Организация документооборота

• Введение
• Глава 1. Описание предметной области
• 1.1 Описание предметной области ООО «Лазком»
• 1.2 Разработка функциональной модели системы средствами BPwin
• Глава 2. Проектирование системы с использованием платформы «1с: документооборот»
• 2.1 Базовые понятия и основные задачи, решаемые системами документооборота
• 2.2 Общая характеристика и возможности «1С: Документооборот 8»
• 2.3 Разработка пользовательского интерфейса и первоначальная настройка электронного документооборота ООО «Лазком»
• 2.4 Конфигурирование основных документов и бизнес-процессов предприятия ООО «Лазком»
• Заключение
• Список литературы

Деятельность фирмы включает в себя совокупность бизнес-процессов, которые имеют свойство к неоднократному повторению. Широкое распространение компьютерных технологий за последнее время в сфере управления обусловлено стремлением предприятий соответствовать общественным тенденциям, в которых информационно-технологическому аспекту ведения бизнеса уделяется значительное внимание. Информатизация и бизнес-процессов стала неотъемлемой частью современно общества и любой деятельности фирмы. Информатизация и автоматизация бизнес-процессов выведет предприятие на более новую ступень развития за счет уменьшения издержек производства, сокращения времени на выполнение производственных операций, процессы будут качественными, что позволит в дальнейшем предприятию получить прибыль за счёт улучшения своих процессов.

В последние несколько лет информационные технологии развиваются очень активно и получают все более широкое распространение и применение. Это связано с тем, что объем информации, которая обрабатывается и используется предприятием в процессе его функционирования, постоянно возрастает, а текущая информация обновляется. В наши дни трудно представить себе предприятие, которое обошлось бы без информационной системы, которая должна облегчить работу персонала организации.

Автоматизация документооборота позволяет вывести организацию на новый уровень развития, а также повысить уровень материально-технического оснащения организации Заказчика. Исходя из реалий нашего времени, можно сделать вывод о том, что традиционная форма ведения документооборота устарела и должна быть заменена на электронную форму документооборота.

Целью курсовой работы является проектирование системы электронного документооборота бухгалтерии ООО «Лазком».

В процессе работы в соответствии с поставленной целью были выделены следующие задачи:

? обследование предметной области;

? разработка функциональной модели системы средствами BPwin;

? обоснование выбора среды разработки программного продукта;

? адаптация системы с помощью «1С: Документооборот 8.2».

Объектом исследования является производственное предприятие ООО «Лазком».

Предметом исследования является документооборот бухгалтерии.

Для достижения поставленной цели были поставлены следующие задачи:

? исследовать предметную область

? разработать функциональную модель средствами BPwin

? обосновать выбор среды разработки программного продукта

? разработать систему электронного документооборота в среде 1c: документооборот

Методологическую основу составляют методы структурно и функционального проектирования, основанные на использовании методологий IDEF0, DFD, 1C: Документооборот.

Для проектирования системы и выявления бизнес-процессов, нуждающихся в автоматизации, были использованы исследовательские методы сравнения и моделирования. Чтобы получить первичную информацию использовался экспертный метод. Работа велась непосредственно с экспертами изучаемой области через опрос и наблюдение.

Глава 1. Описание предметной области

1.1 Описание предметной области ООО «Лазком»

В условиях рыночных отношений предприятие является основным звеном всей экономики, поскольку именно на этом уровне создается нужная обществу продукция, оказываются необходимые услуги.

Главной целью (миссией) создания и функционирования предприятия является получение максимально возможной прибыли за счет реализации потребителям производимой продукции (выполненных работ, оказанных услуг), на основе которой удовлетворяются социальные и экономические запросы трудового коллектива и владельцев средств производства.

Общество с ограниченной ответственностью «Лазком» руководствуется в своей деятельности Конституцией Приднестровской Молдавской Республики, Гражданским Кодексом Приднестровской Молдавской Республики, Законом Приднестровской Молдавской Республики, а также настоящим Уставом и Учредительным договором Общества.

Местонахождение Общества: ________

Почтовый адрес: индекс _____________

Учредителем данного Общества является ______________ =. Общая стоимость вклада рублей.

Деятельность предприятия упорядочивают многочисленные юридические акты, основными из которых являются: Конституция Приднестровской Молдавской Республики, Законом Приднестровской Молдавской Республики «Об обществах с ограниченной ответственностью», уставом предприятия.

Законом Приднестровской Молдавской Республики «Об обществах с ограниченной ответственностью» определяется порядок создания, регистрации, ликвидации и реорганизации предприятия.

Согласно существующему законодательству предприятие может создаваться собственником или по решению трудового коллектива; в результате принудительного разделения другого предприятия в соответствии с антимонопольным законодательством; в результате выделения из состава действующего предприятия одного или нескольких структурных подразделений, а также в других случаях.

Управление предприятием осуществляется в соответствии с уставом на основе сочетания прав собственника и принципов самоуправления трудового коллектива. Собственник может делегировать свои права по управлению предприятием совету предприятия либо другому органу, предусмотренному уставом предприятия и представляющему интересы собственника и трудового коллектива.

Имущество предприятия составляют основные фонды и оборотные средства, а также иные ценности, стоимость которых отражается в балансе предприятия. Источниками его формирования являются:

? денежные и материальные взносы учредителей

? доходы от основной и других видов деятельности

? доходы от ценных бумаг; кредиты банков и других кредиторов

? капитальные вложения и дотации из бюджетов

? поступления от разгосударствления и приватизации собственности

? безвозмездные или благотворительные взносы предприятий, организаций и граждан и иные источники.

Обобщающим показателем финансовых результатов хозяйственной деятельности предприятия согласно Закону Приднестровской Молдавской Республики «Об обществах с ограниченной ответственностью», является прибыль (доход), порядок использования которой определяет собственник.

Предприятие самостоятельно определяет фонд оплаты труда без ограничения его роста со стороны государственных органов, минимальный размер оплаты труда наемных работников (не может быть меньше черты малообеспеченности, устанавливаемой законодательством ПМР), устанавливает формы, системы и размеры оплаты труда и другие виды доходов работников.

Предприятие несет ответственность за нарушение договорных обязательств, кредитно-расчетной и налоговой дисциплины, требований к качеству продукции, за загрязнение окружающей среды. Предприятие должно обеспечивать безопасность производства, санитарно-гигиенические нормы и требования по защите здоровья его работников, населения и потребителей продукции.

Главной целью предприятия является извлечение прибыли.

Предметом деятельности является:

? Удовлетворение потребностей народного хозяйства и населения в продукции, работах и услугах Общества.

? Создание благоприятных трудовых, социальных, экономических и производственных условий деятельности работников Общества, работ и услуг на основе достижений науки техники.

? Повышение качества продукции, работ и услуг на основе достижений науки и техники, внедрение новейшей технологии, широкое использование результатов международного разделении труда.

Общество наделено общей правоспособностью и может заниматься любой деятельностью, не запрещенной законом.

Общая структура данного предприятия включает производственную часть, в которую входят цех, где осуществляется производство продукции, и административная часть, которая осуществляет управленческую деятельность.

В состав административной части входят директор, бухгалтерия, отдел продаж. Директор осуществляет управление предприятием. В его обязанности входит поиск новых рынков сбыта и поставщиков сырья с наиболее выгодными предложениями, а так же отслеживает работу сотрудников и следит за соответствием продукции качеству и стандартам.

Бухгалтерия выполняет работу по осуществлению финансовой деятельности предприятия, которая направлена на обеспечение финансовыми ресурсами, формирование и распределение доходов и накоплений предприятия затрат на расширение производства, соцобеспечение и материальное стимулирование работников. Так же этот отдел разрабатывает и составляет планы и прогнозы производственно-экономических показателей, принимает участие в разработке и внедрению мероприятий по повышению прибыльности предприятия и улучшению продукции.

Бухгалтерия производит начисление и перечисление налогов и сборов в республиканский и местный бюджеты, внебюджетные государственные фонды, заработная плата рабочих и служащих, отчисление средств на материальное стимулирование работников предприятия. Главный бухгалтер осуществляет руководство работников бухгалтерии организации, осуществляет организацию бухгалтерского учёта, хозяйственно-финансовый деятельности и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

Отдел продаж осуществляет поиск новых рынков сбыта, ведет учет материалов и оформляет отпуск материалов для клиента. Принимает меры по своевременному заключению хозяйственных и финансовых договоров с поставщиками и потребителями продукции, расширению прямых и длительных хозяйственных связей. Осуществляет контроль над реализацией продукции.

1.2 Разработка функциональной модели системы средствами BPwin

На современном рынке CASE-средств, BPwin, разработанный фирмой Logic Works, входит в число лучших на сегодняшний день. САSЕ-средство верхнего уровня BPwin поддерживает методологии IDЕF0 (функциональная модель), IDEF3 (Workflow Diagram) и ОРД (Dataflow Diagram). Функциональная модель IDEF0 предназначена для описания существующих бизнес-процессов на предприятии — модель AS-IS и идеального положения вещейтого, к чему нужно стремиться модель TO-ВЕ. Методология IDЕF0 предписывает наст построение иерархической системы диаграмм — единичных описаний фрагментов системы.

Сначала проводится описание системы в целом и ее взаимодействия с окружающим миром — контекстная диаграмма, после чего проводится функциональная декомпозиция — система разбивается на подсистемы и каждая подсистема описывается отдельно. Затем каждая подсистема разбивается па более мелкие и так далее до достижения нужной степени детализации.

Модель в BPwin рассматривается как совокупность работ, каждая из которых оперирует с некоторым набором данных. Работа изображается в виде прямоугольников, данные — в виде стрелок. Контекстная диаграмма является вершиной древовидной структуры диаграмм и представляет собой самое общее описание системы и ее взаимодействия с внешней средой.

Моделируемая система отделена границей от внешней среды. Границей выступают механизмы, управление, входы и выходы. Вход — материaл или информация, которые используются или преобразуются работой для получения результата (выхода).

При проектировании системы ООО «Лазком» были выявлены входы — «Информационный ресурс», «Товары, закупленные у поставщиков», «Сырье», «Рабочие». Управление — правила, стратегии, процедуры или стандарты, которыми руководствуется работа.

При проектировании системы ООО «Лазком» были выявлены границы управления — «Налоговая инспекция», «Государственная Администрация», «Таможенный комитет» и «ГОСТы». Механизм — ресурсы, которые выполняют работу. Механизмами выступают «Трудовые ресурсы» и «Материально-технические ресурсы». Выход — материал или информация, которые производятся предприятием. Выходы — «Проданный товар/услуга», «Уволенный персонал» и «Документация».

Система ООО «Лазком» преобразует входы «Информационный ресурс», «Товары, закупленные у поставщиков», «Сырье», «Рабочие», а на выходы «Проданный товар или услуга», «Уволенный персонал» и «Документация». Преобразование входов в выходы осуществляется под управлением «Налоговая инспекция», «Государственная Администрация», «Таможенный комитет» и «ГОСТы», и используя механизмы «Материально-технические» и «Трудовые ресурсы» (рис. 1).

Рис. 1. Контекстная диаграмма ИС ООО «Лазком»

После описания системы в целом проведено разбиение ее на крупные фрагменты. Этот процесс называется функциональной декомпозицией, а диаграммы, которые описывают каждый фрагмент и взаимодействие фрагментов, называются диаграммами декомпозиции первого уровня (рис. 2).

Процесс декомпозиции каждого большого фрагмента системы на более мелкие и так далее происходит до достижения нужного уровня подробности описания.

В процессах, подпроцессах и действиях, осуществляемых при достижении стратегической цели — получение прибыли, участвуют следующие подсистемы ООО «Лазком» — «директор», «бухгалтерия», «отдел продаж», «склад», «производственный цех». Информационная система ООО «Лазком» разбивается на пять подсистем, каждая из которых отображает бизнес-процессы структурных подразделений предприятия, которые взаимодействуют между собой. Подсистемам соответствует следующие виды работ структурных подразделений.

Подсистема «Директор» осуществляет управление предприятием. В его обязанности входит поиск новых рынков сбыта и поставщиков сырья с наиболее выгодными предложениями, а так же отслеживает работу сотрудников и следит за соответствием продукции качеству и стандартам.

Подсистема «Бухгалтерия» выполняет работу по осуществлению финансовой деятельности предприятия, которая направлена на обеспечение финансовыми ресурсами, формирование и распределение доходов и накоплений предприятия, финансирование затрат на расширение производства, соцобеспечение и материальное стимулирование работников.

Подсистема «Отдел продаж» осуществляет поиск новых рынков сбыта, ведет учет материалов и оформляет отпуск материалов для клиента. Принимает мер по своевременному заключению хозяйственных и финансовых договоров с поставщиками и потребителями продукции, расширению прямых и длительных хозяйственных связей. Осуществляет контроль реализации продукции.

Рис. 2. Диаграмма декомпозиции первого уровня ИС ООО «Лазком»

На диаграмме декомпозиции второго уровня работы «Бухгалтерия» (рис. 3) отражаются основные работы деятельности бухгалтерии и их взаимосвязи. Декомпозиция работы «Бухгалтерия» была проведена с целью проектирования основного функционального назначения данного отдела.

«Бухгалтерия» была разбита на подсистемы «Ведение бухгалтерского учета», «Расчет заработной платы», «Прием на работу и увольнение», «Оформление отчетности». На входе диаграммы декомпозиции второго уровня «Бухгалтерия» находятся акты о произведенной продукции, расходные накладные и ТТН, отчеты об отгруженной продукции, рабочие, утвержденная документация. На выходе соответственно уволенные сотрудники, сформированная документация, полная финансовая и хозяйственная отчетность.

Рис. 3. Диаграмма декомпозиции второго уровня «Бухгалтерия»

На диаграмме потоков данных показываются работы, которые входят в состав описываемого бизнес-процесса, а также показываются входы и выходы каждой из работ. Данные входы и выходы представляют информационные, либо материальные потоки. При этом выходы одной работы могут являться входами для других.

На диаграмме DFD «Оформление расходного документа» (рис.4), отражены работы, которые входят в состав описываемого бизнес-процесса «Формирование расходного документа», а также показываются входы и выходы каждой из работ. Диаграмма «Оформление расходного документа» показывает движение материальных и информационных потоков без учета временной последовательности работ «Формирование расходной накладной», «Выписка ТТН». Внешней сущностью являются «Бухгалтер» другие элементы диаграммы являются хранилищами данных. При формировании расходной накладной необходимо владеть такой информацией, как наименование товара, количество товара, сумма проданного или отправляемого товара, а так же должны быть учтены нормы и стандарты.

Рис. 4. Модель потоков данных процесса «Оформление расходного документа»

Для построения процесса «Формирование расходной накладной» использовалась методология IDEF3 (Woгkflow diagramming). С ее помощью описаны сценарии действий сотрудников учреждения. Методология IDEF3 дает возможность аналитикам описать ситуацию, когда процессы выполняются н определенной последовательности, а также описать объекты, участвующие совместно в одном процессе. Окончание одной работы служит сигналом к началу нескольких работ, или же одна работа для своего запуска ожидает окончания нескольких работ.

Инициатором процесса (рис.5) выступает работа «Подача заявки на приобретение товара, услуги». Внешней сущностью по отношению к процессу выступает «Клиент». Заявка может бить подана одним из двух вариантов либо лично, либо по телефону. Заявка поступает на рассмотрение, если товар есть в наличии, то бухгалтером в 1С вносятся соответствующие данные, такие как наименование товара, вид товара, заказываемое количество, цена. На основании введенных данных программой формируется накладная, которая поступает на печать.

Рис. 5. Формирование расходного документа

Глава 2. Проектирование системы с использованием платформы «1с: документооборот»

2.1 Базовые понятия и основные задачи, решаемые системами документооборота

Документы — это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки задач. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы[5].

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение, использование документации, справочная работа. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях — полностью парализовать работу организации.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Это непрерывный процесс, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учёта.

Автоматизация документооборота позволяет существенно повысить управляемость хранением и движением практически любых типов информации в организации, обеспечить прозрачность и управляемость процессами организации и вывести на качественно новый уровень контроль их выполнения сотрудниками.

Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку.

Электронный документ — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата[7].

Основные принципы электронного документооборота:

? однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы;

? возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения;

? непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса);

? единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов;

? эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём;

развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Основные преимущества внедрения электронного документооборота:

? сокращение финансовых и временных издержек по созданию и обработке документов;

? эффективная организация документооборота дает повышение оперативности деятельности подразделений и служб компании;

? интеграция информации, содержащей данные в различных документах, для принятия руководством оперативных и обоснованных управленческих решений;

? создание условий для перехода от рутинного бумажного документооборота к перспективной безбумажной (электронной) технологии;

? оптимизацию бизнес-процессов связанных с делопроизводством и документооборотом на предприятии.

Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария[8].

2.2 Общая характеристика и возможности «1С: Документооборот 8»

«1С: Документооборот 8» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации. Программный продукт «1С: Документооборот 8», разработанный на новой технологической платформе «1С: Предприятие 8», является преемником программного продукта «1С: Архив 3», который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначена для автоматизации документооборота[9].

«1С: Документооборот 8» позволяет реализовать следующие возможности:

? упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;

? сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;

? повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.)

Программа работает на платформе «1С: Предприятие 8» и обеспечивает выполнение следующих операций:

? хранение любых документов;

? ограничение прав доступа к документам;

? коллективная работа с документами;

? хранение и контроль версий;

? выдача и контроль поручений;

? отчетность;

? работа с системой через веб-браузер.

Система позволяет работать с документами любых типов. Для просмотра или редактирования документов используются приложения, установленные на локальном компьютере. Текстовые документы редактируются непосредственно в 1С: Предприятии без вызова каких-либо внешних приложений:

? структура разделов.

? права доступа.

? автоматическое хранение версий.

? полнотекстовый поиск.

? рецензирование документов.

? рабочий стол.

? дополнительные свойства.

? выдача поручений.

? бизнес-процессы.

? поручение с контролем.

? согласование.

«1С: Документооборот 8» в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

? централизованное безопасное хранение документов,

? оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,

? регистрация входящих и исходящих документов,

? просмотр и редактирование документов,

? контроль версий документов,

? полнотекстовый поиск документов по их содержанию,

? работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудиои видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т. д.,

? коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,

? маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,

? автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,

? учет и контроль рабочего времени сотрудников.

«1С: Документооборот 8» разработан на технологической платформе «1С: Предприятие 8», которая обеспечивает высокую гибкость, настраиваемость, масштабируемость, производительность и эргономичность прикладных решений, поддерживает работу в режиме тонкого и веб-клиента, работу пользователей через Интернет, в том числе и по низкоскоростным каналам связи.

Платформа «1С: Предприятие 8» поддерживает работу в файловом режиме, а также с различными СУБД: Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database. Сервер «1С: Предприятия 8» может функционировать как в среде Microsoft Windows, так и в среде Linux. При внедрении это обеспечивает возможность выбора архитектуры, на которой будет работать система, и возможность использования открытого программного обеспечения для работы сервера и базы данных.

Конфигурация является универсальной и легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретного коммерческого предприятия или бюджетного учреждения.

2.3 Разработка пользовательского интерфейса и первоначальная настройка электронного документооборота ООО «Лазком»

Интерфейс «1С: Документооборот 8.2» настраивается под типы пользователей. Можно просмотреть список работающих в системе пользователей.

На закладке «Данные предприятия» указано наименование библиотеки и руководитель. В разделе «Персональные настройки» произведена настройка работы основного рабочего каталога и настройка сканирования.

В справочнике «Пользователи» зарегистрировано 4 пользователя, предварительно включенные в группы доступа, а также описаны права доступа для каждого пользователя информационной базы (рис.6).

Рис. 6. Экранная форма администрирования пользователей системы

Программа обеспечивает коллективный доступ сотрудников к файлам как для просмотра, так и для редактирования с использованием разграничения прав доступа и механизма версионирования файлов. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.

Права доступа к папкам файлов настраиваются администратором или пользователем, имеющим право на управление правами той или иной папки (Рис.7).

Рис. 7. Форма назначения прав доступа пользователя информационной базы

Для каждого пользователя был построен индивидуальный рабочий стол, обеспечивающий быстрый доступ ко всем необходимым документам, спискам, отчетам и т. д. Пользователю предоставляется возможность в любой момент просмотреть список порученных ему задач в списке «Мои задачи». Список автоматически загружается при запуске программы. Кроме того, пользователь получает уведомление о необходимости выполнить задачу по электронной почте (рис.8).

Рис. 8. Рабочий стол пользователя

Структура предприятия определена на вкладке «Структура предприятия» панели навигации раздела «Настройка и администрирование». Структура предприятия — это иерархический список подразделений, который используется для задач электронного документооборота, при адресации бизнес-процессов (рис. 9).

Рис. 9. Структура предприятия ООО «Лазком»

Дополнительные свойства (реквизиты и сведения) настраиваются администратором либо пользователем, ответственным за нормативно-справочную информацию. Возможна индивидуальная настройка дополнительных свойств для каждого типа (входящие, исходящие, внутренние) или вида документа. Для привязки свойств к данным используются наборы свойств (Рис. 10).

Рис. 10. Дополнительные свойства справочника «Внутренние документы»

2.4 Конфигурирование основных документов и бизнес-процессов предприятия ООО «Лазком»

«1С:Документооборот 8» позволяет вести учет официальных документов предприятия. Принципы учета, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, отечественной и международной делопроизводственной практике.

Работа ведется с тремя типами документов:

? входящие

? исходящие

? внутренние

В программе ведутся отдельные списки видов для входящих, исходящих и внутренних документов. Вид является важной характеристикой документа. Он определяет:

? нормативный срок исполнения документов

? маршруты обработки документов

? правила формирования регистрационного номера

Рис. 11. Виды документов

К документу любого типа можно присоединить один или несколько файлов (например, фотографии, отсканированное изображение бумажного документа).

Исходящие документы — это акты, накладные, счета, договоры и множество других документов, которые являются официальными документами, отправляемыми из организации. Такие документы необходимы для ведения бухучета и формирования бухгалтерской отчетности (рис.11).

Рис. 12. Исходящие документы

Присвоение регистрационного номера исходящему документу выполняется секретарем или другим ответственным лицом после согласования и утверждения (Рис. 12).

В «1С:Документообороте 8» поддерживается гибкая система генерации регистрационных номеров документов в зависимости от даты, вида документа, корреспондента (для входящих и исходящих документов) и подразделения. Каждому виду документов может быть назначен свой собственный нумератор.

На новый документ автоматически заводится учетно-регистрационная карточка. Пользователь может самостоятельно настроить внешний вид карточки и набор ее полей для каждого вида документа. Дополнительные поля можно как добавлять, так и удалять. Карточка документа может быть выведена на печать (рис.13).

Также автоматизирована работа с обычными файлами, которые возникают в рабочем порядке в процессе ежедневной деятельности организации, например, проектные материалы, черновики, результаты обсуждений и другие. Помимо официальных документов, программа «1С:Документооборот 8» позволяет работать с файлами любых типов:

? офисные документы

? изображения

? тексты

? аудиои видеофайлы

? архивы

? файлы систем проектирования и другие

Рис. 13. Карточка документа расходный кассовый ордер

В программе предусмотрена возможность регистрации входящих документов как от юридических, так и от физических лиц, в соответствии с отечественными традициями делопроизводства и действующими ГОСТами (Рис. 13).

Обычная схема обработки входящего документа:

? первичная регистрация входящего документа

? рассмотрение

? исполнение

«1С:Документооборот 8» позволяет создавать новые файлы с помощью заранее подготовленных шаблонов. Папки и файлы, созданные вне программы, могут быть целиком перенесены в информационную базу «1С:Документооборота 8».

Рис. 14. Карточка входящего документа

С помощью карточки любого входящего или исходящего документа можно ознакомиться со всей историей переписки по корреспондентам (Рис. 14).

В программе «1С: Документооборот 8.2» реализованы бизнес-процессы следующих видов:

? рассмотрение

? исполнение

? согласование

? утверждение

? регистрация

? ознакомление

? поручение

Каждый бизнес-процесс по мере прохождения этапов создает задачи, адресованные определенным пользователям. Так, например, бизнес-процесс «Ознакомление» сначала сформирует задачу «Ознакомиться» для исполнителя, а после этого исполнитель фиксирует ознакомление этой задачи (Рис. 15).

Рис. 15. Карточка бизнес-процесса «Ознакомление»

Рис. 16. Карточка ознакомления на рабочем столе исполнителя

Можно назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждении роли Директор, и программа автоматически передаст соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль — самому директору или его заместителю (Рис. 16).

Бизнес-процесс «Поручение» сначала сформирует задачу «Выполнить поручение» для исполнителя (рис.17), а после того, как исполнитель зафиксирует выполнение этой задачи (рис.18), — задачу «Проверить выполнение» для инициатора бизнес-процесса (рис. 19).

Рис. 17. Карточка бизнес-процесса «Поручение»

Рис. 18. Карточка поручения на рабочем столе исполнителя

Рис. 19. Карточка проверки поручения на рабочем столе инициатора бизнес-процесса

Для каждого бизнес-процесса в программе заводится карточка, из которой пользователь может вызвать наглядную блок-схему бизнес-процесса. Выполнение этапов бизнес-процесса будет отражаться на блок-схеме. С ее помощью создатель бизнес-процесса в любой момент может выяснить, на каком этапе находится его выполнение и кто из сотрудников уже выполнил свою задачу, а кто нет (рис.20).

Рис. 20. Блок-схема маршрута бизнес процесса

Также в системе возможно создание блок-схемы маршрута бизнес процесса. Они описывают бизнес-логику в карте маршрута и управляют жизненным циклом созданных бизнес-процессов (экземпляров) от момента старта до момента завершения. Необходимым свойством описания бизнес-процесса является связь с задачей, которая задает систему адресации и позволяет проектировать карты маршрута в соответствии с поддерживаемой в прикладном решении организационной структурой.

Заключение

В современных условиях для эффективной деятельности бухгалтерии необходимо вводить системы электронного документооборота, что позволит вывести предприятие на новый уровень развития. Повысится эффективность работы с документами, повыситься скорость реагирования на изменение ситуаций и сократятся операционные циклы, как результат улучшиться качество управления. Электронный документооборот также обеспечивает необходимую прозрачность любого из процессов бухгалтерии: руководители всегда могут посмотреть, на какой стадии находится бухгалтерский процесс, и внести соответствующие коррективы.

Было проведено обследование предметной области, на основании которого, выявлены и описаны основные информационные потоки. Средствами Bpwin были спроектированы процессы документооборота, а средством 1С: Документооборот создана функциональная модель системы электронного документооборота ООО «Лазком»

Формирование функциональной модели позволит улучшить работу отдела при помощи оптимизации бизнес-процессов, выявления узких мест системы, регламентации и упрощения доступа сотрудников к нужной информации, что позволит изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы. В результате выполнения работы достигнута цель — спроектирована электронного документооборота производственного предприятия ООО «Лазком».

электронный документооборот пользовательский интерфейс

1) Закон № 621 от 9 декабря 2006 г. «Об утверждении единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих».

2) Автоматизированные системы. Стадии создания ГОСТ 34.601−90

3) Виды, комплектность и обозначение документов при создании АС ГОСТ 34.201−89.

4) Техническое задание на создание Автоматизированной системы ГОСТ 34.602−89.

5) Демидова А. К., Смирнов Э. Л. Русская коммерческая корреспонденция. — М.: Русский язык, 1985.

6) Денисов В. Word 97 c самого начала. — СПб: Питер, 1997.

7) Иритикова В. С. Приказ по личному составу//Секретарское дело. — 1997. — № 1 — С. 20−27

8) Кузнецова Т. В. «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003.

9) Кудрявцев В. А. и коллектив авторов «Организация работы с документами»: учебник — М.: ИНФРА-М, 1998

10) Кузнецова Т. В. и др. Секретарское дело /Т. В. Кузнецова, Г. А. Серова, В. И. Андреева, Н. А. Литвинцева. — М.: журн. «Секретарское дело», 1996. — 490 с.: им. — (Специальный выпуск Журнала «Секретарское дело»).

11) Скодорова Л. К. Курс лабораторных работ по изучению среды BPwin. — 365с.