения полученных данных в натуральном или стоимостном измерениях с данными текущего учета в целях контроля его сохранности называется инвентаризацией.

В ходе инвентаризации расчетов с юридическими и физическими лицами проводятся следующие мероприятия:

• — выявляется соблюдение правил расчетов с физическими лицами (подотчетными лицами, с работниками по оплате труда, с депонентами);
• — оценивается соблюдение расчетно-платежной дисциплины (по расчетам с бюджетом и внебюджетными фондами, поставщиками и подрядчиками, с учредителями и др.);
• — оценивается работа по выявлению и предотвращению потерь от несвоевременного взыскания дебиторской задолженности всех видов, пропуска сроков исковой давности.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Они установлены ст. 12 Федерального закона «О бухгалтерском учете» .

Руководителем издается приказ о проведении инвентаризации, в котором прописывается состав комиссии. В состав инвентаризационной комиссии на ГНУ Сибирской опытной станции вошли главный бухгалтер, зам. главного бухгалтера и бухгалтер. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационная комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на „…“ (дату)», что в бухгалтерии должно служить основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

Этапами проведения инвентаризации являются следующие:

• — подготовительный этап;
• — основной (рабочий) этап;
• — заключительный этап

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход. Аналогичные расписки дают лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение имущества или доверенности на его получение.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Для оформления инвентаризации необходимо применять унифицированные формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Госкомстатом России. Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Результаты инвентаризации утверждаются приказом руководителя организации. Обязательной частью приказа является предписание о порядке устранения расхождений, выявленных инвентаризацией. После этого документация по результатам инвентаризации передается инвентаризационной комиссией в бухгалтерскую службу.

По итогам инвентаризации составляется акт инвентаризации наличных средств в кассе.

Денежные средства в кассе учитываются на основе приходных и расходных кассовых ордеров.

Приходный кассовый ордер применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

В приходном кассовом ордере и квитанции к нему:

по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции;

по строке «В том числе» указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись «без налога (НДС)» .

В приходном кассовом ордере по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления. В графе «Кредит, код структурного подразделения» указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства" .

Расходный кассовый ордер применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. В нем указываются проведенные операции как по приходованию, так и по расходованию денежных средств.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

В расходном кассовом ордере по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, а по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов. Применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно — платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Кассовая книга применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано __ листов». Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня» .

Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

В конце книги ставится печать, подписи руководителя организации и главного бухгалтера.

Отчет составляет в одном экземпляре ежедневно кассир — операционист, подписывает его и вместе с выручкой сдает его по приходному ордеру старшему (главному) кассиру или руководителю организации. В небольших организациях с одной — двумя кассами кассир — операционист сдает деньги непосредственно инкассатору банка. Сдача денег в банк отражается в отчете. Выручка за рабочий день (смену) определяется по показаниям суммирующих денежных счетчиков на начало и конец рабочего дня (смены) за вычетом суммы денег, возвращенных покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, и подтверждается соответствующими подписями заведующих отделами. Отбивается чек. В приеме и оприходовании денег по кассе в отчете подписываются старший кассир и руководитель организации. Отчет служит основанием для составления сводного отчета «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации». Каждый день выполняется ведение отчета для смотра проделанной работе. Также для высокой результативности работы кассира с контрольно-кассовым аппаратом ведется журнал регистрации показания суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира — операциониста.