Подготовка кадровых документов к архивному хранению, формирование дел

Кадровой службой в особую группу выделяются документы по личному составу, которые систематизируются обособленно и формируют отдельную опись. Обычно в такого рода опись включаются регистрационно-учетные формы документов по личному составу (книги, журналы учета приказов о приеме, переводе, увольнении, личных карточек, личных дел, соглашений, контрактов и пр.). Личные дела, если они передавались из одной организации в другую в связи с переводом сотрудников, включаются в документальный (архивный) фонд получившей их организации. На личные дела уволенных работников составляется отдельная опись.

При передаче дел по личному составу в архив организации их, как правило, систематизируют по хронологическому признаку (в архивах крупных организаций с большим количеством работников может использоваться структурно-хронологический принцип). В пределах календарного года дела по личному составу систематизируются по степени важности: приказы о приеме на работу, перемещении, увольнении и т. д., лицевые счета, списки, журналы учета документов по личному составу, другие регистрационно-учетные документы, личные дела, личные карточки. Личные дела и личные карточки уволенных сотрудников относятся к году увольнения и систематизируются в пределах каждой группы по алфавиту фамилий.