Методика синтеза организационной структуры системы управления подразделениями Государственной противопожарной службы на основе нормативов численности

Реформирование структуры Государственной противопожарной службы (ГПС) МЧС России, вызванное расширением ее функций, ставит задачу разработки новых методов анализа и синтеза организационной структуры ГПС, которые отличались бы не только и не столько точностью, сколько простотой применения. Это требование вызвано масштабом реформ, которые затронут каждое подразделение и систему управления подразделениями ГПС в целом. Единственной концептуальной основой для создания технологичных и легко применимых методов синтеза организационной структуры являются нормативы численности сотрудников.

Следует заметить, что в научной и специальной литературе вопросам синтеза структур управления уделяется большое внимание. За последние 25 лет опубликовано свыше 50 монографий, в которых рассматриваются различные аспекты данной проблемы. Здесь следует отметить публикации Н. Н. Брушлинского, Ю. М. Глуховенко, Б. З. Мильнера, Б. Л. Овсиевича, Г. Х. Попова, В. Л. Семикова, Г. Э. Слезингера и др. Однако большинство работ этих авторов посвящены анализу и синтезу структур управления на основе моделирования их основных характеристик.

Практика управленческой деятельности показывает, что применение типовых структур, нормативов численности в тех отраслях, где они были разработаны, повысило качество управления и дало ощутимый экономический эффект. Особенно возрастает роль типовых структур и нормативов численности управленческого персонала в условиях структурных реформ, поскольку они являются действенными инструментами в борьбе со штатными и структурными излишествами.

Изучение современного состояния организационных структур управления в ГПС показало, что во многих подразделениях, особенно небольших, неоправданно встречается многоступенчатость управления, существуют параллельные структуры, что ухудшает деятельность системы управления, снижает ее эффективность и приводит к излишним расходам на управление. В этой связи особенно важно повсеместно переходить к научно обоснованным методам построения системы управления подразделениями ГПС.

Поэтому задача разработки методики синтеза организационной структуры системы управления подразделениями ГПС на основе нормативов численности является безусловно актуальной.

Цели и задачи исследования.

Целью работы является разработка методики синтеза организационной структуры системы управления подразделениями Государственной противопожарной службы на основе нормативов численности.

Для достижения поставленной цели в работе были поставлены и решены следующие задачи:

• анализ методов проектирования структуры системы управления подразделениями Государственной противопожарной службы и принципов разделения труда в процессе управления ею;

• оценка существующих моделей синтеза организационной структуры различных социально-экономических систем;

• создание алгоритма разработки нормативных коэффициентов централизации функций управления;

• разработка методики синтеза организационной структуры системы управления подразделениями Государственной противопожарной службы на основе нормативов численности;

• разработка предложений по совершенствованию нормативов численности сотрудников органов управления Государственной противопожарной службы.

Объект и предмет исследования. Объектом исследования в работе являются органы управления Государственной противопожарной службы различного уровня.

Предмет исследования — организационная структура органов управления Государственной противопожарной службы различного уровня.

Методы исследования включают метод системного анализа, методы математической статистики и теории вероятностей, метод экспертного анализа.

Научная новизна заключается в разработке методики построения организационной структуры системы управления подразделениями Государственной противопожарной службы МЧС России на основе предложенных в диссертации алгоритма разработки нормативных коэффициентов централизации функций управления и предложений по совершенствованию нормативов численности сотрудников органов управления Государственной противопожарной службы.

Положения, выносимые на защиту. На защиту выносятся:

1. Методика синтеза организационной структуры системы управления подразделениями Государственной противопожарной службы на основе нормативов численности.

2. Алгоритм разработки нормативных коэффициентов централизации функций управления.

3. Предложения по совершенствованию нормативов численности сотрудников органов управления Государственной противопожарной службы.

Научно-практическая значимость работы. Практическая значимость полученных в диссертации научных результатов заключается в возможности непосредственного использования разработанных нормативов централизации функций при проектировании и совершенствовании организационной структуры системы управления подразделениями Государственной противопожарной службы.

Апробация исследования осуществлялась в рамках Международной конференции Международного форума информатизации в 2002 году, а также в рамках отраслевых научно-практических конференций, проведенных в Академии ГПС МЧС России в 1997 — 2003 годах и в Санкт-Петербургском институте ГПС МЧС России в 2003 году.

Результаты исследования использованы при совершенствовании действующей организационной структуры органов управления ГПС Брянской и Волгоградской областей и в учебном процессе Академии ГПС МЧС России.

Публикации. По результатам исследования автором лично опубликовано 5 печатных работ.

Объем и структура диссертации. Основное содержание диссертации изложено на 127 страницах и состоит из четырех глав, введения, заключения, и приложения. Библиография включает 107 источников.

Выводы по результатам решения примера № 2.

Подфункции управления 1 2 3 4 5.

Рекомендуемая степень централизации ЧЦ ЧЦ ЧЦ гад ЧЦ

При распределении сотрудников между различными уровнями управления по видам выполняемых работ (подфункциям) можно рекомендовать также использование методов анкетирования или устных опросов сотрудников, занятых выполнением соответствующей функции на всех уровнях управления. Для проведения опроса разрабатывается специальная анкета, отражающая все виды работ (подфункции), выполняемых данными сотрудниками. Целью проводимого анкетного опроса при этом является оценка различными сотрудниками важности каждой из подфункций с точки зрения предпочтения одного вида работ другому. Подсчитав число работников, оценивших подфункцию любым баллом, кроме нуля, можно установить число сотрудников по соответствующей функции в управлении ГПС и в подразделениях гарнизона, способных выполнять данную подфункцию. В качестве критерия целесообразности распределения сотрудников по функции между уровнями на основе нормативов централизации может служить наименьшее количество подфункций, которые способен выполнить тот или иной сотрудник.

Таким образом, имея нормативные формулы для расчёта коэффициентов централизации функций управления с учётом конкретных условий каждого подразделения и прогрессивных тенденций развития ГПС МЧС России, можно обоснованно распределить необходимую численность сотрудников по функциям между управлением ГПС области и подразделениями гарнизона, а также между структурными звеньями в подразделении, что является важнейшим этапом при проектировании организационной структуры системы управления подразделениями ГПС и крупным резервом её совершенствования и упрощения.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

.

1. Совершенствование организационной структуры системы управления подразделениями ГПС МЧС России, организация рационального и экономичного органа управления — необходимые условия эффективного осуществления управленческих процессов и, следовательно, повышения эффективности деятельности ГПС. Изучение современного состояния организации управления в ГПС МЧС России показало, что оно всё ещё остаётся неудовлетворительным. В этой связи особенно важно повсеместно переходить к научно обоснованным методам проектирования организационной структуры системы управления подразделениями ГПС МЧС России.

2. Анализ существующих методов проектирования системы управления и совершенствования его структуры позволил классифицировать их на следующие: экспертный, группировок, информационного моделирования и структуризации целей. Общим недостатком указанных методов является слабое использование нормативов — исходной базы при формировании структуры и штатов системы управления. Создание нормативной основы организации системы управления предусматривает нормирование численного состава сотрудников, выполняющих различные функции управления на разных уровнях иерархии.

3. Результаты критического рассмотрения в этих целях методов нормирования численности работников в России и за рубежом показали, что наиболее приемлемым для ГПС МЧС России является метод определения необходимой численности по укрупнённым нормативам, так как он позволяет с минимальными затратами и достаточной точностью нормировать труд большинства категорий сотрудников ГПС МЧС России.

4. Практика применения укрупнённых нормативов численности сотрудников по функциям управления в различных сферах государственного управления свидетельствует о том, что эти нормативы в целом прогрессивны, поскольку их внедрение обеспечивает высвобождение работников там, где имеются значительные резервы, и создаёт благоприятные условия для совершенствования структуры системы управления подразделениями ГПС МЧС России.

Однако анализ качества отраслевых нормативов численности позволил выявить ряд существенных недостатков. К наиболее типичным из них следует отнести: недостаточная обоснованность определения и учёта факторов, влияющих на трудоёмкость функций управления, отсутствие учёта при разработке нормативов качественных различий подразделений, под влиянием которых могут резко колебаться количественные факторыотсутствие унификации нормативов как на уровне МЧС, так и в пределах ГПС и, в результате, значительный разнобой в уровне их требованийнедостаточная обоснованность показателей нормативов. 5. На основе анализа существующей практики формирования структуры системы управления и применения нормативов численности сотрудников разработан нормативный метод построения системы управления подразделениями ГПС МЧС России. При предлагаемом методе разработка и совершенствование структуры системы управления осуществляются последовательно по следующим этапам: установление перечня и содержания функций управления, объективно необходимых для достижения целей подразделенияопределение необходимой численности сотрудников по функциямраспределение необходимой численности сотрудников и видов работ между различными уровнямиопределение необходимого количества уровней и звеньев vnpaeneHHflформирование структурных подразделений.

При этом исходными данными для обоснования всех параметров структуры системы управления (численного состава, сложности структуры, уровня централизации и д.р.) являются соответствующие нормативные материалынормативы численности, управляемости и централизации.

6. Создан алгоритм разработки нормативных коэффициентов централизации функций управления на основе выявления количественных соотношений между факторами, характеризующими различные уровни управления.

7. В диссертации сформулированы предложения по совершенствованию нормативов численности сотрудников органов управления ГПС МЧС России, к которым относятся: совершенствование методики выбора и учёта количественных и качественных факторов, использование в этих целях различных приёмов анализа и математических методов, повышение степени унификации нормативов численности на основе использования методов обработки исходных данныхиспользование рекомендуемых методов анализа и обработки исходных данных и целесообразной степени укрупнения нормативов (по должностям, по уровням, по функциям, по группам функций) — сочетание статистических исследований с выборочным анализом организации труда и затрат времени служащих и оптимизация на этой основе уровня требований нормативов.

Рекомендуемые в диссертации предложения по совершенствованию нормативов численности сотрудников органов управления ГПС МЧС России, позволяющие значительно повысить качество нормативов (их точность, достоверность и прогрессивность), использованы при подготовке методических разработок ВНИИПО МЧС России, которые широко применяются в подразделениях ГПС МЧС России различного уровня.

К настоящему времени имеется значительный опыт разработки укрупнённых нормативов численности сотрудников во многих отраслях (более 118). При этом, как показали исследования, важнейшей и наименее решённой является проблема расширения сферы эффективного применения нормативов и разработка в этих целях методических и практических вопросов их внедрения.

8. Особое внимание в диссертации уделено этапу проектирования организационной структуры системы управления, предусматривающему оптимальное решение вопросов централизации выполнения различных функций. Рекомендуемой методикой создания в этих целях нормативов централизации предусматривается косвенное измерение затрат труда сотрудников на различных уровнях управления путём установления зависимости этих затрат от влияющих на них факторов с последующей корректировкой уровня напряжённости нормативов на основе его приближения к условиям работы органа управления в передовых подразделениях.

В качестве факторов, которые целесообразно анализировать при разработке нормативов централизации функций управления, в диссертации рекомендуется применять: масштаб подразделения ГПС, тип подразделения, наличие средств вычислительной техники и связи и др.

9. На основе предлагаемой методики в настоящее время разработаны нормативы централизации функций для ряда управлений ГПС областей России, а также осуществлены мероприятия по совершенствованию действующей структуры управлений ГПС Брянской и Волгоградской областей.

Опыт применения разработанной в диссертации методики синтеза организационной структуры системы управления подразделениями ГПС МЧС России свидетельствует об ее эффективности. Так, использование системы нормативов численности сотрудников и материальных стимулов для проектирования системы управления и совершенствования ее структуры в управлении ГПС Брянской области способствовало её упрощению, высвобождению управленческих работников и рациональному использованию их в связи с расширением масштабов деятельности ГПС в целом.