Проведение обследования. 
Системы автоматизированного делопроизводства

Обследование — процесс сбора данных, необходимых на этапах разработки технических решений и внедрения СЭД. Анализ собранных данных позволяет формализовать бизнес-процессы в организации, разработать корпоративный стандарт управления документами (как бумажными, так и электронными), снизить риски при внедрении и эксплуатации СЭД, что приводит к уменьшению затрат на внедрение СЭД (как материальных, так и временных), к повышению вероятности успешного внедрения и эффективности промышленной эксплуатации СЭД.

Для повышения эффективности обследования необходимо предварительно спланировать работы. Желательно заранее ознакомиться со структурой организации, выявить ключевые информационные системы. На основании выбранного метода обследования оценить время, необходимое для выполнения работ. Составить план-график проведения работ, согласовать его и утвердить.

В процессе обследования изучаются применяемые в организации технологии управления документами, потоки документов, производится оценка объема производства документов и объема хранящихся документов, выявляются «узкие места» в делопроизводстве и документообороте. Также крайне важно на этом этапе оценить уровень подготовленности персонала и руководства организации, поскольку это напрямую влияет на эффективность внедрения и последующей эксплуатации СЭД.

В процессе проведения обследования может быть выявлено несовершенство существующих бизнес-процессов в организации, в частности, технологий управления документами «как есть». В этом случае необходимо разработать предложения по совершенствованию этих технологий. Должна быть также обоснована необходимость использования СЭД в организации. Если это возможно, желательно оценить затраты и ресурсы на выполнение работ по созданию СЭД.