Учет расчетов с подотчетными лицами

Введение

Глава 1. Порядок ведения учета расчетов с подотчетными лицами

1.1 Нормативно-правовое регулирование учетов расчетов с подотчетными лицами

1.2 Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами Глава 2. Практика учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Ваше решение»

2.1 Организационно-экономическая характеристика ООО «Ваше решение»

2.2 Учет расчетов с подотчетными лицами по административно-хозяйственным расходам

2.3 Учет расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам Заключение Список использованной литературы

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у предприятия возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственнооперационные цели.

Тема расчётов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов.

На этом объекте учёта замыкается комплекс вопросов, связанных с отражением в бухгалтерском учёте и налогообложении.

Но в то же время следует заметить, что большинство публикаций на эту тему сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных документов.

Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов.

В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов.

Большая роль при этом отводится бухгалтерскому учету, с помощью которого сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации.

Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами, с одной стороны, обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии денежных средств и, с другой стороны, позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.

Все это подчеркивает необходимость осуществления своевременного и достоверного осуществления бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. С вышеизложенным и связана актуальность выбранной темы учебной практики.

Цель данной работы ознакомиться с теоретическими основами бухгалтерского учета и контроля расчетов с подотчетными лицами, и рассмотреть систему бухгалтерского учета и контроля расчетов с подотчетными лицами на конкретном предприятии.

Для реализации поставленной цели в работе решались следующие задачи:

1) изучить нормативно-правовое регулирование расчетов с подотчетными лицами;

2) рассмотреть принципы аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами;

3) дать характеристику ООО «Ваше решение» ;

4) проанализировать учет расчетов с подотчетными лицами по хозяйственно-операционным расходам;

5) исследовать организацию учета с подотчетными лицами на командировочные расходы.

Объект исследования — Общество с ограниченной ответственностью «Ваше решение» (далее ООО «Ваше решение»).

Предмет исследования — учета и аудит расчетов с подотчетными лицами.

В качестве источников в работе использованы нормативно-правовые акты РФ, книги и статьи ведущих российских ученых-экономистов, специалистов по бухгалтерскому учету, первичная учетная документация и бухгалтерская финансовая отчетность ООО «Ваше решение» .

Глава 1. Порядок ведения учета расчетов с подотчетными лицами

1.1 Нормативно-правовое регулирование учетов расчетов с подотчетными лицами

Организации при выдаче работникам наличных денежных средств и ведении учета своих расчетов с ними руководствуются:

Трудовым кодексом Российской Федерации;

" Положение о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации" (утв. Банком России 24.04.2008 N 318-П) (ред. от 16.02.2015) (Зарегистрировано в Минюсте России 26.05.2008 N 11 751). Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 (ред. от 22.10.2014) «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений»; Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 03.02.2015) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (Зарегистрировано в Минюсте России 23.05.2014 N 32 404). Так, организации могут выдавать работникам из кассы наличные денежные средства под отчет на:

— командировочные расходы;

— хозяйственно — операционные нужды.

Все организации независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. Средства из кассы можно расходовать только на цели, установленные в Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 03.02.2015) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (Зарегистрировано в Минюсте России 23.05.2014 N 32 404)

Кроме того, расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в Положении по бухгалтерскому учету № 10/2008 «Расходы организации».

Основными документами по расчетам с подотчетными лицами являются:

Учетная политика, формируемая главным бухгалтером организации и утверждаемая руководителем организации.

Утвержденные руководителем формы первичных учетных документов по учету расчетов с подотчетными лицами:

приходный кассовый ордер (форма КО-1) — выписывается в случае, когда работник возвращает в кассу неизрасходованную подотчетную сумму; (Приложение № 1),

расходный кассовый ордер (форма КО-2) — выписывается при выдаче денежных средств под отчет; (Приложение № 2),

авансовый отчет с приложением подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов, накладных и т. д.).

Утвержденный руководителем План счетов бухгалтерского учета — содержит перечень применяемых организацией синтетических счетов и субсчетов.

1.2 Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами являются работники предприятия которым выданы денежные средства на командировочные или хозяйственные расходы.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Предприятия выдают наличные и безналичные деньги под отчет на операционные и хозяйственные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. По счету 71:

— по дебету счет отражает поступление денежных средств подотчетному лицу;

— по кредиту их расходование подотчетным лицам.

Сальдо конечное по счету 71 рассчитывается следующим образом: от большого оборота вычитается меньший оборот и сальдо записывается туда где оборот больше.

Дебетовая сальдо характеризует дебиторскую задолженность, т. е. долг подотчетного лица предприятию. Кредитовое сальдо характеризует кредиторскую задолженность, т. е. долг предприятия подотчетному лицу.

По возвращении из командировки работник обязан в течение трех дней представить руководителю для утверждения авансовый отчет и документов, подтверждающих достоверность расходов. Затем он передается в бухгалтерию.

Аналитический учет по счету 71 ведется в разрезе подотчетных лиц организации по каждой авансовой выдаче и каждому авансовому отчету.

Существует 2 варианта закрытия счета 71:

1.поступили деньги в кассу от подотчетного лица (Д сч.50 К сч.71);

2.удержан из заработной платы подотчетного лица долг (Д сч.70 К сч.71).

Неоправданные подотчетные суммы, не возвращенные в установленные сроки, признаются недостачами и предъявляются к удержанию из заработной платы подотчетного лица. На крупные суммы денег, не возвращенных подотчетными лицами, предъявляются судебные иски.

Подотчетные суммы, подлежащие удержанию из заработной платы подотчетных лиц, записываются по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Признается, что подотчетными суммами организация проавансировала обязательства по оплате труда.

Подотчетные суммы, которые по каким-либо причинам не могут быть удержаны из заработной платы подотчетного лица (большой размер суммы, отсутствие или недостаточность заработка подотчетного лица), списываются в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», По ним предъявляется исковое заявление в суд, после удовлетворения которого искомая сумма записывается по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в корреспонденции со счетом 94. По факту отказе в удовлетворении иска спорные подотчетные суммы списываются в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», а на счете 94 данная сумма закрывается.

Авансовый отчет — это сводный документ первичного учета, составляемый подотчетным лицом самостоятельно, где указывается цель и дата получения подотчетной суммы, перечисляются произведенные расходы и оправдательные документы, их подтверждающие. К авансовому отчету прилагаются записка о выполнении задания на расходование подотчетной суммы и все оправдательные документы. Авансовый отчет, утвержденный руководителем организации или лицом, им на то уполномоченным, является основанием для списания подотчетной суммы по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» .

Глава 2. Практика учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Ваше решение»

2.1 Организационно-экономическая характеристика ООО «Ваше решение»

подотчетный лицо расчет учет ООО «Ваше решение» основана в феврале 2012 года и работает на рынке юридического и бухгалтерского аутсорсинга на основе Устава (Приложение 3) уже 3 года. Компания предоставляет комплексные услуги по ведению бухгалтерского учета и юридических услуг. Со стороны бухгалтерского учета:

регистрация и закрытие ООО и ИП;

восстановление и ведение бухгалтерского и налогового учета согласно Федерального Закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 г. (действует с 01.01.2013 г.) для ООО и ИП, применяющих общую и упрощенную систему налогообложения;

заполнение налоговых деклараций — 3 НДФЛ за 2012;2013;2014г. — на имущественные вычеты, вычеты на обучение и лечение, сдача деклараций по алкогольной и пивной продукции (отчетность ФС РАР).

Со стороны юридических услуг:

Устное и письменное юридическое сопровождение в форме консультаций по трудовому, корпоративному, гражданскому, налоговому праву и другим разделам права Услуги по проверке внутренних юридических документов организации на соответствие нормам законодательства РФ и интересам Клиента Составление правовых документов (договоров, соглашений, писем, справок, учредительных документов и т. д.)

Договорная и контрактная работа, составление, экспертиза и визирование. Рекомендации по заключаемым договорам, оценка правовых рисков (договоров и соглашений) Юридическое сопровождение сделок Предоставление юридических услуг, связанных с визированием и экспертизой, составлением рекомендаций и оценкой рисков Сопровождение регистрации юридических лиц, внесений изменений в учредительные документы, представительств и филиалов Участие наших специалистов на переговорах с коммерческими партнерами Сопровождение и представление интересов Клиента в государственных органах Оценка перспективности судебного разбирательства и претензионная работа (подготовка претензий, досудебное урегулирование споров).

Все сотрудники имеют высшее профессиональное образование в области экономики и финансов по специальностям «бухгалтерский учет, анализ, аудит» и «юриспруденция» .

Профессиональная ответственность компании застрахована, что делает ее привлекательней для клиентов и повышает конкурентоспособность.

Предметом деятельности Общества является:

деятельность в области права;

деятельность агентов по операциям с недвижимым имуществом;

деятельность по учету и технической инвентаризации недвижимого имущества;

вспомогательная деятельность в сфере страхования и негосударственного пенсионного обеспечения;

консультирование по вопросам коммерческой деятельности и управления;

осуществление других видов деятельности, не запрещенных законом и не противоречащих действующему законодательству Российской Федерации, деятельность в области бухгалтерского учета и аудита, Клиенты Общества заняты практически во всех отраслях экономики, поэтому у ООО «Ваше решение» есть значительный опыт работы с производственными организациями, организациями торговли, сферы услуг и строительства.

Существующая в настоящее время организационная структура соответствует количеству персонала и функциональной структуре организации.

Рис. 1 — Структура ООО «Ваше решение»

На основании представленного рисунка можно сделать вывод, что организационная структура предприятия — линейная.

Организация бухгалтерской службы соответствует объему первичной учетной документации и обеспечивает оперативную обработку учетных данных и своевременное формирование бухгалтерской (финансовой) отчетности, составление налоговых деклараций.

Бухгалтерская информация хранится на электронных и бумажных носителях. Ответственность за обеспечение сохранности бухгалтерской информации от несанкционированного доступа возложена на главного бухгалтера.

Отдельно оборудованным помещением под кассовый узел предприятие не располагает. Все расчеты наличными — оприходование денег от клиентов, выдача средств на командировочные и хозяйственные расходы, выплата заработной платы и т. п. осуществляются непосредственно в комнате бухгалтерии.

В ООО «Ваше решение» используются следующие программы:

1″ С" 8.3;

ViPNet ЭДО Отчет — для электронной сдачи отчетности;

Различные клиент-банки;

Declarant-Alko;

Декларанты 3 НДФЛ;

ГНИВЦ ФНС России

2.2 Учет расчетов с подотчетными лицами по административно-хозяйственным расходам

Выдача наличных денег под отчет работникам регулируется Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 № 373-П (далее — Положение № 373-П).

При выдаче подотчетных в сумм следует в ООО «Ваше решение» соблюдаются основные требования, определенные трудовым законодательством и пунктом 4.4 Положения № 373-П:

— выдавать наличные деньги можно только работникам своей компании. Лицам, не заключившим с данной компанией трудовой договор, подотчетные суммы не выдаются (ч. 8 ст. 11 и ч. 1 ст. 20 ТК РФ);

— только при отсутствии задолженности данного подотчетного лица по ранее полученному авансу, срок отчета которого уже прошел;

— в размерах и на срок, определяемых руководителем компании;

— на цели, связанные с деятельностью компании, утвержденные руководителем;

— выданные одному работнику под отчет деньги не могут быть переданы им другому работнику.

Работник получает деньги под отчет на определенный срок. Этот срок он указывает в заявлении на выдачу денег (абз. 1 п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, далее — Указание № 3210-У).

В компании принят единый приказ о сроках выдачи денег под отчет (Приложение № 4)

Деньги выдаются под отчет работникам наличными, перечисляются на специальные карты и, также, с использованием чековой книжки.

Денежные средства выдаются под отчет по расходным кассовым ордерам и должны использоваться работником строго по назначению.

Подотчетные лица — работники организации (в том числе и совместители), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин — «под отчет»).

Каждый раз, когда выдаются работнику деньги под отчет, работник пишет заявление на выдачу денег под отчет. Это же касается и директора, для него никаких исключений на этот счет не предусмотрено. Поскольку на все суммы наличных, которые выдаются, составляется отдельный расходный кассовый ордер на основании как раз такого заявления (п. 6.3 Указаний № 3210-У).

Текст заявления составляется в произвольной форме с обязательным указанием следующих реквизитов:

сумма денег под отчет;

срок, на который выдается подотчет;

подпись руководителя;

дата написания заявления.

На каждом заявлении сумму наличных денег и срок, на который они выдаются вписываются от руки или на компьютере, а директор просто ставит на документе свою подпись (абз. 1 п. 6.3 Указаний № 3210-У) (Приложение № 5).

В бухгалтерском учете на момент выдачи денег делают проводку:

ДЕБЕТ сч.71 КРЕДИТ сч.50 (51, 55)

— выданы сотруднику деньги под отчет.

Если человек израсходовал не всю сумму, и часть вернул в кассу. Возврат оформляется приходным кассовым ордером. И делается обратная проводка:

ДЕБЕТ сч.50 (51, 55) КРЕДИТ сч. 71

— возвращена неизрасходованная сумма подотчетных средств.

Списание израсходованных подотчетных сумм отражается по кредиту счета 71 на основании авансового отчета работника:

Дебет сч. 20 (23, 25, 26, 29, 10, 08) Кредит сч.71 — списаны расходы подотчетного лица.

Для формы авансового отчета используется стандартный бланк по форме АО-1 (Приложение № 6).

Выдачу подотчетных сумм рассматривается как выдача аванса. То есть до момента пока сотрудник не принесет авансовый отчет с подтверждающими документами, в расходы по единому налогу по УСН ничего не списывается. Выданные подотчетные суммы не уменьшают налоговую базу (п. 14 ст. 270, п. 3 ст. 273, п 2 ст. 346.17 НК РФ).

Так же страховые взносы на суммы подотчета не начисляются и НДФЛ не удерживаются (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, письмо УМНС России по г. Москве от 22.12.2003 № 27−08−70 659).

Чтобы отчитаться о потраченных деньгах, сотрудник должен принести в бухгалтерию авансовый отчет вместе с документами, подтверждающими расходы (кассовый чек, квитанция и т. п.). Сделать это нужно не позднее, чем через три рабочих дня с даты окончания срока, на который деньги были выданы. Конкретный срок выдачи средств под отчет указывается в заявлении.

По истечении срока исковой давности (три года) остаток невозвращенного аванса относят на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Операцию отражают проводкой:

ДЕБЕТ сч.94 КРЕДИТ сч.71

— отражена подотчетная сумма, не возвращенная в установленный срок.

Списанная в дебет 94 счета сумма теряет статус дебиторской задолженности.

Работодатель может принять решение не удерживать из заработной платы работника подотчетные суммы, по которым он не отчитался.

В этом случае не возвращенные сотрудником подотчетные суммы облагаются:

— страховыми взносами (письма ФСС РФ от 14.04.2015 № 02−09−11/06−5250 и Минтруда России от 12.12.2014 № 17−3/В-609);

— НДФЛ (ст. 210 НК РФ, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19.02.2014 по делу № А45−25 321/2012).

Несоблюдение сроков сдачи отчета может привести к доначислению НДФЛ. Налоговики могут посчитать, что подотчетные суммы, по которым работник не отчитался, являются его доходом (п. 8письма ФНС России от 24.12.2013 № СА-4−7/23 263).

Задолженность работника перед работодателем не отвечает критериям дохода, установленным статьей 40 Налогового кодекса, а также не относится к объекту обложения страховыми взносами в соответствии с частью 1статьи 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ. С суммы задолженности не удерживается НДФЛ, и она не облагается страховыми взносами.

Если установленные сроки прошли, а сотрудник так и не вернул деньги, вся сумма выданного аванса переходит в разряд просроченной дебиторской задолженности.

С этого момента она облагается налогом на доходы физических лиц, страховыми взносами во внебюджетные фонды, в том числе на случай травматизма.

Погасить дебиторскую задолженность можно следующими способами:

1) работник составляет авансовый отчет и представляет оправдательные документы, подтверждающие использование подотчетного аванса на цели, согласованные с руководителем;

2) работник не отчитался, но добровольно вернул деньги компании;

3) работодатель по своей инициативе удерживает задолженность из заработка работника;

4) работодатель простил долг работнику.

Чтобы удержать деньги из зарплаты работника, надо соблюсти несколько условий, установленных нормами статей 137 и 138 Трудового кодекса.

Во-первых, решение об удержании невозвращенной подотчетной суммы необходимо принять в течение одного месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных денег (ч.2 и 3 ст. 137 ТК РФ). Оформляется данное решение приказом руководителя.

Во-вторых, необходимо, чтобы работник не оспаривал оснований и размеров удержания (ч. 3 ст. 137 ТК РФ).

В-третьих, общая сумма удержаний не может превышать 20% от суммы заработной платы, оставшейся после обязательных вычетов (например, НДФЛ), то есть от суммы, причитающейся на руки (ч. 1 ст. 138 ТК РФ).

Таким образом, процесс удержания подотчетного долга может растянуться на несколько месяцев.

Итак, чтобы удержать из зарплаты работника остаток неиспользованного аванса, нужно обязательно получить его письменное согласие.

Трудовым законодательством ни форма согласия, ни момент его получения не определены.

В ООО «Ваше решение» соблюдение этого условия подтверждается собственноручной надписью работника на приказе об удержании: «С приказом ознакомлен, с суммой и основанием удержания согласен». Рядом работник расписывается и ставит дату.

На предприятии разработаны локальные нормативные акты, регулирующие взаимоотношения с работниками по различным трудовым вопросам, например по оплате труда, по командировкам, по расчетам с подотчетными лицами (ч. 2 ст. 5 ТК РФ).

В частности, в положении о расчетах с подотчетными лицами оговорены следующие моменты:

— срок, на который выдается подотчетный аванс. Его длительность составляет 15 рабочих дней;

— срок возврата неиспользованного остатка подотчетных сумм. В течение пяти рабочих дней со дня утверждения авансового отчета;

— при непредставлении в установленный срок авансового отчета без уважительной причины (временная нетрудоспособность) выданный аванс подлежит возврату в полной сумме в сроки, предусмотренные данным положением;

— в случае нарушения работником срока возврата неиспользованных подотчетных сумм задолженность удерживается из его зарплаты с соблюдением норм статьи 138 Трудового кодекса.

С положением по расчетам с подотчетными лицами, содержащим такие нормы, ознакомлены все подотчетные лица под роспись.

Для соблюдения трудового законодательства недостаточно установить в локальном нормативном акте норму об удержании из зарплаты неиспользованных подотчетных сумм, нужно еще иметь согласие работника (Приложение № 7).

Если работодатель вовремя удержал из зарплаты сотрудника задолженность по подотчетным суммам, не возникает объекта обложения:

— страховыми взносами в ПФР и ФСС РФ (письмо ФСС РФ от 14.04.2015 № 02−09−11/06−5250,письмо Минтруда России от 12.12.2014 № 17−3/В-609);

— НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ).

Работник может представить в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами, когда компания уже начислила страховые взносы на невозвращенные им подотчетные суммы.

В день представления авансового отчета бухгалтер вправе произвести перерасчет базы для начисления взносов и сумм начисленных и уплаченных страховых взносов (письма ФСС РФ от 14.04.2015 № 02−09−11/06−5250 и Минтруда России от 12.12.2014 № 17−3/В-609).

2.3 Учет расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

Под служебным поручением понимается задание командируемому работнику на выполнение определенной работы (совершение определенных действий).

Под служебным поручением понимается задание командируемому работнику на выполнение определенной работы (совершение определенных действий) В настоящее время при направлении работника в командировку в ООО «Ваше решение» оформляются только следующие документы:

приказ о направлении работника в командировку;

журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации.

Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки.

В случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).

В случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, содержащим сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от

25 апреля 1997 г. N 490 «Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации» .

При отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).

Табл. 1 — Документы, подтверждающие срок фактического пребывания работника в командировке Работнику, направленному в служебную командировку, полагаются следующие выплаты:

оплата дней, проведенных в командировке;

суточные;

возмещение понесенных в ходе командировки расходов (на проезд, на проживание и т. д.).

На основании приказа о направлении сотрудника в командировку ему выдается аванс в сумме суточных, а также предстоящих командировочных расходов. Аванс выдается как наличными из кассы, так и путем перечисления на банковскую карту сотрудника. По возвращении из командировки в течение трех рабочих дней работник представляет в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами, на основании которого происходит корректировка выданного ранее аванса: либо работнику возмещается перерасход, либо он вносит остаток неизрасходованного аванса.

Оплата труда за дни командировки начисляется работнику по итогам соответствующего месяца вместе с заработной платой за отработанные дни и выплачивается в ближайший день, предусмотренный для выплаты заработной платы.

При направлении работника в однодневную командировку (когда день выезда в командировку и день возвращения совпадают) суточные:

не выплачиваются, если командировка осуществляется в пределах РФ (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки);

НДФЛ не удерживается с сумм суточных, не превышающих 700 руб. за каждый день командировки по РФ и 2500 руб. за каждый день загранкомандировки (п. 3 ст. 217 НК РФ). Страховые взносы не начисляются на всю сумму суточных в пределах норм, установленных локальным нормативным актом организации (ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ).

Указанные расходы на командировки принимаются к налоговому учету для в ООО «Ваше решение» :

на дату утверждения авансового отчета — если расходы оплачены за счет выданного работнику аванса;

на дату выплаты возмещения работнику — если расходы оплачены работником за счет собственных средств и возмещаются ему после утверждения авансового отчета.

При выдаче работнику аванса на командировку делается следующая запись:

ДЕБЕТ сч.71 КРЕДИТ сч.50−1

— выданы работнику наличные денежные средства (дорожные чеки) для оплаты командировочных расходов.

Если денежные средства для оплаты командировочных расходов зачисляются на корпоративную пластиковую карту, в учете делаются записи:

ДЕБЕТ сч.55 КРЕДИТ сч.51 (52)

— перечислены денежные средства на специальный карточный счет;

ДЕБЕТ сч.71 КРЕДИТ сч.55

— учтена сумма аванса, выданного работнику для оплаты командировочных расходов.

Порядок отражения в учете расходов командированного работника зависит от цели командировки.

Если работник израсходовал в командировке сумму, большую, чем выданный аванс, то эту сумму ему необходимо возместить. Такую операцию отражают записью:

ДЕБЕТ сч.71 КРЕДИТ сч.50−1

— возмещены работнику затраты по командировке, превышающие ранее выданный аванс.

Если работник возвращает суммы неизрасходованного аванса в кассу организации, делается запись:

ДЕБЕТ сч.50−1 КРЕДИТ сч.71

— оприходованы денежные средства, не израсходованные работником и возвращенные в кассу организации.

Если работник не израсходовал аванс и не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу организации:

ДЕБЕТ сч.94 КРЕДИТ сч.71

— отражена сумма невозвращенного аванса.

В дальнейшем сумма неизрасходованного аванса может быть удержана из заработной платы работника:

ДЕБЕТ сч.70 КРЕДИТ сч.94

— удержана сумма неизрасходованного аванса из зарплаты работника.

При невозможности удержания из оплаты труда неизрасходованного аванса делается проводка:

ДЕБЕТ сч.73 КРЕДИТ сч.94

— отражена задолженность работника в сумме невозвращенного аванса.

Заключение

По итогам проведенного исследования можно сделать следующие выводы.

В процессе своей финансово — хозяйственной деятельности предприятия и организации практически постоянно сталкиваются с необходимостью производить расчеты наличными деньгами (не связанные с выплатой заработной платы) как с юридическими, так и с физическими лицами. Денежные средства для этих целей, как правило, выдаются под отчет сотрудникам, состоящим в штате предприятия. Целевое использование полученных под отчет наличных денежных средств должно быть подтверждено документально.

Для рассмотрения особенностей организации и учета расчетов с подотчетными лицами были использован практический учетный материал предприятия ООО «Ваше решение» .

Основными направлениями деятельности данного предприятия являются юридический и бухгалтерский аутсорсинг.

Осуществление указанной деятельности неизбежно связано с необходимостью осуществлять ряд текущих расчетов через подотчетных лиц, а также командировок сотрудников по России. Поэтому данная группа внутренних расчетных операций объективно занимает существенное место в финансово-хозяйственной деятельности производственного предприятия.

Для обеспечения текущей деятельности ООО «Ваше решение» именно через подотчетных лиц оплачивается достаточно большое количество различных видов хозяйственных расходов: приобретение канцтоваров, оплата ГСМ, мобильной связи, специальной литературы и т. д. В связи с этим сотрудники ООО «Ваше решение» по расчетам в подотчетными лицами вынуждены решать целый комплекс задач, связанных со своевременным и точным отражением в учете движения наличных денежных средств, а также обеспечением их сохранности.

Учет расчетов с подотчетными лицами только на первый взгляд кажется самым простым разделом бухгалтерского учета. Помимо составления корреспонденции счетов здесь необходимо контролировать правильность оформления денежных документов, и осуществлять постоянный контроль за соблюдением кассовой дисциплины, целевым использованием наличных денежных средств, полученных из банка. Кроме того, денежные расчеты всегда были привлекательны для совершения различных махинаций.

А именно рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Определены основные направления расходования подотчетных сумм: на хозяйственные нужды, на командировочные и представительские расходы.

Рассмотрены основные первичные документы и нормативные акты, применяемые в оформление расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

Основным первичным документом, отражающим расчеты с подотчетными лицами, является авансовый отчет. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71.

Основные ошибки, возникающие на предприятиях при оформлении расчетов с подотчетными лицами, связаны с несоблюдением норм оформления оправдательных документов, подтверждающих расходы подотчетного лица; отсутствием необходимых первичных документов регламентирующих суммы произведенных расходов, а также правомерности подотчетного лица совершать данные расходы, что ведет к сознательным или случайным ошибкам в определении налогооблагаемой базы при расчете налогов на прибыль, НДС, НДФЛ.

1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 13.07.2015)

2. «Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях» от 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от 13.07.2015, с изм. от 14.07.2015) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.10.2015)

3. «Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая)» от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 13.07.2015) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.10.2015),

(часть вторая)" от 26.01.1996 N 14-ФЗ (ред. от 29.06.2015) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.07.2015)

4. «Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая)» от 31.07.1998 N 146-ФЗ (ред. от 13.07.2015), (часть вторая)" от 05.08.2000 N 117-ФЗ (ред. от 13.07.2015)

5. Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 04.11.2014) «О бухгалтерском учете»

6. Федеральный Закон от 30.12.2008 г. № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности»

7. Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н (ред. от 24.12.2010) «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 27.08.1998 N 1598)

8. Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н (ред. от 08.11.2010) «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению»

9. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности, утвержден приказом Минфина РФ № 94н от 31.10.2000 г. (с изменениями)

10. «Об утверждении положений по бухгалтерскому учету» (вместе с «Положением по бухгалтерскому учету „Учетная политика организации“ (ПБУ 1/2008)», «Положением по бухгалтерскому учету „Изменения оценочных значений“ (ПБУ 21/2008)») (Зарегистрировано в Минюсте России 27.10.2008 N 12 522)

11. «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету „Бухгалтерская отчетность организации“ (ПБУ 4/99)»

12. Положение по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль» ПБУ

13. Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 03.02.2015) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (Зарегистрировано в Минюсте России 23.05.2014 N 32 404)

14. Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет»

15. Основная литература

16. Березкин И. В. Служебные командировки: оформление и расчеты. — М.: Налоговый вестник, — 2015. — 135 с.

17. Волков, Н. Г. Практическое пособие по бухгалтерскому учету. — М.: Бухгалтерский учет, 2014. — 440 с.

18. Кондраков Н. П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие.- 4-е изд., перераб. и доп.- М.: ИНФРА — М., 2014 — 654 с.

19. Подольский В. И. Аудит: Учебник для вузов / Под ред. проф. Подольского В. И. — 2-е изд., перераб. и доп. М.: ЮНИТИ-ДАНА", 2014. — 650 с.

20. Заровнядный И. А. Как избежать сложностей, покупая товары через подотчетников // Главбух. — 2015. — № 9. — С.23−26.

21. Карасева Н. А. Как возместить расходы работнику // Практическая бухгалтерия. — 2015. — № 5. — С.19−23.

22. Курилова О. А. Расчеты с подотчетными лицами (типичные ошибки) // Московский бухгалтер. — 2015. — № 1. — С.10−14.

23. Петров А. В. Под отчет без ошибок // Практическая бухгалтерия. — 2014. — № 9. — С.17−19.

24. Полякова М. С. Подотчет «наоборот»: будьте осторожны! // Российский налоговый курьер. — 2014. — № 20. — С.9−10.

25. Спицин М. А. Использование корпоративных пластиковых карт в рганизации // Финансовая газета. — 2014. — № 22. — С.13.

26. Тарасов Д. А. НДС при расчетах с подотчетными лицами // Финансовая газета. — 2015. — № 7. — С.15−116.

27. Феоктистов И. А. Командировочные расходы. Отражение в налоговом учете // Главбух. — 2015. — № 13. — С.17−20.

28. Хохлова О. Ю. Выплачиваем суточные по всем правилам // Учет. Налоги. Право. — 2014. — № 29. — С.12−15.

29. Шишкоедова Н. Н. Командировки сотрудников // Главбух. — 2015. — № 3- С.21−26.