Исправление ошибок, обнаруженных в первичных (сводных) учетных документах

Исправления в первичном учетном документе разрешаются в случае, если это не противоречит законодательству РФ.

Ошибка зачеркивается одной чертой и над ней пишется правильная надпись, которую можно прочитать. Исправление ошибки в первичном документе оформляется надписью: «Исправлено» или «Исправленному верить» и подтверждается подписями лиц, составивших документ, и их расшифровками, с указанием даты исправления.

Для закрашивания допущенной ошибки не разрешается применять корректирующую жидкость («штрих»).

Следует учесть, что исправления вносить возможно во все первичные учетные документы, за исключением кассовых и банковских документов.

Учреждения государственного сектора должны хранить первичные учетные документы в течение установленных на законодательном уровне сроков, но не менее пяти лет после отчетного года^[1].

Руководителем учреждения обеспечивается хранение первичных учетных документов путем создания безопасных условий для их хранения и их защиты от изменений.

При наличии технической возможности учреждение может хранить первичные электронные документы в электронном виде в соответствии с законодательством РФ, контролирующим использование электронной подписи в электронных документах.

С учетом изложенного организация хранения первичных учетных документов, сформированных в виде электронного документа, подписанных простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, порядка формирования их копий, регистров бюджетного учета с приложением копий электронных документов находится в компетенции учреждения и реализуется им в рамках формирования учетной политики.

Срок хранения документов начинается с 1 января года, следующего за годом, в котором они закончены делопроизводством.

Бухгалтерские документы хранятся в архиве учреждения до окончания срока их хранения.

Обработанные первичные документы текущего месяца должны быть подшиты в хронологическом порядке к определенному учетному регистру и сопровождаться справкой для архива.

За сохранность документов, оформление и передачу их в архив несет ответственность главный бухгалтер.

Предоставление документов бухгалтерией и архивом учреждения работникам других отделов не разрешается, но в редких случаях может производиться только по согласованию с главным бухгалтером.

По истечении сроков хранения в архиве учреждения документы, подлежащие государственному и муниципальному хранению, отправляются в соответствующий архив архивного фонда РФ.

Документы, за исключением вышеназванных, уничтожаются без разрешения архивных органов при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период.

Ликвидация документов оформляется актом, разработанным учреждением самостоятельно.

В случае если в соответствии с законодательством РФ у учреждения извлекаются первичные учетные документы, главный бухгалтер или иное должностное лицо учреждения имеет право при наличии разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия, которые подшиваются учреждением в документы бюджетного учета.

Согласно КоАП РФ за грубое нарушение сроков хранения учетных документов положен административный штраф на должностных лиц в размере от 2000 до 3000 рублей.

• [1] Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».