Движение документов. 
Хранение бухгалтерских документов

Выдача документов

Выдача документов ведётся, учётных регистров, бухгалтерской отчётности из бухгалтерии и из архива организации работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера. Для такой цели имеет смысл организовать ведение журнала посещений.

Он может включать следующие графы:

дату посещения;

фамилию, имя и отчество посетителя;

наименования временно изъятых документов. (Если в организации возможно образование документов с одинаковыми наименованиями разными подразделениями или должностными лицами для удобства их дальнейшего поиска разрешается включение в наименования документов или выделение в качестве отдельной графы наименования подразделения или должности лица, к которым относятся временно изъятые документы);

период времени, к которому относятся временно изъятые документы;

код места хранения временно изъятых документов;

дату возврата документов;

подпись посетителя. Заполняется с целью подтверждения посетителем своего посещения и временного выноса указанных документов;

подпись лица, ответственного за организацию хранения документов в месте хранения. Заполняется с целью контроля над соответствием данных, указанных посетителем, фактическим обстоятельствам;

комментарий. Посетитель или лицо, ответственное за организацию хранения документов в месте хранения, может оставить информацию, которую сочтет нужной (например, о предполагаемом сроке возврата временно полученных документов).

В случае временного выноса архивных документов заполняются соответствующие графы о наименованиях изъятых документов, периоде времени, к которому они относятся, коде места их хранения. При возврате этих документов делается отметка о дате возврата в записи о посещении места хранения для временного выноса документов, произведенной ранее.

Таким образом, при временном выносе каких-либо документов из данного журнала становится возможным определить лицо, у которого должны находиться временно изъятые документы. В случае посещения места хранения для пополнения его новыми архивными документами или их безвозвратного изъятия журнал не заполняется.

Журнал посещений и ключи от места хранения документов должны храниться у лица, ответственного за организацию хранения документов в месте хранения, с целью исключения доступа к архиву посторонних лиц без соответствующих полномочий.

Архивные документы выдаются из архивохранилища на срок:

до одного месяца — работникам организации;

до трех месяцев — другим организациям во временное пользование;

до шести месяцев — судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния в установленном порядке. В книге выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвративших их работников организации. Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим архивные документы, и представляется на рассмотрение руководства организации.