Организация управленческого учёта в «1 С»

Сбор информации.

Три основных варианта сбора и обработки информации в программе «1С».

Первый вариант.

Данные управленческого и бухгалтерского учёта собираются и вносятся в соответствующие базы отдельно. Никаких проблем с сопоставлением данных не возникает, т.к. нет необходимости. Но данный вариант очень трудоёмок.

Второй вариант.

Данные управленческого учёта получают путём преобразования данных бухгалтерского учёта. Бухгалтерскую информацию при необходимости дополняют.

Третий вариант.

Данные бухгалтерского учёта получают из данных управленческого учёта. Ведётся параллельный раздельный учёт операций, которые в данных системах учёта различаются по содержанию.

Первый вариант чаще всего применяется в средних и мелких компаниях, где управленческим учётом занимается непосредственно финансовый директор.

При втором и третьем вариантах рабочий план счетов дополняется субсчетами и аналитическими признаками для учёта операций управленческого учёта. В такой ситуации вводить основную массу данных можно однократно, а затем путём выборки создавать требуемые бухгалтерские и управленческие отчёты.

Дополнение данных учётной системы.

Существуют проблемы совмещения двух типов учёта. Например, трудно организовать учёт нефинансовых показателей (количество посадочных мест на 1 кв.м. площади, процент брака на одного сотрудника и т. д.). Для учёта нефинансовых показателей параллельно используется программа Excel. Часть данных выгружается в программу управленческого учёта из программы бухгалтерского учёта, часть вводится вручную из Excel.

Ещё одна проблема — учёт расчётов между центрами ответственности в рамках одного юридического лица. Решается с помощью дополнительных настроек.

Сопоставление плановых и фактических данных.

Отслеживать выполнение плана можно ежедневно. Ведение оперативного анализа отклонений фактических показателей от плановых возможно при условии, что Большая часть данных вносится в систему на основании операций, информацию о которых вводят исполнители на местах, а не исходя из первичных документов, поступивших в бухгалтерию. При этом на момент вода операции информация о ней может быть не подтверждена документально (актуально при ведении контроля за денежными средствами, данные вводятся из платёжных поручений, служебных записок и т. д.).

Анализ информации.

Происходит с помощью инструментов специализированного модуля программы управленческого учёта и, дополнительно (при необходимости), в Excel.

Возможности гибкого анализа данных прошлых периодов в «1С: Бухгалтерия» ограничены: нельзя автоматически сформировать отчёт, содержащий данные конкретной статьи затрат за несколько периодов; количество аналитических признаков в стандартной системе равно 4, а при дополнительной настройке их число можно увеличить только до 10 (в специализированных программах — от 12 и более).