Современные средства оперативного хранения документов
При изменении наименования фирмы в течение года на обложке дела подписывается новое название, прежнее заключается в скобки. Документы постоянного и временного хранения подшиваются в твердую обложку. Листы нумеруются в верхнем правом углу простым карандашом, не задевая текста документа. Готовый документ нумеруется как один лист. В конце делается заверительная надпись по установленной форме… Читать ещё >
Современные средства оперативного хранения документов (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
Документы из бумаги хранятся в лотках на рабочих столах.
Рис. 2. Лотки для документов.
Архивные коробки предназначены как для оперативного, так и для длительного хранения документов.
Рис. 3. Архивные коробки
Офис сшивка предназначается, как правило, для неиспользуемой накопившейся документации, с последующим перемещением в лотки, рис. 4.
Рис. 4.
Папка на резинках, позволяет быстро найти нужный документ.
Рис. 5. Папка на резинках
Архивная папка с завязками, позволяет быстро увидеть все документы во время открытия.
Рис. 6. Архивная папка с завязками
Оперативное хранение документов, как правило, происходит с помощью архивных коробок, архивных папок и папок на резинках. Документы максимально защищены и максимально оптимизированы.
Электронные документы и документы на носителях обычно хранятся на дискетах, флэш картах и других носителях. Также для таких документов существует специальная служба хранения. На каждый носитель заводится учетная карточка куда вносятся: код документа, регистрационный номер, краткое содержание, дата создания, срок хранения, код регистрации, вид носителя, место хранения и другое. Выдача электронных документов осуществляется по актам приема-выдачи с сопроводительным письмом. Обеспечение сохранности документов в структурных подразделениях. Документы для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в «Основных правилах работы ведомственных архивов» и «Государственной системе документационного обеспечения управления».
Обработка включает:
Проведение экспертизы и практической ценности документов, оформление дел;
Составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.
При изменении наименования фирмы в течение года на обложке дела подписывается новое название, прежнее заключается в скобки. Документы постоянного и временного хранения подшиваются в твердую обложку. Листы нумеруются в верхнем правом углу простым карандашом, не задевая текста документа. Готовый документ нумеруется как один лист. В конце делается заверительная надпись по установленной форме.