Подготовка проекта приказа или распоряжения

При подготовке проекта специалист (или разработчик) подготавливает именно проект, а не документ. Проект не имеет юридической силы, и, чтобы проект распорядительного документа стал приказом или распоряжением, он должен пройти процедуру согласования и подписания. Кроме того, после подписания необходима регистрация документа.

Проект приказа или распоряжения готовится специалистом или специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства предприятия должна создаваться временная комиссия или назначаться группа работников для подготовки проекта.

Оформляются проекты приказов и распоряжений в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 6.30−2003). Некоторые приказы и распоряжения по личному составу должны оформляться на основании ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». ГОСТ Р 6.30−2003 носит рекомендательный характер для всех организаций, кроме федеральных органов исполнительной власти. Несмотря на это, четкое исполнение его положений говорит о высокой культуре документирования информации и работы с документами.

Проекты приказов и распоряжений печатаются на бланках формата А4 (210 Ч 297 мм), расположение реквизитов на них может быть угловым или продольным. Обычно для приказа и распоряжения разрабатываются специальные бланки. Согласно ГОСТу Р 6.30−2003 они носят название «бланков конкретных видов документов». Такие бланки (кроме письма), в зависимости от учредительных документов организации, включают в себя следующие реквизиты:

Государственный герб РФ (или герб субъекта РФ, или эмблема организации, или товарный знак — знак обслуживания);

наименование организации;

наименование вида документа;

место составления или издания документа;

ограничительные отметки для реквизитов:

дата документа;

регистрационный номер документа.

В соответствии с ГОСТом Р 6.30−2003 бланк должен иметь размеры полей не менее:

• 20 мм — левое;
• 10 мм — правое;
• 20 мм — верхнее;
• 20 мм — нижнее.

Левое поле используется для подшивки документа в дело, поэтому при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения (к которым относятся приказы и распоряжения) лучше установить левое поле в диапазоне 30−35 мм, а не 20 мм.

Таблица Обязательные реквизиты приказа и распоряжения.

Если у коммерческой организации нет эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания), то данный реквизит не оформляется.

Особенности оформления проектов приказа и распоряжения.